CRM Veritabanı: Neler saklanmalı ve nasıl hızlıca doldurulmalı?

CRM veritabanı nedir?

Müşteri ilişkileri yönetiminin (CRM) gerçekleri tutan kısmıdır. Satış hattı panosu, hatırlatıcılar ve raporların tümü buradan okunur. Britannica, müşteri ilişkileri yönetimini, bir şirketin mevcut ve potansiyel müşterileriyle etkileşimlerini yönetmek için tasarlanmış, işletmeye her müşteri hakkında birleşik bir görünüm sağlayan bir tür bilgi sistemi olarak tanımlar. Veritabanı, bu birleşik görünümü mümkün kılan şeydir: bir işletmeyle ilgili her e-posta, arama ve not aynı kayda girer.

Bunu mümkün kılan üç temel unsur:

1. Kayıt: Kişi, şirket veya işlem gibi tek bir varlık.
2. Alan: O kaydın bir özelliği, örneğin e-posta adresi, şehir veya aşama.
3. İlişki: Kayıtlar arasındaki bağlantı; böylece bir şirket birden fazla kişiye, birden fazla anlaşmaya ve eksiksiz bir mesaj geçmişine sahip olabilir.

Çoğu kılavuz burada durur ve veritabanını halihazırda binlerce müşterisi olan bir şirketin bakış açısından açıklar. Eğer serbest çalışan, ajans veya yerel işletmelere hizmet satan küçük bir firmaysanız, durumunuz tam tersidir: kayıtlarınızın çoğu henüz satın alma yapmamış işletmelere aittir. Bu da hangi alanların önemli olduğunu ve bunları nasıl dolduracağınızı değiştirir.

Bir CRM veritabanı kaydı nasıl görünür?

İşte bir web tasarımcısının restoran ararken nasıl görüneceğine dair bir örnek. İşletme ve aşağıdaki tüm detaylar örnek niteliğindedir, gerçek bir şirket değildir.

"İletişime geçme nedeni" satırına bakın. Bu tek satır, mesajınızın ilk cümlesini yazar, hangi teklifle başlamanız gerektiğini belirtir ve altı ay sonra, kaydın veritabanında neden bulunduğunu size hatırlatır.

Müşteri veritabanı ile CRM veritabanı arasındaki fark nedir?

Müşteri veritabanı bir alt kümedir. Daha önce satın alma işlemi gerçekleştirmiş kişileri ve şirketleri ve ne satın aldıklarını listeler. CRM veritabanı ise alıcı olarak istediğiniz kişileri ve onları ileriye taşıyan her türlü etkileşimi ekler: e-postalar, aramalar, yanıtlar, toplantılar ve sonraki adımlar. Yerel işletmelere satış yaparken, müşterilerden çok potansiyel müşterilere zaman harcarsınız, bu nedenle öncelikle potansiyel müşteri bulma kayıtlarınızı oluşturun.

Excel bir CRM veritabanı mıdır? Bir elektronik tablo aynı satır ve sütunları içerebilir, bu nedenle bir kişi ve birkaç düzine kişi için işe yarar. Ancak bir CRM değildir: hatırlatıcıları, mesaj geçmişi ve birden fazla kişinin aynı anda düzenleme yapması için güvenli bir yolu yoktur. Eğer buradan başlıyorsanız, müşteri veritabanı şablonumuz size ilk sütunları, çoğu insanın unuttuğu benzersiz kimliği de dahil olmak üzere sunar ve CRM Excel şablonunun sınırlarına ilişkin kılavuz, geçiş zamanının geldiğini gösteren kesin işaretleri size söyler.

Hangi CRM veri alanlarını saklamaya değer?

Yalnızca bir mesajda, filtrede veya raporda kullanacağınız verileri saklayın. Her ekstra alan, güncel tutulması gereken bir şey daha demektir ve eski veriler pahalıya mal olur. MIT Sloan Management Review'da yazan veri kalitesi araştırmacısı Thomas Redman, kötü verilerin maliyetinin çoğu şirket için gelirin %15 ila %25'i olduğunu tahmin ediyor. Doğru tutabileceğiniz kısa bir liste, sürekli değişen uzun bir listeden daha iyidir. Yerel işletmelere hizmet satan bir satıcı için bu liste neredeyse her şeyi kapsar.

Çoğu CRM şablonu kimlik, kanallar, konum, segment ve satış hattını kapsar. Çok azı iletişim kurma nedenini içerir ve bu, insanların size nasıl yanıt verdiğini değiştiren alandır. Yerel bir işletme için bunu bulmanın en iyi yeri halka açık olanıdır: Google yorumları. Hastaları sürekli "kimse telefonu açmıyor" diye yazan bir diş hekiminin, bir resepsiyonist hizmeti veya bir otomatik yanıtlama aracıyla çözülebilecek bir sorunu vardır. Yorumlardaki müşteri sorunlarını nasıl bulacağınızla ilgili kılavuzumuz, bu şikayetleri her kayıt için tek satırlık bir nota nasıl dönüştüreceğinizi gösteriyor.

