Vorlage für eine Tabelle zur Lead-VerfolgungDie Spalten, Phasen und Formeln, die tatsächlich funktionieren
Eine kostenlose Tabellenkalkulation kann Ihre Vertriebspipeline eine Zeit lang am Laufen halten. Hier erfahren Sie genau, wie Sie eine solche Tabelle in Excel oder Google Sheets erstellen und wann sie Ihnen Aufträge kostet.
CRM··6 Minuten Lesezeit
Wichtigste Erkenntnisse
11 Kernspalten: Firma, Kontakt, E-Mail, Telefonnummer, Quelle, Phase, Inhaber, Wert, nächster Schritt, Datum und Notizen
Sechs Pipeline-Stufen (Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Angebot, Gewonnen, Verloren), damit alle Leads an einem Ort liegen
ZÄHLENWENN, SUMMEWENN und eine HEUTE-Prüfung Verwandeln Sie eine statische Liste in ein Live-Dashboard mit Benachrichtigungen über überfällige Zahlungen
Eine Tabellenkalkulation skaliert auf ungefähr 300 bis 500 Leads und ein oder zwei Personen. Danach amortisiert sich ein CRM-System
Definition
Was ist eine Lead-Tracking-Tabelle?
Die Lead-Tracking-Tabelle ist eine Excel- oder Google Sheets-Datei mit einer Zeile pro Lead und Spalten für Firma, Kontakt, Quelle, Pipeline-Phase, Dealwert und nächster Schritt. So kann ein kleines Team sehen, mit wem es Kontakt aufnehmen muss und wo sich jeder Deal befindet, und das ganz ohne Softwarekosten, bis das Volumen die Möglichkeiten übersteigt.
Es ist die beliebteste erste Version eines Kundenbeziehungsmanagement Bevor ein Team Software kauft, beginnt es fast immer mit einer Tabellenkalkulation - und das aus gutem Grund: Sie ist kostenlos, flexibel und jeder weiß bereits, wie man sie benutzt. Die Struktur spiegelt ein reales System wider Vertriebspipeline, wird einfach in Zeilen und Spalten gerendert anstatt in einer eigenen App.
Es funktioniert, weil die meisten Teams zu Beginn kein Datenproblem haben, sondern ein Disziplinproblem. Laut internen Daten von Vonsel (2026) erweitert ein durchschnittliches zahlendes Team alle neun Tage seine Lead-Liste. Das bewältigt eine Tabellenkalkulation problemlos, solange nicht zwei Personen gleichzeitig dieselbe Datei bearbeiten.
Bau es
So erstellen Sie die Tabellenkalkulation Schritt für Schritt
Sie können in weniger als 15 Minuten einen funktionierenden Tracker erstellen. Diese sechs Schritte entsprechen eins zu eins der obigen Anleitung:
1
Erstellen Sie die Kernspalten
Eine Zeile pro Lead. Fügen Sie Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Quelle, Phase, Verantwortlicher, Auftragswert, nächster Schritt, Datum des nächsten Schritts und Notizen hinzu.
2
Definieren Sie Ihre Pipeline-Phasen
Legen Sie den Weg eines Leads fest und dokumentieren Sie ihn einmalig. Sechs Phasen decken die meisten B2B-Verkäufe ab, ohne die Tabelle unnötig zu verkomplizieren, und jeder Lead befindet sich genau in einer dieser Phasen.
3
Dropdown-Menüs zur Datenvalidierung hinzufügen
Mit der Datenvalidierung können Sie Phase, Quelle und Eigentümer in Dropdown-Listen umwandeln. Die Freitexteingabe von „Qualifiziert“ und „qualifiziert“ führt zu Fehlern in allen Formeln; Dropdown-Listen hingegen sorgen für übersichtliche und filterbare Werte.
4
Tracking-Formeln hinzufügen
Zählen Sie Leads pro Phase, den Gesamtwert der Pipeline und kennzeichnen Sie überfällige Follow-ups automatisch. Die Formeln finden Sie in der Tabelle unten; kopieren Sie sie einfach hinein.
5
Erstellen Sie ein einzeiliges Übersichts-Dashboard
Fügen Sie oberhalb der Daten einen kleinen Block mit der Gesamtzahl der Leads, den Leads pro Phase, dem gewichteten Pipeline-Wert und der Anzahl überfälliger Leads hinzu. So haben Sie jeden Morgen einen schnellen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen.
6
Legen Sie eine wöchentliche Hygiene-Routine fest
Einmal wöchentlich sollten Sie die Phasen aktualisieren, abgeschlossene Deals löschen, überfällige Aktionen erledigen und Duplikate entfernen. Ein Tracker ist nur so zuverlässig wie Ihre letzte Aktualisierung. Das gilt auch, wenn Sie Google Sheets in jeder Größenordnung als CRM nutzen.
Vergessen Sie die leere Tabelle, beginnen Sie mit echten Leads
Suchen Sie auf Maps, erfassen Sie veröffentlichte Website-Kontakte und organisieren Sie Interessenten im CRM. Die Extraktion ist kostenlos; Pro-Funktionen und Export hängen vom Tarif ab.
