Medizinischer Kurierdienst Wer die Aufträge vergibt, was Sie nachweisen müssen und was in den Vertrag gehört

Wie gewinnt man Aufträge für einen medizinischen Kurierdienst?

Einen medizinischen Kurierdienst bauen Sie auf, indem Sie belegen, dass Sie Proben, Unterlagen und Medikamente pünktlich, richtig verpackt und vertraulich transportieren. Sprechen Sie Praxen, Labore und Apotheken in Ihrem Gebiet gezielt an. Eine bezahlte Probetour macht aus dem ersten Gespräch einen schriftlichen Rahmenvertrag.

Ein Kurierauftrag im Gesundheitswesen ist eine Vereinbarung, bei der Sie Laborproben, Befunde, Verbrauchsmaterial oder Rezepte zu festen Zeiten abholen und zustellen. Die meisten Ratgeber erklären Versicherung und Angebotsvorlage. Seltener erfahren Sie, wen genau Sie anrufen, in welchem Stadtteil und wie Sie den Überblick über die Liste behalten. Dieser Leitfaden behandelt beides. Er richtet sich an alle, die ein eigenes Fahrzeug und ein sauberes Führungszeugnis haben, aber noch keinen Stammkunden.

Die allgemeine Version dieser Strategie vor den medizinischen Besonderheiten finden Sie im Beitrag Kurierkunden gewinnen, ohne die eigenen Touren zu verbrennen.

Woher kommen die Aufträge für medizinische Kurierdienste?

Aufträge kommen aus vier Quellen: Direktansprache von Praxen, Laboren und Apotheken, Unteraufträge größerer Kurierdienste, formelle Angebote bei Kliniken und Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber. Für Einsteiger ist die Direktansprache der beste Weg, weil die Kundenbeziehung dann bei Ihnen bleibt.

1. Direktkunden vor Ort. Labore, Hausarzt- und Facharztpraxen, Apotheken, Zahnarztpraxen, Radiologien und medizinische Versorgungszentren, die regelmäßig Abholungen brauchen. Viele haben keinen formellen Einkauf, ein kurzes Gespräch mit Inhaberin oder Praxismanager kann eine Probetour auslösen.
2. Unteraufträge. Größere medizinische Kurierdienste geben Spitzen oder feste Touren an lokale Fahrer ab. Das geht schneller, aber der Kurierdienst behält den Kunden und legt den Preis fest.
3. Kliniken und Laborverbünde. Größere Einrichtungen verlangen schriftliche Angebote mit Nachweisen, Referenzen und Leistungsbeschreibung. Das Verfahren dauert länger, dafür sind die Laufzeiten tendenziell länger.
4. Öffentliche Auftraggeber. Kommunale oder universitäre Einrichtungen können Kurierleistungen förmlich ausschreiben. Prüfen Sie die Vergabeunterlagen sorgfältig und klären Sie vor dem Angebot, welche Nachweise gefordert sind.

Wenn Sie auch Fahrzeuge für andere Güter einsetzen, gilt dieselbe Logik. Wie sich das Geschäft von Aufträgen für allgemeine Transportaufträge unterscheidet, steht im Beitrag dazu.

Wer braucht in Ihrer Region einen Laborkurier?

Die besten Kunden bewegen täglich etwas, liegen dicht beieinander und haben eine Person, die das Problem lösen will. Die Tabelle nennt die wichtigsten Segmente mit ihren Prioritäten und einer passenden Google-Maps-Suche für Ihre Stadt.

Die Städte in der Tabelle sind nur Beispiele. Ersetzen Sie sie durch die Region, die Sie morgens erreichen. Sortieren Sie Interessenten danach, wie viele in Ihrer unmittelbaren Nähe liegen. Sechs Praxen in einer Straße sind mehr wert als ein Klinikum, das 40 Minuten entfernt liegt.

Welche Vorschriften gelten für den Probentransport in Deutschland?

Auftraggeber wollen sehen, dass Sie keine Proben gefährden, keine Patientendaten preisgeben und Ihre Fahrer schützen. Drei Regelwerke tauchen in der Praxis am häufigsten auf, jedes betrifft eine andere Sorge.