CRM'in dört türü nelerdir?

CRM sistemleri genellikle dört türe ayrılır: stratejik, operasyonel, analitik ve işbirlikçi. Bunları bilmek, veritabanının hangi bölümüne gerçekten ihtiyacınız olduğunu görmenize yardımcı olur.

1. Stratejik CRM: Müşteri odaklı kültür ve aracın ardındaki kararlar. Küçük bir ekip için bu, ideal müşterinizin kim olduğuna karar vermekten ibarettir.
2. Operasyonel CRM: satış, pazarlama ve hizmet otomasyonu. Bu, günlük iş akışı, hatırlatmalar ve müşteri iletişimi anlamına gelir ve küçük bir satıcının faaliyet gösterdiği yerdir.
3. Analitik CRM: Yöneticilerin hangi sektörün veya şehrin en çok yanıt verdiğini belirlemek gibi daha iyi kararlar alabilmeleri için toplanan müşteri verilerinin analizi.
4. İşbirlikçi CRM: Müşteri bilgilerinin gruplar, departmanlar ve kuruluşlar arasında paylaşılması, böylece satış ve destek ekiplerinin aynı geçmişi görmesi.

Yerel işletmelere satış yapan bir kişinin, altında temiz veriler bulunan sağlam bir operasyonel CRM'ye ihtiyacı vardır. Birkaç yüz kayda ve tutarlı alanlara sahip olduktan sonra analitik taraf kendiliğinden gelişir.

CRM veritabanı yazılımını nasıl seçersiniz?

Popüler CRM platformları arasında Salesforce, HubSpot, Zoho CRM ve Pipedrive yer alıyor ve bunların hepsi yukarıdaki alanları içerebiliyor. Çoğu karşılaştırma listesi özellikler ve fiyat kademeleriyle sınırlı kalıyor. Alıcılarınız yerel işletmeler olduğunda, beş somut soru daha sorun:

1. Bir işletmeyi ve o işletmede çalışan birkaç kişiyi saklayabilir mi? Bir restoranın sahibi, müdürü ve genel bir gelen kutusu vardır.
2. Sadece e-posta ve telefon değil, WhatsApp ve sosyal medya kanallarını da içeriyor mu? Birçok yerel işletme sahibi e-postadan önce WhatsApp'a yanıt veriyor.
3. Şehir, posta kodu ve sektöre göre filtreleme yapabilir misiniz? Yerel satış, bölge satışıdır.
4. Her kartta bir sonraki adımı gösteren görsel bir iş akışı var mı? Kanban panosu, tıkanmış işlemleri belirgin hale getirir.
5. Kayıtlar nereden geliyor? Boş bir CRM sistemi asıl sorundur. İşletmeleri sizin için sisteme dahil eden bir araç, diğer tüm özelliklerden daha fazla zaman kazandırır.

Başlıca araçları yan yana incelemek için, küçük satış ekipleri için en iyi CRM yazılımlarını karşılaştırdığımız derlememize göz atabilirsiniz.

CRM veritabanı adım adım nasıl oluşturulur?

Altı adımda, şu sırayla inşa edin ve her birini küçük tutun.

1. İdeal müşterinizi yazın. Sektör, şehir, büyüklük ve çözdüğünüz sorun. Gerisi buna bağlı.
2. 12 ila 15 alan seçin. Yukarıdaki tabloyu kullanın ve önümüzdeki 90 gün içinde kullanmayacağınız her şeyi çıkarın.
3. Aşamalarınızı belirleyin. Yeni, iletişime geçildi, yanıt verildi, toplantı, teklif, kazanıldı ve kaybedildi aşamaları başlamak için yeterlidir. Satış hattı kılavuzumuz, bir anlaşmayı bir aşamadan diğerine taşıyan çıkış kuralını açıklamaktadır.
4. Gerekli alanları seçin. Ad, bir iletişim kanalı, aşama ve sonraki adım. Bu alanlar eksik olan kayıtlar potansiyel müşteri değil, not olarak kaydedilir.
5. Gerçek işletmeleri yükleyin. Bir liste içe aktarın veya bir arama aracı kullanarak ekleyin. Asla yer tutucu satırlar eklemeyin.
6. Haftalık olarak gözden geçirin. Yinelenen kayıtları birleştirin, geri dönen e-postaları düzeltin ve kullanılmayan kayıtları kapatın.

CRM veritabanını her şeyi elle yazmadan nasıl doldurursunuz?

