Nachfass-E-Mail nach Verkaufsgesprächen: 8 Vorlagen, Timing und die häufigsten Fehler, die zum Scheitern von Abschlüssen führen

Was sollte eine E-Mail im Anschluss an ein Verkaufsgespräch enthalten?

Die Nachfass-E-Mail nach einem Verkaufsgespräch sollte noch am selben Tag versendet werden und drei Dinge beinhalten: dem potenziellen Kunden für einen angesprochenen Punkt danken, das Problem und den vereinbarten nächsten Schritt in seinen eigenen Worten zusammenfassen und um eine konkrete Handlung mit Datum bitten. Die E-Mail sollte maximal 150 Wörter umfassen und in der Betreffzeile das Gespräch benennen.

Alles andere ist optional. Eine lange Zusammenfassung Ihres Pitches, eine Präsentation, die niemand angefordert hat, oder drei Links zu Fallstudien erschweren die Beantwortung der E-Mail, und das Ziel einer Nachfrage ist es, eine Antwort zu erhalten, nicht zu beweisen, dass Sie sich Notizen gemacht haben.

Der Grund, warum Geschwindigkeit so wichtig ist, liegt im Gedächtnis. Die Vergessenskurve, erstmals 1885 von Hermann Ebbinghaus beschrieben und 2015 in einer PLOS ONE-Studie erfolgreich repliziert, zeigt, wie Informationen mit der Zeit verloren gehen, wenn niemand versucht, sie zu behalten. Ihr potenzieller Kunde widmete sich nach dem Telefonat wieder seiner Zahnarztpraxis in Phoenix oder seinem Dachdeckerbetrieb in Columbus. Eine E-Mail, die noch am selben Tag eingeht, hält das Gespräch fest, bevor die Details verblassen und bevor die E-Mail eines Mitbewerbers Ihre überlagert.

Wie schreibt man Schritt für Schritt eine Follow-up-E-Mail nach einem Verkaufsgespräch?

Schreiben Sie es in fünf Teilen, in dieser Reihenfolge, und Sie werden selten länger als fünf Minuten benötigen. Erstellen Sie vor dem Anruf ein Grundgerüst, sodass Sie anschließend nur noch die Lücken ausfüllen müssen.

1. Die Betreffzeile sollte den Termin nennen. „Zusammenfassung: Telefonkonferenz zur Website-Neugestaltung, Dienstag“ ist besser als „Nachfassen“. Der potenzielle Kunde sollte anhand der E-Mail-Liste wissen, worum es geht.
2. Eine Dankeszeile, die sich auf etwas Gesagtes bezieht. „Danke, dass Sie mir erklärt haben, warum die Buchungen jeden Winter zurückgehen“ zeigt, dass Sie zugehört haben. „Danke für Ihre Zeit“ sagt nichts aus.
3. Das Problem in ihren eigenen Worten. Zwei oder drei kurze Stichpunkte mit dem Problem, den Kosten und der von ihnen genannten Frist. Wenn sie beispielsweise sagten: „Wir verlieren nach 18 Uhr etwa fünf Anrufe pro Woche“, schreiben Sie genau das auf.
4. Der nächste Schritt, mit einer zuständigen Person und einem Termin. „Ich schicke Ihnen den Vorschlag bis Donnerstagmittag. Sie besprechen ihn mit Maria, und wir sprechen am Montag um 10 Uhr.“ Unklare nächste Schritte führen zu unklaren Antworten.
5. Eine Bitte. Bestätigen Sie den Termin, leiten Sie die E-Mail an den Entscheidungsträger weiter oder senden Sie die benötigten Zugangsdaten. Nur eine Bitte.

Bei guter Vorbereitung wurde das meiste bereits im Gespräch geklärt. Unser Leitfaden zur Vorbereitung erfolgreicher Verkaufsgespräche erklärt Ihnen, wie Sie den nächsten Schritt noch vor dem Auflegen vereinbaren, so verläuft die Nachbereitung fast von selbst.

Wann sollte man nach einem Meeting eine Folge-E-Mail senden?

Senden Sie die erste Folge-E-Mail noch am selben Werktag und planen Sie die weiteren Kontakte im Voraus. Verteilen Sie die Nachrichten danach zeitlich, sodass jede einen neuen Inhalt bietet und nicht nur ein weiteres „Ich wollte nur kurz nachfragen“ ist.

