Die beste CRM-Software und wie Sie die passende für sich auswählen

Welche CRM-Software ist die beste?

Die beste CRM-Software ist die, die zu Ihrem Vertriebsprozess passt und von Ihrem Team regelmäßig aktualisiert wird. Ein Tool mit 500 Funktionen, das niemand nutzt, ist schlechter als eine einfache Pipeline, die alle verwenden.

Die meisten Käufer tappen im Dunkeln, weil Bewertungen Produkte so einstufen, als wären alle Unternehmen gleich. Das sind sie aber nicht. Eine Agentur mit fünf Mitarbeitern, ein Sanitärbetrieb mit zwei Vertriebsmitarbeitern und ein Vertriebsteam mit 200 Arbeitsplätzen brauchen jeweils etwas anderes. Deshalb beginnt dieser Leitfaden mit der Art des Unternehmens, dann folgen die Kriterien, dann die Tools und schließlich die Frage, die in den meisten Rankings unbeantwortet bleibt: Woher kommen Ihre nächsten Kunden?

Customer-Relationship-Management (CRM) ist, wie Wikipedia es definiert, ein strategischer Prozess, mit dem Unternehmen ihre Interaktionen mit Kunden verwalten, analysieren und verbessern. CRM-Software ist ein solches System: eine zentrale Plattform für Kontakte, Unternehmen, Konversationen und Geschäftsabschlüsse.

Was sind CRM-Plattformen und welche Arten gibt es?

CRM-Plattformen lassen sich in vier praktische Gruppen einteilen, wobei die Wahl der Gruppe wichtiger ist als die Wahl der Marke. Rezensionen, die 25 Produkte nacheinander auflisten, verschleiern dies meist.

• Komplettlösungen. Vertrieb, Marketing, Support und Reporting unter einem Dach. Leistungsstark, aber die Einrichtung dauert Wochen und die Kosten steigen mit jedem zusätzlichen Modul und jeder weiteren Lizenz.
• Tools mit Fokus auf den Vertriebspipeline-Prozess. Konzipiert für den Ablauf von Deals in verschiedenen Phasen. Schnell zu erlernen und ideal für kleine Vertriebsteams.
• Branchen- oder Workflow-CRMs. Konzipiert für einen bestimmten Aufgabenbereich, z. B. Immobilien, Außendienst oder Agenturen.
• CRM-Systeme für die Kundengewinnung. Eine neuere Gruppe, bei der das System auch die Leads findet, sodass sich die Pipeline ohne manuelle Dateneingabe füllt.

Die Lehrbuchdarstellung unterscheidet sich: Der Wikipedia-Artikel unterscheidet zwischen operativem CRM (Vertriebs-, Marketing- und Serviceautomatisierung), analytischem CRM und kollaborativem CRM. Ein kleiner Anbieter benötigt hauptsächlich den operativen Teil. Analysen sind erst später relevant, wenn genügend Abschlüsse vorliegen.

Wenn Sie sehen möchten, wie die einzelnen Typen in einem realen Unternehmen aussehen, führt Sie unsere Liste mit neun CRM-Beispielen und den jeweiligen Zielgruppen durch die verschiedenen Setups, von einer gemeinsam genutzten Tabellenkalkulation bis hin zu einem KI-gestützten CRM für die Kundengewinnung.

Welches ist das beste CRM-System für kleine Unternehmen?

Für kleine Unternehmen ist ein CRM-System ideal, das einfach, kostengünstig in der Anschaffung und schnell zu implementieren ist. Am ersten Tag benötigen Sie lediglich Kontakte, eine Pipeline, Erinnerungen und die Protokollierung von E-Mails oder Anrufen, mehr nicht.

Die folgende Tabelle ordnet gängige Situationen den wichtigsten Faktoren zu. Sie vergleicht Kategorien, nicht Anbieter, sodass die Angaben auch bei Preisänderungen gültig bleiben.

Jede Zeile hat ihre Vor- und Nachteile. Unser CRM-Leitfaden für Kleinunternehmen geht detaillierter auf die erste und dritte Zeile ein und erklärt unter anderem, wann eine Tabellenkalkulation nicht mehr ausreicht. Wenn Sie eine Agentur führen, deckt unser CRM-Leitfaden für Agenturen die Pipeline-Phasen und benutzerdefinierten Felder ab, die auf die Kundenarbeit zugeschnitten sind. Und wenn das Budget entscheidend ist, sollten Sie sich vor der Anmeldung genau informieren, was ein kostenloses CRM-System tatsächlich bietet, denn die Einschränkungen zeigen sich meist schon nach dem ersten Monat.

