CRM für kleine Unternehmen: Was es können muss, wie Sie das richtige wählen und womit Sie es füllen

Ein CRM für kleine Unternehmen ist eine Software, die alle Kontakte, Angebote und Nachfassaktionen an einem Ort bündelt, damit in einem Team von einer bis zwanzig Personen kein Interessent im Postfach oder in Excel verloren geht. Starten Sie mit einer einfachen Pipeline, Erinnerungen und einem sauberen Export und sorgen Sie dafür, dass laufend neue, passende Kontakte hineinkommen.

Was ist ein CRM für kleine Unternehmen?

Ein CRM für kleine Unternehmen ist eine Datenbank aus Personen und Firmen samt ihrer gesamten Kommunikations- und Auftragshistorie. CRM steht für Customer Relationship Management, auf Deutsch Kundenbeziehungsmanagement. Das Mittelstand-Digital Zentrum WertNetzWerke beschreibt es als Werkzeug, das die Interaktion mit Kunden erleichtern und optimieren soll, wobei alle Informationen über eine zentrale Datenhaltung den verschiedenen Unternehmensbereichen zur Verfügung stehen. Häufig kommt es in Vertrieb, Marketing und Service zum Einsatz.

Für einen Betrieb mit wenigen Mitarbeitern ist die nützliche Variante deutlich schmaler als diese Definition. Sie beantwortet jeden Morgen vier Fragen: Wen rufe ich heute an? Was haben wir beim letzten Mal besprochen? Welche Angebote sind noch offen? Welche Anfragen sind eingeschlafen? Alles darüber hinaus ist Zusatz, den Sie später nachrüsten können.

Für wen lohnt sich ein CRM in Deutschland?

Es lohnt sich vor allem für sehr kleine Teams, und genau die sind in Deutschland die Regel. Das Statistische Bundesamt meldet für 2024 rund 3,2 Millionen kleine und mittlere Unternehmen, das sind 99,3 Prozent aller Unternehmen. Kleinstunternehmen haben dort bis zu 9 Beschäftigte und bis zu 2 Millionen Euro Umsatz, kleine Unternehmen bis zu 49 Beschäftigte und bis zu 10 Millionen Euro.

Rankings der „besten CRM-Systeme“ sind meist für Vertriebsabteilungen geschrieben. Drei Gruppen suchen besonders häufig nach dem Thema:

1. Selbstständige und Berater, etwa eine Steuerberaterin in Leipzig oder ein Unternehmensberater in Stuttgart. Sie müssen sich merken, wen sie wann zurückrufen, und dürfen keine Anfrage verlieren.
2. Kleine Agenturen für Marketing, Webdesign oder SEO, die an Betriebe vor Ort verkaufen und für zwei bis zehn Personen einen gemeinsamen Kundenstamm brauchen. Wenn das auf Sie zutrifft, lesen Sie auch, wie Sie Neukunden für Ihre Agentur gewinnen.
3. Lokale Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe wie SHK-Betriebe, Dachdecker, Reinigungsfirmen oder Zahnarztpraxen, die Angebote nachhalten, Stammkunden pflegen und Empfehlungen festhalten wollen.

Alle drei brauchen denselben kleinen Kern, am ersten Tag aber kein Werkzeug mit zweihundert Einstellungen.

Brauche ich ein CRM oder reicht eine Tabelle?

Eine Tabelle reicht, wenn eine Person eine kurze Kontaktliste führt und sie täglich öffnet. Ein CRM lohnt sich, sobald Nachfassen untergeht, zwei Personen dieselben Kontakte bearbeiten oder Sie die offenen Angebote nicht binnen zehn Sekunden nennen können. Ausschlaggebend ist Ihr Arbeitsverhalten, die Firmengröße spielt keine Rolle.

Die folgende Gegenüberstellung zeigt, was in der Praxis zuerst bricht:

Welche 7 Funktionen braucht ein CRM für kleine Unternehmen wirklich?

Sieben: eine Kontaktdatenbank mit eigenen Feldern, eine visuelle Pipeline, Erinnerungen, Notizen mit Verlauf, Import und Export, Zugriff per Smartphone und die Anbindung an Postfach und Kalender. Das Mittelstand-Digital Zentrum nennt als Kern die zentrale Datenhaltung, die standardisierte Abläufe in Vertrieb und Betreuung ermöglicht. Genau das leisten diese sieben Punkte im Kleinen.