Ein Zeitplan, der für die meisten kleineren B2B-Geschäfte geeignet ist, beispielsweise für eine Agentur, die an eine Restaurantkette verkauft, oder einen IT-Anbieter, der einer Anwaltskanzlei ein Angebot unterbreitet, sieht folgendermaßen aus:

Zwei praktische Hinweise: Wenn das Telefonat um 17:30 Uhr endet, schreiben Sie die E-Mail direkt im Anschluss und planen Sie den Versand für den nächsten Morgen ein. So ist sie ganz oben im Posteingang, wenn der Empfänger den Laptop öffnet. Gmail bietet diese Funktion mit der Option „Senden planen“. Laut Hilfeseite können Sie bis zu 100 E-Mails gleichzeitig planen. Outlook bietet dieselbe Option: In der neuen Outlook-Version wählen Sie „Senden planen“ im Dropdown-Menü neben „Senden“.

Zweitens ist die Anzahl der Kontaktpunkte wichtiger als die perfekte Formulierung eines einzelnen Kontakts. Wenn Sie einen umfassenderen Überblick darüber erhalten möchten, wie viele Kontakte ein typischer Geschäftsabschluss erfordert, lesen Sie, wie viele Touchpoints für den Abschluss eines B2B-Geschäfts nötig sind.

Vorlagen für Follow-up-E-Mails nach dem Verkaufsgespräch zum Kopieren

Diese acht Vorlagen decken die Situationen ab, die Ihnen tatsächlich begegnen werden. Ersetzen Sie alles in Klammern, löschen Sie alles Nichtzutreffende und lesen Sie den Text einmal laut vor, bevor Sie ihn absenden. Wenn er sich wie ein Standardbrief anhört, ist er auch einer.

1. Nach einem ersten Kennenlerngespräch

Betreff: Zusammenfassung unseres Gesprächs über [Problem]

Hallo [Name],
Danke für die Erklärung, wie [spezifisches Detail, z. B. „Die Hälfte Ihrer Yelp-Bewertungen erwähnt langsame Antworten auf Buchungsanfragen“]. Folgendes habe ich gehört:
• [Problem in ihren Worten]
• [Was es sie kostet: verlorene Aufträge, Arbeitsstunden, schlechte Bewertungen]
• [Frist oder Auslöser: Hochsaison, neuer Standort]
Nächster Schritt: Ich sende Ihnen bis zum [Tag] einen kurzen Vorschlag. Können Sie [Tag] um [Uhrzeit] bestätigen, um ihn mit [anderem Entscheidungsträger] durchzugehen?
[Ihr Name]

2. Nach einer Demo

Betreff: [Firma]-Demo: Die beiden Punkte, nach denen Sie gefragt haben

Hallo [Name],
Sie fragten, ob [Funktion oder Dienst] [Ihren Fall] abdecken könnte. Kurze Antwort: Ja, und so würde es für Sie aussehen: [ein Satz oder ein Screenshot].
Die andere Frage lautete [Frage]. [Antwort in zwei Zeilen.]
Wenn das passt, ist der nächste Schritt [Testphase, Pilotprojekt, Einführungsgespräch]. Passt Ihnen der [Tag] für die Einrichtung?

3. Nach einem persönlichen Treffen in ihrem Unternehmen

Betreff: Schön, Ihr Geschäft in der [Straße] gesehen zu haben

Hallo [Name],
Danke für die Führung. Der Anblick von [Detail: das ununterbrochen klingelnde Telefon an der Rezeption, die leeren Tische am Dienstag] hat das Problem deutlich gemacht. Wie vereinbart, werde ich bis zum [Datum] [Aktion] erledigen, und wir treffen uns am [Datum] wieder in [Ort oder Videolink].

4. Versenden des Angebots

Betreff: Vorschlag für [Projekt], wie versprochen

Hallo [Name],
Anbei finden Sie den besprochenen Vorschlag. Kurzfassung: [Ergebnis] für [Preisspanne oder „siehe Seite 2“], ab [Datum]. Der mit [Partner] zu klärende Punkt ist [Abschnitt]. Ich habe mir am [Tag] [Zeit] Zeit für Rückfragen freigehalten. Ist das noch in Ordnung?

5. Der potenzielle Kunde hat den Anruf verpasst.

Betreff: Heute verpasst, neuer Termin?

