Nachfass-E-Mails an Kaltakquise-Kunden: Wie viele, wann und was Sie schreiben sollten

Warum ist die Nachfass-E-Mail bei Kaltakquise so wichtig?

Denn Schweigen ist selten eine bewusste Entscheidung. Der Inhaber eines Dachdeckerbetriebs in Dallas liest zwischen den Baustellen seine E-Mails auf dem Handy. Die Leiterin einer Zahnarztpraxis in Columbus öffnet morgens um 7 Uhr ihren Posteingang, sieht vierzig Nachrichten und kümmert sich um die fünf dringenden. Ihre E-Mail war in Ordnung. Sie kam nur am falschen Morgen an.

Eine Nachfass-E-Mail gibt der Nachricht eine zweite und dritte Chance, an einem besseren Tag anzukommen. Sie signalisiert außerdem, dass Sie eine echte Person sind, die den Empfänger persönlich anschreiben wollte, und keine Massenmail an zehntausend Adressen. Deshalb misst die gängige 30/30/50-Regel für Kaltakquise der Nachfass-E-Mail den größten Anteil am Erfolg bei: Die Liste und die Nachricht bringen Sie in Kontakt, die Nachfass-E-Mail sorgt für die Antwort.

Es gibt jedoch eine Grenze. Nachfass-E-Mails sind nur dann sinnvoll, wenn die erste E-Mail relevant war. Wenn Sie das falsche Unternehmen mit dem falschen Angebot angeschrieben haben, verstärken vier weitere E-Mails nur den Ärger. Optimieren Sie zuerst Ihre Zielgruppe, bevor Sie die E-Mail-Sequenz erstellen. Falls Sie noch an der ersten Nachricht arbeiten, beginnen Sie mit unserem Leitfaden für erfolgreiches Kaltakquise per E-Mail.

Wie viele Nachfass-E-Mails sollten auf eine Kaltakquise-E-Mail folgen?

Planen Sie nach der ersten E-Mail drei bis vier Nachfass-E-Mails ein, insgesamt also vier bis fünf Kontakte. Das reicht aus, um einen vielbeschäftigten Inhaber an einem guten Tag zu erreichen, und ist gleichzeitig kurz genug, um zu verhindern, dass Ihre E-Mail als Spam gemeldet wird.

Lokale Geschäftsinhaber sind eine besondere Zielgruppe. Sie haben keine Assistenz, die ihren Posteingang filtert, und sie merken sich Namen. Ein Pizzeria-Besitzer in Chicago, der acht E-Mails von Ihnen erhält, wird sich an Sie erinnern, allerdings aus den falschen Gründen. Agenturen, die an Großunternehmen verkaufen, arbeiten mitunter mit sieben oder acht Schritten; für einen Friseursalon, einen Klempner oder eine kleine Anwaltskanzlei sind fünf Schritte das Maximum.

Hier ist eine Sequenz, die als Ausgangspunkt dienen kann. Die Tage beziehen sich auf Werktage nach der ersten E-Mail.

Wenn jemand jede E-Mail öffnet, aber nie antwortet, ist das kein Zeichen für verstecktes Interesse. Öffnungsmeldungen sind irreführend. Apples E-Mail-Datenschutz verhindert, dass Absender sehen, ob Sie die von ihnen gesendete E-Mail geöffnet haben. Daher kann es so aussehen, als hätte ein iPhone-Nutzer die E-Mail geöffnet oder nicht, unabhängig davon, was er tatsächlich getan hat. Manche Sicherheitsfilter klicken zudem automatisch auf Links im Namen des Empfängers. Betrachten Sie eine Antwort als einziges verlässliches Signal.

Wie lange sollte man warten, bevor man nach dem Ausbleiben einer Antwort eine Nachfrage-E-Mail sendet?

Warten Sie zwei bis drei Werktage vor dem ersten Follow-up und vergrößern Sie die Abstände dann mit jedem weiteren Kontakt. Kurze Abstände zu Beginn halten den Kontext frisch; längere Abstände später verhindern, dass Sie aufdringlich wirken.

