CRM gratuito:qué significa «gratis» de verdad y cómo elegir uno que te sirva
Plan gratuito, prueba u hoja de cálculo: cuánto cuesta cada tipo, los seis límites que debes comprobar antes de registrarte y cómo llenarlo de leads reales.
CRM··9 min de lectura
Lo esencial
«Gratis» tiene cuatro significados: plan gratuito, prueba, hoja de cálculo o versión gratuita de un producto mayor. Cada uno falla de una manera distinta.
Antes de registrarte, comprueba seis límites: usuarios, registros, embudos, automatización, exportación y marca en los envíos.
Google Sheets admite hasta 20 millones de celdas, así que un CRM en hoja de cálculo falla por estructura y seguimiento, no por tamaño.
En España el correo comercial no solicitado está prohibido por el artículo 21 de la LSSI-CE, y el envío masivo sin cumplirlo es infracción grave, con multas de 30.001 a 150.000 euros.
Un CRM gratuito sin leads es una caja vacía: decide cómo vas a llenarlo antes de elegir la herramienta.
Un CRM gratuito es un software de gestión de clientes que puedes usar sin pagar, normalmente mediante un plan gratuito con límites de usuarios, registros o funciones. «Gratis» también puede ser una prueba temporal o una hoja de cálculo. La mejor opción es la que no te quedará corta en tu primer año y puedes llenar de leads reales.
Esa definición esconde la decisión de verdad. Un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) guarda los datos de tus clientes y coordina la venta a través del correo, el teléfono o la web. Un CRM gratuito hace lo mismo con recortes, y tu trabajo es descubrir cuáles son antes de montar tu forma de vender encima.
La mayoría de resultados para «crm gratis» son listas de herramientas. Esta guía te da un método para evaluar cualquier CRM gratuito y una configuración que puedes terminar en una tarde, y añade lo que casi todas las listas olvidan: cómo conseguir leads que merezca la pena trabajar.
Tipos
¿Qué tipos de CRM gratuito existen?
Hay cuatro tipos: plan gratuito, prueba gratuita, hoja de cálculo y la versión gratuita de un producto más grande. En la página de precios se parecen, pero tres meses después se comportan de forma muy distinta.
El primero sigue el modelo freemium: el producto básico no cuesta nada y se cobra por las funciones y servicios adicionales. Es lo más habitual entre autónomos y equipos pequeños, y es donde más importa entender los límites.
Tipo
Qué obtienes
Dónde se rompe
Ideal para
Plan gratuito
Seguimiento de contactos y oportunidades, sin fecha de fin
Límites de usuarios, registros o funciones; presión para pagar
Autónomos y equipos pequeños
Prueba gratuita
Todas las funciones durante un tiempo
Se acaba el plazo y tus datos pasan a un plan de pago
Probar una herramienta que quizá compres
Hoja de cálculo
Filas y columnas bajo tu control
Sin recordatorios, etapas ni historial salvo que los construyas
Pocas decenas de contactos activos
Plan gratuito de CRM sobre mapa
Leads en un mapa, etapas, notas y una forma de captarlos
Tope de negocios que puedes mantener abiertos
Prospección local y visitas en ruta
Ningún tipo es mejor que otro en abstracto. Una prueba es una forma honesta de evaluar un software que piensas pagar. El error está en elegir sin conocer cómo falla cada uno.
Límites
¿Qué límites debes comprobar antes de elegir un CRM gratuito?
Comprueba seis límites: usuarios, registros, embudos, automatización, exportación y marca. Si alguno afecta a lo que haces cada semana, el plan no es gratis de verdad, diga lo que diga el precio.
Usuarios. ¿Cuántas personas pueden entrar? Un plan gratuito pensado para uno se queda corto el día que se suma un comercial a media jornada o tu socio.
Registros. ¿Cuántos contactos, empresas o negocios caben? Calcula los leads que añadirás en un año y duplica la cifra.
Embudos y etapas. ¿Puedes separar embudos por servicio, ciudad o cliente, o te obligan a uno solo?
Automatización y recordatorios. Un CRM se gana el sitio avisándote de a quién toca seguir. Si los recordatorios son de pago, estás pagando por la función principal.
Exportación. ¿Puedes descargar todos tus datos en un formato estándar? Si no, lo que metas se queda dentro.
Marca y envíos. ¿El plan añade la firma del proveedor a tus correos o limita cuántos puedes mandar?
Apunta las respuestas junto a cada plan que estés valorando. Después hazte una séptima pregunta que ninguna página de precios responde: ¿de dónde saldrán los leads? Un CRM solo vale lo que contiene, así que la fuente de datos debe pesar en la decisión desde el principio. Si buscas una referencia para la pyme, repasa nuestra guía de CRM para pymes.
Llena tu CRM gratuito con leads locales reales
Busca en Maps, recoge los contactos publicados en las webs y organiza tus prospectos en el CRM. Empieza en el plan gratuito y sube solo cuando necesites más.
