CRM basado en la nube: qué es, qué comprobar y cómo llenarlo con clientes

¿Qué significa realmente "basado en la nube" para un CRM?

Esto significa que el software y tus datos se encuentran en la infraestructura del proveedor, no en un ordenador de tu propiedad. Inicias sesión y todo está ahí. Esa es la idea principal, y es la razón por la que esta categoría reemplazó al modelo anterior, en el que una empresa compraba licencias y ejecutaba el sistema en su propio hardware.

El Instituto Nacional de Estándares y Tecnología de EE. UU. (NIST) describe la computación en la nube como un modelo de "acceso a la red ubicuo, conveniente y bajo demanda a un conjunto compartido de recursos informáticos configurables" que se pueden aprovisionar "con un mínimo esfuerzo de gestión o interacción con el proveedor de servicios". Aplicado a un CRM, esto se traduce en algo práctico: se obtiene la herramienta cuando se necesita y alguien más se encarga de su mantenimiento. El NIST lo explica en su definición de computación en la nube.

También verá el término escrito como "CRM basado en la nube", "CRM en la nube" o "CRM SaaS". Todos se refieren a lo mismo. El software se alquila mediante una suscripción, generalmente por usuario y al mes, y se utiliza a través de internet.

CRM en la nube frente a CRM local: ¿qué cambios se producen?

El cambio más importante radica en quién se encarga del mantenimiento. Con el software local, lo haces tú; con el software en la nube, lo hace el proveedor. Todo lo demás se deriva de esto: estructura de costes, velocidad de instalación, acceso al sistema y nivel de control.

¿Por qué una pequeña empresa elige un software CRM basado en la nube?

Porque elimina el trabajo de TI y centraliza los datos de todos. Un profesional independiente, una agencia de tres personas o una empresa regional de TI rara vez tienen a alguien cuyo trabajo sea administrar servidores. Una herramienta en la nube les permite prescindir de esa tarea y dedicarse a vender.

1. Una única fuente de información fidedigna. Las notas, los correos electrónicos y las fases de las negociaciones dejan de estar confinados en la bandeja de entrada de alguien o en una hoja de cálculo privada.
2. Acceso desde cualquier lugar. Puedes actualizar un acuerdo desde el estacionamiento después de una reunión en Columbus o Tampa, en lugar de hacerlo desde tu escritorio esa misma noche.
3. No requiere mantenimiento. Las actualizaciones, las copias de seguridad y el alojamiento son responsabilidad del proveedor.
4. Empieza poco a poco, crece después. Añade puestos cuando contrates, no antes.
5. Es fácil de probar. La mayoría de los proveedores ofrecen una prueba gratuita o un plan gratuito, así que si no se ajusta a tus necesidades, solo perderás una tarde, no una licencia.

Si estás considerando esta opción para un equipo muy pequeño, nuestra guía de CRM para pequeñas empresas explica qué configurar primero, y el artículo sobre CRM gratuito aborda cuándo los planes gratuitos dejan de ser suficientes.

¿Cuáles son las desventajas de un CRM en la nube?

Dependes de otra persona. Si el proveedor sufre una interrupción del servicio, cambia sus precios o desactiva alguna función, lo notas. La nube no significa ausencia de riesgos, sino que el riesgo se traslada.

Hay tres cosas que merecen una atención especial antes de tomar una decisión:

• Seguridad de los datos. Las Directrices del NIST sobre seguridad y privacidad en la computación en la nube pública (SP 800-144) señalan las consideraciones que las organizaciones deben tener en cuenta al externalizar datos y aplicaciones a una nube pública. Para un equipo pequeño, esto se reduce a unos pocos hábitos sencillos: preguntar al proveedor cómo protege sus datos, incluir esas expectativas en el contrato, activar la autenticación multifactor y otorgar acceso solo a quienes lo necesiten.
• Dependencia del proveedor. Si no puedes exportar contactos, acuerdos y notas en un formato estándar, te quedas atrapado. Prueba la exportación durante la primera semana.
• Costo progresivo. El precio por usuario es adecuado para dos usuarios. Para diez, las funciones adicionales de los planes superiores pueden duplicar el costo. Lee la comparación de planes, no solo el precio inicial.

