Strumenti di vendita per un piccolo team: gli elementi essenziali e quelli da evitare

Di quali strumenti di vendita ha effettivamente bisogno un piccolo team?

Gli strumenti di vendita necessari a un piccolo team coprono cinque funzioni principali: trovare potenziali clienti, acquisire i loro dati di contatto, monitorare le trattative in un CRM, inviare email di contatto e fare follow-up. Tutto il resto è facoltativo. Inizia con un CRM e una fonte affidabile di potenziali clienti qualificati, e aggiungi altri software di vendita solo quando una specifica fase del processo ti rallenta.

I risultati di ricerca per questo argomento sono pieni di elenchi con venti o trenta prodotti. Sono utili per dare un'occhiata, ma la maggior parte è scritta dai fornitori e nasconde la vera domanda: qual è la fase della tua settimana in cui si fa più fatica? Un freelance che vende servizi di web design ai dentisti di Phoenix e un'agenzia di tre persone che offre servizi di contabilità ai ristoranti di Chicago svolgono le stesse cinque attività. Semplicemente, le svolgono con volumi diversi.

Il resto di questa guida analizza funzione per funzione, elenca le 10 categorie principali con esempi ben noti, fornisce una checklist per la scelta e si conclude con la possibilità di sostituire diversi strumenti con un unico agente. Tratta anche un aspetto che la maggior parte delle liste dei "migliori strumenti di vendita" tralascia: se i tuoi acquirenti sono aziende locali, le loro recensioni pubbliche rappresentano i migliori dati di prospezione a tua disposizione.

Perché le dimensioni dello stack sono più importanti delle sue funzionalità?

Perché il tempo dedicato agli strumenti è tempo non dedicato alla vendita. Secondo la ricerca "State of Sales" di Salesforce, i venditori dedicano solo il 28% della loro settimana alla vendita vera e propria, mentre la maggior parte del tempo è impiegata in altre attività come la gestione delle trattative e l'inserimento dati. Il sondaggio alla base della ricerca ha raccolto 7.775 risposte dal 24 agosto al 30 settembre 2022.

Questa cifra proviene da un sondaggio condotto da un fornitore tra professionisti delle vendite in quattro regioni, non specificamente tra piccoli team, quindi va letta come un'indicazione piuttosto che come una promessa per il tuo team. L'indicazione rimane comunque utile. Se uno strumento aggiunge un login, una sincronizzazione che si interrompe e una pulizia settimanale, entra in competizione con le vendite per le stesse ore.

Valuta ogni strumento ponendoti tre domande:

1. Che funzione svolge? Se non riesci a nominarne nemmeno una delle cinque, probabilmente non ne hai ancora bisogno.
2. Dove finiscono i dati? I dati che vengono inseriti automaticamente nel CRM sono molto meglio di un file CSV che devi importare.
3. Quanto tempo ci vorrà prima che si inizi a risparmiare tempo? Uno strumento che richiede un mese di configurazione è un progetto, non una scorciatoia.

Quali strumenti di vendita sono adatti a quale ruolo?

Ogni funzione ha una categoria standard di software di vendita. La tabella seguente mostra cosa fa ciascuna categoria, quando è necessaria e le insidie più comuni.

Quali sono i 10 strumenti di vendita più efficaci?

I 10 migliori strumenti di vendita si comprendono meglio se suddivisi in dieci categorie, perché la scelta del marchio giusto dipende dal mercato e dal budget a disposizione. Ecco l'elenco, con esempi noti per ciascuna categoria (si tratta di esempi, non di raccomandazioni):

