CRM gratuito: cosa significa davvero e come scegliere quello giusto per te

Un CRM gratuito è un software per gestire i rapporti con i clienti che puoi usare senza pagare, di solito tramite un piano free con limiti su utenti, record o funzioni. «Gratuito» può anche significare prova a tempo o un semplice foglio di calcolo. La scelta giusta è quella di cui non toccherai i limiti nel primo anno e che puoi riempire di lead reali.

In quella frase è nascosta la vera decisione. Un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) conserva i dati dei clienti, supporta la comunicazione e coordina le vendite tra canali come email, telefono e sito web. La versione gratuita fa lo stesso lavoro, ma con dei paletti. Il tuo compito è scoprire quei paletti prima di costruirci sopra il modo in cui lavori.

La maggior parte delle pagine che trovi cercando «crm gratuito» sono elenchi di software. Questa guida fa il contrario: ti dà un metodo per valutare qualsiasi CRM gratuito, una configurazione che puoi chiudere in un pomeriggio e la parte che gli elenchi dimenticano, cioè come riempire il CRM di contatti validi da chiamare.

Quali tipi di CRM gratuito esistono?

Esistono quattro tipi di CRM gratuito: piano free, prova gratuita, foglio di calcolo e piano gratuito di una piattaforma più ampia. All'inizio sembrano uguali, ma dopo tre mesi si comportano in modo molto diverso.

Il primo segue il modello freemium: un prodotto base si offre senza costi e le funzioni extra si pagano. È la formula più diffusa tra le piccole realtà, ed è quella in cui leggere i limiti conta di più.

La tabella non dice che un tipo sia migliore di un altro. La prova gratuita è un modo corretto per testare un software che pensi di comprare. L'errore è scegliere senza sapere come smette di funzionare.

Quali limiti controllare prima di scegliere un CRM gratuito?

I limiti da controllare sono sei: utenti, record, pipeline, automazioni, esportazione e personalizzazione. Se uno solo di questi blocca la tua settimana tipo, il piano non è gratuito per te, qualunque cifra compaia nel listino.

1. Utenti. Quante persone possono accedere? Un piano free che va bene per te da solo può non bastare se arriva un collaboratore part-time.
2. Record. Quanti contatti, aziende o schede può contenere? Stima quelli che raccoglierai in un anno, poi raddoppia.
3. Pipeline e fasi. Puoi dividere le pipeline per servizio, città o cliente, oppure ne hai una sola per tutto?
4. Automazioni e promemoria. Un CRM serve a ricordarti chi richiamare. Se i promemoria sono a pagamento, stai pagando la funzione principale.
5. Esportazione. Puoi scaricare tutti i dati in un formato standard? Se no, andartene ti costerà tutto quello che hai inserito.
6. Personalizzazione e invio. Il piano free aggiunge la firma del fornitore alle email o limita quante ne puoi inviare?

Scrivi le risposte accanto a ogni piano che valuti. Poi fai una settima domanda a cui nessun listino risponde: chi lo riempie? Un CRM vale quanto i lead che contiene, quindi la fonte dei dati va scelta durante la decisione, non dopo.

Un foglio di calcolo è un buon CRM gratuito?

Un foglio di calcolo è un buon CRM gratuito per un elenco breve, ma non regge una pipeline che cresce. Le dimensioni non sono il problema: secondo la Guida di Google Drive, un foglio creato in Fogli Google può contenere fino a 20 milioni di celle, cioè circa un milione di righe su 20 colonne.

Il problema è il comportamento. Un foglio non ti avvisa che il preventivo è stato inviato cinque giorni fa, non mostra una vista a fasi in stile Kanban e non conserva lo storico di ogni chiamata. Puoi imitare queste funzioni con formule e colori, e in tanti lo fanno. Le nostre guide su come usare Fogli Google come CRM e su come costruire un modello CRM in Excel e dove si rompe mostrano quanto diventa faticoso questo percorso.

Una regola pratica: se riesci a elencare a memoria tutti i tuoi potenziali clienti, un foglio va benissimo. Se non ci riesci, servono fasi, attività e una nota per ogni opportunità.

Perché un CRM gratuito vuoto fallisce e come si riempie?

Un CRM vuoto fallisce perché nessuno lo apre. Per la maggior parte dei freelance e delle piccole agenzie il problema è trovare le prossime cinquanta aziende a cui scrivere o telefonare, più che il software.

Per le vendite locali la fonte pubblica più ricca è Google Maps. Cercando «idraulici a Torino» o «dentisti a Bologna» trovi nomi, indirizzi, telefoni, recensioni e siti web. Ricopiarli a mano ti porta via una giornata di copia e incolla. Uno strumento pensato per le mappe lo fa mentre navighi. Per il metodo completo leggi la guida su come creare una lista di lead.