Una hoja de cálculo sirve como CRM gratuito para una lista corta de leads, pero no para una cartera que crece. El tamaño no es el obstáculo: según la ayuda de Google Drive, las hojas creadas en Hojas de cálculo de Google admiten hasta 20 millones de celdas, que equivalen a un millón de filas con 20 columnas.
Lo que falla es el comportamiento. Una hoja no te recordará que mandaste un presupuesto hace cinco días, no te enseñará un tablero Kanban de etapas ni guardará el historial de cada llamada. Puedes imitarlo con fórmulas y colores, y mucha gente lo hace. Nuestras guías de Google Sheets como CRM y de la plantilla de CRM en Excel explican hasta dónde llega ese camino.
Una regla práctica: si puedes recordar de memoria todos los leads abiertos, la hoja basta. Cuando ya no puedas, necesitas etapas, tareas y notas pegadas a cada negocio.
La pieza que falta
¿Por qué fracasa un CRM gratuito vacío y cómo se llena?
Un CRM vacío fracasa porque nadie lo abre. Para la mayoría de autónomos y agencias pequeñas, lo difícil es encontrar a los siguientes cincuenta leads que merezcan una llamada.
Para la venta local, la fuente pública más útil es Google Maps. Busca «fontaneros en Valencia» o «clínicas dentales en Sevilla» y verás nombres, direcciones, teléfonos, valoraciones y webs. Copiar todo eso a mano te llevaría un día entero. Una herramienta sobre el mapa lo recoge mientras exploras. El método completo está en cómo crear una lista de leads paso a paso.
Con Vonsel funciona así: buscas en Google Maps y pulsas Start. A medida que se mueve por el mapa, recopila los negocios, también los que no se ven a simple vista como marcadores. Puedes pausar, retomar y guardar la búsqueda. Google Maps no ofrece el correo de las empresas, así que Vonsel visita las webs disponibles para encontrar correos publicados, teléfonos adicionales y enlaces a hasta 118 redes sociales y otras plataformas compatibles. El resultado depende de lo que cada web publique.
Desde ahí, los negocios aparecen en el CRM sobre el mapa: los ordenas por etapa, editas sus datos y trabajas con tablero Kanban, calendario, notas, acciones, etiquetas y campos personalizados. Para ver el flujo completo, mira el tutorial en video.
Configuración
¿Cómo montar un CRM gratuito en una tarde?
Puedes tener un CRM gratuito funcionando en cuatro o cinco horas si decides primero la estructura y después la herramienta. Sigue estos pasos en orden.
Define tu embudo de ventas. Empieza con cinco etapas: Nuevo, Contactado, Ha respondido, Reunión o presupuesto, Ganado o perdido. Añade más solo si una etapa se queda demasiado grande.
Elige los campos que de verdad vas a rellenar: nombre de la empresa, teléfono, correo, web, ciudad, categoría, origen y siguiente acción. Cuantos más campos pidas, más ignorarás.
Escoge la herramienta con los seis límites. Apunta las respuestas. Si dos herramientas empatan, quédate con la que te deja exportar.
Carga un primer lote de 50 contactos. Un solo tipo de negocio en una sola ciudad, por ejemplo talleres mecánicos en Zaragoza. Un lote pequeño enseña más que uno enorme.
Reserva cinco minutos cada día. Abre el CRM, cierra las acciones vencidas y programa la siguiente acción de cada lead activo.
Revisa a las dos semanas. ¿Qué etapa se atasca? ¿Qué origen da respuestas? Ajusta y, a partir de ahí, vigila solo tres o cuatro cifras.
El hábito pesa más que el producto: un CRM gratuito sencillo que se actualiza a diario gana a uno caro que nadie abre.
Legalidad
¿Cambia la ley en España por usar un CRM gratuito?
No: la ley mira los datos y el mensaje, no el precio de la herramienta. En España pesan sobre todo dos normas, la LOPDGDD junto con el RGPD y la LSSI-CE.
Primero, qué datos guardas. El artículo 19 de la LOPDGDD presume amparado en el interés legítimo (artículo 6.1.f del RGPD) el tratamiento de los datos de contacto de personas que prestan servicios en una empresa, y de empresarios individuales y profesionales liberales, siempre que se limite a lo necesario para localizarlos profesionalmente y se use solo para mantener relaciones con la empresa. Es una presunción que admite prueba en contrario, no un cheque en blanco.
Segundo, cómo les escribes. El artículo 21 de la LSSI-CE prohíbe enviar comunicaciones comerciales por correo electrónico que el destinatario no haya solicitado o autorizado, con la excepción de una relación contractual previa y productos similares, siempre con una forma sencilla y gratuita de oponerse. La ley no distingue entre empresas y particulares. El envío masivo o insistente sin cumplir esos requisitos es infracción grave y, según los artículos 38 y 39 de la misma ley, la multa va de 30.001 a 150.000 euros.
