Email aziende: come trovare l'indirizzo giusto e verificarlo prima di scrivere

Che cos'è un indirizzo email aziendale e che cos'è una ricerca di email?

Un indirizzo email aziendale è una casella di posta sul dominio di un'azienda, per esempio info@azienda.it o maria.rossi@azienda.it. La ricerca di email aziendali è il processo che porta da ciò che già sai, come un nome, un dominio o una scheda di Google Maps, a quell'indirizzo, e poi controlla che la casella esista ancora e riceva posta.

Esistono due tipi di indirizzo, e quello che ti serve decide dove cercare. La casella di ruolo appartiene a una funzione, non a una persona: la RFC 2142 definisce proprio per questo i nomi standard info, marketing, sales e support. La casella nominativa appartiene a un dipendente e di solito segue lo stesso schema in tutta l'azienda.

Se parti da un indirizzo e vuoi scoprire chi c'è dietro, il problema è opposto e lo trovi nella guida alla ricerca inversa di un indirizzo email.

Quali sono i 6 modi per trovare l'email di un'azienda?

Procedi in ordine: ogni passaggio costa più fatica del precedente, quindi fermati appena hai un indirizzo pubblicato che puoi verificare.

Quale metodo conviene in quale situazione?

Dipende da quante aziende devi trattare e dal fatto che ti serva una casella di ruolo o una persona precisa.

Nessuna fonte contiene tutti gli indirizzi, quindi l'accuratezza nasce dal confronto di due o tre fonti e dalla verifica finale. Anche lo scopo conta: per aprire una conversazione con una piccola impresa basta spesso una casella di ruolo pubblicata, mentre per vendere a una realtà strutturata serve un referente preciso.

La PEC e l'INI-PEC servono per trovare le email delle aziende?

Servono a trovare l'indirizzo PEC, non a fare marketing. In Italia le imprese costituite in forma societaria devono indicare la PEC nel registro delle imprese, e secondo la voce di Wikipedia sulla posta elettronica certificata l'indirizzo dei soggetti obbligati è iscritto nel registro pubblico INI-PEC. È quindi una fonte ufficiale per verificare che un'azienda esista e abbia un recapito certificato.

Sempre secondo la stessa fonte, la PEC è pensata per corrispondenza con valore legale e ricevute di consegna, non per le comunicazioni promozionali. Per una proposta commerciale la casella giusta è quella ordinaria che l'azienda pubblica sul proprio sito, oppure il modulo di contatto, sempre nel rispetto delle regole sul consenso descritte più sotto.

Come si verifica che un indirizzo email aziendale funzioni?

Si verifica su tre livelli, senza inviare alcun messaggio: sintassi, dominio e casella. Un indirizzo che non supera questi controlli è solo un'ipotesi. La guida su come verificare un indirizzo email senza inviare messaggi va più a fondo.

1. Sintassi: l'indirizzo è ben formato, con una @ e un dominio valido.
2. Dominio (MX): il dominio pubblica i record del server di posta, quindi può ricevere email.
3. Casella (SMTP): il server ricevente accetta quell'indirizzo specifico, senza che venga consegnato alcun messaggio.
4. Segnalazioni catch-all e usa e getta: i server catch-all accettano qualsiasi indirizzo e nascondono quelli inesistenti, quindi il loro esito va considerato incerto.

Gli indirizzi perdono validità quando le persone cambiano lavoro e le attività chiudono: verifica di nuovo prima di ogni nuova campagna.

In Italia è legale scrivere a un indirizzo aziendale trovato online?

Trovare un indirizzo pubblicato di rado è il problema: a essere regolato è l'uso che ne fai. Per le email promozionali il riferimento italiano è l'art. 130 del Codice privacy, e le linee guida del Garante in materia di attività promozionale e contrasto allo spam (4 luglio 2013) ne chiariscono la lettura. Sono precedenti al GDPR, quindi verifica sempre eventuali aggiornamenti. I punti principali:

• Consenso preventivo: senza consenso non si possono inviare comunicazioni promozionali con strumenti automatizzati, email comprese, anche quando i dati sono tratti da registri pubblici, elenchi o siti web.
• Indirizzi nominativi: quelli del tipo nome.cognome@società.it sono considerati indirizzi personali, e il destinatario è un interessato tutelato dal Codice.
• Persone giuridiche: dal 6 dicembre 2011 non possono più presentare reclamo al Garante, ma conservano le tutele civili davanti ai tribunali ordinari.
• Soft spam: solo per le email, il titolare può promuovere prodotti o servizi analoghi a chi glieli ha già acquistati, se l'interessato non si oppone e riceve un'informativa adeguata. Non vale per i contatti freddi.

Per le caselle di ruolo di una società il quadro è meno netto e conviene un parere legale: questa è informazione generale, non consulenza. Per un approfondimento operativo leggi la guida alla cold email senza violare il GDPR. Nel frattempo, cinque abitudini riducono i rischi:

1. Preferisci caselle di ruolo a indirizzi personali.
2. Rendi l'offerta pertinente al ruolo di chi la riceve.
3. Presentati e indica la tua azienda in ogni messaggio.
4. Prevedi un modo semplice per opporsi e rispettalo subito.
5. Conserva traccia della base giuridica e cancella i dati su richiesta.

Come trovare le email delle aziende di un'intera città o di un settore?

Cerca su Google Maps e premi Avvia. Vonsel raccoglie i risultati mentre esplori la mappa, andando oltre i segnaposto visibili a colpo d'occhio. Puoi mettere in pausa, riprendere e salvare la ricerca quando sei pronto.

Google Maps non fornisce le email delle aziende. Vonsel visita i siti web disponibili per trovare email pubblicate, altri numeri di telefono e link a un massimo di 118 social network e altre piattaforme supportate. Il risultato dipende da ciò che ogni sito pubblica, quindi verifica prima di scrivere.

Poi mantieni le attività su una mappa, organizzale per fase, modifica i dettagli e usa lavagna Kanban, calendario, note, azioni, tag e campi personalizzati. Se vuoi vedere prima l'estrazione, guarda il tutorial in video nella pagina dello scraper di Google Maps. Piani e limiti sono nella pagina dei prezzi.

In sintesi:

• Parti dal sito dell'azienda e allarga la ricerca solo se serve.
• Confronta più fonti e verifica prima di inviare.
• Per lavorare su larga scala parti dagli elenchi di attività locali e raccogli in blocco le email pubblicate, invece di cercarle una per una.
• Rispetta il consenso: per l'email promozionale in Italia vale l'art. 130 del Codice privacy.

Fonti

• Garante per la protezione dei dati personali: Linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam (4 luglio 2013). Spiega quando serve il consenso per le email promozionali, il trattamento degli indirizzi personali e l'eccezione del soft spam.
• RFC 2142: Mailbox Names for Common Services, Roles and Functions. Definisce i nomi standard delle caselle di ruolo, come info, marketing, sales e support.
• Wikipedia: Posta elettronica certificata. Descrive l'obbligo di PEC per le imprese in forma societaria, il registro INI-PEC e perché la PEC non è adatta al marketing.