CRM kostenlos: Was „gratis“ wirklich bedeutet und wie Sie das System mit Leads füllen

Ein kostenloses CRM ist eine Software für Kundenbeziehungsmanagement, die Sie ohne Gebühr nutzen können, meist als Gratis-Tarif mit Grenzen bei Nutzern, Datensätzen oder Funktionen. Gemeint sein können auch eine Testversion oder eine Tabelle. Richtig ist das System, dessen Grenzen Sie im ersten Jahr nicht erreichen und das Sie mit echten Leads füllen können.

Dieser eine Satz verdeckt die eigentliche Entscheidung. Ein CRM (Customer-Relationship-Management) speichert Kundendaten, unterstützt die Kommunikation und koordiniert den Vertrieb über Kanäle wie E-Mail, Telefon und Website. Die kostenlose Variante kann dasselbe, hat aber irgendwo eine Wand. Ihre Aufgabe ist, diese Wand zu finden, bevor Sie einen Vertriebsprozess darauf aufbauen.

Die meisten Suchergebnisse zu „crm kostenlos“ sind reine Tool-Listen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie jedes Gratis-CRM bewerten, wie Sie es an einem Nachmittag einrichten und wie Sie es mit Leads füllen, mit denen sich arbeiten lässt.

Welche Arten von kostenlosen CRM-Systemen gibt es?

Es gibt vier Arten: Gratis-Tarif, Testversion, Tabellenkalkulation und die Gratis-Stufe eines größeren Produkts. Auf der Preisseite sehen sie ähnlich aus, nach drei Monaten verhalten sie sich völlig verschieden.

Der Gratis-Tarif folgt dem Freemium-Modell: Ein Basisprodukt kostet nichts, für Zusatzfunktionen und Leistungen zahlen Sie. Für kleine Teams ist das der übliche Weg, und gerade deshalb müssen Sie die Grenzen des Angebots genau kennen.

Keine Art ist grundsätzlich besser. Eine Testversion ist ideal, um Software zu prüfen, für die Sie ohnehin zahlen wollen. Der Fehler ist, eine Art zu wählen, ohne zu wissen, wo sie bricht.

Welche Grenzen sollten Sie prüfen, bevor Sie ein kostenloses CRM wählen?

Prüfen Sie sechs Grenzen: Nutzer, Datensätze, Pipelines, Automatisierung, Export und Branding. Wenn eine davon Ihre normale Arbeitswoche ausbremst, ist der Tarif für Sie nicht kostenlos, egal was auf der Preisseite steht.

1. Nutzer. Wie viele Personen dürfen sich anmelden? Ein Tarif, der für Sie allein reicht, passt womöglich nicht mehr, sobald eine Teilzeitkraft dazukommt.
2. Datensätze. Wie viele Kontakte, Firmen oder Betriebe lassen sich speichern? Schätzen Sie die Leads, die Sie pro Jahr realistisch ergänzen, und verdoppeln Sie die Zahl.
3. Pipelines und Phasen. Können Sie Pipelines nach Leistung, Stadt oder Kunde trennen, oder gibt es nur eine einzige?
4. Automatisierung und Erinnerungen. Ein CRM zeigt Ihnen, wen Sie als Nächstes anrufen sollten. Sind Erinnerungen kostenpflichtig, zahlen Sie für die Kernfunktion.
5. Export. Können Sie alle Daten in einem Standardformat herunterladen? Wenn nicht, bleibt beim Wechsel alles zurück, was Sie eingegeben haben.
6. Branding und Versand. Hängt der Gratis-Tarif die Fußzeile des Anbieters an Ihre E-Mails oder begrenzt er den Versand?

Notieren Sie die Antworten neben dem Tarif, den Sie prüfen. Stellen Sie dann eine siebte Frage, die keine Preisseite beantwortet: Wer füllt die Daten ein? Ein CRM ist nur so nützlich wie die Leads darin, die Datenquelle gehört also in die Entscheidung.

Ist eine Tabelle ein gutes kostenloses CRM?