1. CRM: il registro di ogni account e trattativa. Esempi: HubSpot, Salesforce, Pipedrive.
2. Analisi di mercato e prospezione: database da filtrare per creare elenchi di potenziali clienti. Esempi: Apollo, ZoomInfo, LinkedIn Sales Navigator.
3. Ricerca di attività commerciali locali: mappe, elenchi e directory, la fonte principale quando i tuoi acquirenti sono negozi, cliniche e artigiani.
4. Ricerca di email e numeri di telefono: strumenti che aggiungono o verificano i dettagli di contatto. Esempio: Hunter.
5. Coinvolgimento nelle vendite: sequenze di email e messaggi su LinkedIn che inviano e programmano i follow-up.
6. Canali di messaggistica: messaggi WhatsApp, Instagram e LinkedIn, spesso più veloci dell'email con i proprietari locali.
7. Pianificazione: link di prenotazione che consentono ai potenziali clienti di scegliere una fascia oraria. Esempio: Calendly.
8. Analisi delle conversazioni: registrazione e analisi delle chiamate. Esempio: Gong.
9. Proposte e firma elettronica: preventivi e contratti. Esempi: PandaDoc, DocuSign.
10. Collegamenti per l'automazione: connettori che trasferiscono dati tra le applicazioni. Esempio: Zapier.

Un piccolo team che vende ad aziende locali raramente ha bisogno di più delle prime quattro o cinque di queste categorie. Le categorie dalla 8 alla 10 si rivelano utili una volta che si ha un flusso costante di trattative da analizzare, preventivare e automatizzare.

Cosa bisogna cercare negli strumenti di ricerca clienti?

Cerca uno strumento che ti spieghi perché un'azienda è adatta alle tue esigenze, non solo che esiste. Ottenere un elenco di 5.000 dentisti è facile. Se vendi servizi di risposta telefonica, invece, è un elenco di 40 dentisti che si sono lamentati delle chiamate perse a generare risposte.

La maggior parte degli strumenti di prospezione rientrano in tre tipologie:

• Database che si possono filtrare per settore, dimensioni e posizione geografica. Ottimi per aziende B2B con una forte presenza online, meno adatti a piccoli negozi locali.
• Mappe ed estrattori di directory che individuano le attività commerciali da un elenco. Veloci e locali, ma si ottengono solo righe e la verifica della qualità rimane a carico dell'utente.
• Agenti di prospecting basati sull'intelligenza artificiale che prendono la tua offerta come input e ti restituiscono aziende già corrispondenti, con la relativa motivazione.

Se vendi ad aziende locali, il terzo tipo cambia i calcoli, perché la fase di qualificazione è la parte più lenta.

Perché le recensioni sono la migliore fonte di informazioni commerciali per le attività locali?

Le recensioni di un'attività commerciale rappresentano un elenco pubblico di ciò che i clienti non apprezzano, ed è proprio questo il problema che puoi offrire di risolvere. Le recensioni, inoltre, influenzano il fatturato: secondo una ricerca di Michael Luca della Harvard Business School su Yelp, un aumento di una stella nella valutazione ha portato a un incremento del fatturato dal 5 al 9%, con un effetto particolarmente evidente nei ristoranti indipendenti. Un reclamo in queste recensioni costa clienti al proprietario, quindi un messaggio che lo menziona attira l'attenzione.

Ecco come questo si trasforma in una routine di ricerca di potenziali clienti (l'esempio è a scopo illustrativo):

1. Scegli un tipo di attività e una città. Supponiamo che tu crei siti web con prenotazioni online e che il tuo target siano le cliniche dentistiche di Phoenix.
2. Leggi le recensioni recenti di ogni clinica. Cerca i reclami che il tuo servizio risolve, come ad esempio "impossibile mettersi in contatto telefonicamente" o "impossibile prenotare online".
3. Mantieni solo le attività che hanno ricevuto quel reclamo. Sono quelle che hanno bisogno di te ora, e sai perché.
4. Inizia parlando del problema, non del tuo prodotto. "Alcuni dei tuoi pazienti scrivono di non essere riusciti a prenotare online" ottiene più spesso una risposta rispetto a una presentazione generica.
5. Registra il motivo nel tuo CRM in modo che ogni follow-up rimanga focalizzato sullo stesso punto.

Eseguire questa operazione manualmente funziona per una dozzina di aziende, ma diventa un collo di bottiglia quando ce ne sono cento. La nostra guida su come individuare i punti critici dei clienti nelle recensioni mostra cosa cercare nel testo, in modo da poter distinguere una critica isolata da un vero e proprio schema ricorrente.

