Vorlage für eine Tabellenkalkulation zur Lead-Verfolgung Die Säulen, Bühnen und Formeln, die tatsächlich funktionieren

Eine kostenlose Tabellenkalkulation kann Ihre Vertriebspipeline eine Zeit lang am Laufen halten. Hier erfahren Sie genau, wie Sie eine solche Tabelle in Excel oder Google Sheets erstellen und wann sie Ihnen Aufträge kostet.

CRM · Aktualisiert im Juni 2026 · 6 Minuten Lesezeit

Wichtigste Erkenntnisse

11 Kernsäulen Alles abdecken: Firma, Kontakt, E-Mail, Telefonnummer, Quelle, Phase, Inhaber, Wert, nächster Schritt, Datum und Notizen
Sechs Pipeline-Stufen (Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Angebot, Gewonnen, Verloren) - alle Leads an einem Ort speichern
ZÄHLENWENN, SUMMEWENN und eine HEUTE-Prüfung Verwandeln Sie eine statische Liste in ein Live-Dashboard mit Benachrichtigungen über überfällige Zahlungen
Eine Tabellenkalkulation skaliert auf ungefähr 300 bis 500 Leads und ein oder zwei Personen, Dann amortisiert sich ein CRM-System

Definition

Was ist eine Lead-Tracking-Tabelle?

A Die Lead-Tracking-Tabelle ist eine Excel- oder Google Sheets-Datei mit einer Zeile pro Lead und Spalten für Firma, Kontakt, Quelle, Pipeline-Phase, Dealwert und nächster Schritt. So kann ein kleines Team sehen, mit wem es Kontakt aufnehmen muss und wo sich jeder Deal befindet - und das ganz ohne Softwarekosten, bis das Volumen die Möglichkeiten übersteigt.

Es ist die beliebteste erste Version eines Kundenbeziehungsmanagement Bevor ein Team Software kauft, beginnt es fast immer mit einer Tabellenkalkulation - und das aus gutem Grund: Sie ist kostenlos, flexibel und jeder weiß bereits, wie man sie benutzt. Die Struktur spiegelt ein reales System wider Vertriebspipeline, wird einfach in Zeilen und Spalten gerendert anstatt in einer eigenen App.

Es funktioniert, weil die meisten Teams zu Beginn kein Datenproblem haben, sondern ein Disziplinproblem. Laut Laut internen Daten von Vonsel (2026) erweitert ein durchschnittliches zahlendes Team alle neun Tage seine Lead-Liste, Das bewältigt eine Tabellenkalkulation problemlos, solange nicht zwei Personen gleichzeitig dieselbe Datei bearbeiten.

Bau es

So erstellen Sie die Tabellenkalkulation - Schritt für Schritt

Sie können in weniger als 15 Minuten einen funktionierenden Tracker erstellen. Diese sechs Schritte entsprechen eins zu eins der obigen Anleitung:

Erstellen Sie die Kernspalten

Eine Zeile pro Lead. Fügen Sie Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Quelle, Phase, Verantwortlicher, Auftragswert, nächster Schritt, Datum des nächsten Schritts und Notizen hinzu. Das ist die gesamte Grundlage.

Definieren Sie Ihre Pipeline-Phasen

Legen Sie den Weg eines Leads fest und dokumentieren Sie ihn einmalig. Sechs Phasen decken die meisten B2B-Verkäufe ab, ohne die Tabelle unnötig zu verkomplizieren, und jeder Lead befindet sich genau in einer dieser Phasen.

Dropdown-Menüs zur Datenvalidierung hinzufügen

Mit der Datenvalidierung können Sie Phase, Quelle und Eigentümer in Dropdown-Listen umwandeln. Die Freitexteingabe von „Qualifiziert“ und „qualifiziert“ führt zu Fehlern in allen Formeln; Dropdown-Listen hingegen sorgen für übersichtliche und filterbare Werte.