Für eine kurze Liste ja, für eine wachsende Pipeline nein. Die Größe ist nicht das Problem: Laut Google-Drive-Hilfe können Tabellen in Google Sheets bis zu 20 Millionen Zellen enthalten, das entspricht rund einer Million Zeilen bei 20 Spalten.

Es klemmt am Verhalten. Eine Tabelle erinnert Sie nicht daran, dass das Angebot vor fünf Tagen rausging, sie zeigt keine Kanban-Ansicht Ihrer Phasen und speichert keine Anrufhistorie. Mit Formeln und Farben lässt sich einiges nachbauen, und viele tun das. Wie weit das trägt, zeigen unsere Vorlagen für eine Lead-Tracking-Tabelle und für eine Kundendatenbank.

Eine einfache Faustregel: Wenn Sie alle offenen Leads aus dem Kopf aufzählen können, genügt eine Liste. Wenn nicht, brauchen Sie Phasen, Aufgaben und Notizen pro Betrieb.

Warum bleibt ein kostenloses CRM leer und wie füllen Sie es?

Ein leeres CRM nützt nichts, weil niemand es öffnet. Der Engpass ist für die meisten Selbstständigen und kleinen Agenturen die Suche nach den nächsten fünfzig passenden Kunden.

Für lokalen Vertrieb ist Google Maps die ergiebigste öffentliche Quelle. Wer nach „Sanitärbetriebe in Leipzig“ oder „Zahnärzte in Köln“ sucht, erhält Namen, Adressen, Telefonnummern, Bewertungen und Websites. Das von Hand zu übertragen kostet einen ganzen Tag Kopieren und Einfügen. Ein Karten-Werkzeug erledigt das, während Sie die Karte erkunden. Die vollständige Methode finden Sie in unserer Anleitung, wie Sie eine Adressliste erstellen.

So arbeitet Vonsel: Sie suchen in Google Maps und klicken auf „Start“. Während Sie die Karte erkunden, sammelt Vonsel Treffer weit über die auf den ersten Blick sichtbaren Markierungen hinaus. Sie können die Suche pausieren, fortsetzen und speichern. Weil Google Maps keine geschäftlichen E-Mail-Adressen anzeigt, besucht Vonsel die verfügbaren Firmenwebsites und sucht dort veröffentlichte E-Mail-Adressen, weitere Telefonnummern und Links zu bis zu 118 unterstützten sozialen Netzwerken und Plattformen. Was Sie finden, hängt davon ab, was die jeweilige Website veröffentlicht.

Von dort geht es im CRM auf der Karte weiter: nach Phase ordnen, Details bearbeiten, Kanban, Kalender, Notizen, Aktionen, Tags und eigene Felder nutzen. Den ganzen Ablauf sehen Sie im Tutorial-Video.

Wie richten Sie ein kostenloses CRM an einem Nachmittag ein?

In vier bis fünf Stunden steht ein funktionierendes kostenloses CRM, wenn Sie erst die Struktur und dann das Werkzeug wählen. Gehen Sie so vor:

1. Legen Sie eine Pipeline fest. Beginnen Sie mit fünf Phasen: Neu, Kontaktiert, Geantwortet, Termin oder Angebot, Gewonnen oder Verloren. Ergänzen Sie weitere nur, wenn eine Phase unübersichtlich wird. Tipps zur Benennung finden Sie in unserem Leitfaden zur Sales Pipeline.
2. Wählen Sie nur die Felder, die Sie wirklich brauchen. Firmenname, Telefon, E-Mail, Website, Ort, Branche, Quelle und nächster Schritt. Je weniger Felder, desto eher werden sie auch gepflegt.
3. Bewerten Sie das Werkzeug anhand der sechs Grenzen. Notieren Sie die Ergebnisse. Bei Gleichstand wählen Sie das Werkzeug, aus dem Sie exportieren können.
4. Laden Sie zuerst 50 Leads. Nehmen Sie eine Branche in einer Stadt, zum Beispiel Dachdecker in Dortmund. Ein enger Fokus liefert schneller Erkenntnisse als ein breiter.
5. Planen Sie täglich fünf Minuten ein. CRM öffnen, überfällige Aufgaben abarbeiten, für jeden aktiven Lead den nächsten Schritt setzen.
6. Ziehen Sie nach zwei Wochen Bilanz. In welcher Phase stauen sich die Leads? Welche Quellen haben geantwortet? Passen Sie an und prüfen Sie dann die Kennzahlen.