Otro hábito que resulta beneficioso con cualquier CRM: conserva solo los datos de contacto que realmente uses. Un registro de contactos sencillo es más fácil de proteger y de mantener actualizado.

¿Qué CRM en la nube suelen comparar las personas?

Los nombres que más se mencionan son Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Pipedrive y Microsoft Dynamics 365, con Oracle en el ámbito empresarial. Todos ellos son software CRM basado en la nube, en el sentido mencionado anteriormente: se accede a través de un navegador o una aplicación y el proveedor gestiona los servidores. Se diferencian en el público objetivo al que están dirigidos, no en su modelo básico.

• Salesforce y Microsoft Dynamics 365 están dirigidos a equipos de ventas más grandes que necesitan una personalización profunda, múltiples roles e integraciones con otros sistemas empresariales.
• HubSpot y Zoho CRM son opciones comunes para equipos pequeños que desean tener contactos, un flujo de trabajo y herramientas de correo electrónico en un solo lugar, a menudo comenzando con un plan gratuito o básico.
• Pipedrive está diseñado en torno a un flujo de trabajo visual y resulta adecuado para equipos cuya principal función es impulsar las negociaciones.
• Oracle es una empresa de software, no un proveedor de CRM independiente. Sus herramientas de CRM se venden dentro de su suite de experiencia del cliente en la nube y están dirigidas a grandes organizaciones.

¿Es Dynamics 365 mejor que Salesforce? Ninguno de los dos es claramente superior. Dynamics suele ser más adecuado para empresas que ya utilizan herramientas de Microsoft, mientras que Salesforce es ideal para equipos que desean una personalización profunda y la integración de numerosas aplicaciones externas. Para un equipo pequeño que vende a negocios locales, ambos sistemas suelen ser más complejos de lo necesario.

Microsoft es un buen ejemplo de cómo los proveedores describen esta categoría. Su documentación indica que Dynamics 365 Sales permite a los equipos "mantener un registro de sus cuentas y contactos, gestionar las ventas desde el contacto inicial hasta el pedido y crear material de apoyo para las ventas". Si se cambia el nombre de la marca, esa frase describe prácticamente todos los CRM en la nube de la lista. Ese es el punto clave: las funciones principales son similares, por lo que la elección se reduce a la adecuación, el precio y lo que sucede antes de que un contacto llegue al CRM.

Si deseas una comparación directa de las principales herramientas, nuestro resumen de los mejores programas de CRM los compara según el tamaño del equipo y el caso de uso.

¿Cómo elegir un CRM en la nube que se ajuste a tus necesidades?

Empieza por tu método de venta y luego prueba dos o tres herramientas con las mismas transacciones reales. No empiece por la lista de características.

1. Describe tu flujo de trabajo. Cinco o seis etapas son suficientes: nuevo cliente, contactado, respondido, reunión, propuesta, ganado o perdido. Si la herramienta no puede reproducirlo en pocos minutos, pasa a otra.
2. Importa veinte contactos reales. Comprueba cómo gestiona los duplicados, los correos electrónicos que faltan y los nombres de empresas desordenados.
3. Registra toda la actividad de la semana. Las llamadas, los correos electrónicos y los seguimientos deberían requerir un par de clics, no un formulario.
4. Prueba la exportación. Descarga todo y ábrelo. Este es tu plan de salida.
5. Comprueba los permisos y el inicio de sesión. Roles, autenticación multifactor y la posibilidad de expulsar a un usuario que abandona la empresa de inmediato.
6. Pregunta de dónde provienen los contactos. Este paso es el que la mayoría de los compradores omite, y es el más importante.

Una vez que existe un embudo de ventas, la siguiente pregunta es cómo interpretarlo. Nuestra guía sobre el embudo de ventas muestra cómo definir etapas en las que realmente puedes actuar.