Alles Weitere wie Automatisierung, Prognosen oder Berichte kann warten. Prüfen Sie jede Funktion in der Testphase mit Ihren eigenen Daten, nicht mit den Demodaten des Anbieters.

Wie wählen Sie ein CRM für kleine Unternehmen aus, ohne eine weitere Top-10-Liste zu lesen?

Wählen Sie nach Ihrem Ablauf: Beschreiben Sie Ihren Verkaufsprozess, nehmen Sie zwei oder drei passende Werkzeuge in die engere Wahl und testen Sie sie eine Woche lang mit denselben echten Daten. Rankings kennen Ihre Branche selten, Ihr eigener Test schon. So gehen Sie vor:

1. Beschreiben Sie Ihren Ablauf in höchstens fünf Phasen. Zum Beispiel: Interessent, Erstgespräch, Angebot, Verhandlung, gewonnen oder verloren. Wenn Sie den Ablauf nicht beschreiben können, hilft auch kein CRM.
2. Machen Sie eine Muss-Liste aus der Tabelle oben. Markieren Sie, wofür Sie zahlen würden und was nur nett wäre.
3. Prüfen Sie die harten Grenzen. Bei Kontakten, Nutzern, eigenen Feldern, Export und Speicher enden Gratis- und Einstiegstarife. Mehr dazu im Beitrag zum kostenlosen CRM.
4. Laden Sie 30 bis 50 echte Kontakte in jedes Werkzeug. Ein Import verrät mehr über ein Produkt als jede Produktseite.
5. Arbeiten Sie eine ganze Woche damit. Protokollieren Sie Anrufe, verschieben Sie Angebote, setzen Sie Erinnerungen. Wenn Sie es bis Donnerstag nicht mehr öffnen, passt es nicht zu Ihnen.
6. Testen Sie den Export. Exportieren Sie alles als CSV und öffnen Sie die Datei. Ein fehlerhafter Export heißt, dass Ihre Daten festsitzen.
7. Fragen Sie vor dem Einspielen echter Kundendaten nach Auftragsverarbeitungsvertrag und Serverstandort. Das ist praktischer Rat und keine Rechtsberatung.

Ist das Werkzeug im Einsatz, messen Sie den Erfolg an Zahlen statt am Bauchgefühl. Eine klare Sales-Pipeline macht diese Zahlen erst aussagekräftig.

Woher kommen die Kontakte, wenn Ihr CRM leer ist?

Wer an andere lokale Betriebe verkauft, findet bei Google Maps die schnellste Quelle für passende Interessenten. Dort stehen praktisch alle Elektriker, Zahnarztpraxen, Dachdecker und Restaurants mit Telefonnummer, Adresse und Bewertungen. Die Hürde ist, diese Einträge ohne Abtippen ins CRM zu bekommen.

Denkbare Szenarien: Eine Buchhalterin in Hamburg sucht Handwerksbetriebe als Mandanten. Ein Webdesigner in Köln spricht Restaurants ohne zeitgemäße Website an. Eine Reinigungsfirma in Nürnberg wendet sich an Zahnarztpraxen. Jeder sucht nach einer Branche in einer Stadt und braucht eine Liste, die sich sortieren, anrufen und weiterverfolgen lässt. Wie Sie das systematisch angehen, zeigt der Beitrag, wie Sie eine Adressliste erstellen.

Für diesen Ablauf ist Vonsel gebaut. Sie suchen in Google Maps und klicken auf „Start“. Während Sie die Karte erkunden, sammelt Vonsel Treffer weit über die auf den ersten Blick sichtbaren Markierungen hinaus. Sie können die Suche pausieren, fortsetzen und speichern. Weil Google Maps keine geschäftlichen E-Mail-Adressen anzeigt, besucht Vonsel die verfügbaren Firmenwebsites und sucht dort veröffentlichte E-Mail-Adressen, weitere Telefonnummern und Links zu bis zu 118 unterstützten sozialen Netzwerken und Plattformen. Was Sie finden, hängt davon ab, was die jeweilige Website veröffentlicht.

Die Betriebe erscheinen anschließend in einem Karten-CRM. Dort ordnen Sie sie nach Phase, bearbeiten die Details und nutzen Kanban-Ansicht, Kalender, Notizen, Aktionen, Tags und eigene Felder. Wenn Sie es erst sehen möchten, schauen Sie sich das Video-Tutorial an. Welche Leistungen die einzelnen Tarife enthalten, steht auf der Preisseite.

Was ist der Unterschied zwischen „kleinen Unternehmen“ und „Kleinunternehmern“?

