Kaltakquise Tipps mit Daten: 80/20-Regel, 3 Cs und die 5 Phasen eines Anrufs

Welche Kaltakquise Tipps sind wirklich wichtig?

Die wichtigsten Kaltakquise Tipps lassen sich auf drei Regeln reduzieren. Rufen Sie zuerst die besten 20 % einer sauberen Liste an, nennen Sie im ersten Satz den Grund Ihres Anrufs und bitten Sie um einen kleinen nächsten Schritt statt um den Abschluss. Wer dabei § 7 UWG beachtet, telefoniert wirksamer und rechtssicherer.

Kaltakquise ist die Erstansprache potenzieller Kunden, die vorher keinen Kontakt zu Ihnen hatten, in diesem Leitfaden per Telefon. Weil noch keine Beziehung besteht, ersetzen die folgenden Regeln das Vertrauen und entscheiden, ob aus einem Anruf ein zweites Gespräch wird oder ob aufgelegt wird.

1. Rufen Sie eine Rangliste an, nicht eine Straße. Legen Sie vor dem Wählen fest, wer zuerst an der Reihe ist.
2. Nennen Sie den Anrufgrund sofort. Ihr Gegenüber will wissen, wer Sie sind und warum Sie anrufen.
3. Sprechen Sie anfangs kurz, fragen Sie dann. Beim Kaltanruf gilt der Rat „80 % zuhören“ nur eingeschränkt, dazu mehr weiter unten.
4. Bitten Sie um einen kleinen nächsten Schritt. Ein Rückruf, ein 15-Minuten-Termin oder eine Angebotsanfrage reichen.
5. Halten Sie die gesetzlichen Vorgaben ein. Einwilligung, Rufnummernübermittlung und Dokumentation, siehe Abschnitt zum UWG.
6. Protokollieren Sie jedes Ergebnis am selben Tag. Der zweite Anruf hängt davon ab, was Sie nach dem ersten notiert haben.

Fertige Gesprächseinstiege für einzelne Branchen finden Sie in unseren Kaltakquise-Beispielen nach Branche. Dieser Leitfaden erklärt die Regeln dahinter.

Was bedeutet die 80/20-Regel bei der Kaltakquise?

Die 80/20-Regel hat bei Kaltanrufen zwei gängige, aber gegensätzliche Bedeutungen: eine für Ihre Liste, eine für die Gesprächszeit. In den ersten Sekunden eines Kaltanrufs zählt nur die erste.

Bedeutung 1: Die Liste entscheidet. Nach dem Pareto-Prinzip bringt ein kleiner Teil der Kontakte den größten Teil der Termine. Sortieren Sie deshalb Ihre Liste und geben Sie den ersten 20 % Ihren besten Einstieg und die besten Anrufzeiten. Das ist eine Faustregel: Prüfen Sie nach den ersten 100 Anrufen, ob sich Ihre Termine wirklich auf eine Branche oder ein Signal konzentrieren. Sind sie gleichmäßig verteilt, passt die Regel nicht zu Ihrem Markt.

Bedeutung 2: Das Gespräch. Hier lautet der Rat, 80 % zuzuhören und 20 % zu sprechen. Für Erstgespräche mit Interessierten ist das gut. Gongs Auswertung zu Kaltanrufen kommt für Kaltanrufe zu einem anderen Ergebnis: Zweimal so viel zuzuhören wie zu sprechen sei meist ein guter Rat, „except when it comes to cold calling“. In erfolgreichen Kaltanrufen sprechen Vertriebler laut Gong 55 % der Zeit, und ihre Monologe sind 50 % länger. Gongs Erklärung: Jede Frage verlangt Aufwand vom Gegenüber, bevor es weiß, ob sich der Anruf lohnt.

Unsere Empfehlung: Sprechen Sie zu Beginn kurz und klar und wechseln Sie erst ins Zuhören, wenn Ihr Gegenüber Ihnen Zeit gibt. Gong verkauft Vertriebssoftware und die Zahlen stammen aus dem eigenen Datensatz. Ob sie für den deutschen Markt genauso gelten, ist offen. Behandeln Sie sie als Testhypothese.

Was sind die 3 Cs der Kaltakquise?

Die 3 Cs der Kaltakquise sind eine Gedächtnisstütze. Dieser Leitfaden verwendet Klarheit, Glaubwürdigkeit und Neugier, weil Sie jedes davon an einer Aufzeichnung Ihres eigenen Anrufs prüfen können. Die englischen Begriffe dazu lauten Clarity, Credibility und Curiosity.