• Verpackung: Gefahrgut UN 3373. Laut dem Landesamt für Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz und technische Sicherheit Berlin gehören die meisten Proben zur Kategorie B und werden als UN 3373 mit Verpackungsanweisung P 650 befördert. Das Versandstück besteht aus einem dichten Primärgefäß, einer Sekundärverpackung und einer Außenverpackung, die nicht geprüft sein muss. Auf der Außenverpackung steht eine auf die Spitze gestellte Raute mit der Aufschrift UN 3373. Die Verantwortung für die richtige Einstufung liegt beim Absender. Regeln Sie im Vertrag, wer verpackt und kennzeichnet: Die Antwort „der Fahrer“ sollte es nicht sein.
• Arbeitsschutz: Biostoffverordnung. Die Biostoffverordnung gilt für Tätigkeiten mit biologischen Arbeitsstoffen. Nach § 4 muss der Arbeitgeber die Gefährdung fachkundig beurteilen und sich bei Bedarf beraten lassen, nach § 14 braucht es eine schriftliche Betriebsanweisung und eine Unterweisung der Beschäftigten. Setzen Sie Fahrer ein, fragen Sie vor dem Angebot eine fachkundige Stelle, was das konkret für Ihre Touren bedeutet.
• Patientengeheimnis: § 203 StGB. Ärzte, Zahnärzte, Apotheker und andere Heilberufe dürfen Geheimnisse nach § 203 StGB an mitwirkende Personen nur weitergeben, soweit es erforderlich ist, und müssen dafür sorgen, dass diese zur Geheimhaltung verpflichtet werden. Der Verstoß ist mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe bedroht. Darum bringen viele Auftraggeber eine Verschwiegenheitserklärung mit. Fragen Sie nach deren Formular, statt zu raten.

Anforderungen an Versicherungsschutz und Nachweise unterscheiden sich je nach Auftraggeber, daher helfen pauschale Annahmen nicht. Fragen Sie vor dem Angebot nach den schriftlichen Anforderungen und gleichen Sie Ihre Policen damit ab. Halten Sie alle Nachweise in einem Ordner bereit, den Sie mit einem Klick versenden können.

Wie erstellt man eine regionale Liste von Praxen, Laboren und Apotheken?

Suchen Sie in Google Maps nach einer Einrichtungsart in einem Gebiet, erfassen Sie die Treffer, ergänzen Sie die auf der Website veröffentlichten Kontaktdaten und sortieren Sie nach Entfernung von Ihrem Standort. Eine solche Liste entsteht an einem Nachmittag und lässt sich bei jeder neuen Suche aktualisieren.

1. Radius festlegen. Wählen Sie die Zone, die Sie innerhalb Ihrer Abholfenster bedienen können. Ein Gebiet, das Sie in 20 Minuten erreichen, lässt sich besser halten als ein ganzer Landkreis.
2. Pro Suche eine Einrichtungsart. Suchen Sie getrennt nach medizinischen Laboren, Arztpraxen, Apotheken und Zahnarztpraxen, damit jede Liste sauber bleibt.
3. Treffer erfassen. Die kostenlose Vonsel Chrome-Erweiterung liest aus, was Google Maps bereits anzeigt: Name, Adresse, Telefonnummer, Website und Bewertung. Im Video-Tutorial sehen Sie den Ablauf.
4. Website-Kontakte ergänzen. Lassen Sie die Website-Anreicherung über den Datensatz laufen, um die Kontaktdaten zu erfassen, die diese Unternehmen selbst veröffentlichen.
5. Aussortieren. Entfernen Sie Dubletten, Kliniken mit eigenem Fuhrpark und Einrichtungen außerhalb Ihres Radius. Für eine ähnliche Liste in einer Nachbarbranche hilft der Beitrag zur Kontaktliste für Apotheken.
6. Jeden Kontakt festhalten. Speichern Sie die Liste im CRM, um zu sehen, wer angesprochen wurde, wer geantwortet hat und was als Nächstes ansteht. Dieselben Prinzipien wie bei der Planung von Verkaufsbesuchen gelten hier: Eine Kartenansicht hilft, wenn Ihr Produkt eine Tour ist.

