Bulut Tabanlı CRM: Nedir, nelere dikkat edilmeli ve müşterilerle nasıl doldurulur?

"Bulut tabanlı" ifadesi bir CRM için aslında ne anlama geliyor?

Bu, yazılımın ve verilerinizin size ait bir bilgisayarda değil, satıcının altyapısında bulunduğu anlamına gelir. Giriş yaparsınız ve her şey oradadır. Tüm fikir budur ve bu nedenle bu kategori, bir şirketin lisans satın alıp sistemi kendi donanımında çalıştırdığı eski modelin yerini almıştır.

ABD Ulusal Standartlar ve Teknoloji Enstitüsü (NIST), bulut bilişimi, "minimum yönetim çabası veya hizmet sağlayıcı etkileşimiyle" sağlanabilen, "yapılandırılabilir bilgi işlem kaynaklarının paylaşılan bir havuzuna her yerde bulunan, kullanışlı, isteğe bağlı ağ erişimi" modeli olarak tanımlamaktadır. Bir CRM'ye uygulandığında, bu pratik bir anlama gelir: İhtiyaç duyduğunuzda aracı alırsınız ve başkası onu çalışır durumda tutar. NIST, bulut bilişim tanımında bunu açıkça ortaya koymaktadır.

"Bulut tabanlı CRM", "bulut CRM" veya "SaaS CRM" olarak da yazıldığını göreceksiniz. Hepsi aynı şeyi ifade eder. Yazılım, genellikle kullanıcı başına aylık abonelikle kiralanır ve internet üzerinden kullanılır.

Bulut tabanlı CRM ile şirket içi CRM arasında ne gibi değişiklikler var?

En büyük değişiklik, bakımın kim tarafından yapıldığıdır. Şirket içi yazılımlarda bakımı siz yaparsınız, bulut tabanlı yazılımlarda ise satıcı yapar. Geri kalan her şey buna bağlıdır: maliyet yapısı, kurulum hızı, sisteme nasıl erişeceğiniz ve ne kadar kontrol sahibi olacağınız.

Küçük işletmeler neden bulut tabanlı CRM yazılımını tercih eder?

Çünkü BT işlerini ortadan kaldırıyor ve herkesi aynı kayıtlara geçiriyor. Serbest çalışan, üç kişilik bir ajans veya bölgesel bir BT firmasının nadiren sunucu çalıştırmakla görevli bir çalışanı olur. Bulut aracı, bu görevi atlamalarına ve satış yapmalarına olanak tanır.

1. Tek bir ortak bilgi kaynağı. Notlar, e-postalar ve anlaşma aşamaları artık birinin gelen kutusunda veya özel bir elektronik tabloda yer almıyor.
2. Her yerden erişim. Columbus veya Tampa'daki bir toplantıdan sonra, akşam masanızda oturmak yerine, otoparktan da bir anlaşmayı güncelleyebilirsiniz.
3. Bakım gerektirmez. Güncellemeler, yedeklemeler ve barındırma hizmeti sağlayıcının sorumluluğundadır.
4. Küçük başlayın, sonra büyüyün. Çalışan alımı sırasında koltuk sayısını artırın, öncesinde değil.
5. Denemek kolay. Çoğu satıcı ücretsiz deneme veya kademeli abonelik sunuyor, bu nedenle uygun olmayan bir abonelik size lisans kaybına değil, bir öğleden sonranıza mal olur.

Çok küçük bir ekip için bunu değerlendiriyorsanız, küçük işletmeler için CRM kılavuzumuz öncelikle neleri kurmanız gerektiğini anlatıyor ve ücretsiz CRM'ler hakkındaki yazımız, ücretsiz katmanların ne zaman yetersiz kaldığını ele alıyor.

Bulut tabanlı CRM'in dezavantajları nelerdir?

Başka birine bağımlısınız. Tedarikçi bir kesinti yaşarsa, fiyatlarını değiştirirse veya bir özelliği kapatırsa, bunu hissedersiniz. Bulut, risksiz anlamına gelmez, riskin yer değiştirdiği anlamına gelir.

Karar vermeden önce üç şeye dikkatlice bakmak gerekiyor:

• Veri güvenliği. NIST'in Kamu Bulut Bilişiminde Güvenlik ve Gizlilik Yönergeleri (SP 800-144), kuruluşların veri ve uygulamalarını kamu bulutuna dış kaynak olarak verirken dikkate almaları gereken hususları vurgulamaktadır. Küçük bir ekip için bu, birkaç basit alışkanlığa indirgenir: satıcıya verilerinizi nasıl koruduğunu sorun, bu beklentileri sözleşmeye ekleyin, çok faktörlü kimlik doğrulamayı etkinleştirin ve yalnızca ihtiyaç duyan kişilere erişim izni verin.
• Kilitlenme. Kişileri, fırsatları ve notları standart bir biçimde dışa aktaramıyorsanız, sıkışıp kaldınız demektir. İlk hafta içinde bir dışa aktarma denemesi yapın.
• Artan maliyet. Kullanıcı başına fiyatlandırma iki kullanıcı için uygundur. Ancak on kullanıcıya ulaşıldığında, daha yüksek paketlerin arkasına gizlenmiş özellikler faturayı ikiye katlayabilir. Sadece başlık fiyatına değil, plan karşılaştırmasına da bakın.