• Klarheit. Ein Satz genügt, um sich vorzustellen und den Grund zu nennen. Beispiel: „Guten Tag, hier ist [Name] von [Agentur]. Mir ist aufgefallen, dass Ihr Google-Eintrag als Heizungsbauer in Hannover keinen Link zu einer Website enthält. Ich helfe Handwerksbetrieben in der Region, das zu ändern.“ Braucht es einen zweiten Satz, um verstanden zu werden, streichen Sie ihn.
• Glaubwürdigkeit. Zeigen Sie, dass Sie sich vorbereitet haben. Nennen Sie ein sichtbares Detail: die Bewertung, die Zahl der Rezensionen, eine fehlende Website oder einen fehlenden Buchungslink. Das unterscheidet Sie in den ersten fünf Sekunden von einem automatisierten Anruf.
• Neugier. Stellen Sie eine ehrliche Frage zur Situation des Betriebs. „Fragen Ihre Kunden manchmal, ob sie online einen Termin buchen können?“ lädt zu einer Antwort ein, „Wollen Sie mehr Anfragen?“ provoziert eher ein Nein.

Sie können eigene drei Wörter wählen. Wichtig ist, dass jedes C ein Verhalten beschreibt, das Sie beim Anhören eines Anrufs nachprüfen können.

Welche 5 Phasen hat ein Kaltakquise-Anruf?

Ein Kaltakquise-Anruf hat fünf Phasen: Vorbereiten, Eröffnen, Qualifizieren, Einwand behandeln und Abschluss mit nächstem Schritt. Das ist eine praktische Struktur, und die erste Phase findet statt, bevor jemand abnimmt.

1. Vorbereiten. Wählen Sie den Betrieb aus Ihrer Prioritätenliste, notieren Sie das sichtbare Signal und das gewünschte Ergebnis des Anrufs. Können Sie das Ergebnis nicht benennen, wählen Sie noch nicht.
2. Eröffnen. Name, Firma und Anrufgrund in einem Atemzug. Smalltalk wie „Wie geht es Ihnen heute?“ können Sie weglassen, außer Sie testen ihn bewusst als Einstieg (siehe nächster Abschnitt).
3. Qualifizieren. Zwei oder drei kurze Fragen klären, ob Sie mit dem Entscheider sprechen und ob das Problem wirklich besteht. Hier beginnt das Zuhören.
4. Einwand behandeln. Nehmen Sie den Einwand ernst, antworten Sie ehrlich und kehren Sie dann zu Ihrer Frage zurück. „Kein Bedarf“ und „Schicken Sie mir eine E-Mail“ sind die häufigsten Varianten.
5. Abschluss mit nächstem Schritt. Vereinbaren Sie den 15-Minuten-Termin, bestätigen Sie die Uhrzeit laut und schicken Sie eine kurze Notiz. Tragen Sie Anruf und Ergebnis direkt ins CRM ein, damit die Nachfassaktion nicht vom Gedächtnis abhängt.

Wenn Ihr Ziel ist, gute Gespräche an einen Verkäufer zu übergeben, hilft der Beitrag zur Terminvereinbarung. Wie Anrufergebnisse in eine Pipeline übergehen, zeigt der Beitrag zur Sales Pipeline.

Welche Gesprächseinstiege funktionieren laut Daten am besten?

Am besten schnitt in veröffentlichten Daten eine kurze, persönlich klingende Frage zum Einstieg ab. In der Analyse von Gong Labs zu 90.380 Kaltanrufen lag die durchschnittliche Erfolgsquote bei 1,5 %. Die Einstiege unten verbesserten oder verschlechterten diese Quote. Die Daten stammen aus englischsprachigen Gesprächen, die Formulierungen unten sind unsere Übertragung.

Diese Zahlen stammen aus Gongs eigenem Anrufdatensatz, bei einem Heizungsbauer oder einer Zahnarztpraxis in Deutschland kann die Reaktion anders ausfallen. Im deutschen B2B-Umfeld bleibt es außerdem beim Sie. Testen Sie zwei Einstiege mit je 50 Anrufen aus Ihrer eigenen Liste und behalten Sie den, der mehr Folgetermine bringt. Bei lokalen Betrieben ist ein sichtbares Google-Maps-Detail direkt nach dem Anrufgrund meist die wirksamste Personalisierung, die Sie in zehn Sekunden schaffen.

Wie baue ich eine Anrufliste nach der 80/20-Regel?

Suchen Sie in Google Maps nach einer Branche in einem Gebiet, erfassen Sie die Ergebnisse und sortieren Sie sie nach einem aussagekräftigen Signal, damit die besten 20 % Ihre volle Aufmerksamkeit bekommen. Selbst die besten Kaltakquise Tipps scheitern an einer schlechten Liste: Kein Einstieg repariert eine falsche Nummer oder den falschen Betrieb.