Hai bisogno di un CRM e quali funzionalità dovrebbe avere?

Sì, un CRM è lo strumento di cui quasi ogni team di vendita ha bisogno, perché è il punto di arrivo di tutti i dati generati dagli altri strumenti. Un CRM (sistema di gestione delle relazioni con i clienti) è il registro condiviso di ogni azienda con cui si interagisce: chi sono, cosa è stato detto, a che punto è la trattativa e cosa succederà in seguito. Per una piccola impresa può essere semplice come un elenco di contatti con fasi e date.

Per un piccolo team, un buon CRM fa quattro cose e poco altro:

1. Contiene tutte le attività commerciali con i relativi contatti, note e cronologia in un unico luogo.
2. Mostra la fase di ogni trattativa, idealmente sotto forma di bacheca Kanban su cui è possibile trascinare le schede.
3. Imposta un passo successivo e una data per ogni account, in modo che nulla venga dimenticato.
4. Acquisisce i dati senza doverli riscrivere, dalla fonte di ricerca clienti e dalla casella di posta elettronica.

Evita i CRM con 80 campi personalizzati. Il costo di un CRM complesso è che nessuno lo aggiorna, e un CRM obsoleto è peggio di un foglio di calcolo. Se sei ancora indeciso, la nostra guida ai CRM per piccole imprese confronta le reali esigenze di un team da una a cinque persone prima che tu paghi licenze o campi aggiuntivi.

Quali strumenti di outreach e follow-up vale la pena di acquistare?

Le soluzioni più efficaci personalizzano ogni messaggio e mantengono i follow-up nei tempi previsti. L'email è il punto di partenza, e molti imprenditori locali rispondono più velocemente su WhatsApp, Instagram o LinkedIn, quindi uno strumento che copre diversi canali evita di dover usare quattro app contemporaneamente.

Qualunque cosa tu scelga, controlla questi punti prima di aumentare i volumi:

• Personalizzazione che va oltre il nome di battesimo. Un messaggio che menziona un problema reale dell'azienda viene letto. Un modello con un campo di unione no.
• Funzione di follow-up integrata. La maggior parte delle risposte arriva dopo il primo messaggio, quindi la sequenza e i promemoria sono più importanti di un editor accattivante.
• Un'unica casella di posta. Se le risposte finiscono in cinque caselle diverse, ne perderai qualcuna.
• Funzione di disiscrizione semplificata integrata. Un metodo chiaro per annullare l'iscrizione mantiene la tua lista pulita e la tua reputazione di mittente intatta. Lo standard IETF per la disiscrizione con un clic (RFC 8058) spiega il perché: i mittenti le cui email vengono spesso segnalate come spam tendono ad avere una scarsa deliverability e, se la disiscrizione è troppo complicata, i destinatari segnalano l'email come spam.

Lo strumento si limita a inviare; il messaggio finale spetta comunque a te. La nostra guida al contatto commerciale illustra i primi messaggi e i follow-up che permettono di ottenere risposte anche da titolari d'azienda impegnati. Le chiamate seguono regole diverse dalle email, quindi se utilizzi il telefono, leggi il nostro riepilogo delle regole per le chiamate a freddo prima di avviare un sistema di composizione automatica.

Come si costruisce passo dopo passo uno stack di vendita per una piccola impresa?

Costruisci il sistema partendo dal CRM, aggiungendo uno strumento alla volta e solo quando un passaggio risulta lento. Una sequenza che funziona per la maggior parte dei freelance e delle piccole agenzie:

1. Scegli prima il CRM. Assicurati che possa visualizzare le trattative suddivise in fasi e impostare un'azione successiva. Trasferisci i tuoi contatti attuali.
2. Scegli come trovare potenziali clienti. Decidi il tipo di attività e la città, ad esempio idraulici a Denver o commercialisti ad Atlanta, e scegli una fonte che fornisca nominativi qualificati.
3. Aggiungi i dati di contatto. Assicurati che gli indirizzi email e i numeri di telefono arrivino insieme al potenziale cliente, e non in un'esportazione separata.
4. Imposta la comunicazione su un canale. Aggiungi un secondo canale solo dopo che il primo avrà generato delle risposte.
5. Aggiungi promemoria per i follow-up. Assegna una data a ogni trattativa aperta.
6. Rivedi mensilmente. Rimuovi tutti gli strumenti che hai aperto meno di qualche volta. Aggiungi per ultimi gli strumenti per le proposte o la creazione di report.