Ein paar praktische Regeln für das Timing:

1. Zählen Sie die Werktage. Eine E-Mail, die am Freitagnachmittag versendet und am Montagmorgen nachgefragt wird, wirkt nach einem Tag wie ein Anstoß, nicht nach drei.
2. Passen Sie ihre Arbeitszeiten an. Restaurants sind mittags und abends überfüllt. Handwerker checken ihre E-Mails früh, bevor sie mit dem ersten Auftrag beginnen. Ein Cafébesitzer in Portland liest eher um 14:30 Uhr als mittags.
3. Beachten Sie die Zeitzone. Wenn Sie beispielsweise in New York sind und eine Nachricht an ein Fitnessstudio in Phoenix schreiben, kommt eine um 9 Uhr morgens gesendete Nachricht dort je nach Jahreszeit um 6 oder 7 Uhr morgens an, da in Arizona die Uhren nicht umgestellt werden.
4. Vermeiden Sie deren Hauptsaison. Wer während der ersten Hitzewelle im Juli eine Heizungs- und Klimatechnikfirma oder Anfang April einen Steuerberater kontaktiert, riskiert, ignoriert zu werden.
5. Antworten Sie im selben Thread. Wenn die ursprüngliche E-Mail darunter angezeigt wird, hat der Leser den Kontext ohne Scrollen und die Betreffzeile bleibt einheitlich.

Was sollten Sie in einer Folge-E-Mail schreiben, wenn keine Antwort kam?

Sagen Sie etwas, was in der ersten E-Mail nicht stand. Die schlechteste Folge-E-Mail ist: „Ich schiebe diese E-Mail einfach mal nach oben in Ihren Posteingang“, denn sie bittet um Aufmerksamkeit, ohne etwas zurückzugeben. Wählen Sie jedes Mal einen anderen Ansatz:

1. Ein neues Detail über sie. Eine aktuelle Rezension, ein neuer Standort, eine Stellenanzeige. Das beweist, dass Sie weiterhin aufmerksam sind.
2. Ein kleiner kostenloser Mehrwert. Zwei Zeilen darüber, was Sie auf deren Buchungsseite ändern würden, oder ein Screenshot, wie deren Angebot auf einem Smartphone aussieht.
3. Ein kurzes Beispiel. So geht ein vergleichbares Unternehmen üblicherweise mit demselben Problem um. Halten Sie es allgemein, es sei denn, Sie haben einen konkreten, nachvollziehbaren Anwendungsfall.
4. Eine kleinere Anfrage. Ersetzen Sie „15-minütiges Gespräch“ durch „Wird dies intern bearbeitet?“ Eine Ja/Nein-Frage lässt sich leicht am Telefon beantworten.
5. Die richtige Person. „Wenn Sie nicht zuständig sind, an wen soll ich mich dann wenden?“ Häufig bei Kliniken mit mehreren Standorten und Franchise-Unternehmen.
6. Ein sauberer Abschluss. Die letzte E-Mail bietet ihnen einen einfachen Ausweg. Seltsamerweise ist es oft genau diese, die beantwortet wird.

Wenn Sie für eine Nachfrage einen Schnelltest benötigen, verwenden Sie diese dreiteilige Formel: eine neue Tatsache + die damit verbundenen Kosten + eine einfache Frage. Beispiel (veranschaulichend): „Zwei Bewertungen diesen Monat besagen, dass nach 17 Uhr niemand mehr erreichbar ist. Das bedeutet wahrscheinlich, dass einige Aufträge pro Woche an den nächsten Klempner auf der Liste gehen. Möchten Sie meine drei Verbesserungsvorschläge sehen?“ Fehlt in einem Entwurf einer der drei Teile, handelt es sich um eine Erinnerung, nicht um eine Nachfrage.

Beschwerden in Kundenrezensionen bieten hierfür wertvolle Einblicke. Wenn beispielsweise drei Kunden einer Autowerkstatt in Atlanta erwähnen, dass niemand ans Telefon geht, handelt es sich um ein konkretes, nachvollziehbares Problem, das Sie im ersten Folgegespräch ansprechen und im zweiten weiter ausführen können. Unser Leitfaden zu negativen Bewertungen erklärt Ihnen, wie Sie diese als Kaufsignale interpretieren.

Vorlagen für die Nachverfolgung von Kaltakquise-E-Mails, die Sie anpassen können

Diese vier Vorlagen folgen der Reihenfolge in der obigen Tabelle. Das Beispiel (veranschaulichend, Namen fiktiv) zeigt eine Webagentur, die ein Klempnerunternehmen anschreibt, dessen Bewertungen sich über verpasste Anrufe beschweren. Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihr eigenes Angebot und das von Ihnen festgestellte Problem.