1. Branche und Gebiet wählen. Zum Beispiel „Heizungsbauer in Hannover“ oder „Zahnärzte in Köln“. Eine Branche pro Suche heißt: ein Einstieg für die ganze Liste.
2. Ergebnisse erfassen. Die Vonsel Chrome-Erweiterung sammelt beim Erkunden der Karte Firmennamen, Telefonnummern, Websites, Bewertungen und Rezensionszahlen. Sie besucht die verfügbaren Websites, um veröffentlichte E-Mail-Adressen und weitere Nummern zu finden. Was dabei herauskommt, hängt davon ab, was die jeweilige Website veröffentlicht.
3. Nach Signal ordnen. Betriebe ohne Website, mit wenigen oder keinen Bewertungen oder mit guten Bewertungen aber kaum aktuellen Rezensionen fallen schon vor dem Anruf auf. Die mit dem deutlichsten Signal bilden Ihre ersten 20 %.
4. Im CRM bearbeiten. Die Zeilen werden zu CRM-Einträgen, in denen Sie Anrufergebnisse markieren, Notizen ergänzen und Interessenten nach Stadtteil gruppieren, sodass jeder Anrufblock ein Viertel abdeckt.

Wenn Sie es erst sehen möchten: Sehen Sie sich das Tutorial-Video auf der Landingpage an. Was die einzelnen Pläne enthalten, steht auf der Preisseite. Weitere Wege zur Listenerstellung beschreibt der Beitrag Adressliste erstellen, die Kriterien für Ihre Zielkunden der Beitrag zur Akquise.

Was erlaubt das UWG bei der Kaltakquise am Telefon?

Telefonwerbung ist in Deutschland nur mit Einwilligung zulässig: Nach § 7 UWG ist ein Werbeanruf gegenüber einem Verbraucher ohne dessen vorherige ausdrückliche Einwilligung unzumutbar, gegenüber einem sonstigen Marktteilnehmer ohne dessen zumindest mutmaßliche Einwilligung ebenfalls. Auch Unternehmen dürfen also nicht beliebig angerufen werden.

Was „mutmaßliche Einwilligung“ heißt. Das Gesetz definiert den Begriff im Text von § 7 nicht. Wann sie vorliegt, wird im Einzelfall beurteilt. Gehen Sie deshalb nicht davon aus, dass eine öffentlich sichtbare Telefonnummer in Google Maps schon eine Erlaubnis zum Werbeanruf ist, und lassen Sie Ihr Vorgehen bei Unsicherheit rechtlich prüfen.

Geschäftsnummer oder Privatnummer? Die Bundesnetzagentur bewertet Anrufe unter einer Privatnummer grundsätzlich als Werbung gegenüber einem Verbraucher. Bei einer Geschäftsnummer kommt es darauf an, ob der Anruf einem geschäftlichen oder privaten Zweck dient. Sieht eine Nummer im Eintrag eines Einzelunternehmers nach Privatanschluss aus, behandeln Sie sie vorsichtshalber wie eine Verbrauchernummer.

Das Bußgeld nach § 20 UWG betrifft laut Bundesnetzagentur nur Anrufe bei Verbrauchern. Für Anrufe bei Unternehmen bleibt es dabei, dass Werbung ohne zumindest mutmaßliche Einwilligung nach § 7 UWG unzulässig ist. Für E-Mail und Messenger gelten eigene Regeln, mehr dazu im Beitrag Kalt-E-Mail ohne Verstoß gegen DSGVO und Recht. Zum Kanalmix rund ums Telefon: Outbound-Vertrieb. Dies sind allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung.

Wie sieht eine einfache Kaltakquise-Routine aus?

Die Routine besteht aus einer Branche, einem Gebiet und einem Anrufblock mit anschließender Auswertung. Kurze Blöcke schonen die Energie, und eine Branche pro Block lässt Sie denselben Einstieg so lange wiederholen, bis er natürlich klingt.

1. Block wählen. Eine Branche, ein Stadtviertel, eine Liste nach Signalstärke sortiert.
2. Erreichbarkeit prüfen. Vermeiden Sie Restaurants zur Mittagszeit und Praxen zu Sprechzeiten. Rufen Sie an, wenn der Inhaber ansprechbar ist.
3. Anrufe am Stück machen. Eröffnung und die eine Frage stehen sichtbar auf dem Bildschirm.
4. Jedes Ergebnis erfassen. Nicht erreicht, falsche Person, Rückruf, nächster Schritt vereinbart, kein Interesse.
5. Block auswerten. Zählen Sie vereinbarte nächste Schritte pro Anruf und vergleichen Sie die Einstiege. Ändern Sie pro Block nur eine Sache.

Die Kurzfassung

• Sortieren Sie die Liste zuerst und geben Sie den besten 20 % Ihren besten Einstieg.
• Nennen Sie den Anrufgrund früh. Gong berichtet von einer 2,1-fach höheren Erfolgsquote.
• Sprechen Sie anfangs kurz, hören Sie danach zu. Die 80/20-Regel des Zuhörens gilt erst nach der Eröffnung.
• Nutzen Sie Klarheit, Glaubwürdigkeit und Neugier als Prüfsteine für jeden Anruf, den Sie auswerten.
• Beachten Sie § 7 UWG: Einwilligung, Nachweis und Rufnummernübermittlung.