Tracking-Formeln hinzufügen

Zählen Sie Leads pro Phase, den Gesamtwert der Pipeline und kennzeichnen Sie überfällige Follow-ups automatisch. Die Formeln finden Sie in der Tabelle unten; kopieren Sie sie einfach hinein.

Erstellen Sie ein einzeiliges Übersichts-Dashboard

Fügen Sie oberhalb der Daten einen kleinen Block mit der Gesamtzahl der Leads, den Leads pro Phase, dem gewichteten Pipeline-Wert und der Anzahl überfälliger Leads hinzu. So haben Sie jeden Morgen einen schnellen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen.

Legen Sie eine wöchentliche Hygiene-Routine fest

Einmal wöchentlich sollten Sie die Phasen aktualisieren, abgeschlossene Deals löschen, überfällige Aktionen erledigen und Duplikate entfernen. Ein Tracker ist nur so zuverlässig wie Ihre letzte Aktualisierung, genau wie … Google Sheets als CRM nutzen in jeder Größenordnung.

Vergessen Sie die leere Tabelle, beginnen Sie mit echten Leads

Suchen Sie nach beliebigen Städten oder Branchen und exportieren Sie verifizierte Unternehmen, E-Mails und Telefonnummern direkt in Ihren Tracker - ohne manuelle Dateneingabe.

Kostenlose Testversion

Die Phasen

Pipeline-Phasen: die sechs Statusspalten

Halten Sie die Phasen einfach. Jeder Lead sollte sich immer nur in einer Phase befinden, damit Ihre ZÄHLENWENN-Berechnung immer das Endergebnis liefert:

Neu › Kontakt aufgenommen › Qualifiziert › Vorschlag › Won / Verloren

Dies ist ein Lehrbuch Verkaufsprozess In einem Dropdown-Menü komprimiert. Wenn Sie sehr unterschiedliche Deal-Typen verkaufen, fügen Sie eine „Nurture“-Phase für Leads mit geringen Erfolgsaussichten hinzu, aber widerstehen Sie dem Drang, zehn Mikro-Phasen zu erfinden: Je detaillierter die Liste, desto unzuverlässiger die Dateneingabe.

Die Spalten

Die 11 Spalten, die jeder Lead-Tracker braucht

Spalte	Was es enthält	Warum es wichtig ist
Unternehmen	Firmenname	Die Einheit, die Sie tatsächlich verkaufen an
Kontakt	Name des Entscheidungsträgers	An wen Sie sich wenden und mit wem Sie nachfassen
E-Mail / Telefon	Verifizierte Kontaktdaten	Der ganze Sinn der Liste
Quelle	Woher das Blei stammt	Sagt Ihnen, welcher Kanal sich lohnt
Bühne	Neu im Dropdown-Menü „Gewonnen/Verloren	Steuert jede Dashboard-Formel
Eigentümer	Verantwortlicher Vertreter	Verhindert, dass Leads zwischen Personen fallen
Wert	Geschätzte Transaktionsgröße	Speist Ihre Pipeline-Prognose
Nächster Schritt + Datum	Was zu tun ist und wann	Das am meisten ignorierte, aber wichtigste Paar
Anmerkungen	Kontext und Geschichte	Ihre einzige Erinnerung in einer flachen Datei

Beachten Sie, was eine Tabellenkalkulation hier nicht leisten kann: Sie erinnert Sie nicht an den nächsten Termin, protokolliert nicht die versendete E-Mail und verhindert nicht, dass zwei Vertriebsmitarbeiter dasselbe Unternehmen ansprechen. Genau diese Lücke macht den Kern der Sache aus Kundendatenbank-Software.Die.

