Google Sheets eignet sich als CRM für Einzelverkäufer oder kleine Teams: Kontakte werden in Zeilen gespeichert, eine Pipeline wird mit einem Status-Dropdown-Menü verfolgt und Berichte werden mit Formeln wie COUNTIF und FILTER erstellt. Es ist kostenlos und flexibel, bietet aber keine Automatisierung, keine Erinnerungsfunktionen und keine wirkliche Mehrbenutzersteuerung, sodass es sofort versagt, sobald man eine zweite Person oder ein paar tausend Zeilen hinzufügt.
Google Sheets als CRM wie man einen baut und wo es bricht
Eine Tabellenkalkulation kann für eine Person und einige wenige Geschäfte ein vollwertiges CRM-System sein. Hier erfahren Sie, wie Sie eine solche Tabelle einrichten, welche Formeln sie nützlich machen und ab welchem Zeitpunkt sie sich nicht mehr lohnt.
Wichtigste Erkenntnisse
- Ein Google Sheets CRM ist Kontakte in Zeilen + ein Status-Dropdown-Menü + eine Zusammenfassungsregisterkarte, nichts weiter
- Die richtigen Formeln (ZÄHLENWENN, SUMMEWENN, FILTER, bedingte Formatierung) wandeln Sie es von einer Liste in eine Pipeline um
- Es passt ein Benutzer mit einigen hundert Kontakten; Es bricht bei einem zweiten Editor, einer Automatisierung oder einer Skalierung ab
- Vonsel Free Die kostenlose Testphase beinhaltet 20 verifizierte Leads sowie das zugeordnete CRM, sodass Sie sich das leere Formular sparen
Definition
Was ist ein Google Sheets CRM?
Ein Google Sheets CRM ist ein Kalkulationstabelle eingerichtet, um die grundlegende Aufgabe zu erfüllen Kundenbeziehungsmanagement: Eine Zeile pro Kontakt, Spalten für Status und nächste Aktion sowie einige Formeln, die die Liste in eine übersichtliche Pipeline umwandeln. Es läuft innerhalb von Google Tabellen, Es ist also kostenlos, läuft in der Cloud und erfordert keinerlei Einrichtung.
Es ist ein legitimer Ausgangspunkt, kein Workaround. Die Falle besteht darin, ihn als dauerhaft anzusehen. Wenn Sie ihn mit einem spezialisierten Tool vergleichen, ist unser CRM vs. Excel Der Leitfaden behandelt den gleichen Kompromiss, und die Sheets-Version übernimmt die meisten dieser Einschränkungen, bietet aber zusätzlich den Vorteil der einfachen Freigabe.
Bau es
Wie man ein CRM in Google Sheets erstellt - Schritt für Schritt
Sie können in weniger als einer Stunde eine funktionierende Pipeline einrichten. Befolgen Sie dazu diese sechs Schritte in der angegebenen Reihenfolge:
1
Erstellen Sie die Kontaktliste
Eine Zeile pro Kontakt. Spalten: Firma, Name, E-Mail, Telefon, Quelle, Status, Inhaber, Letzter Kontakt, Nächste Aktion, Datum der nächsten Aktion, Wert, Notizen. Die Kopfzeile sollte beim Scrollen sichtbar bleiben.
2
Status in ein Pipeline-Dropdown-Menü umwandeln
Wählen Sie die Spalte „Status“ aus, öffnen Sie „Daten“, dann „Datenvalidierung“ und fügen Sie eine Dropdown-Liste mit Ihren Phasen hinzu: Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Angebot, Gewonnen, Verloren. Nun befindet sich jede Zeile in einer klar definierten Pipeline-Phase anstatt in Freitext.
3
Folgeaktionen mit bedingter Formatierung kennzeichnen
Wenden Sie eine bedingte Formatierungsregel auf die Spalte „Datum der nächsten Aktion“ mit einer benutzerdefinierten Formel an, z. B =$J2<=TODAY() Alle Zeilen, deren Fälligkeit heute ansteht oder die überfällig sind, werden rot markiert. Dies dient als Erinnerungssystem, da Google Tabellen keine integrierte Erinnerungsfunktion besitzt.