Die Gewohnheit entscheidet: Ein einfaches kostenloses CRM, das täglich gepflegt wird, bringt mehr als ein teures, das niemand öffnet. Wer Interessenten ohnehin per E-Mail anschreibt, liest vorab unseren Beitrag zur Kaltakquise per E-Mail ohne DSGVO-Verstoß.

Ändert Gratis-Software etwas an Ihren rechtlichen Pflichten?

Nein. Das Recht richtet sich nach den Daten und der Nachricht, nicht nach dem Preis des Werkzeugs. Für alle, die Geschäftskontakte speichern und anschreiben, sind in Deutschland vor allem zwei Regelwerke wichtig.

Erstens die Ansprache. Nach § 7 UWG ist Werbung per elektronischer Post ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten eine unzumutbare Belästigung. Das gilt nicht nur gegenüber Verbrauchern. Bei Werbeanrufen gegenüber sonstigen Marktteilnehmern genügt eine zumindest mutmaßliche Einwilligung. Eine Ausnahme für E-Mails gibt es nur unter engen Bedingungen bei Bestandskunden, und der Absender muss klar angeben, wie man der Nutzung widerspricht.

Zweitens die Speicherung. Die DSGVO verlangt in Art. 5, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sind („Datenminimierung“) und sachlich richtig bleiben. Erwägungsgrund 47 nennt Direktwerbung als möglichen Fall eines berechtigten Interesses, Erwägungsgrund 70 räumt Betroffenen ein jederzeitiges Widerspruchsrecht gegen Direktwerbung ein. Für Ihre Kundenliste heißt das: keine sensiblen Zusatzangaben, eingeschränkter Zugriff und regelmäßiges Löschen veralteter Datensätze.

Das sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Weiterführend: Rechtliche Unterschiede zwischen B2B- und B2C-Daten. Wenn Sie in andere Länder verkaufen, können dort abweichende Regeln zur Kaltakquise gelten.

Welches kostenlose CRM passt zu Selbstständigen, Agenturen und kleinen Betrieben?

Richten Sie die Wahl nach der Teamgröße und nach der Art, wie Sie verkaufen. Die Tabelle nennt für jede Gruppe einen sinnvollen Startpunkt.

Wenn Sie vor allem kleine Unternehmen beraten, lesen Sie nach dem Gratis-Start unseren Beitrag zum CRM für kleine Unternehmen. Wer noch keine Kontakte hat, findet im Vergleich kostenlose B2B-Leads: wo man sie wirklich findet Quellen für den Start.

Welche Rolle spielt Vonsel bei der Suche nach einem kostenlosen CRM?

Vonsel verbindet Lead-Gewinnung und CRM an einem Ort, sodass die Suche nach Betrieben und ihre Weiterverfolgung ineinandergreifen. Die Extraktion von Google-Maps-Daten ist kostenlos, welche Pro-Funktionen und welcher Export dazukommen, hängt vom Tarif ab. Die Leistungen der einzelnen Tarife finden Sie auf der Preisseite.

Das passt, wenn Ihre Frage nicht lautet „Wo speichere ich meine Kontakte?“, sondern „Woher bekomme ich die nächsten fünfzig Leads?“. Haben Sie die Kontakte schon und brauchen nur einen Ablageort, genügt vielleicht ein einfacher Gratis-Tarif oder sogar eine Tabelle. Das ist eine völlig vernünftige Antwort.

Zusammengefasst:

• Bewerten Sie ein kostenloses CRM nach seinen Grenzen, nicht nach dem Preis.
• Entscheiden Sie vor der Tool-Wahl, woher die Leads kommen.
• Halten Sie die Struktur einfach und schauen Sie täglich hinein.