Beachten Sie die Gemeinsamkeiten: Vorname, eine Idee pro E-Mail, maximal 90 Wörter, eine Frage, die telefonisch beantwortet werden kann. Keine Floskeln wie „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“, kein erfundenes „Re:“ in einem nie gesendeten Betreff, keine Schuldzuweisungen. Vorlagen für die Erstansprache nach Nische finden Sie in unseren Kaltakquise-E-Mail-Vorlagen für lokale Agenturen. Falls Sie bereits mit dem potenziellen Kunden telefoniert haben, gelten andere Regeln; lesen Sie stattdessen unseren Artikel zur Nachfass-E-Mail nach einem Verkaufsgespräch.

Welche Fehler beim Nachfassen haben Sie Antworten gekostet?

Am häufigsten wird dieselbe Nachricht erneut gesendet, diesmal mit dem Zusatz „Nur zur Nachfrage“. Dicht dahinter folgen folgende:

• Schuldgefühle und Druck. „Ich habe Ihnen viermal eine E-Mail geschickt“ macht den Leser defensiv, nicht neugierig.
• Lange Nachfassaktionen. Jeder Schritt sollte kürzer sein als die erste E-Mail, nicht ein zweites Pitch-Deck.
• Neue Betreffzeilen, die wie Spam aussehen. Im Thema zu bleiben ist besser, als Dringlichkeit vorzutäuschen.
• Nach einer Absage sollte nachgehakt werden. Ein klares „Kein Interesse“ oder „Bitte entfernen“ beendet die Korrespondenz mit dieser Adresse. Markieren Sie sie in Ihrem CRM-System, damit niemand aus Ihrem Team sie erneut anschreibt.
• Die Zustellbarkeit ignorieren? Fünf Schritte zu einer Kaltakquise-Liste vervielfachen Ihr Versandvolumen. Stellen Sie sicher, dass die Domain bereit ist; unsere Anleitung zum E-Mail-Warm-up erklärt die Einrichtung.

Wie stellt man sicher, dass Nachfass-E-Mails aus der Kaltakquise auch im Posteingang landen?

Eine Nachfass-E-Mail ist nur dann hilfreich, wenn sie im Posteingang ankommt, und die großen E-Mail-Anbieter veröffentlichen ihre Kriterien. Die gute Nachricht: Die Gewohnheiten, die E-Mail-Betreiber zufriedenstellen, sorgen auch dafür, dass Ihre E-Mails zugestellt werden.

• Die Richtlinien für E-Mail-Absender von Gmail fordern Absender auf, die in den Postmaster Tools gemeldete Spam-Rate unter 0,10 % zu halten. Außerdem wird empfohlen, Betreffzeilen nicht mit „Re:“ oder „Fwd:“ zu beginnen, es sei denn, es handelt sich um eine tatsächliche Antwort oder Weiterleitung. Absender von mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag unterstützen zudem die Ein-Klick-Abmeldung in ihren Marketing- und Abonnenten-E-Mails.
• Die Outlook-Anforderungen von Microsoft für Absender mit hohem Nachrichtenaufkommen verlangen eine „einfache und gut sichtbare Möglichkeit für Empfänger, sich von weiteren Nachrichten abzumelden“ und empfehlen, ungültige Adressen regelmäßig zu entfernen, um Spam-Beschwerden und Bounces zu reduzieren.
• Eine einfache Gewohnheit erledigt den Rest: Fügen Sie in jede E-Mail eine klare Möglichkeit zum Abmelden und Ihre Geschäftsadresse ein und sorgen Sie dafür, dass sich die Person nach einer Abmeldung von der gesamten E-Mail-Sequenz abmeldet und nicht nur von der nächsten E-Mail.

In der Praxis bedeutet das: eine Abmeldeoption in jedem Schritt, eine übersichtliche Empfängerliste und ein geringes tägliches E-Mail-Aufkommen pro Posteingang. Freundliche, hilfreiche Nachfass-E-Mails und eine gute Zustellbarkeit gehen Hand in Hand.

Was sollten Sie tun, wenn die letzte Nachfrage unbeantwortet bleibt?