En la práctica: guarda solo los datos necesarios, limita quién accede, borra los registros que ya no uses y atiende cualquier baja el mismo día. Para profundizar, lee cómo hacer cold email sin infringir el RGPD. Esto es información general, no asesoramiento jurídico; si vendes fuera de España, consulta la normativa de cada país.
Para quién
¿Qué configuración gratuita encaja con un autónomo, una agencia o una tienda?
Ajusta la configuración al número de personas y a tu forma de vender. La tabla propone un punto de partida para cada perfil.
Si eres
Empieza con
Vigila
Señal para subir de plan
Autónomo que vende a negocios locales
Un plan gratuito sobre mapa con la captación de leads incluida
Límites de registros y de exportación
Llevas dos campañas a la vez
Agencia pequeña de 2 a 5 personas
Un plan gratuito con varios usuarios y etapas compartidas
Límites y permisos por usuario
Un compañero se queda sin acceso
Comercio o empresa de servicios
Un sistema simple para presupuestos y clientes recurrentes
Recordatorios e historial por cliente
El seguimiento depende de que alguien se acuerde
Comercial que visita negocios
Puntos en un mapa con notas y próxima acción
Acceso desde el móvil y vista de mapa
Necesitas rutas y zonas
Vonsel
¿Dónde encaja Vonsel si buscas un CRM gratuito?
Vonsel junta la fuente de leads y el CRM en un solo sitio, así que desaparece el hueco entre encontrar un negocio y hacerle seguimiento. La extracción de Google Maps y el CRM sobre el mapa están disponibles en un plan gratuito, y en la página de precios puedes ver qué incluye cada plan.
Es la opción lógica cuando necesitas saber de dónde sacar los próximos cincuenta leads. Si ya tienes los contactos y solo necesitas un sitio donde guardarlos, un plan gratuito sencillo o incluso una hoja de cálculo pueden bastar.
En resumen:
Juzga un CRM gratuito por sus límites.
Decide cómo llegarán los leads antes de elegir la herramienta.
Mantén la estructura simple y revísala cada día.
Un CRM gratuito que empieza por los leads, no por una lista vacía
Busca en Maps, recoge los contactos publicados en las webs y organiza tus prospectos sobre un mapa. Mira los planes.
Sí, pero «gratis» significa cosas distintas. Algunos proveedores ofrecen un plan gratuito sin fecha de caducidad, con límites de usuarios, registros o funciones. Otros dan una prueba por tiempo limitado. Una hoja de cálculo no cuesta nada, aunque no es un CRM. Lee los límites antes de volcar tus datos.
¿Cuál es el mejor CRM gratuito para una pyme o un autónomo?
El mejor es el plan gratuito cuyos límites no vas a alcanzar durante tu primer año. Comprueba cuántos usuarios, contactos, embudos y recordatorios permite, si puedes exportar todo y si encaja con tu forma real de vender. Un autónomo, una agencia de tres personas y una tienda de barrio tienen necesidades distintas, así que no hay un ganador universal.
¿Puede una hoja de cálculo funcionar como CRM gratuito?
Para pocos leads, sí. Google Sheets admite hasta 20 millones de celdas, así que el tamaño casi nunca es el problema. El problema es la estructura: una hoja no avisa de los seguimientos, no muestra el embudo ni guarda el historial de cada llamada salvo que lo montes tú a mano. Cuando los seguimientos empiecen a retrasarse, pasa a una herramienta con etapas y tareas.
¿Cuáles son los costes ocultos de un CRM gratuito?
Los más habituales son los límites de usuarios y registros, la automatización y los informes de pago, la marca del proveedor en tus correos, el soporte limitado y la exportación bloqueada tras un muro de pago. El mayor coste oculto es el tiempo: si tienes que teclear cada contacto, el software es gratis, pero la entrada de datos no lo es.
¿Cómo puedo llenar de leads un CRM gratuito?
No los escribas uno a uno. Busca un tipo de negocio en una ciudad en Google Maps, captura los resultados con una herramienta como Vonsel, añade los contactos publicados en la web de cada negocio y guárdalos en el CRM por etapas. Importa un CSV solo si tu CRM lo admite y tienes derecho a usar esos datos.
¿Tengo que cumplir el RGPD y la LSSI si uso un CRM gratuito?
Sí, porque la ley depende de los datos y del mensaje, no del precio de la herramienta. En España, el artículo 19 de la LOPDGDD presume lícito tratar datos de contacto profesional si son los necesarios y se usan solo para la relación con la empresa, y el artículo 21 de la LSSI prohíbe el correo comercial no solicitado. Guarda lo mínimo y atiende las bajas.
¿Cuándo debo pasar de un CRM gratuito a uno de pago?
Cuando un límite te cueste más de lo que cuesta mejorar el plan: un segundo usuario que no puedes añadir, seguimientos que dependen de una automatización de pago o un embudo que no puedes dividir por servicio. Si no has tocado ningún límite y no se te escapa ningún seguimiento, quédate en el plan gratuito y sigue actualizándolo a diario.