Halten Sie die Phasen einfach. Jeder Lead sollte sich immer nur in einer Phase befinden, damit Ihre ZÄHLENWENN-Berechnung immer das Endergebnis liefert:
Dies ist ein Lehrbuch Verkaufsprozess In einem Dropdown-Menü komprimiert. Wenn Sie sehr unterschiedliche Deal-Typen verkaufen, fügen Sie eine „Nurture“-Phase für Leads mit geringen Erfolgsaussichten hinzu, aber widerstehen Sie dem Drang, zehn Mikro-Phasen zu erfinden: Je detaillierter die Liste, desto unzuverlässiger die Dateneingabe.
Die Spalten
Die 11 Spalten, die jeder Lead-Tracker braucht
Spalte
Was es enthält
Warum es wichtig ist
Unternehmen
Firmenname
Die Einheit, die Sie tatsächlich verkaufen an
Kontakt
Name des Entscheidungsträgers
An wen Sie sich wenden und mit wem Sie nachfassen
E-Mail / Telefon
Verifizierte Kontaktdaten
Der ganze Sinn der Liste
Quelle
Woher das Lead stammt
Sagt Ihnen, welcher Kanal sich lohnt
Phase
Neu im Dropdown-Menü „Gewonnen/Verloren
Steuert jede Dashboard-Formel
Eigentümer
Verantwortlicher Vertreter
Verhindert, dass Leads zwischen Personen fallen
Wert
Geschätzte Transaktionsgröße
Speist Ihre Pipeline-Prognose
Nächster Schritt + Datum
Was zu tun ist und wann
Das am meisten ignorierte, aber wichtigste Paar
Anmerkungen
Kontext und Geschichte
Ihre einzige Erinnerung in einer flachen Datei
Beachten Sie, was eine Tabellenkalkulation hier nicht leisten kann: Sie erinnert Sie nicht an den nächsten Termin, protokolliert nicht die versendete E-Mail und verhindert nicht, dass zwei Vertriebsmitarbeiter dasselbe Unternehmen ansprechen. Genau diese Lücke schließt Kundendatenbank-Software.
Die Formeln
5 Formeln, die eine Liste in ein Dashboard verwandeln
Diese funktionieren in Excel und Google Sheets identisch. Angenommen, Ihre Spalte „Phase“ ist F, Wert ist G und der nächste Aktionstermin ist ICH::
Fügen Sie anschließend eine Regel mit bedingter Formatierung hinzu: Markieren Sie alle Zeilen, deren nächster Aktionstermin vor dem heutigen Datum liegt. Ihre überfälligen Leads werden nun automatisch rot angezeigt, und die Tabelle wirkt lebendiger statt statisch.
11
Kernspalten zur lückenlosen Verfolgung jedes Leads
~21%
Verlust eines Arbeitstages eines Vertriebsmitarbeiters durch manuelle Datenverarbeitung und administrative Aufgaben (HubSpot-Vertriebsforschung)
300-500
Aktive Leads, bevor eine Tabelle anfängt, Deals zu verwerfen
Der kostenlose Teil einer Lead-Tracking-Tabelle ist die Datei. Der teure Teil ist jede Nachfassaktion, die in Vergessenheit geriet, weil man nicht daran erinnert wurde, und jeder Deal, den zwei Vertriebsmitarbeiter verfolgten und der schließlich in einer Sackgasse endete. Tabellenkalkulationen speichern Leads; sie bewegen sie nicht.
Grenzen
Wo eine Tabellenkalkulation versagt (und worauf man achten sollte)
Für einen Einzelgründer oder ein Zweierteam mit einigen hundert Leads ist eine Tabellenkalkulation durchaus ausreichend. Die Probleme beginnen schleichend. Hier sind vier Anzeichen dafür, dass Sie die Tabellenkalkulation bereits hinter sich gelassen haben:
Keine Erinnerungen
Die Spalte mit dem nächsten Aktionstermin ist nur dann aussagekräftig, wenn sie täglich von einem Menschen gelesen wird. Verpasst man eine Woche, erlöschen vielversprechende Leads still und leise.
Versionskonflikte
Sobald zwei Personen die Datei bearbeiten, kommt es zu Überschreibungen, veralteten Kopien und der Frage: „Welche Datei ist die aktuelle?“. Gemeinsame Tabellenblätter helfen zwar, lösen das Problem aber nicht vollständig.
Keine Aktivitätshistorie
Eine Notizzelle ist keine Zeitleiste. Man kann nicht sehen, wer wann eine E-Mail geschickt hat, was darin stand oder wie viele Bearbeitungsschritte ein Geschäft durchlaufen hat.
Duplikate schleichen sich ein
Wenn Sie dasselbe Unternehmen zweimal einfügen, steht dem nichts mehr im Wege. Bei großem Umfang wird das manuelle Entfernen von Duplikaten aus einer Tabelle zu einer wöchentlichen Aufgabe.
