Una plantilla de CRM en Excel es una sola hoja con una fila por contacto y diez columnas clave: empresa, contacto, email, teléfono, origen, etapa, próxima acción, fecha de la próxima acción, responsable y notas. Funciona bien para una persona y unas decenas de oportunidades, y deja de funcionar en cuanto entra un segundo usuario, la automatización o unos cientos de registros.
CRM en Excel la plantilla, qué incluir y hasta dónde sirve
Una hoja de cálculo puede ser tu primer CRM. Aquí tienes las columnas exactas que usar, cómo montar la plantilla en Excel o Google Sheets, hasta dónde llega de verdad y el momento de migrar a un CRM real.
Lo esencial
- Una buena plantilla vive en una pestaña, diez columnas, una fila por contacto, nunca en copias por email
- Añade un desplegable de Etapa y una Fecha de próxima acción y una hoja plana se convierte en un pipeline
- Un CRM en hoja de cálculo se rompe con edición multiusuario, ~500 registros o seguimientos manuales
- Vonsel Free te da 20 leads verificados al iniciar el plan gratuito más el Mapped CRM, sin mantener ninguna hoja
Definición
¿Qué es una plantilla de CRM en Excel?
Una plantilla de CRM en Excel es una hoja de cálculo estructurada para seguir contactos, oportunidades y el siguiente paso de cada uno, imitando lo básico del software de gestión de relaciones con clientes. En lugar de pagar una herramienta el primer día, usas columnas, desplegables y una tabla dinámica para recrear una lista de contactos, un pipeline y una cola de seguimiento.
Es el primer CRM más común del mundo, y un punto de partida del todo razonable. La trampa es tratar la plantilla como un sistema permanente. Una hoja de cálculo está hecha para calcular, no para que mucha gente edite registros en vivo a la vez. Si quieres ver primero la comparación de fondo, lee CRM vs Excel, que enfrenta a los dos cara a cara.
El esquema
Las 10 columnas que toda plantilla de CRM necesita
Olvídate de la "hoja maestra" de 30 columnas que venden en los marketplaces de plantillas. La mayoría no se usa y te frena. Estas diez columnas cubren todo lo que un equipo pequeño sigue de verdad, y nada que no necesite:
| Columna | Qué guarda | Por qué importa |
|---|---|---|
| Empresa | Nombre del negocio | Tu unidad de trabajo principal en B2B |
| Contacto | Persona y cargo | Las ventas se cierran con personas, no con logos |
| Dirección verificada | El canal que de verdad vas a usar | |
| Teléfono | Número directo | Para llamadas de calle y seguimiento |
| Origen | De dónde vino el lead | Te dice qué canales funcionan |
| Etapa | Paso del pipeline (desplegable) | Convierte una lista en un embudo |
| Próxima acción | El siguiente paso único | Evita que las oportunidades se queden mudas |
| Fecha próxima acción | Cuándo toca | Ordena por aquí para ver el trabajo de hoy |
| Responsable | Quién se encarga | Evita que dos comerciales persigan un lead |
| Notas | Contexto, último contacto | Memoria que no puedes guardar en la cabeza |
Las dos columnas que hacen el trabajo pesado son Próxima acción y Fecha próxima acción. Ordena por fecha de menor a mayor y tu hoja responde la única pregunta que importa cada mañana: ¿a quién tengo que contactar hoy? Ese único hábito es lo que separa un CRM de una agenda de direcciones.
10
columnas clave bastan; las plantillas hinchadas de 30 columnas casi no se usan
~30%
de la semana de un comercial se dedica realmente a vender, según Salesforce
20
leads verificados en el plan gratis de Vonsel, con el Mapped CRM incluido
Paso a paso
Cómo montar un CRM en Excel o Google Sheets, paso a paso
Cualquiera de los dos sirve. Usa Google Sheets si más de una persona va a tocar el archivo, y Excel para cálculo local pesado. Los pasos son los mismos:
1
Define las columnas
Una fila por contacto, las diez columnas de arriba como cabecera. Deja la cabecera en una sola línea para que los filtros y las tablas dinámicas funcionen bien.