Schließen Sie den Kontakt als „Keine Antwort“ und lassen Sie die Sache ruhen. Wenn nach vier oder fünf hilfreichen E-Mails keine Rückmeldung erfolgt, deutet dies darauf hin, dass der Zeitpunkt oder die Passung nicht stimmt; eine sechste E-Mail wird daran nichts ändern.

1. Das Ergebnis protokollieren. Markieren Sie den Vorgang in Ihrem CRM-System mit dem Datum als „keine Antwort“, damit niemand in Ihrem Team nächste Woche versehentlich eine neue Sequenz startet.
2. Abmeldungen sollen dauerhaft gespeichert werden. Jeder, der sich abgemeldet oder „Entfernen Sie mich“ angegeben hat, wird von allen zukünftigen Listen gestrichen, nicht nur von dieser Kampagne.
3. Warten Sie auf einen echten Auslöser. Melden Sie sich nach einigen Monaten nur dann wieder, wenn sich etwas geändert hat: eine neue Welle von Beschwerden in den Bewertungen, ein zweiter Standort, ein neuer Inhaber, eine neue Website. Dieser Auslöser bildet die erste Zeile Ihrer ersten E-Mail.
4. Behandeln Sie die neue E-Mail als ersten Kontakt. Neuer Ansatz, vollständige Abmeldeoption, kein „Wie ich bereits im März sagte“. Die Inhaber erinnern sich nicht an Ihren alten E-Mail-Verlauf und müssen es auch nicht.

Eine Antwort wie „Nicht jetzt“ ist etwas anderes: Sie bedeutet, dass man einem späteren Gespräch zustimmt. Fragen Sie, wann ein besserer Zeitpunkt wäre, notieren Sie sich den Monat und melden Sie sich dann mit einer kurzen Nachricht zurück, in der Sie auf die Antwort Bezug nehmen.

Wie pflegen Sie die Kommunikation über E-Mail, WhatsApp, Instagram und LinkedIn?

Nutzen Sie andere Kanäle für den Kontakt, wenn die E-Mail-Kommunikation ins Stocken geraten ist, und dokumentieren Sie alle Interaktionen zentral, damit Sie wissen, wer was gesagt hat. Viele lokale Inhaber antworten schneller auf WhatsApp-Nachrichten oder Instagram-Direktnachrichten als auf E-Mails, und Einkäufer von Agenturen sind oft auf LinkedIn aktiv.

Eine gemischte Sequenz könnte folgendermaßen aussehen: E-Mail an Tag 0, E-Mail-Follow-up an Tag 3, eine kurze LinkedIn- oder Instagram-Nachricht an Tag 7, die auf die E-Mail Bezug nimmt, und eine abschließende E-Mail an Tag 12. Die Nachricht sollte auf jedem Kanal kürzer und lockerer als die E-Mail sein und niemals die gesamte Werbebotschaft wiederholen.

Die größte Herausforderung besteht nicht darin, eine einzige Folge-E-Mail zu schreiben. Vielmehr geht es darum, dreißig potenzielle Kunden in verschiedenen Phasen zu betreuen, ohne jemanden aufzugeben oder jemanden, der bereits geantwortet hat, zweimal anzuschreiben. Genau diese Arbeit nimmt Ihnen Vonsel ab. Sie beschreiben dem KI-Agenten Ihr Unternehmen und Ihre Angebote, und er findet die passenden lokalen Unternehmen, indem er deren Google-Bewertungen analysiert und deren Beschwerden mit Ihrem Angebot abgleicht, rund 300 ideale Unternehmen pro Minute, inklusive E-Mail-Adresse, Telefonnummer, WhatsApp- und Social-Media-Profilen.

Die Unternehmen werden in einem CRM-System mit Dashboard und Kanban-Board erfasst, sodass jeder Interessent eine eigene Phase hat. Die KI kann anschließend personalisierte Nachrichten per E-Mail, WhatsApp, Instagram DM und LinkedIn verfassen und versenden, die auf die konkreten Probleme jedes Unternehmens zugeschnitten sind, und übernimmt die Nachbearbeitung. Sie können den Service kostenlos testen. Die Preisübersicht von Vonsel mit weiteren Tarifen finden Sie auf der Vonsel-Preisseite.