Diese Grenzen erläutert der Leitfaden zur CRM-Excel-Vorlage und ihren Grenzen anhand von Beispielen einzeln.
Eine Tabellenkalkulation ist ein hervorragender Ausgangspunkt, um Leads zu erfassen. Das ist ein denkbar ungeeigneter Ort, um sie zu besteigen.
Wie Vonsel hilft
Von der Tabellenkalkulation zum CRM-System, das für Sie nachfasst
Suchen Sie in Google Maps und klicken Sie auf Start. Vonsel sammelt Unternehmen aus den Ergebnissen, während Sie die Karte erkunden, über die auf den ersten Blick sichtbaren Markierungen hinaus. Sie können pausieren, fortsetzen und die Suche speichern. Google Maps stellt keine Unternehmens-E-Mails bereit. Vonsel besucht verfügbare Unternehmenswebsites und sucht veröffentlichte E-Mails, zusätzliche Telefonnummern und Links zu bis zu 118 unterstützten sozialen Netzwerken und weiteren Plattformen. Die Ergebnisse hängen von den veröffentlichten Inhalten ab. Organisieren Sie Unternehmen auf der Karte nach Phase, bearbeiten Sie Daten und nutzen Sie Kanban, Kalender, Notizen, Aktionen, Tags und eigene Felder. Basic fasst 400, Pro 2.000 und Scale 10.000.
Zusamenfassend:
Beginnen Sie mit den 11 Spalten, sechs Schritten und fünf Formeln oben, es ist kostenlos und schnell.
Sorgen Sie für Transparenz mit einer wöchentlichen Hygiene-Routine und der Validierung von Dropdown-Daten.
Wechseln Sie zu einem CRM-System, sobald Sie etwa 300 bis 500 Leads generiert haben oder eine zweite Person einstellen.
Lokale Unternehmen mit Vonsel finden
Suchen Sie auf Maps, erfassen Sie veröffentlichte Website-Kontakte und organisieren Sie Interessenten im CRM. Die Extraktion ist kostenlos; Pro-Funktionen und Export hängen vom Tarif ab.
Wer die Tabelle lieber früh durch eine fertige Lösung ersetzen möchte, findet die Tarife auf der Seite Preise von Vonsel. Wie die Suche in Google Maps in der Praxis abläuft, zeigt das Tutorial in Video, das den Ablauf von der Suche bis zur Lead-Liste Schritt für Schritt durchgeht.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Lead-Tracking-Tabelle?
Eine Lead-Tracking-Tabelle ist eine Excel- oder Google Sheets-Datei mit einer Zeile pro Lead und Spalten für Unternehmen, Kontakt, Quelle, Pipeline-Phase, Wert und nächste Aktion. Sie ermöglicht es einem kleinen Team, ohne Softwarekosten zu sehen, mit wem nachgefasst werden muss und wie der Status jedes Deals aussieht.
Welche Spalten sollte eine Lead-Tracking-Tabelle enthalten?
Die Kernspalten umfassen Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Leadquelle, Pipeline-Phase, Verantwortlicher, Dealwert, nächster Schritt, Datum des nächsten Schritts und Notizen. Optionale Spalten sind Branche, Stadt, Datum des letzten Kontakts und Abschlusswahrscheinlichkeit für eine gewichtete Prognose.
Welche Pipeline-Stufen sollte ich verwenden?
Ein einfaches und zuverlässiges Set umfasst die Phasen Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Angebot, Gewonnen und Verloren. Jeder Lead befindet sich genau in einer Phase, sodass Sie mit einer einzigen ZÄHLENWENN-Funktion die Anzahl der Leads in jedem Schritt ermitteln und feststellen können, wo Deals ins Stocken geraten.
Welche Formeln sollte ein Lead-Tracker enthalten?
Verwenden Sie COUNTIF, um Leads pro Phase zu zählen, SUMIF für den Gesamtwert der Pipeline pro Phase, COUNTIFS für die Gewinnrate und eine Formel, die das Datum der nächsten Aktion mit HEUTE vergleicht, um überfällige Follow-ups mit bedingter Formatierung rot zu kennzeichnen.
Reicht eine Tabellenkalkulation zur Lead-Verwaltung aus?
Eine Tabellenkalkulation ist bis zu einigen hundert Leads und ein oder zwei Personen gut geeignet. Darüber hinaus führen fehlende Erinnerungen, Versionskonflikte und eine fehlende Aktivitätshistorie zu potenziellen Geschäftsabschlüssen - ein deutliches Signal, auf ein CRM-System umzusteigen, das die Nachverfolgung automatisiert.
Wann sollte ich von einer Tabellenkalkulation auf ein CRM-System umsteigen?
Verschieben Sie die Datei, wenn mehr als eine Person die Datei bearbeitet, wenn Sie etwa 300 bis 500 aktive Leads haben, wenn Nachfassaktionen untergehen oder wenn Sie automatische Erinnerungen, E-Mail-Protokollierung und Berichte benötigen, die ein manuelles Blatt nicht bieten kann.