2
Da formato de tabla al rango
En Excel, Insertar > Tabla; en Sheets, aplica filtros. Una tabla con formato mantiene tu estructura al añadir filas y te deja ordenar cualquier columna al instante.
3
Añade un desplegable de Etapa
Usa la validación de datos para limitar la columna Etapa a valores fijos: Nuevo, Contactado, Reunión, Propuesta, Ganado, Perdido. Los valores fijos son lo que hace posible una tabla dinámica luego.
4
Conecta próxima acción y fecha
Rellena el siguiente paso y la fecha de cada oportunidad activa. El formato condicional puede marcar en rojo las fechas vencidas para que nada se escape en silencio.
5
Monta una vista de pipeline
Añade una tabla dinámica o un resumen con CONTAR.SI que cuente oportunidades por etapa. Ya tienes un embudo que lees en cinco segundos, no una lista plana.
6
Protege y comparte un archivo
Bloquea la cabecera, restringe la edición donde haga falta y comparte una única fuente de verdad. El pecado capital es enviar copias por email, mira cómo migrar de Excel a un CRM para saber qué hacer cuando las copias empiezan a multiplicarse.
Olvídate de mantener la hoja de cálculo
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Diagnóstico
Hasta dónde llega un CRM en hoja de cálculo, y dónde se rompe
Una plantilla aporta valor real. Según el directorio de empresas (DIRCE) del INE, más del 99% del tejido empresarial español son pymes y autónomos, y muchos llevan toda su venta inicial en una hoja. La gestoría de Valencia o la clínica dental de Bilbao empiezan así. El problema no es la hoja, es el momento en que se te queda pequeña:
| La hoja aún funciona si... | Se ha roto cuando... |
|---|---|
| La edita una sola persona | Dos personas se pisan las filas |
| Sigues menos de ~500 oportunidades activas | El archivo se ralentiza, rompe fórmulas o se corrompe |
| Te acuerdas de abrirla a diario | Se escapan seguimientos porque nada te avisa |
| Solo necesitas una lista y un embudo | Necesitas automatización, registro de emails o un mapa |
| Exportas a CSV sin problema | Copias datos entre pestañas a mano |
El coste oculto es el control de versiones. Un Excel compartido no tiene fuente única de verdad: alguien guarda una copia personal, la edita, y ya existen dos verdades. Exportar a CSV y reimportar lo parchea, mal. La investigación en ventas de Harvard Business Review lleva años mostrando que los pipelines fracasan con datos malos, y una hoja editada por tres personas son datos malos en potencia.
Un CRM en hoja de cálculo no está mal, es temporal. La pregunta no es "¿basta Excel?", sino "¿el tiempo que dedico a mantener esta hoja ya cuesta más que un CRM?"
Checklist
Checklist: 6 señales de que toca dejar Excel
Una segunda persona necesita editar en vivo
En cuanto dos personas tocan el mismo archivo, necesitas acceso multiusuario real y registro de cambios, no un enlace compartido.
Los seguimientos se escapan
Una hoja nunca te avisa. Si las oportunidades se enfrían porque nadie la abrió, necesitas recordatorios automáticos.
Pasas de unos cientos de registros
El rendimiento y la fragilidad de las fórmulas empiezan a doler. Ordenar y cruzar una hoja de 2.000 filas deja de ser instantáneo.
Las copias se multiplican
"¿Cuál es la versión buena?" es la sirena de alarma. Una sola fuente de verdad es innegociable pasado el uso individual.
Necesitas registro de emails o llamadas
Pegar el historial de conversación en una celda de Notas no escala. Un CRM lo registra solo contra el contacto.
Vendes en la calle
Ninguna hoja muestra prospectos en un mapa ni planifica una ruta. Los equipos de calle necesitan un CRM mapeado, no una cuadrícula.
Si has marcado dos o más, un CRM de arranque, incluso un plan de CRM gratis, se paga solo en mantenimiento ahorrado. Nuestra guía de cómo elegir un CRM cubre en qué fijarte, y CRM para pymes compara gratis frente a planes de entrada.
