CRM-Datenbank: Was speichern und wie sie schnell befüllt werden sollte

Was ist eine CRM-Datenbank?

Es ist der Teil eines CRM-Systems, der die Daten speichert. Pipeline-Übersicht, Erinnerungen und Berichte werden alle darauf zurückgegriffen. Britannica beschreibt Customer-Relationship-Management als ein Informationssystem, das die Interaktionen eines Unternehmens mit bestehenden und potenziellen Kunden verwaltet und einem Unternehmen eine einheitliche Sicht auf jeden einzelnen Kunden ermöglicht. Die Datenbank macht diese einheitliche Sicht möglich: Jede E-Mail, jeder Anruf und jede Notiz zu einem Unternehmen wird im selben Datensatz gespeichert.

Drei Bausteine sorgen für das Funktionieren:

1. Datensatz: eine Einheit, wie z. B. eine Person, ein Unternehmen oder ein Geschäft.
2. Feld: ein Attribut dieses Datensatzes, wie zum Beispiel eine E-Mail-Adresse, eine Stadt oder eine Etappe.
3. Beziehung: die Verbindung zwischen Datensätzen, sodass ein Unternehmen mehrere Kontakte, mehrere Geschäfte und eine vollständige Nachrichtenhistorie haben kann.

Die meisten Anleitungen enden hier und beschreiben die Datenbank aus der Perspektive eines Unternehmens mit bereits Tausenden von Kunden. Wenn Sie jedoch Freiberufler, eine Agentur oder ein kleines Unternehmen sind, das Dienstleistungen für lokale Betriebe anbietet, sieht Ihre Situation genau anders aus: Die meisten Ihrer Datensätze stammen von Unternehmen, die noch nicht bei Ihnen gekauft haben. Das ändert, welche Felder relevant sind und wie Sie diese ausfüllen.

Wie sieht ein Datensatz in einer CRM-Datenbank aus?

Hier ist ein Beispiel, wie es für einen Webdesigner aussehen könnte, der nach Restaurants sucht. Das Unternehmen und alle unten aufgeführten Details dienen nur der Veranschaulichung und stellen kein reales Unternehmen dar.

Schauen Sie sich die Zeile „Grund der Kontaktaufnahme“ an. Diese einzelne Zeile bildet den ersten Satz Ihrer Nachricht, gibt Ihnen vor, mit welchem Angebot Sie beginnen sollten, und erinnert Sie sechs Monate später daran, warum der Datensatz überhaupt in der Datenbank gespeichert ist.

Worin unterscheidet sich eine Kundendatenbank von einer CRM-Datenbank?

Eine Kundendatenbank ist eine Teilmenge. Sie listet Personen und Unternehmen auf, die bereits gekauft haben, und was sie gekauft haben. Eine CRM-Datenbank ergänzt diese um die gewünschten Käufer und alle Interaktionen, die sie weiterbringen: E-Mails, Anrufe, Antworten, Meetings und die nächsten Schritte. Wenn Sie an lokale Unternehmen verkaufen, verbringen Sie deutlich mehr Zeit mit potenziellen Kunden als mit Bestandskunden. Erstellen Sie daher zunächst Ihre Kundendatenbank für die Akquise.

Ist Excel eine CRM-Datenbank? Eine Tabellenkalkulation kann dieselben Zeilen und Spalten enthalten, daher ist sie für eine Person und einige Dutzend Kontakte geeignet. Sie ist jedoch kein CRM: Sie bietet keine Erinnerungen, keinen Nachrichtenverlauf und keine sichere Möglichkeit für mehrere Personen, gleichzeitig zu bearbeiten. Wenn Sie damit beginnen, bietet Ihnen unsere Kundendatenbankvorlage die ersten Spalten, einschließlich der eindeutigen ID, die die meisten vergessen. Der Leitfaden zu den Grenzen einer CRM-Excel-Vorlage zeigt Ihnen genau, wann es Zeit für einen Wechsel ist.

Welche CRM-Datenfelder sind es wert, gespeichert zu werden?

Speichern Sie nur die Daten, die Sie in einer Nachricht, einem Filter oder einem Bericht benötigen. Jedes zusätzliche Feld bedeutet mehr Aufwand bei der Aktualisierung, und veraltete Daten sind teuer. Der Datenqualitätsforscher Thomas Redman schätzt in einem Artikel im MIT Sloan Management Review, dass die Kosten fehlerhafter Daten für die meisten Unternehmen 15 bis 25 % des Umsatzes ausmachen. Eine kurze, stets aktuelle Liste ist besser als eine lange, die sich ständig ändert. Für einen Dienstleister im lokalen Einzelhandel deckt diese Liste nahezu alles ab.

