Cloudbasiertes CRM: Was es ist, worauf zu achten ist und wie man es mit Kundendaten befüllt

Was bedeutet „cloudbasiert“ konkret für ein CRM-System?

Das bedeutet, dass die Software und Ihre Daten auf der Infrastruktur des Anbieters gespeichert sind, nicht auf einem Computer, der Ihnen gehört. Sie melden sich an, und alles ist verfügbar. Genau das ist der Grundgedanke, und deshalb hat diese Kategorie das alte Modell abgelöst, bei dem ein Unternehmen Lizenzen erwarb und das System auf eigener Hardware betrieb.

Das US-amerikanische Nationale Institut für Standards und Technologie (NIST) beschreibt Cloud Computing als ein Modell für „allgegenwärtigen, komfortablen und bedarfsgerechten Netzwerkzugriff auf einen gemeinsam genutzten Pool konfigurierbarer Computerressourcen“, der „mit minimalem Verwaltungsaufwand und ohne Interaktion mit dem Dienstanbieter“ bereitgestellt werden kann. Angewendet auf ein CRM-System bedeutet das konkret: Sie erhalten das Tool, wenn Sie es benötigen, und der Betrieb wird von einem externen Dienstleister übernommen. Das NIST erläutert dies in seiner Definition von Cloud Computing.

Sie werden den Begriff auch als „cloudbasiertes CRM“, „Cloud-CRM“ oder „SaaS-CRM“ finden. Sie alle bezeichnen dasselbe. Die Software wird im Abonnement, üblicherweise pro Nutzer und Monat, gemietet und über das Internet genutzt.

Cloud-CRM vs. On-Premise-CRM: Was ändert sich?

Der größte Unterschied liegt in der Wartungsverantwortung. Bei On-Premise-Software sind Sie selbst dafür zuständig, bei Cloud-Software der Anbieter. Alles Weitere ergibt sich daraus: Kostenstruktur, Einrichtungsgeschwindigkeit, Systemzugriff und Kontrollmöglichkeiten.

Warum entscheiden sich kleine Unternehmen für cloudbasierte CRM-Software?

Weil es den IT-Aufwand reduziert und alle auf dieselben Datensätze zugreifen lässt. Freiberufler, kleine Agenturen oder regionale IT-Firmen haben selten jemanden, dessen Aufgabe die Serververwaltung ist. Mit einem Cloud-Tool können sie diese Aufgabe überspringen und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

1. Eine gemeinsame Datenquelle. Notizen, E-Mails und Verhandlungsphasen landen nicht länger im Posteingang einer einzelnen Person oder in einer privaten Tabellenkalkulation.
2. Zugriff von überall. Sie können einen Deal nach einem Meeting in Columbus oder Tampa sogar vom Parkplatz aus aktualisieren, anstatt abends noch am Schreibtisch.
3. Kein Wartungsaufwand. Updates, Backups und Hosting übernimmt der Anbieter.
4. Fangen Sie klein an, erweitern Sie später. Sie fügen Lizenzen hinzu, wenn Sie Mitarbeiter einstellen, nicht vorher.
5. Einfach auszuprobieren. Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testphase oder ein kostenloses Abo an, sodass eine unpassende Lösung Sie einen Nachmittag kostet, nicht aber eine Lizenz.

Wenn Sie dies für ein sehr kleines Team in Betracht ziehen, erklärt Ihnen unser Leitfaden zu CRM für kleine Unternehmen, was Sie zuerst einrichten sollten, und der Artikel über ein kostenloses CRM behandelt, ab wann kostenlose Angebote nicht mehr ausreichen.

Was sind die Nachteile eines Cloud-CRM?

Sie sind von anderen abhängig. Wenn der Anbieter eine Störung hat, seine Preise ändert oder eine Funktion deaktiviert, spüren Sie das. Cloud bedeutet nicht risikofrei, sondern dass sich das Risiko verlagert.

Drei Dinge sollten Sie sich genauer ansehen, bevor Sie sich festlegen:

• Datensicherheit. Die NIST-Richtlinien zu Sicherheit und Datenschutz in der Public Cloud (SP 800-144) weisen auf die Aspekte hin, die Unternehmen beim Outsourcing von Daten und Anwendungen in eine Public Cloud berücksichtigen sollten. Für kleine Teams lassen sich einige einfache Maßnahmen beherzigen: Fragen Sie den Anbieter, wie er Ihre Daten schützt, halten Sie diese Erwartungen im Vertrag fest, aktivieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung und gewähren Sie nur denjenigen Personen Zugriff, die ihn benötigen.
• Bindungsrisiko. Wenn Sie Kontakte, Deals und Notizen nicht in einem Standardformat exportieren können, sitzen Sie fest. Testen Sie den Export in der ersten Woche.
• Schleichende Kosten. Die Preisgestaltung pro Nutzer ist bei zwei Lizenzen in Ordnung. Bei zehn Lizenzen können Funktionen, die erst in höheren Tarifen verfügbar sind, die Kosten verdoppeln. Lesen Sie den Tarifvergleich, nicht nur den angegebenen Preis.