İşletmeleri ve ayrıntılarını sizin için toplayan bir araç kullanın, ardından klavye yerine doğrudan satış hattından çalışın. Çoğu CRM projesi manuel girişle tıkanır: biri haritadan kırk isim kopyalar, bir öğleden sonrasını kaybeder ve asla bitiremez.

Üç gerçekçi yolunuz var. Dizinlerden ve haritalardan elle kopyalamak size temiz veri sağlar ancak çok fazla zaman kaybına yol açar. Bir liste satın almak veya bir veri çekme aracı çalıştırmak size hız kazandırır, ancak yine de temizlemeniz, nitelendirmeniz ve kendiniz iletişime geçmeniz gereken ham veriler elde edersiniz. Üçüncü yol ise sizin için araştırmayı yapan bir aracı kullanmaktır.

Vonsel tam olarak bunun için tasarlandı. Ona ne yaptığınızı ve ne sunduğunuzu söylüyorsunuz. Yerel işletmelerin Google yorumlarını okuyor, zayıf noktalarını tespit ediyor ve bunları sizin teklifinizle eşleştiriyor; böylece gerçekten size ihtiyacı olan, her birinin kendine özgü bir nedeni olan işletmeleri buluyorsunuz. Google Haritalar, Bing Haritalar, ulusal işletme rehberleri ve işletmelerin kendi web siteleri de dahil olmak üzere çeşitli kaynaklardan toplanan e-posta, telefon, WhatsApp ve sosyal medya profilleriyle birlikte dakikada yaklaşık 300 ideal işletme buluyorsunuz. Bunlar, bir kontrol paneli ve bir kanban panosu içeren bir CRM'ye kaydediliyor, böylece siz açmadan önce kayıt tamamlanmış oluyor.

İletişime geçme nedeni (çoğu ekibin asla doldurmadığı alan) kayıtla birlikte gelir. Yapay zeka daha sonra bu sorunla ilgili e-posta, WhatsApp, Instagram veya LinkedIn mesajını yazıp gönderebilir ve takip edebilir. Ücretsiz olarak deneyebilir ve fiyatlandırma sayfasında planları karşılaştırabilirsiniz.

CRM veritabanını nasıl temiz tutarsınız?

Veritabanınızı azar azar ve sık sık temizleyin. Yinelenen ve geçersiz e-postalarla dolu bir veritabanı, yanıt almanızı engeller ve raporları işe yaramaz hale getirir. Beş alışkanlık çok işe yarar:

1. Her bir bilgi için tek bir alanı doğruluk kaynağı olarak belirleyin, böylece telefon numarası tek bir yerde kayıtlı kalsın.
2. Aşama, sektör ve kaynak için serbest metin yerine seçim listeleri kullanın.
3. Her içe aktarma işleminden önce yinelenen kayıtları kontrol edin, çünkü aynı işletme genellikle iki farklı yazım şekliyle karşımıza çıkar. Yinelenen kişileri kaldırma kılavuzumuz, e-posta, telefon ve şirket alan adı artı adına göre eşleştirmeyi adım adım açıklamaktadır.
4. Her etkileşimi tarihle kaydedin ve her zaman bir sonraki adımı belirleyin.
5. Geri dönen e-postaları ve abonelikten çıkanları hemen işaretleyin ve onlara bir daha asla e-posta göndermeyin.

Çoğu CRM, üçüncü alışkanlık konusunda size yardımcı olabilir. Microsoft'un yinelenen kayıt tespiti kuralları hakkındaki belgeleri, yinelenen kayıtları azaltmak için kuralların uygulanmasını önerir ve satış uygulamaları, hesaplar ve kişiler için varsayılan kurallarla birlikte gelir. Ayrıca, "iletişime geçmeyin" alanı, son alışkanlığı hatırlamanız gereken bir şey yerine kaydın bir parçası haline getirir, böylece her kişi yalnızca istediği zaman sizden haber alır.

CRM veritabanını hangi hatalar mahveder?

Üç madde tekrar tekrar karşımıza çıkıyor. Birincisi, çok fazla alan: takımlar otuz tane ekliyor, kimse doldurmuyor ve veriler düzensiz hale geliyor. İkincisi, sorumlu kişi yok: herkes düzenleyebiliyor ve kimse sorumlu olmadığında, kopyalar çoğalıyor. Üçüncüsü, sonraki adımı olmayan kayıtlar, sessizce bir mezarlığa dönüşüyor.

Dördüncüsü daha incelikli. Birçok insan bir işletmenin kimliğini aklında tutar, ancak neden onu seçtiklerini unutur. Altı ay sonra kayıtlarda sadece "Bella's Salon, Denver" yazar ve başka hiçbir şey yazmaz ve kimse bunun iyi bir tercih olup olmadığını anlayamaz. Sebebi aklınızda tutun ve onu kendi alanında saklayın.