Hallo [Name],
Es hat heute leider nicht geklappt, kein Problem. Der Betrieb eines [Unternehmenstyps] ist unberechenbar. Hier sind zwei Möglichkeiten: [Option A] oder [Option B]. Falls keine davon passt, antworten Sie einfach mit einem Terminvorschlag, und wir finden eine Lösung.

6. Nach einer Voicemail

Betreff: Habe Ihnen gerade eine Voicemail zum Thema [Thema] hinterlassen.

Hallo [Name],
Ich habe wegen [dem vereinbarten nächsten Schritt / dem Vorschlag] angerufen. Eine kurze Frage, damit Sie nicht zurückrufen müssen: [Ja/Nein-Frage]?

7. Der Wertimpuls, wenn sie schweigen.

Betreff: Idee für [ihr Problem]

Hallo [Name],
Während ich an Ihrem Vorschlag gearbeitet habe, ist mir [konkrete, hilfreiche Beobachtung, z. B. „Ihr Google-Eintrag zeigt noch die Winteröffnungszeiten an“] aufgefallen. Hier ein schneller Lösungsvorschlag: [eine Zeile]. Gerne bespreche ich mit Ihnen den Rest, sobald Sie soweit sind. Ist [Zeitplan] für Sie noch realistisch?

8. Den Vorgang abschließen

Betreff: Soll ich Ihren Vorgang schließen?

Hallo [Name],
Ich habe noch keine Rückmeldung erhalten, was normalerweise bedeutet, dass der Zeitpunkt ungünstig war oder sich die Priorität geändert hat. Beides ist in Ordnung. Soll ich in [Monat] noch einmal nachfragen oder den Vorgang vorerst schließen? Eine kurze Antwort genügt.

Ein ausgefülltes Beispiel (zur Veranschaulichung)

Hier ist Vorlage 1 ausgefüllt für einen fiktiven Fall: eine Webagentur, die gerade ein Kennenlerngespräch mit dem Inhaber einer Zahnarztpraxis geführt hat.

Betreff: Zusammenfassung: Telefonat zur Online-Buchung, Dienstag

Hallo Dr. Patel,
Danke, dass Sie mir erklärt haben, wie die Rezeption die meisten Vormittage am Telefon verbringt. Folgendes habe ich gehört:
• Neue Patienten rufen außerhalb der Sprechzeiten an, niemand geht ran, und einige buchen daraufhin woanders einen Termin.
• In zwei aktuellen Google-Rezensionen wird erwähnt, dass man telefonisch nicht durchkommen konnte.
• Sie möchten, dass dies vor dem Januaransturm behoben wird.
Nächster Schritt: Ich schicke Ihnen bis Donnerstagmittag einen einseitigen Plan für die Online-Buchung mit Festpreis. Könnten Sie mir bitte Montag um 10 Uhr bestätigen, um ihn mit Lisa, Ihrer Büroleiterin, durchzugehen?
Sam

Es umfasst 95 Wörter, zitiert das Problem des Inhabers, enthält einen nächsten Schritt mit Datum und eine Bitte. Das ist die gesamte Aufgabe.

Der größte Teil der Arbeit in diesen Vorlagen besteht aus den Details in Klammern. Genau hier versagen auch generische E-Mail-Tools: Sie füllen zwar Name und Firma aus, aber nicht den Grund, warum das Unternehmen daran interessiert sein sollte.

Wie nutzt man die Google-Rezensionen eines lokalen Unternehmens für das Nachfassen?

Wenn Sie an lokale Unternehmen verkaufen, sind deren öffentliche Bewertungen die beste Quelle für ein individuelles Follow-up. Der Inhaber schilderte Ihnen im Telefonat ein Problem; seine Kunden beschreiben dasselbe Problem oft schon seit Monaten schriftlich. Indem Sie dieses Muster aufgreifen, zeigen Sie, dass Sie sich gründlich vorbereitet haben, etwas, das keine Vorlage ersetzen kann.

