Banco de dados CRM: o que armazenar e como preenchê-lo rapidamente

O que é um banco de dados CRM?

É a parte de um CRM que armazena os dados. O painel de informações, os lembretes e os relatórios são todos consultados a partir dela. A Britannica descreve a gestão de relacionamento com o cliente como um tipo de sistema de informação projetado para gerenciar as interações de uma empresa com clientes atuais e potenciais, proporcionando à empresa uma visão unificada de cada cliente. O banco de dados é o que torna essa visão unificada possível: cada e-mail, ligação e anotação sobre uma empresa é registrada no mesmo banco de dados.

Três elementos fundamentais fazem com que funcione:

1. Registro: uma entidade, como uma pessoa, uma empresa ou um negócio.
2. Campo: um atributo desse registro, como um endereço de e-mail, uma cidade ou uma etapa.
3. Relacionamento: a ligação entre registros, de forma que uma empresa possa ter vários contatos, vários negócios e um histórico completo de mensagens.

A maioria dos guias para por aí e descreve o banco de dados do ponto de vista de uma empresa que já possui milhares de clientes. Se você é um freelancer, uma agência ou uma pequena empresa que vende serviços para negócios locais, sua situação é oposta: a maioria dos seus registros são de empresas que ainda não compraram. Isso muda quais campos são importantes e como você os preenche.

Qual é a aparência de um registro em um banco de dados CRM?

Aqui está um exemplo de como seria um registro de um web designer prospectando restaurantes. O negócio e todos os detalhes abaixo são ilustrativos e não representam uma empresa real.

Observe a linha "motivo do contato". Essa única linha define a primeira frase da sua mensagem, indica qual oferta apresentar inicialmente e, seis meses depois, lembra você do motivo pelo qual o registro está no banco de dados.

Qual a diferença entre um banco de dados de clientes e um banco de dados de CRM?

Um banco de dados de clientes é um subconjunto. Ele lista pessoas e empresas que já compraram e o que compraram. Um banco de dados de CRM adiciona os clientes que você deseja como potenciais compradores e cada interação que os leva adiante: e-mails, ligações, respostas, reuniões e próximos passos. Quando você vende para empresas locais, dedica muito mais tempo a potenciais clientes do que a clientes atuais, portanto, priorize a criação de seus registros de prospecção.

O Excel é um banco de dados CRM? Uma planilha pode conter as mesmas linhas e colunas, então funciona para uma pessoa com algumas dezenas de contatos. No entanto, não é um CRM: não possui lembretes, histórico de mensagens e nenhuma maneira segura para várias pessoas editarem simultaneamente. Se você está começando por aí, nosso modelo de banco de dados de clientes fornece as primeiras colunas, incluindo o ID exclusivo que a maioria das pessoas esquece, e o guia sobre as limitações de um modelo de CRM em Excel indica exatamente os sinais de que é hora de migrar.

Quais campos de dados do CRM valem a pena armazenar?

Armazene apenas o que você usará em uma mensagem, filtro ou relatório. Cada campo extra é mais um item para manter atualizado, e dados desatualizados são caros. Em um artigo publicado na MIT Sloan Management Review, o pesquisador de qualidade de dados Thomas Redman estima que o custo de dados ruins representa de 15% a 25% da receita da maioria das empresas. Uma lista curta e precisa é melhor do que uma longa lista sujeita a alterações. Para um vendedor de serviços para empresas locais, este conjunto de dados abrange praticamente tudo.

A maioria dos modelos de CRM abrange identidade, canais, localização, segmento e funil de vendas. Poucos incluem o motivo do contato, e é justamente esse campo que influencia a forma como as pessoas respondem. Para um negócio local, o melhor lugar para encontrar essa informação é público: as avaliações do Google. Um dentista cujos pacientes escrevem constantemente "ninguém atende o telefone" tem um problema que um serviço de recepcionista ou uma secretária eletrônica podem resolver. Nosso guia sobre como identificar as principais dificuldades dos clientes nas avaliações mostra como transformar essas reclamações em uma breve descrição para cada registro.

Quais são os quatro tipos de CRM?

Os sistemas de CRM são geralmente divididos em quatro tipos: estratégico, operacional, analítico e colaborativo. Conhecê-los ajuda a identificar qual parte do banco de dados você realmente precisa.

1. CRM estratégico: a cultura centrada no cliente e as decisões que fundamentam a ferramenta. Para uma equipe pequena, isso significa simplesmente definir quem é o cliente ideal.
2. CRM operacional: automação de vendas, marketing e atendimento. É o fluxo de trabalho diário, os lembretes e o contato com os clientes, sendo o núcleo para um pequeno vendedor.
3. CRM analítico: análise de dados coletados de clientes para que os gestores possam tomar decisões mais acertadas, como por exemplo, qual setor ou cidade gera mais respostas.
4. CRM colaborativo: compartilhamento de informações do cliente entre grupos, departamentos e organizações, para que as equipes de vendas e suporte visualizem o mesmo histórico.

Uma pessoa que vende para empresas locais precisa de um CRM operacional robusto com dados limpos como base. A parte analítica surge naturalmente quando se tem algumas centenas de registros com campos consistentes.

Como escolher um software de banco de dados CRM?