Cómo ayuda Vonsel
De una cuadrícula de Excel vacía a un CRM con leads dentro
Una plantilla de Excel empieza vacía, y también lo hace cualquier CRM por separado: sigues teniendo que encontrar tú los contactos. Vonsel cierra las dos brechas a la vez. El plan gratuito incluye 20 leads verificados al iniciar el plan gratuito, sin tarjeta de crédito, extraídos de una base de millones de negocios en más de 120 países con una precisión de emails del 85-95%, así tu pipeline arranca poblado. En lugar de una cuadrícula plana tienes el Mapped CRM, el primer CRM que dibuja cada prospecto sobre un mapa GPS, con próximas acciones automáticas para que los seguimientos no se escapen como en una hoja. Así prospectan ya los equipos a escala: según datos internos de Vonsel (2026), restaurantes y dentistas son las categorías más prospectadas de la plataforma, con dentistas como la nº 1 entre los equipos de pago. Cuando 20 leads se te queden cortos, los planes de pago empiezan en 17,99 €/mes, sin caos de versiones ni mantenimiento manual.
En resumen:
- Una plantilla de diez columnas en Excel o Sheets es un buen primer CRM para una persona y un pipeline simple.
- Se rompe con la edición multiusuario, unos cientos de registros o seguimientos manuales, y el control de versiones es el asesino silencioso.
- Vonsel Free sustituye la hoja por 20 leads verificados y un Mapped CRM: empiezas con prospectos, no con una cuadrícula vacía.
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Preguntas frecuentes
¿Qué columnas debe tener una plantilla de CRM en Excel?
Una buena plantilla de CRM en Excel necesita diez columnas clave: empresa, contacto, email, teléfono, origen del lead, etapa del pipeline, próxima acción, fecha de la próxima acción, responsable y notas. Cubren quién es el contacto, de dónde viene, en qué punto del pipeline está y el siguiente paso que le debes.
¿Cómo se crea un CRM en Excel?
Crea una fila por contacto, añade las diez columnas clave, da formato de tabla al rango y usa la validación de datos para convertir la columna Etapa en un desplegable fijo. Añade las columnas de próxima acción y fecha, monta una tabla dinámica que cuente oportunidades por etapa y protege la cabecera antes de compartir un único archivo.
¿Es Excel un buen CRM?
Excel es un buen CRM de arranque para una persona que gestiona unas decenas de contactos con un proceso simple. Se rompe en cuanto añades un segundo usuario, pasas de unos cientos de registros o necesitas recordatorios automáticos, porque las hojas de cálculo no tienen seguridad multiusuario real, registro de cambios ni automatización del seguimiento.
¿Excel o Google Sheets para un CRM?
Usa Google Sheets si más de una persona edita el archivo, porque la colaboración en tiempo real y el historial de versiones vienen de serie. Usa Excel para cálculo local pesado o trabajo sin conexión. Cualquiera sirve para una plantilla individual, pero ninguno sustituye a un CRM cuando un equipo depende de él a diario.
¿Cuándo conviene pasar de un CRM en Excel a un CRM real?
Cambia cuando una segunda persona necesite editar a la vez, cuando pases de unos cientos de oportunidades activas, cuando copies datos a mano entre pestañas o cuando los seguimientos perdidos empiecen a costarte ventas. En ese punto el tiempo perdido en mantener la hoja suele superar un plan de CRM de entrada de 15-30 € al mes.
¿Un CRM gratis puede sustituir mi plantilla de Excel?
Sí, y un plan de CRM gratuito suele superar a una hoja de cálculo en cuanto necesitas acceso compartido, recordatorios o una vista de pipeline. Los planes gratuitos limitan usuarios y contactos, así que revisa esos topes, pero eliminan el mantenimiento manual y el riesgo de control de versiones de un Excel compartido.
¿Vonsel ofrece un CRM gratis que pueda usar en vez de Excel?
Sí. El plan gratuito de Vonsel te da 20 leads verificados al iniciar el plan gratuito, sin tarjeta de crédito, más el Mapped CRM, el primer CRM que muestra tu pipeline sobre un mapa GPS. Sustituye a la hoja de cálculo sin el mantenimiento manual, y los planes de pago empiezan en 17,99 € al mes.