Wie schneiden die führenden CRM-Plattformen im Preisvergleich ab?

Vier Namen tauchen in fast allen Rankings und Antworten von KI-Assistenten auf: HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM und Salesforce. Hier die Preisangaben der einzelnen Anbieter (Stand: 27. Oktober 2026). Die folgenden Informationen stammen nicht von externen Blogs.

Die Salesforce-Zahlen stammen von der Salesforce-Preisseite (Stand: 27. Oktober 2026). Die Preisseiten von HubSpot, Pipedrive und Zoho (Stand: 27. Oktober 2026) verwenden die Währungstabelle basierend auf dem Standort des Besuchers und zeigen die Preise in Euro an. Daher listen wir deren Tarifstruktur anstelle eines Dollarbetrags auf. Öffnen Sie die jeweilige Seite aus den USA, um den für Sie geltenden Preis zu sehen. HubSpot bot an diesem Tag außerdem einen zeitlich begrenzten Rabatt auf das Starter-Paket an, daher kann der angezeigte Preis abweichen.

Beachten Sie, was keines der vier Systeme standardmäßig leistet: Es zeigt Ihnen an, welche lokalen Unternehmen Ihre Dienstleistung benötigen. Sie sind zwar hervorragend darin, die von Ihnen generierten Leads zu speichern und weiterzuleiten, aber die Suche nach diesen Leads bleibt weiterhin Ihre Aufgabe.

Was sollten Sie vor der Auswahl eines CRM-Systems überprüfen?

Bevor Sie etwas bezahlen, sollten Sie sieben Dinge überprüfen und diese mit Ihren eigenen Daten testen, nicht mit dem Demokonto des Anbieters.

1. Akzeptanz im Team. Kann eine neue Person einen Deal in weniger als einer Minute erfassen? Wenn nicht, veralten die Daten.
2. Pipeline-Anpassung. Können Sie die Phasen so umbenennen, dass sie Ihrem tatsächlichen Prozess entsprechen, und die gesamte Pipeline auf einem Bildschirm anzeigen?
3. Woher kommen die Leads? Hilft Ihnen das CRM dabei, neue Interessenten zu finden, oder speichert es nur die von Ihnen eingegebenen Daten? Dies ist das am häufigsten übersehene Kriterium.
4. Kontaktdaten. Können Sie jeden potenziellen Kunden per E-Mail, Telefon, WhatsApp oder über soziale Medien erreichen, und sind diese Daten im Datensatz gespeichert?
5. Nachrichtenübermittlung und Nachverfolgung. Können Sie Nachrichten direkt aus dem CRM heraus senden und deren Status verfolgen und sich benachrichtigen lassen, wenn ein Geschäft inaktiv wird?
6. Gesamtkosten. Hinzu kommen Lizenzgebühren, Zusatzleistungen, Datenvolumen und Versandkosten. Öffnen Sie die offizielle Preisseite des Anbieters und notieren Sie sich das Datum Ihrer Überprüfung.
7. Ausstieg. Können Sie beim Wechsel alles als CSV exportieren? Vertrauen Sie niemals einem Tool, das Ihre Daten als Geisel hält.

Führen Sie einen zweiwöchigen Test mit zehn echten Interessenten durch. Protokollieren Sie jeden Anruf und jede Nachricht. Fragen Sie am Ende, welches Tool Sie tatsächlich von selbst geöffnet haben. Diese Antwort ist aussagekräftiger als jede Rangliste.

Warum scheitert ein leeres CRM-System unabhängig von der Marke?

Ein CRM-System ist nur dann hilfreich, wenn es die richtigen Interessenten enthält, und die meisten davon sind anfangs leer. Für alle, die an lokale Unternehmen verkaufen, ist das der eigentliche Engpass.