Vonsel funziona così: cerchi su Google Maps, premi Start e lo strumento raccoglie le aziende mentre esplori la mappa, andando oltre i segnaposto visibili a colpo d'occhio. Puoi mettere in pausa, riprendere e salvare la ricerca. Google Maps non mostra gli indirizzi email delle aziende, quindi Vonsel visita i loro siti web per trovare le email pubblicate, altri numeri di telefono e i link a un massimo di 118 social network e altre piattaforme supportate. I risultati dipendono da ciò che ogni sito pubblica.

Da lì le aziende passano nel CRM su mappa: le organizzi per fase, modifichi i dettagli e usi lavagna Kanban, calendario, note, azioni, tag e campi personalizzati. Guarda il tutorial in video per vedere il flusso completo.

Come si configura un CRM gratuito in un pomeriggio?

Puoi avere un CRM gratuito funzionante in quattro o cinque ore, a patto di definire prima la struttura e solo dopo lo strumento. I passi vanno fatti in quest'ordine.

1. Disegna una pipeline. Parti da cinque fasi: Nuovo, Contattato, Ha risposto, Appuntamento o preventivo, Vinto o perso. Aggiungine altre solo quando una fase diventa troppo affollata. La guida alla pipeline commerciale spiega come darle un nome.
2. Scegli i campi che userai davvero: ragione sociale, telefono, email, sito web, città, categoria, fonte e prossima azione. Se ne aggiungi di più, resteranno vuoti. La partita IVA, se ti serve per i preventivi, può essere un campo personalizzato.
3. Scegli lo strumento con i sei limiti. Annota le risposte. A parità di punteggio, preferisci quello che ti lascia esportare.
4. Carica un primo lotto di 50 contatti. Una sola categoria in una sola città, per esempio imprese edili a Napoli. Un lotto stretto insegna più di uno ampio.
5. Fissa una revisione quotidiana di cinque minuti. Apri il CRM, chiudi le attività scadute e imposta la prossima azione per ogni lead attivo.
6. Rivedi tutto dopo due settimane. Quale fase è bloccata? Quale fonte ha portato risposte? Correggi e continua.

L'abitudine conta più del prodotto: un CRM gratuito e semplice, aggiornato ogni giorno, vale più di uno costoso che nessuno apre.

Un software gratuito cambia i tuoi obblighi sulla privacy?

No: la normativa si applica ai dati e al messaggio, qualunque sia il prezzo dello strumento. In Italia valgono il GDPR e il Codice in materia di protezione dei dati personali, applicati dal Garante per la protezione dei dati personali.

Per le email promozionali, le linee guida del Garante in materia di attività promozionale e contrasto allo spam (4 luglio 2013) richiedono il consenso preventivo e indicano che non basta aver trovato l'indirizzo su un sito web, in un registro o in un elenco pubblico. Le stesse linee guida precisano che dal dicembre 2011 le persone giuridiche non possono più presentare reclamo al Garante per lo spam, ma possono rivolgersi al giudice ordinario. Scrivere a un'azienda, quindi, non è una zona franca.

Per le telefonate commerciali c'è un secondo strumento. Il Registro pubblico delle opposizioni è esteso a tutti i numeri telefonici nazionali, fissi e cellulari, e chi fa telemarketing deve consultarlo prima di svolgere una campagna. Nel registro, il termine «cittadino» include anche persone giuridiche, enti e associazioni intestatari di un contratto telefonico.

In pratica: tieni nel CRM solo i dati che ti servono, limita l'accesso, cancella quelli che non usi più e registra ogni opposizione. Per un approfondimento leggi come fare cold email senza violare il GDPR e se estrarre dati da Google Maps è legale. Sono informazioni generali e non consulenza legale: se hai dubbi, chiedi a un consulente.

Quale CRM gratuito scegliere se sei freelance, agenzia o piccola impresa?

Adatta la configurazione a quante persone siete e a come vendi. La tabella dà un punto di partenza ragionevole per ogni profilo.

Se segui piccole imprese, l'articolo sul CRM per piccole imprese approfondisce cosa valutare una volta superata la fase gratuita.

Vonsel va bene se cerchi un CRM gratuito?

Vonsel unisce la fonte dei lead e il CRM in un'unica piattaforma, così non c'è nessun passaggio a mano tra trovare un'azienda e seguirla. L'estrazione da Google Maps e il CRM su mappa sono disponibili anche con il piano gratuito; per i dettagli di ogni piano consulta la pagina dei prezzi.

È una buona scelta quando il tuo problema è capire da dove arrivano i prossimi cinquanta contatti, più che dove salvarli. Se i contatti li hai già e ti serve solo un posto dove tenerli, può bastare un piano free semplice o perfino un foglio di calcolo.

In sintesi:

• Valuta un CRM gratuito dai suoi limiti, non dal prezzo.
• Decidi come arriveranno i contatti prima di scegliere lo strumento.
• Tieni la struttura semplice e rivedila ogni giorno.