Die Formeln

5 Formeln, die eine Liste in ein Dashboard verwandeln

Diese funktionieren in Excel und Google Sheets identisch. Angenommen, Ihre Spalte „Phase“ ist F, Wert ist G und der nächste Aktionstermin ist ICH::

Ziel	Formel
Hauptrollen in einer Bühne	`=ZÄHLENWENN(F:F,"Qualifiziert")`
Pipeline-Wert in einer Phase	`=SUMMEWENN(F:F,"Vorschlag",G:G)`
Gewinnrate	`=ZÄHLENWENN(F:F;"Gewonnen")/(ZÄHLENWENN(F:F;"Gewonnen")+ZÄHLENWENN(F:F;"Verloren"))`
Überfällige Nachfassaktionen	`=ZÄHLENWENN(I:I,"<"&HEUTE())`
Vollständig offene Pipeline	`=SUMMEWENNS(G:G,F:F,"<>Gewonnen",F:F,"<>Verloren")`

Fügen Sie anschließend eine Regel mit bedingter Formatierung hinzu: Markieren Sie alle Zeilen, deren nächster Aktionstermin vor dem heutigen Datum liegt. Ihre überfälligen Leads werden nun automatisch rot angezeigt, und die Tabelle wirkt lebendiger statt statisch.

Kernspalten zur lückenlosen Verfolgung jedes Leads

~21%

Verlust eines Arbeitstages eines Vertriebsmitarbeiters durch manuelle Datenverarbeitung und administrative Aufgaben (HubSpot-Vertriebsforschung)

300-500

Aktive Leads, bevor eine Tabelle anfängt, Deals zu verwerfen

Der kostenlose Teil einer Lead-Tracking-Tabelle ist die Datei. Der teure Teil ist jede Nachfassaktion, die in Vergessenheit geriet, weil man nicht daran erinnert wurde, und jeder Deal, den zwei Vertriebsmitarbeiter verfolgten und der schließlich in einer Sackgasse endete. Tabellenkalkulationen speichern Leads; sie bewegen sie nicht.

Grenzen

Wo eine Tabellenkalkulation versagt (und worauf man achten sollte)

Für einen Einzelgründer oder ein Zweierteam mit einigen hundert Leads ist eine Tabellenkalkulation durchaus ausreichend. Die Probleme beginnen schleichend. Hier sind vier Anzeichen dafür, dass Sie die Tabellenkalkulation bereits hinter sich gelassen haben:

Keine Erinnerungen

Die Spalte mit dem nächsten Aktionstermin ist nur dann aussagekräftig, wenn sie täglich von einem Menschen gelesen wird. Verpasst man eine Woche, erlöschen vielversprechende Leads still und leise.

Versionskonflikte

Sobald zwei Personen die Datei bearbeiten, kommt es zu Überschreibungen, veralteten Kopien und der Frage: „Welche Datei ist die aktuelle?“. Gemeinsame Tabellenblätter helfen zwar, lösen das Problem aber nicht vollständig.

Keine Aktivitätshistorie

Eine Notizzelle ist keine Zeitleiste. Man kann nicht sehen, wer wann eine E-Mail geschickt hat, was darin stand oder wie viele Bearbeitungsschritte ein Geschäft durchlaufen hat.

Duplikate schleichen sich ein

Wenn Sie dasselbe Unternehmen zweimal einfügen, steht dem nichts mehr im Wege. Bei großem Umfang wird das manuelle Entfernen von Duplikaten aus einer Tabelle zu einer wöchentlichen Aufgabe.

Für eine detailliertere Aufschlüsselung dieser Decken verweisen wir auf unseren Leitfaden zu CRM-Excel-Vorlage und ihre Grenzen wird anhand von Beispielen jedes einzelne erläutert.

Eine Tabellenkalkulation ist ein hervorragender Ausgangspunkt, um Leads zu erfassen. Das ist ein denkbar ungeeigneter Ort, um sie zu besteigen.