4
Erstellen Sie eine Zusammenfassungsseite mit Formeln
Auf einem zweiten Tab zählen Sie die Deals pro Phase mit =ZÄHLENWENN(Kontakte!F:F,"Qualifiziert"), Gesamtwert offener Stellen mit =SUMMEWENN, und listen Sie überfällige Zeilen auf mit =FILTER. Dieser Tab wird zu Ihrem Dashboard.
5
Teile und beschütze es
Teilen Sie das Dokument mit Bearbeitungsrechten und schützen Sie anschließend die Kopfzeile und die Formeltabelle, damit Teammitglieder diese nicht versehentlich überschreiben können. Lassen Sie die Spalte „Notizen“ breit genug; der Kontext neben jedem Eintrag macht das Tabellenblatt später nutzbar.
6
Notieren Sie Ihren Migrationsauslöser
Legen Sie im Voraus fest, wann Sie die Arbeit beenden: wenn ein zweiter Bearbeiter aktiv ist, mehr als ca. 500 Kontakte vorhanden sind oder Nachfassaktionen vernachlässigt werden. Ein schriftlicher Auslöser verhindert, dass die Tabelle unbemerkt zu Ihrem zentralen Datenerfassungssystem wird. Eine fertige Version finden Sie in unserer [Website-Link einfügen Leitfaden zur CRM-Excel-Vorlage.Die.
Der Werkzeugkasten
Die Formeln, die ein Sheets CRM nützlich machen
Fünf Funktionen erledigen den Großteil der Arbeit. Beherrschen Sie diese, und Ihre Tabellenkalkulation verhält sich wie eine schlanke Datenpipeline:
| Formel | Was es tut | Anwendungsbeispiel |
|---|---|---|
| ZÄHLENWENN | Zählt die Zeilen, die einer Stufe entsprechen | Angebote in der Kategorie „Qualifiziert“ jetzt |
| SUMMEWENN | Summiert einen Wert nach Kriterien | Wert der offenen Pipeline pro Eigentümer |
| FILTER | Gibt Zeilen zurück, die einen Test bestehen | Liste der überfälligen Nachfassaktionen |
| XVERWEIS / SVERWEIS | Ruft ein Feld aus einem anderen Tab ab | Ordnen Sie ein Geschäft dem entsprechenden Unternehmensdatensatz zu |
| HEUTE + Format | Vergleicht Daten und Highlights | Nachfassaktionen zu den Flaggen sind diese Woche fällig |
Wenn Sie die offizielle Referenz für jedes einzelne Dokument wünschen, veröffentlicht Google eine vollständige Liste Google Sheets Funktionsliste. Warum das wichtig ist: Der Markt für Tabellenkalkulations-CRMs ist enorm, weil… Unternehmensstatistik des US-Zensusbüros, Über 99 % der amerikanischen Arbeitgeberunternehmen sind Kleinunternehmen, von denen viele ihre erste Produktionskette in einem Blatt Papier genau wie diesem abwickeln.
99%
Die meisten US-amerikanischen Arbeitgeberfirmen sind kleine Unternehmen, in denen Tabellenkalkulations-CRMs entstehen
~30%
Laut einer Studie von Salesforce verbringt ein Vertriebsmitarbeiter nur einen Bruchteil seiner Arbeitswoche mit Verkaufen, der Rest mit Verwaltungsaufgaben, die durch Tabellenkalkulationen noch verschlimmert werden
20
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Google Sheets als CRM: Die ehrlichen Vor- und Nachteile
| Wo Sheets gewinnt | Wo Laken weh tut |
|---|---|
| Kostenlos, sofort, keine Einrichtung oder Einarbeitung erforderlich | Keine Automatisierung, Erinnerungen oder Folgesequenzen |
| Vollständig anpassbare Spalten und Formeln | Es gibt keine Aufzeichnungen darüber, wer was wann geändert hat |
| Jeder weiß bereits, wie man es benutzt | Zwei Personen können dieselbe Zelle unbemerkt überschreiben |
| Einfach per Link teilen | Die Berichterstellung erfolgt manuell und bricht mit zunehmender Dateigröße zusammen |
| Hervorragend geeignet zur Validierung eines Verkaufsprozesses | Verlangsamt sich und führt ab einigen tausend Zeilen zu Datenfehlern |
Das Muster ist eindeutig: Sheets punktet mit Kosten und Flexibilität, verliert aber bei allem, was mit einem Team skaliert. Salesforce-Studie zum Stand der Verkäufe Die Studie ergab, dass Vertriebsmitarbeiter etwa 70 % ihrer Arbeitswoche mit Tätigkeiten verbringen, die nichts mit dem Verkauf zu tun haben, und dass eine manuelle Tabellenkalkulation diese Zahl eher erhöht als verringert.