Plataformas populares de CRM incluem Salesforce, HubSpot, Zoho CRM e Pipedrive, e todas elas podem conter os campos mencionados acima. A maioria das listas de comparação se limita a recursos e planos de preço. Quando seus compradores são empresas locais, faça mais cinco perguntas concretas:

1. É possível armazenar informações sobre uma empresa e várias pessoas que trabalham nessa empresa? Um restaurante, por exemplo, tem um proprietário, um gerente e uma caixa de entrada geral.
2. A plataforma mantém o WhatsApp e outras redes sociais, além de e-mail e telefone? Muitos proprietários locais respondem ao WhatsApp antes de responder a e-mails.
3. É possível filtrar por cidade, CEP e setor? Vendas locais são vendas por território.
4. Existe um fluxo de trabalho visual com uma próxima etapa em cada cartão? Um quadro Kanban torna os negócios paralisados óbvios.
5. De onde vêm os registros? Um CRM vazio é o verdadeiro problema. Uma ferramenta que importa os dados das empresas para você economiza mais horas do que qualquer recurso.

Para uma comparação lado a lado das principais ferramentas, nosso guia dos melhores softwares de CRM as compara para pequenas equipes de vendas.

Como construir um banco de dados CRM passo a passo?

Construa-o em seis movimentos, nesta ordem, e mantenha cada um pequeno.

1. Anote o perfil do seu cliente ideal: setor, cidade, porte e o problema que você resolve. Todo o resto depende disso.
2. Selecione de 12 a 15 campos. Use a tabela acima e elimine tudo o que você não for usar nos próximos 90 dias.
3. Defina as etapas. Novo, contatado, respondeu, reunião, proposta, ganho e perdido são suficientes para começar. Nosso guia de funil de vendas explica a regra de saída que leva um negócio de uma etapa para a próxima.
4. Selecione os campos obrigatórios: nome, um canal de contato, etapa e próximo passo. Um registro sem essas informações é uma anotação, não um lead.
5. Carregue empresas reais. Importe uma lista ou adicione-as a partir de um localizador. Nunca adicione linhas de espaço reservado.
6. Revise semanalmente. Una duplicados, corrija e-mails devolvidos e feche registros inativos.

Como preencher um banco de dados CRM sem digitar tudo?

Use uma ferramenta que reúna as empresas e seus detalhes para você e, em seguida, trabalhe a partir do fluxo de trabalho em vez do teclado. A entrada manual de dados é onde a maioria dos projetos de CRM trava: alguém copia quarenta nomes de um mapa, perde uma tarde inteira e nunca termina.

Você tem três caminhos viáveis. Copiar manualmente de diretórios e mapas fornece dados limpos, mas muitas horas perdidas. Comprar uma lista ou usar um programa de extração de dados aumenta a velocidade, mas você obtém linhas brutas que ainda precisam ser limpas, qualificadas e contatadas manualmente. O terceiro caminho é usar um agente que faça a pesquisa para você.

É para isso que o Vonsel foi criado. Você informa o que faz e o que oferece. Ele lê as avaliações do Google de empresas locais, identifica seus pontos fracos e os relaciona à sua oferta, para que você atraia as empresas que realmente precisam de você, cada uma com sua justificativa. Você obtém cerca de 300 empresas ideais em aproximadamente um minuto, com e-mail, telefone, WhatsApp e perfis de redes sociais coletados de diversas fontes, incluindo Google Maps, Bing Maps, diretórios comerciais nacionais e os próprios sites das empresas. Elas são importadas para um CRM com painel de controle e quadro Kanban, para que o cadastro esteja completo antes mesmo de você abri-lo.

O motivo do contato, campo que a maioria das equipes nunca preenche, já vem registrado. A IA pode então redigir e enviar o e-mail, mensagem de WhatsApp, Instagram ou LinkedIn sobre o problema e fazer o acompanhamento. Você pode experimentar gratuitamente e comparar os planos na página de preços.

Como manter um banco de dados CRM limpo?

Limpe-o aos poucos e com frequência. Um banco de dados cheio de duplicatas e e-mails inválidos custa respostas e torna os relatórios inúteis. Cinco hábitos fazem toda a diferença:

1. Defina um campo como a fonte de verdade para cada dado, de forma que um número de telefone fique armazenado em um único lugar.
2. Use listas de seleção para etapa, setor e fonte em vez de texto livre.
3. Verifique se há duplicados antes de cada importação, pois a mesma empresa costuma aparecer com grafias diferentes. Nosso guia para remover contatos duplicados explica como verificar a correspondência por e-mail, telefone, domínio e nome da empresa.
4. Registre cada interação com a data e sempre defina um próximo passo.
5. Marque imediatamente quem pediu para não ser contatado e nunca mais envie e-mails para essas pessoas.

A maioria dos CRMs pode ajudar você com o terceiro hábito. A documentação da Microsoft sobre regras de detecção de duplicados recomenda a implementação de regras para reduzir registros duplicados, e seus aplicativos de vendas já vêm com regras padrão para contas e contatos. Além disso, um campo "não contatar" transforma o último hábito em parte do registro, em vez de algo que você precisa lembrar, garantindo que cada contato receba suas mensagens apenas quando desejar.

Que erros podem arruinar um banco de dados CRM?

Três problemas surgem repetidamente. Primeiro, campos em excesso: as equipes adicionam trinta, ninguém os preenche e os dados ficam incompletos. Segundo, falta de responsável: quando todos podem editar e ninguém se responsabiliza, as duplicatas se multiplicam. Terceiro, registros sem uma próxima etapa, que silenciosamente se transformam em um cemitério de dados.

Uma quarta questão é mais sutil. Muitas pessoas salvam o nome de uma empresa e esquecem o motivo da escolha. Seis meses depois, o registro indica apenas "Salão da Bella, Denver", e ninguém consegue saber se era um bom lead. Guarde o motivo, e mantenha-o em um campo próprio.