CRM basato su cloud: cos'è, cosa verificare e come popolarlo con i clienti

Cosa significa concretamente "basato sul cloud" per un CRM?

Significa che il software e i tuoi dati risiedono sull'infrastruttura del fornitore, non su un computer di tua proprietà. Accedi e trovi tutto lì. Questa è l'idea di base, ed è il motivo per cui questa categoria ha soppiantato il vecchio modello in cui un'azienda acquistava le licenze e gestiva il sistema sul proprio hardware.

L'Istituto Nazionale di Standard e Tecnologia (NIST) degli Stati Uniti descrive il cloud computing come un modello per "un accesso di rete on-demand, ubiquo e conveniente a un pool condiviso di risorse di calcolo configurabili" che possono essere fornite "con uno sforzo di gestione minimo o senza interazione con il fornitore di servizi". Applicato a un CRM, ciò si traduce in qualcosa di pratico: si ottiene lo strumento quando serve e qualcun altro si occupa della sua manutenzione. Il NIST illustra questo concetto nella sua definizione di cloud computing.

Troverai anche i termini "CRM basato su cloud", "CRM cloud" o "CRM SaaS". Tutti si riferiscono alla stessa cosa. Il software viene noleggiato tramite abbonamento, solitamente mensile per utente, e lo si utilizza via internet.

CRM in cloud vs CRM on-premise: quali sono le differenze?

Il cambiamento più significativo riguarda chi si occupa della manutenzione. Con il software on-premise, la manutenzione è a carico dell'utente, mentre con il software cloud è a carico del fornitore. Tutto il resto ne consegue: struttura dei costi, velocità di installazione, modalità di accesso al sistema e livello di controllo che si mantiene.

Perché una piccola impresa dovrebbe scegliere un software CRM basato sul cloud?

Perché elimina il lavoro IT e mette tutti sugli stessi dati. Un libero professionista, un'agenzia di tre persone o un'azienda IT regionale raramente hanno qualcuno il cui compito sia gestire i server. Uno strumento cloud permette loro di saltare questo passaggio e concentrarsi sulla vendita.

1. Un'unica fonte di verità condivisa. Appunti, email e fasi delle trattative non rimarranno più confinati nella casella di posta di qualcuno o in un foglio di calcolo privato.
2. Accesso da qualsiasi luogo. Puoi aggiornare un affare dal parcheggio dopo una riunione a Columbus o Tampa, invece che dalla tua scrivania la sera stessa.
3. Nessuna manutenzione. Aggiornamenti, backup e hosting sono a carico del fornitore.
4. Inizia in piccolo, espanditi in seguito. Aggiungi postazioni quando assumi personale, non prima.
5. Facile da provare. La maggior parte dei fornitori offre una prova gratuita o un piano gratuito, quindi se la soluzione non è adatta a te, ti costerà solo un pomeriggio, non una licenza.

Se stai valutando questa soluzione per un team molto piccolo, la nostra guida al CRM per piccole imprese illustra i passaggi da seguire per iniziare, mentre l'articolo sui CRM gratuiti spiega quando le versioni gratuite non sono più sufficienti.

Quali sono gli svantaggi di un CRM basato sul cloud?

Dipendi da qualcun altro. Se il fornitore ha un'interruzione del servizio, modifica i prezzi o disattiva una funzionalità, te ne accorgi. Il cloud non significa assenza di rischi, significa che il rischio si sposta.

Ci sono tre aspetti che meritano un'attenta valutazione prima di prendere una decisione:

• Sicurezza dei dati. Le linee guida del NIST sulla sicurezza e la privacy nel cloud computing pubblico (SP 800-144) evidenziano le considerazioni che le organizzazioni dovrebbero tenere presenti quando esternalizzano dati e applicazioni a un cloud pubblico. Per un piccolo team, ciò si traduce in poche semplici abitudini: chiedere al fornitore come protegge i dati, includere tali aspettative nel contratto, attivare l'autenticazione a più fattori e concedere l'accesso solo alle persone che ne hanno effettivamente bisogno.
• Dipendenza dal fornitore. Se non puoi esportare contatti, trattative e note in un formato standard, non hai alternative. Esegui una prova di esportazione durante la prima settimana.
• Aumento graduale dei costi. Il prezzo per utente va bene per due postazioni. Con dieci utenti, le funzionalità nascoste nei piani tariffari superiori possono raddoppiare il conto. Leggi il confronto tra i piani, non solo il prezzo di listino.