Google Maps zeigt die Einrichtung, nicht die zuständige Person. Rufen Sie an der Anmeldung an und fragen Sie, wer die Abholung oder Zustellung von Proben organisiert. Tarife und Limits finden Sie auf der Preisseite.

Wie sprechen Sie Praxen und Labore an, ohne gegen das UWG zu verstoßen?

Beginnen Sie mit Besuch und Anruf, schicken Sie danach eine kurze E-Mail und beachten Sie bei jeder Nachricht die Rechtslage. Medizinisches Personal ist ausgelastet, deshalb muss Ihre Nachricht ein konkretes Abholproblem nennen und eine kurze Frage stellen.

• Zuerst anrufen. Fragen Sie, wer den Transport von Proben oder Rezeptware koordiniert und wann heute abgeholt wird.
• E-Mail erst danach. Zwei oder drei Sätze: wer Sie sind, welches Gebiet Sie abdecken, welche Nachweise Sie vorlegen können und eine Frage zur aktuellen Abholung.
• Dichte Straßenzüge besuchen. Wenn sechs Interessenten in einer Straße liegen, kostet ein Vormittag mit persönlichen Besuchen weniger als eine Woche unbeantworteter E-Mails.

Rechtlich gilt: § 7 UWG stuft Telefonwerbung gegenüber sonstigen Marktteilnehmern als unzumutbare Belästigung ein, wenn nicht zumindest eine mutmaßliche Einwilligung vorliegt. Für Werbung per E-Mail verlangt Absatz 2 Nr. 2 eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten, die Ausnahme in Absatz 3 betrifft Kunden, von denen Sie die Adresse beim Verkauf erhalten haben. Das ist keine Rechtsberatung. Wie oft Sie nachfassen können, ohne aufdringlich zu wirken, zeigt die 30-30-50-Regel für Kaltakquise per E-Mail.

Was gehört in einen Vertrag für einen medizinischen Kurierdienst?

Der Vertrag legt fest, was, wann und zu welchem Preis transportiert wird, wer wofür verantwortlich ist und wie beide Seiten die Zusammenarbeit beenden. Die Tabelle ist eine Checkliste für Klauseln, die Sie vor der ersten Abholung klären sollten. Sie ersetzt keine Rechtsberatung, lassen Sie Ihre endgültige Vorlage von einer Juristin oder einem Juristen prüfen.

Starten Sie mit einer Probephase. Einige bezahlte Wochen lassen den Kunden Ihre Zuverlässigkeit prüfen, während Sie das tatsächliche Aufkommen messen. Danach bieten Sie den schriftlichen Vertrag an und füllen die Klauseln mit dem, was Sie beobachtet haben. Dasselbe Vorgehen funktioniert für andere wiederkehrende lokale Leistungen, etwa Aufträge für Gebäudereinigung.

Wie machen Sie aus einer Probetour einen Rahmenvertrag?

Messen Sie die Probe, legen Sie die Zahlen vor und bitten Sie um eine längere Laufzeit. Einrichtungen wechseln ihren Kurier selten ohne Grund, deshalb müssen Ihre Nachweise leicht an die Person weiterzureichen sein, die unterschreibt.

1. Jede Fahrt protokollieren. Halten Sie Abholzeit, Zustellzeit und die unterschreibende Person fest.
2. Ausnahmen offen melden. Ein kurzer Hinweis auf eine verspätete Tour und was Sie geändert haben, schafft mehr Vertrauen als ein makelloser Bericht.
3. Am Ende der Probe eine Seite zusammenfassen: Zahl der Touren, Pünktlichkeit, Vorfälle und die vorgeschlagenen Vertragsbedingungen.
4. Nach dem Nachbarn fragen. Fragen Sie den Kunden, welche Einrichtungen in der Nähe Abholprobleme haben, und fahren Sie als Nächstes dorthin.