Prima di scegliere uno strumento per ogni passaggio, usa questa lista di controllo per scegliere:

• Copertura dei tuoi acquirenti. Prova a effettuare una ricerca per il tuo target reale, ad esempio "aziende di impianti di riscaldamento, ventilazione e condizionamento a Tulsa". I database creati per le aziende tecnologiche spesso non includono le piccole imprese locali.
• Aggiornamento dei dati. Chiedi con quale frequenza vengono aggiornati i contatti e invia un piccolo gruppo di email di prova per misurare il tasso di rimbalzo.
• Dove finiscono i dati. I contatti e le risposte dovrebbero arrivare direttamente al tuo CRM, senza passare attraverso un file CSV.
• I canali che utilizzi effettivamente. Se i tuoi acquirenti rispondono su WhatsApp, uno strumento che si limita alla sola email risolve metà del problema.
• Funzionalità di conformità. La gestione dell'opt-out e i dettagli del mittente dovrebbero essere integrati.
• Una prova gratuita sui tuoi dati. Valuta il servizio in base ai potenziali clienti qualificati e alle risposte ricevute entro una settimana, non in base alla demo.

Una volta che la procedura funziona manualmente, la nostra panoramica sui software di automazione delle vendite mostra quali di questi passaggi possono essere eseguiti senza il tuo intervento e quali invece richiedono ancora una persona.

Un singolo agente di intelligenza artificiale può sostituire diversi strumenti di vendita?

Dalla ricerca di potenziali clienti fino al primo contatto, sì, un agente di vendita basato sull'IA può svolgere il lavoro di tre o quattro strumenti separati. Prende la tua offerta come input, individua le aziende che ne hanno bisogno, raccoglie i loro contatti e redige i messaggi. Se vuoi sapere cosa possono e non possono fare questi agenti prima di affidare loro la gestione della tua pipeline, la nostra guida all'agente di vendita basato sull'IA lo spiega passo dopo passo.

Vonsel si basa su questa idea. Gli dici cosa fai e cosa offri. Legge le recensioni di Google di ogni attività, individua i reclami concreti e li abbina alla tua offerta, in modo da mostrarti le aziende che hanno realmente bisogno di te, con tanto di motivazione. In circa un minuto restituisce circa 300 attività ideali, un lavoro che manualmente richiederebbe giorni.

Confronta i due approcci funzione per funzione:

Un agente non è adatto a tutti. Se disponi già di una solida rete di referenze e vendi ad aziende di grandi dimensioni, un database e un CRM potrebbero essere sufficienti. Per un libero professionista, un consulente o una piccola agenzia che vende ad aziende locali, l'agente elimina i passaggi più lenti. Puoi provarlo gratuitamente e la pagina dei prezzi elenca cosa include ogni piano.

La versione breve

• Copri cinque funzioni: potenziali clienti, dati di contatto, CRM, contatto e follow-up.
• Se i tuoi acquirenti sono aziende locali, leggi le loro recensioni: i reclami mostrano chi ha bisogno di te e perché.
• Inizia con un CRM e una fonte qualificata di potenziali clienti.
• Rimuovi qualsiasi strumento che ti costringa a copiare i dati manualmente.
• Assicurati che sia facile disiscriversi da ogni messaggio: una lista pulita ottiene tassi di apertura e di risposta migliori.
• Se vendi ad aziende locali, valuta la possibilità di utilizzare un agente basato sull'intelligenza artificiale che integri la ricerca di potenziali clienti, i contatti, il CRM e l'outreach.