Die meisten CRM-Vorlagen decken Identität, Kanäle, Standort, Segment und Pipeline ab. Nur wenige geben den Grund für eine Kontaktaufnahme an, und genau dieses Feld beeinflusst, wie Kunden reagieren. Für lokale Unternehmen findet man diesen Grund am besten in den Google-Bewertungen. Ein Zahnarzt, dessen Patienten immer wieder schreiben „Niemand geht ans Telefon“, hat ein Problem, das ein Empfangsservice oder ein Anrufbeantworter lösen kann. Unser Leitfaden zum Aufspüren von Kundenproblemen in Bewertungen zeigt, wie man diese Beschwerden in eine kurze Notiz für jeden Datensatz umwandelt.

Welche vier CRM-Typen gibt es?

CRM-Systeme werden üblicherweise in vier Typen unterteilt: strategische, operative, analytische und kollaborative Systeme. Wenn Sie diese kennen, können Sie erkennen, welchen Teil der Datenbank Sie tatsächlich benötigen.

1. Strategisches CRM: die kundenorientierte Kultur und die Entscheidungen hinter dem Tool. Für ein kleines Team bedeutet das einfach, sich darauf zu einigen, wer der ideale Kunde ist.
2. Operatives CRM: Vertriebs-, Marketing- und Serviceautomatisierung. Dies umfasst die tägliche Pipeline, Erinnerungen und Kundenansprache, hier ist der Alltag eines kleinen Händlers spürbar.
3. Analytisches CRM: Analyse der gesammelten Kundendaten, damit Manager bessere Entscheidungen treffen können, z. B. welche Branche oder Stadt am häufigsten antwortet.
4. Kollaboratives CRM: Kundeninformationen werden gruppen-, abteilungs- und organisationsübergreifend geteilt, sodass Vertrieb und Support die gleiche Historie einsehen können.

Wer an lokale Unternehmen verkauft, benötigt ein solides operatives CRM-System mit sauberen Daten. Die Analysefunktionen entwickeln sich daraus, sobald einige hundert Datensätze mit einheitlichen Feldern vorhanden sind.

Wie wählt man eine CRM-Datenbanksoftware aus?

Zu den gängigen CRM-Plattformen gehören Salesforce, HubSpot, Zoho CRM und Pipedrive, die alle die oben genannten Felder unterstützen. Die meisten Vergleichslisten beschränken sich auf Funktionen und Preisklassen. Wenn Ihre Zielgruppe lokale Unternehmen sind, stellen Sie fünf weitere konkrete Fragen:

1. Kann es ein Unternehmen und mehrere Mitarbeiter dieses Unternehmens speichern? Ein Restaurant hat einen Inhaber, einen Geschäftsführer und einen allgemeinen Posteingang.
2. Werden neben E-Mail und Telefon auch WhatsApp- und andere soziale Kanäle genutzt? Viele lokale Inhaber beantworten WhatsApp-Nachrichten vor E-Mails.
3. Kann man nach Stadt, Postleitzahl und Branche filtern? Lokaler Vertrieb bedeutet Gebietsvertrieb.
4. Gibt es eine visuelle Pipeline mit dem nächsten Schritt auf jeder Karte? Ein Kanban-Board macht festgefahrene Geschäfte sichtbar.
5. Woher kommen die Datensätze? Ein leeres CRM-System ist das eigentliche Problem. Ein Tool, das Ihnen neue Geschäftskontakte vermittelt, spart mehr Zeit als jede einzelne Funktion.

Für einen direkten Vergleich der wichtigsten Tools vergleicht unsere Übersicht der besten CRM-Softwarelösungen diese speziell für kleine Vertriebsteams.

Wie baut man Schritt für Schritt eine CRM-Datenbank auf?

Baue es in sechs Schritten, in dieser Reihenfolge, und halte jeden Schritt klein.

1. Beschreiben Sie Ihren idealen Kunden. Branche, Stadt, Unternehmensgröße und das Problem, das Sie lösen. Alles Weitere hängt davon ab.
2. Wählen Sie 12 bis 15 Felder aus. Nutzen Sie die obige Tabelle und streichen Sie alle Felder, die Sie in den nächsten 90 Tagen nicht benötigen.
3. Definieren Sie Ihre Phasen. Neukunde, Kontakt aufgenommen, geantwortet, Meeting, Angebot, gewonnen und verloren, das reicht für den Anfang. Unser Vertriebspipeline- Leitfaden erklärt die Ausstiegsregel, die einen Deal von einer Phase zur nächsten führt.
4. Wählen Sie die erforderlichen Felder aus: Name, ein Kontaktkanal, Phase und nächster Schritt. Fehlende Angaben werden als Notiz und nicht als Lead behandelt.
5. Laden Sie echte Unternehmen. Importieren Sie eine Liste oder fügen Sie sie über eine Suchfunktion hinzu. Fügen Sie niemals Platzhalterzeilen hinzu.
6. Wöchentlich überprüfen. Duplikate zusammenführen, fehlerhafte E-Mails korrigieren und inaktive Datensätze schließen.

Wie kann man eine CRM-Datenbank befüllen, ohne alles einzutippen?