Wie Vonsel hilft

Von der Tabellenkalkulation zum CRM-System, das für Sie nachfasst

Wenn die Liste anfängt, Angebote zu veröffentlichen Abgebildetes CRM Vonsel ist der logische nächste Schritt: das erste CRM mit integrierter GPS-Karte. So werden Ihre Leads auf einer Karte statt in Zeilen angezeigt. Es protokolliert automatisch jede E-Mail und jeden Anruf, erinnert Sie an fällige Follow-ups, kennzeichnet Duplikate und zeigt die vollständige Historie jedes Deals an - genau die vier Dinge, die eine Tabellenkalkulation nicht leisten kann. Daten können direkt importiert werden Unternehmensfinder, das Millionen verifizierter Unternehmen in über 120 Ländern durchsucht mit 85-95 % Genauigkeit bei E-Mails und über 90 % Genauigkeit bei Telefonanrufen. Pläne für die Preisseite Schon ab 23,95 €/Monat erhalten Sie 20 verifizierte Leads, wenn Sie die kostenlose Testphase starten - genug, um einen Tracker bereits am ersten Tag zu füllen.

Zusamenfassend:

Beginnen Sie mit den 11 Spalten, sechs Schritten und fünf Formeln oben, es ist kostenlos und schnell.
Sorgen Sie für Transparenz mit einer wöchentlichen Hygiene-Routine und der Validierung von Dropdown-Daten.
Wechseln Sie zu einem CRM-System, sobald Sie etwa 300 bis 500 Leads generiert haben oder eine zweite Person einstellen.

Füllen Sie Ihren Tracker innerhalb weniger Minuten mit verifizierten Leads

Suchen Sie nach beliebigen Städten oder Branchen, exportieren Sie Unternehmen mit verifizierten E-Mail-Adressen und Telefonnummern und verwalten Sie diese anschließend auf einer Karte mit Mapped CRM. Pläne ansehen.Die.

Kostenlose Testversion

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Lead-Tracking-Tabelle?

Eine Lead-Tracking-Tabelle ist eine Excel- oder Google Sheets-Datei mit einer Zeile pro Lead und Spalten für Unternehmen, Kontakt, Quelle, Pipeline-Phase, Wert und nächste Aktion. Sie ermöglicht es einem kleinen Team, ohne Softwarekosten zu sehen, mit wem nachgefasst werden muss und wie der Status jedes Deals aussieht.

Welche Spalten sollte eine Lead-Tracking-Tabelle enthalten?

Die Kernspalten umfassen Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Leadquelle, Pipeline-Phase, Verantwortlicher, Dealwert, nächster Schritt, Datum des nächsten Schritts und Notizen. Optionale Spalten sind Branche, Stadt, Datum des letzten Kontakts und Abschlusswahrscheinlichkeit für eine gewichtete Prognose.

Welche Pipeline-Stufen sollte ich verwenden?

Ein einfaches und zuverlässiges Set umfasst die Phasen Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Angebot, Gewonnen und Verloren. Jeder Lead befindet sich genau in einer Phase, sodass Sie mit einer einzigen ZÄHLENWENN-Funktion die Anzahl der Leads in jedem Schritt ermitteln und feststellen können, wo Deals ins Stocken geraten.

Welche Formeln sollte ein Lead-Tracker enthalten?

Verwenden Sie COUNTIF, um Leads pro Phase zu zählen, SUMIF für den Gesamtwert der Pipeline pro Phase, COUNTIFS für die Gewinnrate und eine Formel, die das Datum der nächsten Aktion mit HEUTE vergleicht, um überfällige Follow-ups mit bedingter Formatierung rot zu kennzeichnen.

Reicht eine Tabellenkalkulation zur Lead-Verwaltung aus?

Eine Tabellenkalkulation ist bis zu einigen hundert Leads und ein oder zwei Personen gut geeignet. Darüber hinaus führen fehlende Erinnerungen, Versionskonflikte und eine fehlende Aktivitätshistorie zu potenziellen Geschäftsabschlüssen - ein deutliches Signal, auf ein CRM-System umzusteigen, das die Nachverfolgung automatisiert.

Wann sollte ich von einer Tabellenkalkulation auf ein CRM-System umsteigen?

Verschieben Sie die Datei, wenn mehr als eine Person die Datei bearbeitet, wenn Sie etwa 300 bis 500 aktive Leads haben, wenn Nachfassaktionen untergehen oder wenn Sie automatische Erinnerungen, E-Mail-Protokollierung und Berichte benötigen, die ein manuelles Blatt nicht bieten kann.