CRM sistemlerinde işe yarayan bir diğer alışkanlık da şudur: Sadece gerçekten kullandığınız iletişim bilgilerini saklayın. Az sayıda kişiden oluşan bir iletişim kaydı, korunması ve güncel tutulması daha kolaydır.

İnsanlar genellikle hangi bulut tabanlı CRM sistemlerini karşılaştırıyor?

Akla ilk gelen isimler Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Pipedrive ve Microsoft Dynamics 365 olurken, kurumsal tarafta Oracle yer alıyor. Bunların hepsi yukarıda kullanılan anlamda bulut tabanlı CRM yazılımlarıdır: bir tarayıcı veya uygulama üzerinden giriş yaparsınız ve sunucuları satıcı çalıştırır. Temel modelde değil, kimler için tasarlandıkları bakımından farklılık gösterirler.

• Salesforce ve Microsoft Dynamics 365, derinlemesine özelleştirme, çok sayıda rol ve diğer kurumsal sistemlerle entegrasyon gerektiren daha büyük satış ekiplerine yöneliktir.
• HubSpot ve Zoho CRM, genellikle ücretsiz veya giriş seviyesi bir paketle başlayarak, kişileri, satış hattını ve e-posta araçlarını tek bir yerde birleştirmek isteyen küçük ekipler için yaygın tercihlerdir.
• Pipedrive, görsel bir satış hattı etrafında inşa edilmiştir ve asıl görevi işlemleri ilerletmek olan ekipler için uygundur.
• Oracle bir yazılım şirketidir, tek bir CRM ürünü değildir. CRM araçları, bulut tabanlı müşteri deneyimi paketinin içinde satılır ve büyük kuruluşları hedef alır.

Dynamics 365 mi yoksa Salesforce mu daha iyi? İkisi de kesin olarak kazanamaz. Dynamics, halihazırda Microsoft araçlarıyla çalışan şirketlere daha uygunken, Salesforce ise yoğun özelleştirme yapmak ve birçok harici uygulamayı bağlamak isteyen ekiplere daha uygundur. Yerel işletmelere satış yapan küçük bir ekip için, her ikisi de genellikle işin gerektirdiğinden daha fazla sistem sunar.

Microsoft, satıcıların bu kategoriyi nasıl tanımladığına iyi bir örnektir. Belgelerinde Dynamics 365 Sales'in ekiplerin "hesaplarınızı ve kişilerinizi takip etmelerini, satışlarınızı potansiyel müşteriden siparişe kadar beslemelerini ve satış materyalleri oluşturmalarını" sağladığı belirtiliyor. Marka adını değiştirirseniz, bu cümle listedeki neredeyse her bulut CRM'ini tanımlar. İşte mesele bu: temel özellikler benzer, bu nedenle seçim, uyumluluk, fiyat ve bir kişi CRM'e ulaşmadan önce neler olduğuna bağlıdır.

Ana araçların yan yana karşılaştırmasını görmek isterseniz, en iyi CRM yazılımları listemiz, onları ekip büyüklüğüne ve kullanım senaryosuna göre karşılaştırıyor.

İhtiyaçlarınıza uygun bulut tabanlı CRM'i nasıl seçersiniz?

Satış yöntemlerinizden başlayın, ardından iki veya üç aracı aynı gerçek satış görüşmelerinde test edin. Özellik listelerinden başlamayın.

1. İş akışınızı yazın. Beş veya altı aşama yeterlidir: yeni müşteri, iletişime geçildi, yanıt verildi, toplantı, teklif, kazanıldı veya kaybedildi. Eğer araç bunu birkaç dakika içinde eşleştiremiyorsa, başka bir araca geçin.
2. Yirmi gerçek kişiyi içe aktarın. Yinelenen kayıtları, eksik e-postaları ve karışık şirket adlarını nasıl ele aldığını görün.
3. Bir haftalık tüm faaliyetlerinizi kaydedin. Aramalar, e-postalar ve takip işlemleri bir form doldurmak yerine birkaç tıklamayla yapılabilmelidir.
4. Dışa aktarma işlemini test edin. Her şeyi indirin ve açın. Bu sizin çıkış planınız.
5. İzinleri ve oturum açma güvenliğini kontrol edin. Roller, çok faktörlü kimlik doğrulama ve ayrılan bir çalışanı anında kaldırma özelliği.
6. Potansiyel müşterilerin nereden geldiğini sorun. Bu adım, çoğu alıcının atladığı ve en çok önem taşıyan adımdır.

Bir satış hattı oluşturulduktan sonraki soru, bu hattı nasıl okuyacağınızdır. Satış hattı hakkındaki açıklayıcı yazımız, üzerinde gerçekten harekete geçebileceğiniz aşamaları nasıl tanımlayacağınızı gösteriyor.