Eine weitere Gewohnheit, die sich bei jedem CRM-System auszahlt: Speichern Sie nur die Kontaktdaten, die Sie tatsächlich nutzen. Ein schlanker Kontaktdatensatz ist leichter zu schützen und aktuell zu halten.

Welche Cloud-CRM-Systeme werden üblicherweise verglichen?

Die zuerst genannten Namen sind Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Pipedrive und Microsoft Dynamics 365, wobei Oracle im Enterprise-Bereich angesiedelt ist. Sie alle sind cloudbasierte CRM-Software im oben genannten Sinne: Man meldet sich über einen Browser oder eine App an, und der Anbieter betreibt die Server. Sie unterscheiden sich in ihrer Zielgruppe, nicht im grundlegenden Modell.

• Salesforce und Microsoft Dynamics 365 richten sich an größere Vertriebsteams, die tiefgreifende Anpassungen, viele Rollen und Integrationen mit anderen Unternehmenssystemen benötigen.
• HubSpot und Zoho CRM sind beliebte Lösungen für kleine Teams, die Kontakte, eine Pipeline und E-Mail-Tools an einem Ort benötigen und oft mit einer kostenlosen oder Einstiegsversion beginnen möchten.
• Pipedrive basiert auf einer visuellen Deal-Pipeline und eignet sich für Teams, deren Hauptaufgabe darin besteht, Geschäftsabschlüsse voranzutreiben.
• Oracle ist ein Softwareunternehmen, kein einzelnes CRM-System. Die CRM-Tools von Oracle werden im Rahmen der Cloud-basierten Customer Experience Suite vertrieben und richten sich an große Unternehmen.

Ist Dynamics 365 besser als Salesforce? Ein eindeutiger Sieg lässt sich nicht erzielen. Dynamics eignet sich eher für Unternehmen, die bereits mit Microsoft-Tools arbeiten, während Salesforce ideal für Teams ist, die umfangreiche Anpassungen vornehmen und viele externe Anwendungen integrieren möchten. Für kleine Teams, die lokale Unternehmen beliefern, bieten beide Systeme in der Regel mehr Funktionen, als für die eigentliche Arbeit nötig sind.

Microsoft ist ein gutes Beispiel dafür, wie Anbieter diese Kategorie beschreiben. In der Dokumentation heißt es, Dynamics 365 Sales ermögliche es Teams, „ihre Konten und Kontakte zu verwalten, ihre Verkäufe vom Lead bis zum Auftrag zu begleiten und Vertriebsmaterialien zu erstellen“. Ersetzt man den Markennamen, trifft dieser Satz auf fast jedes Cloud-CRM-System zu. Genau das ist der Punkt: Die Kernfunktionen sind ähnlich, daher hängt die Wahl letztendlich von der Eignung, dem Preis und davon ab, was passiert, bevor ein Kontakt überhaupt im CRM-System landet.

Wenn Sie einen direkten Vergleich der wichtigsten Tools wünschen, vergleicht unsere Übersicht der besten CRM-Software diese nach Teamgröße und Anwendungsfall.

Wie wählt man das passende Cloud-CRM aus?

Beginnen Sie mit Ihren Verkaufsmethoden und testen Sie dann zwei oder drei Tools anhand derselben realen Deals. Verwenden Sie nicht als Ausgangspunkt Funktionslisten.

1. Beschreiben Sie Ihren Prozessablauf. Fünf oder sechs Phasen genügen: Neu, Kontakt aufgenommen, Antwort erhalten, Meeting, Angebot, gewonnen oder verloren. Kann das Tool dies nicht innerhalb weniger Minuten abbilden, suchen Sie sich ein anderes.
2. Importieren Sie zwanzig echte Kontakte. Sehen Sie, wie das Programm mit Duplikaten, fehlenden E-Mail-Adressen und unübersichtlichen Firmennamen umgeht.
3. Dokumentieren Sie alle Aktivitäten der vergangenen Woche. Anrufe, E-Mails und Nachfassaktionen sollten mit wenigen Klicks erledigt sein, nicht über ein Formular.
4. Testen Sie den Export. Laden Sie alles herunter und öffnen Sie es. Das ist Ihr Ausstiegsplan.
5. Berechtigungen und Anmeldung prüfen. Rollen, Multi-Faktor-Authentifizierung und die Möglichkeit, ausscheidende Mitarbeiter sofort zu entfernen.
6. Fragen Sie nach der Herkunft der Leads. Diesen Schritt überspringen die meisten Käufer, und er ist von größter Bedeutung.

Sobald eine Vertriebspipeline existiert, stellt sich die Frage, wie man sie interpretiert. Unsere Erklärung zur Vertriebspipeline zeigt Ihnen, wie Sie Phasen definieren, auf die Sie tatsächlich reagieren können.

Warum bleiben Sie mit einem Cloud-CRM immer noch ohne Kunden zurück?