Ein CRM-System mit Google Sheets ist zwar das günstigste CRM-System, das Sie jemals nutzen werden, aber gleichzeitig die teuerste Angewohnheit, die Sie beibehalten können. Beurteilen Sie es daher nach demselben Maßstab: Entfernt es Arbeit aus Ihrer Woche oder fügt es Ihnen unbemerkt neue hinzu?
Diagnose
Wann eine Tabellenkalkulation ausreicht und wann man migrieren sollte
| Ein CRM-System wie Google Sheets ist in Ordnung, wenn... | Es ist Zeit für die Migration, wenn... |
|---|---|
| Sie sind eine einzelne Person mit einer einfachen Pipeline | Eine zweite Person muss dieselben Daten bearbeiten |
| Sie verwalten weniger als 500 aktive Kontakte | Die Datei wird ab einigen tausend Zeilen sehr langsam |
| Folgeberichte passen in eine einzige datierte Spalte | Geschäfte platzen, weil dich nichts daran erinnert |
| Eine Zusammenfassungsseite beantwortet Ihre Fragen | Sie kopieren und fügen zwischen Tabs ein, um einen Bericht zu erstellen |
| Sie prüfen, ob Sie ein CRM-System benötigen | Das Blatt Papier ist stillschweigend zu Ihrem Dokumentationssystem geworden |
Der Zeitpunkt der Adoption ist entscheidend. Vertriebsforschung der Harvard Business Review Es ist seit Jahren belegt, dass CRM-Projekte scheitern, wenn das Tool unnötige Routinearbeiten verursacht, und eine gemeinsam genutzte Tabelle mit manueller Pflege ist einer der schnellsten Wege dorthin. Für sehr kleine Teams, die ihr erstes richtiges Tool auswählen, lesen Sie bitte weiter einfaches CRM für kleine Teams und unser umfassenderer Leitfaden zu CRM für KMU.Die.
Checklist
Checkliste: Funktioniert Ihr Sheets CRM noch?
Bearbeitet es außer dir noch jemand?
Ein Editor ist in Ordnung. Bei zwei oder mehr Editoren sind stille Überschreibungen unvermeidlich. Das ist das deutlichste Signal für eine Migration.
Haben Sie in diesem Monat eine Folge-E-Mail verpasst?
Bedingte Formatierung ist hilfreich, funktioniert aber nur, wenn die Datei geöffnet wird. Echte Erinnerungen befinden sich in einem CRM-System, nicht in einer Zellenfarbe.
Wird die Datei langsam?
Wenn die Tabelle nach einigen tausend Zeilen nicht mehr funktioniert, signalisiert sie, dass der Speicherplatz nicht ausreicht. Die Leistung verschlechtert sich dann nur noch.
Erstellen Sie die Berichte manuell neu?
Wenn Ihre wöchentlichen Zahlen manuell kopiert und eingefügt werden müssen, bezahlen Sie mit Zeitaufwand, was ein CRM-System für wenige Euro automatisieren würde.
Passt es zu den Vertriebsmethoden Ihres Teams?
Die Außendienstmitarbeiter benötigen Karten und Routen, die ein Blatt Papier nicht liefern kann. Siehe CRM im Vergleich zu traditionellem CRM.Die.
Woher kommen die Reihen?
Eine Tabelle ist ohne Interessenten leer. Tools, die Daten mit dem CRM bündeln, wie z. B. ein Vertriebsroutenplaner Dank integrierter Geschäftsdaten entfällt die manuelle Dateneingabe vollständig.
Wie Vonsel hilft
Von einem leeren Blatt Papier zu einem zugeordneten CRM mit Leads darin
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Zusammenfassend:
- Google Sheets ist ein echtes CRM für eine Person: Zeilen für Kontakte, ein Status-Dropdown-Menü und die Funktionen COUNTIF, SUMIF und FILTER für die Berichterstellung.