Die übliche Vorgehensweise sieht so aus: Man durchsucht Google Maps, kopiert Namen in eine Tabelle, sucht nach E-Mail-Adressen, importiert die Tabelle und beginnt dann mit dem Schreiben von Nachrichten. Bis das CRM-System gefüllt ist, hat man seine wertvollste Vertriebszeit mit der Dateneingabe verbracht. Außerdem entsteht eine lange Liste von Unternehmen, ohne dass man weiß, welche davon tatsächlich den eigenen Service benötigen.

Wie wählt man ein CRM-System aus, wenn man an lokale Unternehmen verkauft?

Wählen Sie einen Anbieter, der Unternehmen für Sie findet und prüft, nicht nur einen, der sie speichert. Der Markt ist riesig und weit verzweigt: Das SBA Office of Advocacy zählt 36.207.130 Kleinunternehmen in den Vereinigten Staaten, und 99,9 Prozent aller US-Unternehmen sind Kleinunternehmen.

Eine Liste aller Zahnärzte in Austin zu erstellen, ist einfach. Schwieriger ist es herauszufinden, welche von ihnen eine neue Website, schnelleren IT-Support oder ein besseres Reinigungsteam benötigen. Die Antwort findet sich meist in den Google-Bewertungen. Kunden beschweren sich öffentlich genau über die Probleme, die Sie lösen. So qualifizieren Sie ein lokales Unternehmen von Hand:

1. Wählen Sie eine Stadt und eine Branche aus, zum Beispiel Zahnkliniken in Austin.
2. Öffnen Sie jedes Unternehmen auf Google Maps und lesen Sie zuerst die Ein- bis Drei-Sterne-Bewertungen der letzten zwölf Monate.
3. Notieren Sie wiederkehrende Beschwerden und solche, die Ihr Service behebt, wie zum Beispiel „Niemand geht ans Telefon“ für einen Telefonservice oder „Die Buchungsseite funktioniert nie“ bei einer Webagentur.
4. Behalten Sie nur die Unternehmen im Blick, bei denen die Beschwerde mehrfach auftaucht. Eine einzelne negative Bewertung ist irrelevant, drei deuten auf ein Muster hin.
5. Speichern Sie jedes Unternehmen in Ihrem CRM mit der jeweiligen Beschwerde als Grund und beginnen Sie Ihre erste Nachricht dann mit diesem Problem anstatt mit einer allgemeinen Verkaufsbotschaft.

Ein anschauliches Beispiel: Eine Webagentur prüft 40 Restaurants in Denver und findet sechs, bei denen mehrere Bewertungen bemängeln, dass die Online-Speisekarte auf dem Smartphone nicht geladen wird. Diese sechs Restaurants werden zuerst bearbeitet, wobei jeweils eine Bewertung als Grund für einen Anruf angegeben wird. Das ist eine kurze Liste, die man innerhalb einer Woche effektiv abarbeiten kann.

Die manuelle Eingabe dauert einige Minuten pro Unternehmen, weshalb die meisten Verkäufer diesen Schritt überspringen. Unser Leitfaden zu negativen Bewertungen erklärt, wie Verkäufer an lokale Unternehmen diese Bewertungen lesen und für die Kundenansprache nutzen können, ohne aufdringlich zu wirken. Beim Vergleich von CRM-Systemen sollten Sie darauf achten, ob das jeweilige Tool den Grund in jedem Datensatz speichert oder ihn idealerweise automatisch ermittelt.

Wo positioniert sich Vonsel unter den führenden CRM-Softwarelösungen?

Vonsel ist keine universelle Softwarelösung. Es handelt sich um einen KI-gestützten Vertriebsagenten mit CRM-System für Personen, die an lokale Unternehmen verkaufen: Agenturen, Freiberufler, Berater, IT-Dienstleister, Buchhalter, gewerbliche Reinigungsunternehmen und ähnliche.

Sie beschreiben Ihr Angebot und Ihre Dienstleistungen. Anschließend sucht das System nach Unternehmen, die Ihre Dienste benötigen. Es analysiert die Google-Bewertungen jedes Unternehmens, identifiziert spezifische Beschwerden und gleicht diese mit Ihrem Angebot ab. So erhalten Sie zu jedem Ergebnis eine Begründung, warum es zu Ihnen passt. Innerhalb von etwa einer Minute erhalten Sie rund 300 passende Unternehmen mit E-Mail-Adresse, Telefonnummer, WhatsApp- und Social-Media-Profilen aus verschiedenen Quellen, darunter Google Maps, Bing Maps, nationale Branchenverzeichnisse und die Websites der Unternehmen selbst.