1. Lesen Sie die letzten 20 bis 30 Bewertungen, bevor Sie die E-Mail schreiben. Achten Sie auf wiederkehrende Beschwerden wie: „Niemand geht ans Telefon“, „Buchung über die Website nicht möglich“, „40 Minuten Wartezeit“, „Rechnung war unübersichtlich“.
2. Passen Sie das Muster an Ihr Angebot an. Erwähnen Sie nur Beschwerden, die Ihr Service tatsächlich behebt. Ein Empfangsservice kümmert sich um verpasste Anrufe, nicht um das Essen.
3. Beschreiben Sie das Muster, niemals den Verfasser der Bewertung. Schreiben Sie beispielsweise: „In einigen aktuellen Bewertungen wird von langen Wartezeiten auf einen Rückruf berichtet“, nennen Sie aber nicht den Namen des Kunden und leiten Sie niemals eine Bewertung weiter, als wollten Sie den Verfasser bloßstellen.
4. Verwenden Sie es in Kontakt 1 oder Kontakt 3. In der Zusammenfassung untermauert es die Aussage des Eigentümers; als Wertimpuls gibt es einem zurückhaltenden Interessenten einen neuen Grund zu antworten.
5. Verbinden Sie es mit einem Lösungsvorschlag. Eine Zeile, die beschreibt, was geändert werden sollte, und die E-Mail liest sich wie Hilfe statt wie Kritik.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um wiederkehrende Beschwerden zu erkennen, finden Sie in unserem Leitfaden „So finden Sie die Schwachstellen von Kunden in Google-Rezensionen“. Darin wird erklärt, wie Sie diese thematisch gruppieren können, bevor Sie Kontakt aufnehmen.

Wie kann man nachfassen, ohne aufdringlich zu wirken?

Sie wirken aufdringlich, wenn die E-Mail etwas verlangt, ohne etwas anzubieten. Sie wirken hilfsbereit, wenn jede Kontaktaufnahme eine neue Information, eine zugesagte Leistung oder eine einfache Möglichkeit zum Nein-Sagen enthält. Drei Regeln decken die meisten Fälle ab:

• Beginnen Sie mit dem, was Sie geben, nicht mit dem, was Sie wollen: „Hier ist das Angebot, nach dem Sie gefragt haben“, bevor Sie fragen: „Hatten Sie Gelegenheit, es anzusehen?“
• Bieten Sie eine Ausstiegsmöglichkeit an. „Wenn der Zeitpunkt ungünstig ist, sagen Sie einfach Bescheid, und ich melde mich im März wieder“ mindert den Druck und führt oft zu einer schnelleren Antwort.
• Halten Sie Ihre Versprechen zum vereinbarten Termin ein. Wenn Sie Donnerstag gesagt haben, senden Sie es am Donnerstag ab. Zuverlässigkeit ist das Gegenteil von Aufdringlichkeit.

Professionelle Formulierungen, um anzukündigen, dass man sich wieder melden wird, und höfliche Alternativen zu „ich melde mich nur mal wieder“:

• „Ich schicke Ihnen den Vorschlag bis Donnerstagmittag und rufe Sie am Freitagmorgen an, um Ihre Fragen zu beantworten.“
• „Ich melde mich am 14. wieder, sobald Sie Zeit hatten, die Angelegenheit mit Ihrem Partner zu besprechen.“
• „Wir knüpfen dort an, wo wir am Dienstag aufgehört haben: ...“
• „Wie versprochen, hier ist …“
• „Eine Sache habe ich im Gespräch vergessen zu erwähnen: ...“
• „Hat das in diesem Quartal noch Priorität, oder sollte ich später im Jahr darauf zurückkommen?“

Was sind die häufigsten Fehler bei Follow-up-E-Mails?

Fehler, die zum Vertragsverlust führen, haben selten mit Grammatik zu tun. Vielmehr geht es um Timing, Konzentration und Gedächtnis. Achten Sie auf Folgendes:

• Bis morgen warten, „um es richtig zu machen“. Eine gute E-Mail heute ist besser als eine perfekte am Freitag.
• Die eigenen Verkaufsargumente wiederholen, anstatt auf das Problem des potenziellen Kunden einzugehen. Der Kunde war im Gespräch. Er braucht seine Prioritäten schriftlich festgehalten, nicht Ihre Produktmerkmale.
• Mehrere Anfragen in einer Nachricht. „Sagen Sie mir Ihre Meinung, und könnten Sie mir bitte auch das Logo schicken? Wann passt es Ihnen für einen Anruf?“, darauf erhält man bestenfalls eine Antwort.
• „Nur mal kurz nachgefragt“, ohne Neuigkeiten. Jeder weitere Kontakt sollte eine neue Tatsache, Idee oder Frage beinhalten.
• Im nächsten Schritt wird kein Datum genannt. „Lassen Sie uns bald sprechen“ bedeutet nie. Vereinbaren Sie schriftlich einen Termin.
• Eine umfangreiche Präsentation an eine kurze E-Mail anhängen. Verlinken Sie sie oder senden Sie sie erst nach Aufforderung.
• Das Nachfassen wird komplett vergessen. Das ist der häufigste Fehler und lässt sich am einfachsten mit einer Pipeline beheben, die den nächsten Schritt jedes Deals aufzeigt.
• Wenn der Preis zur Sprache kommt, sollten Sie nicht defensiv reagieren. Falls das Gespräch aufgrund von Preisbedenken endete, sollten Sie diese in der Zusammenfassung mit dem Preis, den enthaltenen Bestandteilen und den ersetzten Produkten beantworten, anstatt darauf zu hoffen, dass sich das Problem von selbst löst.

