Una hoja de cálculo puede ser tu primer CRM. Estas son las columnas exactas que usar, cómo montar la plantilla en Excel o Google Sheets, hasta dónde llega de verdad y cuándo migrar a un CRM real.
Una plantilla de CRM en Excel es una sola hoja con una fila por contacto y diez columnas clave: empresa, contacto, email, teléfono, origen, etapa, próxima acción, fecha de la próxima acción, responsable y notas. Funciona bien para una persona y unas decenas de oportunidades, y deja de funcionar en cuanto entra un segundo usuario, la automatización o unos cientos de registros.
Una plantilla de CRM en Excel es una hoja de cálculo estructurada para seguir contactos, oportunidades y el siguiente paso de cada uno, imitando lo básico del software de gestión de relaciones con clientes. En lugar de pagar una herramienta el primer día, usas columnas, desplegables y una tabla dinámica para recrear una lista de contactos, un pipeline y una cola de seguimiento.
Es el CRM con el que empieza más gente, y un punto de partida del todo razonable. La trampa es tratar la plantilla como un sistema permanente. Una hoja de cálculo está hecha para calcular, no para que mucha gente edite registros en vivo a la vez. Si quieres ver primero la comparación de fondo, lee CRM vs Excel, que enfrenta a los dos.
Olvídate de la "hoja maestra" de 30 columnas que venden en los marketplaces de plantillas. La mayoría no se usa y te frena. Estas diez columnas cubren lo que un equipo pequeño sigue de verdad:
| Columna | Qué guarda | Por qué importa |
|---|---|---|
| Empresa | Nombre del negocio | Tu unidad de trabajo principal en B2B |
| Contacto | Persona y cargo | Las ventas se cierran con personas, no con logos |
| Dirección verificada | El canal que de verdad vas a usar | |
| Teléfono | Número directo | Para llamadas de calle y seguimiento |
| Origen | De dónde vino el lead | Te dice qué canales funcionan |
| Etapa | Paso del pipeline (desplegable) | Convierte una lista en un embudo |
| Próxima acción | El siguiente paso único | Evita que las oportunidades se queden mudas |
| Fecha próxima acción | Cuándo toca | Ordena por aquí para ver el trabajo de hoy |
| Responsable | Quién se encarga | Evita que dos comerciales persigan un lead |
| Notas | Contexto, último contacto | Memoria que no puedes guardar en la cabeza |
Las dos columnas que hacen el trabajo pesado son Próxima acción y Fecha próxima acción. Ordena por fecha de menor a mayor y tu hoja responde cada mañana a una pregunta: ¿a quién tengo que contactar hoy? Ese hábito es lo que separa un CRM de una agenda de direcciones.
Cualquiera de los dos sirve. Usa Google Sheets si más de una persona va a tocar el archivo, y Excel para cálculo local pesado. Los pasos son los mismos:
Una fila por contacto, las diez columnas de arriba como cabecera. Deja la cabecera en una sola línea para que los filtros y las tablas dinámicas funcionen bien.
En Excel, Insertar > Tabla; en Sheets, aplica filtros. Una tabla con formato mantiene tu estructura al añadir filas y te deja ordenar cualquier columna al instante.
Usa la validación de datos para limitar la columna Etapa a valores fijos: Nuevo, Contactado, Reunión, Propuesta, Ganado, Perdido. Los valores fijos son lo que hace posible una tabla dinámica luego.
Rellena el siguiente paso y la fecha de cada oportunidad activa. El formato condicional puede marcar en rojo las fechas vencidas para que nada se escape en silencio.
Añade una tabla dinámica o un resumen con CONTAR.SI que cuente oportunidades por etapa. Ya tienes un embudo que lees en cinco segundos.
Bloquea la cabecera, restringe la edición donde haga falta y comparte una única fuente de verdad. El pecado capital es enviar copias por email, mira cómo migrar de Excel a un CRM para saber qué hacer cuando las copias empiezan a multiplicarse.
Una plantilla aporta valor real. Según el directorio de empresas (DIRCE) del INE, más del 99% del tejido empresarial español son pymes y autónomos, y muchos llevan toda su venta inicial en una hoja. La gestoría de Valencia o la clínica dental de Bilbao empiezan así. El problema no es la hoja, es el momento en que se te queda pequeña:
| La hoja aún funciona si... | Se ha roto cuando... |
|---|---|
| La edita una sola persona | Dos personas se pisan las filas |
| Sigues menos de ~500 oportunidades activas | El archivo se ralentiza, rompe fórmulas o se corrompe |
| Te acuerdas de abrirla a diario | Se escapan seguimientos porque nada te avisa |
| Solo necesitas una lista y un embudo | Necesitas automatización, registro de emails o un mapa |
| Exportas a CSV sin problema | Copias datos entre pestañas a mano |
El coste oculto es el control de versiones. Un Excel compartido no tiene fuente única de verdad: alguien guarda una copia personal, la edita, y ya existen dos verdades. Exportar a CSV y reimportar lo parchea, mal. La investigación en ventas de Harvard Business Review lleva años mostrando que los pipelines fracasan con datos malos, y una hoja editada por tres personas son datos malos en potencia.
En cuanto dos personas tocan el mismo archivo, necesitas acceso multiusuario real y registro de cambios, no un enlace compartido.
Una hoja nunca te avisa. Si las oportunidades se enfrían porque nadie la abrió, necesitas recordatorios automáticos.
El rendimiento y la fragilidad de las fórmulas empiezan a doler. Ordenar y cruzar una hoja de 2.000 filas deja de ser instantáneo.
Si preguntas "¿cuál es la versión buena?", ya hay un problema. Pasado el uso individual hace falta una sola fuente de verdad.
Pegar el historial de conversación en una celda de Notas no escala. Un CRM lo registra solo contra el contacto.
Ninguna hoja muestra prospectos en un mapa ni planifica una ruta. Los equipos de calle necesitan un CRM mapeado.
Si has marcado dos o más, un CRM de arranque, incluso un plan de CRM gratis, se paga solo en mantenimiento ahorrado. Nuestra guía de cómo elegir un CRM cubre en qué fijarte, y CRM para pymes compara gratis frente a planes de entrada.
Busca en Google Maps y pulsa Start. Vonsel reúne los negocios de los resultados mientras exploras el mapa, más allá de los marcadores que ves a simple vista. Puedes pausar, continuar y guardar la búsqueda cuando quieras. Google Maps no proporciona los emails de los negocios. Vonsel visita sus webs disponibles para encontrar emails publicados, teléfonos adicionales y enlaces de hasta 118 redes sociales y otras plataformas compatibles. Los resultados dependen de lo que publique cada web. Organiza los negocios en un mapa por etapas, edita sus datos y utiliza Kanban, calendario, notas, acciones, etiquetas y campos personalizados. Basic mantiene 400, Pro 2.000 y Scale 10.000.
En resumen:
Si dudas entre mantener la hoja o pasar a una herramienta, la página de precios de Vonsel te deja comparar los planes con las cifras delante. Y si quieres ver cómo se llenan de negocios las primeras filas, mira el tutorial en video de la extracción.