Denn ein CRM-System ist im Grunde ein Ablagesystem. Es organisiert Kontakte, die Sie bereits kennen, und sagt nichts über diejenigen aus, die Sie noch nicht kennen. Wenn Ihre Kontaktliste kurz ist, zeigt Ihnen selbst das beste Pipeline-System auf dem Markt nur eine leere Liste.

Die meisten Agenturen, Freelancer und IT- oder Buchhaltungsfirmen, die lokale Unternehmen betreuen, schließen diese Lücke auf umständliche Weise. Sie suchen manuell in Google Maps, öffnen Dutzende von Websites, kopieren Namen in eine Tabelle und versuchen dann zu erraten, welche Unternehmen daran interessiert sein könnten. Das funktioniert zwar, kostet aber Tage. Wenn Sie wissen möchten, wie lange das dauert, beschreibt unser Artikel zur Nutzung von Google Sheets als CRM-System, wo manuelle Listen an ihre Grenzen stoßen.

Die Alternative ist, die Pipeline mit Unternehmen zu beginnen, die bereits einen Bedarf an dem haben, was Sie anbieten, und diese Arbeit für Sie erledigen zu lassen.

Wie funktioniert Vonsel als Cloud-CRM-System zur Kundenfindung?

Vonsel ist ein KI-gestützter Vertriebsagent mit integriertem Cloud-CRM. Sie beschreiben Ihr Unternehmen und Ihre Leistungen. Vonsel sucht dann nach lokalen Unternehmen, die Ihre Dienste tatsächlich benötigen, und liefert Ihnen die jeweiligen Gründe dafür.

Der Grund dafür liegt in den Kundenbewertungen dieser Unternehmen. Vonsel liest deren Google-Rezensionen, identifiziert konkrete Beschwerden und gleicht sie mit Ihrem Angebot ab. Eine Webagentur findet Restaurants, deren Rezensenten immer wieder eine veraltete Website oder fehlende Online-Buchungsmöglichkeiten bemängeln. Ein Reinigungsunternehmen findet Büros und Kliniken, deren Bewertungen die Hygiene bemängeln. So erhalten Sie in etwa einer Minute rund 300 ideale Unternehmen, statt tagelanger manueller Recherche.

Von da an funktioniert es wie das CRM-System, das Sie ohnehin kaufen wollten:

1. Die Kontaktdaten werden mit dem Lead bereitgestellt. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, WhatsApp- und Social-Media-Profile werden aus Quellen wie Google Maps, Bing Maps, nationalen Branchenverzeichnissen und den Websites der Unternehmen selbst gesammelt.
2. Sie landen auf einem Kanban-Board. Ein Dashboard und eine Pipeline, in der Sie jedes Unternehmen durch Ihre einzelnen Phasen führen.
3. Die Kontaktaufnahme wird für Sie vorbereitet. Die KI kann E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Instagram-Direktnachrichten und LinkedIn-Nachrichten verfassen und versenden, die auf die individuellen Probleme jedes Unternehmens zugeschnitten sind, und nachfassen.

Das ist der Unterschied zu einem einfachen Web-Scraper oder einer Chrome-Erweiterung. Diese liefern Ihnen lediglich Zeilen zum Bereinigen, Qualifizieren und zur Kontaktaufnahme. Vonsel hingegen präsentiert Ihnen qualifizierte Unternehmen mit Angabe des Grundes, deren Kontaktdaten und einer Nachricht, sodass Sie Ihre Zeit direkt in die Kommunikation investieren können. Sie können Vonsel kostenlos testen; die aktuellen Tarife finden Sie auf der Preisseite.

Wie richtet man in der ersten Woche ein Cloud-CRM ein?

Die erste Woche sollte unspektakulär und mit kleinen Schritten gestaltet werden. Ziel ist eine funktionierende, keine perfekte Pipeline.

1. Tag 1: Definieren Sie Ihre Phasen und was ein Unternehmen von einer Phase zur nächsten führt.
2. Tag 2: Importieren Sie Ihre vorhandenen Daten und entfernen Sie offensichtliche Duplikate. Der Leitfaden zum Lead-Scoring hilft Ihnen bei der Entscheidung, wen Sie zuerst anrufen sollten.
3. Tag 3: Füllen Sie das Board mit neuen potenziellen Kunden in einer Zielnische und einer Stadt, zum Beispiel Zahnarztpraxen in Austin oder HLK-Unternehmer in Phoenix.
4. Tag 4 und 5: Versenden Sie die ersten Nachrichten, protokollieren Sie die Antworten und vereinbaren Sie für jeden offenen Deal einen Folgetermin.
5. Ende der Woche: Prüfen Sie, was ins Stocken geraten ist, und passen Sie Ihre Phasen entsprechend an.

Widerstehen Sie dem Drang, benutzerdefinierte Felder und Automatisierungen hinzuzufügen, bevor Sie über echte Daten verfügen. Sie werden erst nach der Bearbeitung einiger Dutzend Deals wissen, was Sie benötigen.