Un'altra abitudine che si rivela utile con qualsiasi CRM: conserva solo i dati di contatto che utilizzi effettivamente. Un database di contatti snello è più facile da proteggere e da mantenere aggiornato.

Quali CRM cloud vengono solitamente confrontati?

I primi nomi che vengono in mente sono Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Pipedrive e Microsoft Dynamics 365, con Oracle per quanto riguarda le soluzioni enterprise. Si tratta in tutti i casi di software CRM basati sul cloud, nel senso sopra descritto: l'accesso avviene tramite browser o app e i server sono gestiti dal fornitore. La differenza principale risiede nel target di riferimento, non nel modello di base.

• Salesforce e Microsoft Dynamics 365 sono pensati per team di vendita di grandi dimensioni che necessitano di un'elevata personalizzazione, di molteplici ruoli e di integrazioni con altri sistemi aziendali.
• HubSpot e Zoho CRM sono scelte comuni per i piccoli team che desiderano avere contatti, una pipeline di vendita e strumenti di posta elettronica in un'unica piattaforma, spesso iniziando con un piano gratuito o base.
• Pipedrive è costruito attorno a una pipeline di trattative visiva ed è adatto ai team il cui compito principale è far progredire le trattative.
• Oracle è un'azienda di software, non un singolo CRM. I suoi strumenti CRM sono venduti all'interno della suite cloud per la gestione dell'esperienza del cliente e si rivolgono alle grandi organizzazioni.

Dynamics 365 è migliore di Salesforce? Nessuno dei due è nettamente superiore. Dynamics tende ad essere più adatto alle aziende che già utilizzano strumenti Microsoft, mentre Salesforce è ideale per i team che desiderano personalizzare a fondo la soluzione e integrare numerose applicazioni esterne. Per un piccolo team che vende a imprese locali, entrambi i sistemi sono solitamente più complessi di quanto necessario.

Microsoft è un buon esempio di come i fornitori descrivono questa categoria. La sua documentazione afferma che Dynamics 365 Sales consente ai team di "tenere traccia di account e contatti, coltivare le vendite dal lead all'ordine e creare materiale di vendita". Cambiando il nome del marchio, questa frase descrive quasi tutti i CRM cloud presenti nell'elenco. Il punto è proprio questo: le funzionalità principali sono simili, quindi la scelta si riduce a compatibilità, prezzo e a cosa succede prima che un contatto raggiunga il CRM.

Se desideri un confronto diretto tra i principali strumenti, la nostra rassegna dei migliori software CRM li mette a confronto in base alle dimensioni del team e ai casi d'uso.

Come si sceglie un CRM cloud adatto alle proprie esigenze?

Parti dal tuo metodo di vendita, poi testa due o tre strumenti sugli stessi clienti reali. Non partire dagli elenchi di funzionalità.

1. Descrivi la tua pipeline. Cinque o sei fasi sono sufficienti: nuovo contatto, contattato, risposta, riunione, proposta, vinto o perso. Se lo strumento non riesce a trovare una corrispondenza in pochi minuti, passa a un altro.
2. Importa venti contatti reali. Scopri come gestisce i duplicati, gli indirizzi email mancanti e i nomi aziendali disordinati.
3. Registra un'intera settimana di attività. Chiamate, email e follow-up dovrebbero richiedere un paio di clic, non la compilazione di un modulo.
4. Prova l'esportazione. Scarica tutto e aprilo. Questo è il tuo piano di fuga.
5. Verifica le autorizzazioni e l'accesso. Ruoli, autenticazione a più fattori e possibilità di rimuovere immediatamente un utente che lascia l'azienda.
6. Chiedi da dove provengono i contatti. Questo è il passaggio che la maggior parte degli acquirenti salta, ma è fondamentale.

Una volta definita la pipeline, la domanda successiva è come interpretarla. La nostra guida sulla pipeline di vendita mostra come definire le fasi su cui è possibile intervenire concretamente.