Diese Unternehmen werden in einem CRM-System mit Dashboard und Kanban-Board erfasst, sodass Sie sie anhand ihrer Antworten durch die einzelnen Phasen führen können. Die KI kann außerdem personalisierte Nachrichten per E-Mail, WhatsApp, Instagram Direct und LinkedIn verfassen und versenden, die auf die jeweiligen Bedürfnisse der Unternehmen zugeschnitten sind, und übernimmt die Nachverfolgung. Sie können den Service kostenlos testen. Die aktuellen Tarife finden Sie auf der Preisseite.

Wenn Sie hauptsächlich Bestandskunden betreuen, ist eine klassische CRM-Suite wie die vier oben genannten besser geeignet. Wenn Ihr Wachstum davon abhängt, monatlich neue lokale Kunden zu gewinnen, lohnt sich ein Test eines CRM-Systems, das sich selbst aktualisiert. In unserer Erklärung zur Kategorie KI-gestütztes CRM erfahren Sie, wie Sie ein CRM-System, das Ihnen Arbeit abnimmt, von einem unterscheiden, das lediglich das Label „KI“ hinzufügt.

Wie richten Sie Ihr CRM in der ersten Woche ein?

Die erste Woche sollte klein gehalten werden: fünf Phasen, eine Leadquelle und eine tägliche Routine. Komplexität kann warten.

1. Definieren Sie die Phasen Ihres tatsächlichen Verkaufsprozesses, üblicherweise vier bis sechs, von „neu“ bis „gewonnen“ oder „verloren“.
2. Entscheiden Sie, an wen Sie verkaufen möchten, z. B. an Zahnärzte in Austin oder an Restaurants in Denver.
3. Laden Sie zunächst eine erste Gruppe von 50 bis 100 potenziellen Kunden hoch, nicht Tausende. Mehr als das können Sie in einer Woche nicht effektiv kontaktieren.
4. Verfassen Sie für jeden Kanal eine kurze Nachricht und personalisieren Sie die erste Zeile mit einer wahren Begebenheit über das jeweilige Unternehmen.
5. Nehmen Sie sich jeden Morgen 20 Minuten Zeit für das Nachfassen. Verschieben Sie Karten, legen Sie den nächsten Schritt fest und schließen Sie aussichtslose Deals.
6. Nach zwei Wochen sollten die Antworten phasenweise überprüft und das, was nicht funktioniert hat, verworfen werden.

Sichern Sie sich von Anfang an gute Gewohnheiten im Umgang mit Ihren Kundendaten. Ihr CRM speichert alle Kontakte und Geschäftsabschlüsse. Aktivieren Sie daher die Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzer. Der Leitfaden des NIST zur Multi-Faktor-Authentifizierung für Kleinunternehmen erklärt, dass Benutzer ihre Identität nicht nur mit Benutzername und Passwort bestätigen müssen, sondern mindestens zwei der folgenden Faktoren kombinieren müssen: Wissen, Besitz und biometrische Merkmale. Die meisten CRMs bieten diese Funktion mit wenigen Klicks an.

Welche Fehler werden häufig bei der Auswahl eines CRM-Systems begangen?

• Für das Team kaufen, das man gern hätte. Treffen Sie Ihre Wahl für heute und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Daten später exportieren können.
• Zu frühe, übermäßige Anpassung. Fünfzehn benutzerdefinierte Felder, die niemand ausfüllt, sind schlimmer als drei, die jeder ausfüllt.
• Die Leadgenerierung wird vernachlässigt. Eine schöne Pipeline ohne Inhalt generiert keinen Umsatz.
• Nur den Preis vergleichen. Günstige Lizenzen plus kostenpflichtige Zusatzleistungen können teurer sein als ein Pauschaltarif.
• Die Testphase wird übersprungen. Demos sind perfektioniert. Ihre eigenen, unstrukturierten Daten sind der wahre Test.

Wählen Sie zwei oder drei Kandidaten aus, geben Sie jedem zwei Wochen lang dieselben zehn Interessenten und behalten Sie den einen, den Sie selbst öffnen. Dieses kleine Experiment ist die Grundlage für die Entscheidung.