Worin unterscheidet sich ein Follow-up nach einem Telefonat von einem Follow-up per E-Mail nach einer Kaltakquise?

Ein Follow-up nach einem Telefonat setzt das Gespräch fort, dem der potenzielle Kunde zugestimmt hat, und kann daher gezielter, schneller und direkter erfolgen. Eine Kaltakquise-E-Mail hingegen zielt auf jemanden ab, der noch nicht geantwortet hat, und muss daher jedes Mal aufs Neue Aufmerksamkeit erregen. Die Reaktionszeiten sind in der Regel länger.

Dieser Unterschied verändert den Ton. Nach einem Telefonat können Sie schreiben: „Wie vereinbart“. In einer Kaltakquise-Nachfassaktion ist das nicht möglich, da noch keine Vereinbarung getroffen wurde. Befinden Sie sich noch in der Phase vor dem ersten Treffen? Der Leitfaden für die Nachfass-E-Mail-Kommunikation mit potenziellen Kunden, die noch nicht geantwortet haben, erklärt Ihnen die richtige Formatierung und Formulierung. Die 30/30/50-Regel für Kaltakquise-E-Mails verdeutlicht zudem, warum die Nachfass-E-Mail wichtiger ist als die erste Nachricht.

Eine Gewohnheit, die man aus dem Kaltakquise-E-Mail-Marketing mitnimmt: Schreiben Sie ehrlich, mit einer Betreffzeile, die zum Inhalt passt, und fügen Sie in jeder E-Mail eine klare Möglichkeit zum Abmelden sowie Ihre Geschäftsadresse hinzu. Das kostet nichts und signalisiert dem potenziellen Kunden, dass Sie ein seriöses und vertrauenswürdiges Unternehmen führen.

Wie stellt man sicher, dass keine Nachfassaktion übersehen wird?

Weisen Sie jedem offenen Deal eine Phase und einen festgelegten nächsten Schritt mit Datum zu und überprüfen Sie diese täglich zur gleichen Zeit. Eine Nachverfolgung, die nur in Ihrem Kopf existiert, wird in der Woche, in der Sie viel zu tun haben, also genau in der Woche mit den meisten offenen Deals, vergessen.

1. Den Deal sofort nach Gesprächsende aktualisieren. „Bedarfsanalyse erledigt“ oder „Angebot gesendet“ sollte in einer Spalte stehen, nicht als Gefühl.
2. Schreiben Sie den nächsten Schritt als Aufgabe mit Datum, nicht als Notiz in einem Dokument.
3. Entwerfen Sie Nachfass-E-Mails gebündelt. Fünfzehn Minuten um 8:30 Uhr decken die meisten kleineren Pipelines ab.
4. Schließen Sie verlorene Deals sauber ab. Eine übersichtliche Pipeline gibt Ihnen Aufschluss über die Lage im nächsten Monat.

Unser Leitfaden zum Aufbau einer Vertriebspipeline erklärt, welche Phasen Sie verwenden sollten und wie Sie diese transparent gestalten.

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Die Kurzfassung

• Senden Sie noch am selben Tag eine kurze E-Mail zur Nachbereitung des Verkaufsgesprächs, in der Sie das Problem des Kunden in seinen eigenen Worten schildern.
• Ein nächster Schritt mit einem Datum, einer Frage und einer Betreffzeile, die das Treffen benennt.
• Planen Sie die Kontakte zwei bis fünf, bevor Sie den ersten senden, und sorgen Sie dafür, dass jeder Kontakt etwas Neues hinzufügt.
• Halten Sie jeden Deal in einer Pipeline mit einem datierten nächsten Schritt, damit die Nachfassaktionen nicht vom Gedächtnis abhängen.