Nutzen Sie ein Tool, das die Unternehmen und ihre Daten für Sie erfasst, und arbeiten Sie dann mit der Datenpipeline anstatt mit der Tastatur. Manuelle Dateneingabe ist der häufigste Grund für das Scheitern von CRM-Projekten: Jemand kopiert vierzig Namen von einer Karte, verliert einen ganzen Nachmittag und wird nie fertig.

Sie haben drei realistische Möglichkeiten. Das manuelle Kopieren aus Verzeichnissen und Karten liefert zwar saubere Daten, kostet aber viel Zeit. Der Kauf einer Liste oder der Einsatz eines Web-Scrapers beschleunigt die Datennutzung, liefert aber Rohdatensätze, die Sie noch bereinigen, qualifizieren und selbst kontaktieren müssen. Die dritte Möglichkeit ist die Beauftragung eines Agenten, der die Recherche für Sie übernimmt.

Genau dafür wurde Vonsel entwickelt. Sie beschreiben Ihr Angebot und Ihre Dienstleistungen. Vonsel analysiert Google-Bewertungen lokaler Unternehmen, identifiziert deren Schwachstellen und gleicht diese mit Ihrem Angebot ab. So erhalten Sie genau die Unternehmen, die Sie wirklich brauchen, jedes mit seinem individuellen Bedarf. Innerhalb einer Minute erhalten Sie rund 300 passende Unternehmen mit E-Mail-Adresse, Telefonnummer, WhatsApp- und Social-Media-Profilen aus verschiedenen Quellen, darunter Google Maps, Bing Maps, nationale Branchenverzeichnisse und die Websites der Unternehmen selbst. Die Daten werden automatisch in einem CRM-System mit Dashboard und Kanban-Board erfasst, sodass der Datensatz bereits vor dem Öffnen vollständig ist.

Der Grund für die Kontaktaufnahme, ein Feld, das die meisten Teams nie ausfüllen, wird mit dem Datensatz übermittelt. Die KI kann dann eine E-Mail, WhatsApp-, Instagram- oder LinkedIn-Nachricht zu diesem Problem verfassen und versenden sowie nachfassen. Sie können den Service kostenlos testen und die verschiedenen Angebote auf der Preisseite vergleichen.

Wie hält man eine CRM-Datenbank sauber?

Regelmäßiges Aufräumen ist wichtig. Eine Datenbank voller Duplikate und ungültiger E-Mails kostet Sie Antworten und macht Berichte nutzlos. Fünf Gewohnheiten helfen dabei:

1. Für jede Tatsache sollte ein einziges Feld als Quelle der Wahrheit dienen, so dass beispielsweise eine Telefonnummer nur an einem Ort gespeichert wird.
2. Verwenden Sie Auswahllisten für Phase, Branche und Quelle anstelle von Freitext.
3. Prüfen Sie vor jedem Import auf Duplikate, da ein und dasselbe Unternehmen oft unter zwei Schreibweisen geführt wird. Unsere Anleitung zum Entfernen doppelter Kontakte beschreibt die Vorgehensweise zum Abgleich von E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Firmendomain sowie -namen.
4. Protokollieren Sie jeden Kontakt mit Datum und legen Sie immer einen nächsten Schritt fest.
5. Mark hat die Kontakte sofort abgewiesen und sich abgemeldet und sie nie wieder per E-Mail kontaktiert.

Die meisten CRM-Systeme unterstützen Sie bei der dritten Gewohnheit. Microsoft empfiehlt in seiner Dokumentation zu Duplikaterkennungsregeln, Regeln zur Reduzierung doppelter Datensätze zu implementieren, und die Vertriebs-Apps enthalten standardmäßig Regeln für Accounts und Kontakte. Ein Feld „Nicht kontaktieren“ macht die letzte Gewohnheit zu einem festen Bestandteil des Datensatzes, anstatt dass Sie sie sich merken müssen. So erhält jeder Kontakt nur dann eine Nachricht von Ihnen, wenn er dies wünscht.

Welche Fehler ruinieren eine CRM-Datenbank?

Drei Probleme treten immer wieder auf. Erstens: zu viele Felder. Teams fügen dreißig hinzu, niemand füllt sie aus, und die Daten werden lückenhaft. Zweitens: fehlende Verantwortlichkeit: Wenn jeder bearbeiten kann und niemand zuständig ist, vermehren sich Duplikate. Drittens: Datensätze ohne weiteren Bearbeitungsschritt, die stillschweigend in Vergessenheit geraten.

Ein vierter Grund ist subtiler. Viele speichern den Namen eines Unternehmens, vergessen aber, warum sie ihn gewählt haben. Sechs Monate später steht im Eintrag nur noch „Bella’s Salon, Denver“, und niemand kann mehr sagen, ob es ein guter Hinweis war. Behalten Sie den Grund im Auge und halten Sie ihn in einem eigenen Feld.