¿Por qué un CRM en la nube sigue dejándote sin clientes?

Porque un CRM es un sistema de archivo. Organiza a las personas que ya conoces y no dice nada sobre las que no. Si tu lista es corta, el mejor embudo de ventas del mercado solo te mostrará un tablero vacío.

La mayoría de las agencias, profesionales independientes y empresas de TI o contabilidad que venden a negocios locales cubren esa necesidad de forma lenta. Buscan manualmente en Google Maps, abren decenas de sitios web, copian nombres en una hoja de cálculo y luego intentan adivinar qué negocios podrían estar interesados. Funciona, pero consume días. Si quieres ver cuánto tiempo lleva, nuestro análisis sobre el uso de Google Sheets como CRM describe dónde empiezan a fallar las listas manuales.

La alternativa es iniciar el pipeline con empresas que ya demuestran tener necesidad de lo que tú ofreces, y que alguien haga ese trabajo por ti.

¿Cómo funciona Vonsel como CRM en la nube para encontrar clientes?

Vonsel es un agente de ventas con inteligencia artificial y un CRM en la nube integrado. Le indicas a qué te dedicas y qué ofreces. Busca negocios locales que realmente te necesiten y te explica el motivo de cada uno.

La clave está en las opiniones de los clientes sobre esos negocios. Vonsel lee sus reseñas de Google, detecta quejas concretas y las compara con tu oferta. Una agencia web identifica los restaurantes cuyos usuarios mencionan repetidamente una página web desactualizada o la falta de reservas online. Una empresa de limpieza comercial identifica las oficinas y clínicas cuyas reseñas se quejan de la higiene. Obtienes alrededor de 300 negocios ideales en aproximadamente un minuto, en lugar de días de investigación manual.

A partir de ahí, funciona igual que el CRM que ibas a comprar de todas formas:

1. Los contactos llegan con el cliente potencial. Correo electrónico, teléfono, WhatsApp y perfiles en redes sociales, recopilados de fuentes como Google Maps, Bing Maps, directorios comerciales nacionales y los sitios web de las propias empresas.
2. Se ubican en un tablero Kanban. Un panel de control y un flujo de trabajo donde se mueve cada negocio a través de sus etapas.
3. Los mensajes se redactan por ti. La IA puede redactar y enviar correos electrónicos, mensajes de WhatsApp, mensajes directos de Instagram y mensajes de LinkedIn, personalizados según el problema específico de cada empresa, y realizar un seguimiento.

Esa es la diferencia con un simple scraper o una extensión de Chrome. Estos últimos te ofrecen filas para limpiar, calificar y contactar manualmente. Vonsel te proporciona negocios calificados con un motivo, sus datos y un mensaje, para que puedas dedicar tu tiempo a las conversaciones. Puedes probarlo gratis y en la página de precios encontrarás los planes disponibles.

¿Cómo se configura un CRM en la nube durante la primera semana?

La primera semana debe ser aburrida y pequeña. El objetivo es tener un flujo de trabajo funcional, no uno perfecto.

1. Día 1: Define tus etapas y qué hace que un negocio pase de una a otra.
2. Día 2: Importa la información que ya tienes y elimina los duplicados evidentes. La guía sobre puntuación de clientes potenciales te ayudará a decidir a quién llamar primero.
3. Día 3: Llena el tablero con nuevos clientes potenciales en un nicho de mercado específico y una ciudad, como por ejemplo consultorios dentales en Austin o contratistas de climatización en Phoenix.
4. Días 4 y 5: Envía los primeros mensajes, registra las respuestas y fija una fecha de seguimiento para cada acuerdo abierto.
5. Final de la semana: Comprueba qué se ha estancado y ajusta las fases.

Resiste la tentación de añadir campos personalizados y automatizaciones antes de tener datos reales. No sabrás lo que necesitas hasta que hayas cerrado varias docenas de acuerdos.