Bulut tabanlı bir CRM sistemi neden sizi hâlâ müşterisiz bırakıyor?

Çünkü CRM bir dosyalama sistemidir. Zaten tanıdığınız kişileri düzenler ve tanımadıklarınız hakkında hiçbir şey söylemez. Listeniz seyrekse, piyasadaki en iyi satış hattı bile size boş bir pano gösterir.

Yerel işletmelere satış yapan çoğu ajans, serbest çalışan ve BT veya muhasebe firması bu boşluğu yavaş bir şekilde dolduruyor. Google Haritalar'da elle arama yapıyorlar, birkaç düzine web sitesi açıyorlar, isimleri bir tabloya kopyalıyorlar ve ardından hangi işletmelerin ilgilenebileceğini tahmin etmeye çalışıyorlar. İşe yarıyor, ancak günler sürüyor. Bunun ne kadar sürdüğünü görmek istiyorsanız, Google Sheets'i CRM olarak kullanma hakkındaki yazımızda manuel listelerin nerede bozulmaya başladığını açıklıyoruz.

Alternatif olarak, satış hattını sunduğunuz şeye zaten ihtiyaç duyduğu görülen işletmelerle başlatabilir ve bu işi başkasına yaptırabilirsiniz.

Vonsel, müşteri bulan bulut tabanlı bir CRM olarak nasıl çalışır?

Vonsel, bulut tabanlı bir CRM sistemine sahip yapay zekâ destekli bir satış temsilcisidir. Ona ne iş yaptığınızı ve ne sunduğunuzu söylersiniz. O da size gerçekten ihtiyaç duyan yerel işletmeleri bulur ve her birinin nedenini size açıklar.

Bunun nedeni, müşterilerin bu işletmeler hakkında söyledikleridir. Vonsel, Google yorumlarını okur, somut şikayetleri tespit eder ve bunları sizin teklifinizle eşleştirir. Bir web ajansı, yorumcularının sürekli olarak güncel olmayan bir siteden veya çevrimiçi rezervasyon olmamasından bahsettiği restoranları görür. Bir ticari temizlik şirketi, yorumlarında hijyenden şikayet eden ofisleri ve klinikleri görür. Günlerce süren manuel araştırma yerine, yaklaşık bir dakika içinde 300 ideal işletmeye ulaşırsınız.

Bundan sonra, zaten satın almayı planladığınız CRM gibi çalışır:

1. İletişim bilgileri, potansiyel müşteriyle birlikte gelir. Google Haritalar, Bing Haritalar, ulusal işletme rehberleri ve işletmelerin kendi web siteleri gibi kaynaklardan toplanan e-posta, telefon, WhatsApp ve sosyal medya profilleri.
2. Kanban panosuna düşüyorlar. Her bir işletmeyi aşamalarınızdan geçirdiğiniz bir kontrol paneli ve satış hattı.
3. İletişim kurma süreci sizin için hazırlanır. Yapay zeka, her işletmenin kendi sorununa göre kişiselleştirilmiş e-postalar, WhatsApp mesajları, Instagram direkt mesajları ve LinkedIn mesajları yazıp gönderebilir ve takip edebilir.

İşte bu, sıradan bir scraper veya Chrome uzantısından farklı. Bunlar size temizlemeniz, nitelendirmeniz ve kendiniz iletişime geçmeniz gereken satırlar sunar. Vonsel ise size bir nedeni, ayrıntıları ve mesajı olan nitelikli işletmeler sunar, böylece zamanınızı görüşmelere ayırırsınız. Ücretsiz olarak deneyebilirsiniz ve fiyatlandırma sayfasında mevcut planlar gösterilmektedir.

Bulut tabanlı bir CRM sistemini ilk haftanızda nasıl kurarsınız?

İlk haftayı sıkıcı ve küçük tutun. Amaç mükemmel bir süreç değil, işleyen bir süreç oluşturmaktır.

1. 1. Gün: İşletmenizin aşamalarını ve bir aşamadan diğerine geçişini sağlayan faktörleri tanımlayın.
2. 2. Gün: Mevcut verilerinizi içe aktarın ve bariz tekrarları temizleyin. Potansiyel müşteri puanlama kılavuzu, önce kimi arayacağınıza karar vermenize yardımcı olur.
3. 3. Gün: Hedeflediğiniz bir niş ve şehirdeki yeni potansiyel müşterilerle panoyu doldurun; örneğin Austin'deki diş klinikleri veya Phoenix'teki ısıtma, havalandırma ve klima (HVAC) müteahhitleri gibi.
4. 4. ve 5. Gün: İlk mesajları gönderin, yanıtları kaydedin ve açık olan her anlaşma için bir takip tarihi belirleyin.
5. Hafta sonu: Hangi aşamaların aksadığını kontrol edin, ardından aşamalarınızı buna göre ayarlayın.

Gerçek verilere sahip olmadan önce özel alanlar ve otomasyonlar ekleme dürtüsüne karşı koyun. Birkaç düzine anlaşma üzerinde çalışmadan neye ihtiyacınız olduğunu bilemezsiniz.