- Bei einem zweiten Editor, fehlenden Erinnerungen, manuellen Berichten oder einigen tausend Zeilen kann es zu Problemen kommen. Setzen Sie daher frühzeitig einen Migrationstrigger.
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Häufig gestellte Fragen
Kann man Google Sheets als CRM-System verwenden?
Ja. Google Tabellen eignet sich als einfaches CRM für Einzelverkäufer oder kleine Teams: Kontakte werden in Zeilen gespeichert, der Status einer Pipeline wird über ein Dropdown-Menü verfolgt, und Formeln wie ZÄHLENWENN und FILTER ermöglichen einfache Berichte. Es ist kostenlos und flexibel, bietet aber keine Automatisierung, keine Erinnerungen und keine wirkliche Mehrbenutzerverwaltung.
Wie erstelle ich ein CRM in Google Sheets?
Erstellen Sie für jeden Kontakt eine Zeile mit Spalten für Firma, Name, E-Mail, Telefon, Status, Ansprechpartner und nächste Aktion. Wandeln Sie die Statusspalte in ein Dropdown-Menü mit Datenvalidierung um, heben Sie überfällige Follow-ups durch bedingte Formatierung hervor und fügen Sie eine Registerkarte „Zusammenfassung“ mit den Funktionen ZÄHLENWENN und SUMMEWENN hinzu, um die Anzahl der Deals und den Gesamtwert der Pipeline zu ermitteln.
Welche Formeln sind für ein Google Sheets CRM nützlich?
Am nützlichsten sind die Funktionen COUNTIF zum Zählen der Deals pro Phase, SUMIF zum Ermitteln des Gesamtpipeline-Werts nach Phase oder Verantwortlichem, FILTER zum Auflisten überfälliger Follow-ups, VLOOKUP oder XLOOKUP zum Abrufen von Kontaktdaten über mehrere Registerkarten hinweg sowie TODAY in Kombination mit bedingter Formatierung zum Kennzeichnen fälliger Follow-ups.
Ist Google Sheets ein gutes CRM-System für kleine Unternehmen?
Für eine einzelne Person, die einen Vertriebsprozess mit einigen hundert Kontakten und ohne Team validiert, ist es ausreichend. Sobald jedoch ein zweiter Benutzer hinzukommt, automatisierte Follow-up-Erinnerungen benötigt werden oder verhindert werden soll, dass zwei Personen dieselbe Zelle überschreiben, stößt es an seine Grenzen. Ab diesem Zeitpunkt spart ein vollwertiges CRM mehr Zeit, als es kostet.
Welche Nachteile hat die Verwendung von Google Sheets als CRM-System?
Die Hauptnachteile sind fehlende Automatisierungs- und Erinnerungsfunktionen, keine Protokollierung der vorgenommenen Änderungen, die Gefahr versehentlicher Bearbeitungen, die im Vergleich zu einem CRM-System schwache Berichtsfunktion und eine nachlassende Performance ab einigen Tausend Datensätzen. Zudem gibt es keine integrierte Möglichkeit, Kontakte anzureichern oder direkt aus dem Datensatz Anrufe und E-Mails zu versenden.
Wann sollte ich von Google Sheets zu einem echten CRM-System wechseln?
Wechseln Sie zu einem CRM-System, sobald Sie an strukturelle Grenzen stoßen: Eine zweite Person muss dieselben Daten bearbeiten, Nachfassaktionen geraten ins Stocken, Sie kopieren und fügen Daten zwischen Tabellenblättern ein, um Berichte zu erstellen, oder die Datei wird ab einigen Tausend Zeilen sehr langsam. Der Zeitaufwand für die manuelle Pflege übersteigt in der Regel die Kosten eines CRM-Einsteigerpakets von 15-30 € pro Monat.
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Ja. Vonsel beinhaltet das Mapped CRM, das erste CRM, das Ihre Pipeline auf einer GPS-Karte anzeigt, sowie 20 verifizierte Leads zum Start der kostenlosen Testphase - ganz ohne Kreditkarte. Statt einer leeren Tabelle starten Sie mit echten Interessenten, die sich bereits in Ihrer Pipeline befinden. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei 23,95 € pro Monat.