Perché un CRM in cloud ti lascia comunque senza clienti?

Perché un CRM è un sistema di archiviazione. Organizza le persone che già conosci e non dice nulla di quelle che non conosci. Se la tua lista è scarna, anche il miglior sistema di gestione della pipeline sul mercato ti mostrerà solo una bacheca vuota.

La maggior parte delle agenzie, dei freelance e delle aziende IT o contabili che vendono alle imprese locali colmano questa lacuna in modo lento. Effettuano ricerche manuali su Google Maps, aprono decine di siti web, copiano i nomi in un foglio di calcolo e poi cercano di indovinare quali aziende potrebbero essere interessate. Funziona, ma richiede giorni. Se vuoi farti un'idea di quanto tempo ci vuole, il nostro articolo sull'utilizzo di Fogli Google come CRM spiega dove gli elenchi manuali iniziano a non funzionare più.

L'alternativa è avviare il processo di acquisizione clienti con aziende che già dimostrano di aver bisogno di ciò che offri, e far sì che questo processo venga svolto per te.

Come funziona Vonsel come CRM cloud per trovare clienti?

Vonsel è un agente di vendita basato sull'intelligenza artificiale con un CRM cloud integrato. Gli dici cosa fai e cosa offri. Cerca le aziende locali che hanno realmente bisogno di te e ti spiega il perché per ciascuna di esse.

Il motivo risiede in ciò che i clienti dicono di queste attività. Vonsel legge le loro recensioni su Google, individua i reclami concreti e li confronta con la tua offerta. Un'agenzia web esamina i ristoranti i cui recensori menzionano ripetutamente un sito obsoleto o l'assenza di prenotazioni online. Un'impresa di pulizie commerciali esamina gli uffici e le cliniche le cui recensioni lamentano problemi di igiene. Ottieni circa 300 attività ideali in circa un minuto, invece di giorni di ricerca manuale.

Da lì in poi, funziona come il CRM che avresti comunque acquistato:

1. I contatti arrivano insieme al potenziale cliente. Email, numero di telefono, WhatsApp e profili social, raccolti da fonti come Google Maps, Bing Maps, elenchi aziendali nazionali e i siti web delle aziende stesse.
2. Vengono inseriti in una bacheca Kanban. Una dashboard e una pipeline in cui si sposta ogni attività attraverso le sue fasi.
3. Il processo di contatto è già predisposto per te. L'intelligenza artificiale può scrivere e inviare email, messaggi WhatsApp, messaggi diretti su Instagram e messaggi su LinkedIn, personalizzati in base alle esigenze specifiche di ogni azienda, e occuparsi del follow-up.

Questa è la differenza rispetto a un semplice scraper o a un'estensione di Chrome. Questi strumenti ti forniscono righe da pulire, qualificare e contattare autonomamente. Vonsel, invece, ti offre aziende qualificate con una motivazione, i loro dettagli e un messaggio, permettendoti di concentrarti sulle conversazioni. Puoi provarlo gratuitamente e la pagina dei prezzi mostra i piani attualmente disponibili.

Come si configura un CRM in cloud nella prima settimana?

La prima settimana deve essere noiosa e limitata. L'obiettivo è avere un flusso di lavoro funzionante, non perfetto.

1. Giorno 1: Definisci le fasi e i fattori che consentono a un'azienda di passare da una fase all'altra.
2. Giorno 2: Importa i dati che hai già e rimuovi i duplicati evidenti. La guida sull'assegnazione del punteggio ai lead ti aiuterà a decidere chi contattare per primo.
3. Giorno 3: Riempi la bacheca con nuovi potenziali clienti in una nicchia di mercato specifica e in una città, come ad esempio studi dentistici ad Austin o installatori di impianti di riscaldamento, ventilazione e condizionamento a Phoenix.
4. Giorno 4 e 5: Invia i primi messaggi, registra le risposte e fissa una data di follow-up per ogni trattativa aperta.
5. Fine settimana: verifica cosa si è bloccato, quindi modifica le fasi.

Resisti alla tentazione di aggiungere campi personalizzati e automazioni prima di avere dati reali. Non saprai di cosa hai bisogno finché non avrai gestito una dozzina di trattative.