Ein kleines Unternehmen ist eine Frage der Größe, ein Kleinunternehmer eine Frage der Steuer. In diesem Beitrag geht es um die Größe, also um Betriebe mit wenigen Beschäftigten. Der steuerliche Begriff stammt aus § 19 UStG: Danach bleibt ein Umsatz steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100 000 Euro nicht überschreitet.

Für die Wahl des CRM spielt der Steuerstatus keine Rolle. Ein Kleinunternehmer nach § 19 UStG hat dieselben Anforderungen wie jeder andere kleine Betrieb: Kontakte ordnen, Angebote nachhalten, das Nachfassen nicht vergessen. Suchen Sie nach dem steuerlichen Thema, fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Wie sieht ein guter erster Monat mit dem CRM aus?

Ein guter erster Monat ist bewusst unspektakulär: eine Pipeline, ein sauberer Import, eine tägliche Routine. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Tag 1: Legen Sie die fünf Phasen Ihres Verkaufsprozesses an und löschen Sie Standardfelder, die Sie nicht nutzen.
2. Tag 1 bis 3: Importieren Sie Bestandskunden und offene Angebote. Entfernen Sie vorher Dubletten.
3. Woche 1: Ergänzen Sie eine frische Gruppe lokaler Interessenten, zum Beispiel 100 Betriebe einer Branche in einer Stadt, und versehen Sie sie mit der Quelle als Tag.
4. Jeden Morgen: Öffnen Sie das CRM vor dem Postfach. Arbeiten Sie die heute fälligen Erinnerungen ab und tragen Sie bei jedem Kontakt den nächsten Schritt ein.
5. Ende der zweiten Woche: Verschieben Sie alles Eingeschlafene mit einem Grund in „Verloren“, damit die aktive Pipeline übersichtlich bleibt.
6. Tag 30: Zählen Sie neue Kontakte, geführte Gespräche und gewonnene Aufträge. Behalten Sie, was Sie nutzen, und streichen Sie, was Sie ignorieren.

Im ersten Monat zählt vor allem die Gewohnheit: Eine einfache Pipeline, die Sie täglich öffnen, schlägt eine ausgefeilte, die Sie nur sonntags ansehen.

Dürfen Sie die Unternehmen in Ihrem CRM anrufen oder anschreiben?

Das hängt vom Kanal ab, und bei E-Mail ist die Rechtslage strenger, als viele annehmen. Nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG ist Werbung unter Verwendung elektronischer Post ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten stets eine unzumutbare Belästigung. Das Gesetz unterscheidet an dieser Stelle nicht zwischen Verbrauchern und Unternehmen. Eine Ausnahme sieht Absatz 3 nur vor, wenn Sie die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf erhalten haben und sie für ähnliche eigene Angebote nutzen, der Kunde nicht widersprochen hat und er auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen wurde.

Bei Anrufen gegenüber Unternehmen genügt nach Nr. 1 eine zumindest mutmaßliche Einwilligung. Ob sie vorliegt, ist eine Einzelfallfrage. Für den Umgang mit personenbezogenen Daten, etwa Namen und Durchwahlen von Ansprechpartnern, hat die Datenschutzkonferenz eine Orientierungshilfe zur Direktwerbung veröffentlicht. Sie verlangt unter anderem, bei Daten aus Fremdquellen die Quelle nennen zu können, und beschreibt die Werbesperrdatei als Mittel, um Widersprüche dauerhaft zu berücksichtigen.

Welche Fehler führen dazu, dass kleine Unternehmen ihr CRM aufgeben?

Vier Fehler tauchen immer wieder auf, und keiner hat mit der Software selbst zu tun:

• Zu viele Felder und Schritte. Wenn ein Anruf zwei Minuten Protokollierung kostet, lassen Sie es. Behalten Sie nur, was Sie täglich lesen.
• Schlechte Daten beim Import. Dubletten, veraltete Telefonnummern und fehlende Namen machen das CRM schon am ersten Tag unbrauchbar.
• Kein Verantwortlicher, keine Routine. Jemand muss es jeden Morgen öffnen. Bei zwei Personen: Wer ist es?
• Das Werkzeug kommt vor den Kontakten. Eine hübsche, aber leere Pipeline gewöhnt Sie daran, sie nicht mehr zu öffnen.

Wer die Akquise ohnehin ausbauen will, findet im Beitrag zu Outbound Sales den passenden nächsten Schritt.