Google Sheets funciona como CRM para un comercial en solitario o un equipo muy pequeño: guardas contactos en filas, sigues un pipeline con un desplegable de estado e informas con fórmulas como CONTAR.SI y FILTER. Es gratis y flexible, pero no tiene automatización, ni recordatorios, ni control multiusuario real, así que se queda corto en cuanto añades una segunda persona o unos miles de filas.
Google Sheets como CRM cómo montarlo y dónde se queda corto
Una hoja de cálculo puede ser un CRM de verdad para una persona y un puñado de oportunidades. Aquí tienes cómo montarlo, las fórmulas que lo hacen útil y el momento exacto en que deja de compensar.
Lo esencial
- Un CRM en Google Sheets es contactos en filas + un desplegable de estado + una pestaña resumen, nada más
- Las fórmulas correctas (CONTAR.SI, SUMAR.SI, FILTER, formato condicional) lo convierten de una lista en un pipeline
- Encaja con un usuario y unos cientos de contactos; se queda corto con un segundo editor, automatización o escala
- Vonsel Free incluye 20 leads verificados al iniciar el plan gratuito, más el Mapped CRM, así te saltas la hoja vacía
Definición
¿Qué es un CRM en Google Sheets?
Un CRM en Google Sheets es una hoja de cálculo preparada para hacer lo básico de la gestión de relaciones con clientes: una fila por contacto, columnas para estado y próxima acción, y unas fórmulas que convierten la lista en un pipeline que lees de un vistazo. Corre dentro de Google Sheets, así que es gratis, vive en la nube y no requiere instalación.
Es un punto de partida legítimo, no un apaño. La trampa es tratarlo como definitivo. Si lo comparas con una herramienta dedicada, nuestra guía de CRM vs Excel trata el mismo equilibrio, y la versión en Sheets hereda casi los mismos límites con la ventaja de compartir fácil.
Móntalo
Cómo montar un CRM en Google Sheets, paso a paso
Puedes tener un pipeline funcionando en menos de una hora. Sigue estos seis pasos en orden:
1
Crea la hoja de contactos
Una fila por contacto. Columnas: Empresa, Nombre, Email, Teléfono, Origen, Estado, Responsable, Último contacto, Próxima acción, Fecha próxima acción, Valor, Notas. Inmoviliza la fila de cabecera para que se vea siempre al desplazarte.
2
Convierte Estado en un desplegable de pipeline
Selecciona la columna Estado, abre Datos y luego Validación de datos, y añade un desplegable con tus etapas: Nuevo, Contactado, Cualificado, Propuesta, Ganado, Perdido. Ahora cada fila está en una etapa clara en vez de texto libre.
3
Marca los seguimientos con formato condicional
Aplica una regla de formato condicional a la columna Fecha próxima acción con una fórmula como =$J2<=HOY() para que cualquier fila vencida o de hoy se ponga en rojo. Ese es tu sistema de recordatorios, porque Sheets no trae ninguno.
4
Construye una pestaña resumen con fórmulas
En una segunda pestaña, cuenta oportunidades por etapa con =CONTAR.SI(Contactos!F:F;"Cualificado"), suma el valor abierto con =SUMAR.SI y lista las filas vencidas con =FILTER. Esa pestaña pasa a ser tu panel.
5
Compártela y protégela
Comparte con permiso de edición y luego protege la fila de cabecera y la pestaña de fórmulas para que un compañero no las sobrescriba por error. Deja ancha la columna Notas: el contexto junto a cada oportunidad es lo que hace usable la hoja más adelante.
6
Anota tu disparador de migración
Decide de antemano cuándo te vas: un segundo editor activo, más de ~500 contactos o seguimientos que se escapan. Un disparador escrito evita que la hoja se convierta en silencio en tu sistema de referencia. Para una versión lista, mira nuestra plantilla de CRM en Excel gratis.
La caja de herramientas
Las fórmulas que hacen útil un CRM en Sheets
Cinco funciones hacen casi todo el trabajo. Domínalas y tu hoja se comporta como un pipeline ligero:
| Fórmula | Qué hace | Ejemplo de uso |
|---|---|---|
| CONTAR.SI | Cuenta filas que coinciden con una etapa | Oportunidades en "Cualificado" ahora mismo |
| SUMAR.SI | Suma un valor por criterio | Valor de pipeline abierto por responsable |
| FILTER | Devuelve filas que cumplen una condición | Lista de seguimientos vencidos |
| BUSCARX / BUSCARV | Trae un campo de otra pestaña | Une una oportunidad con su ficha de empresa |
| HOY + formato | Compara fechas y resalta | Marca seguimientos que vencen esta semana |
Si quieres la referencia oficial de cada una, Google publica la lista completa de funciones de Google Sheets. Por qué importa esto: el mercado de los CRM en hoja de cálculo es enorme porque, según el directorio de empresas (DIRCE) del INE, más del 99% del tejido empresarial español son pymes y autónomos, y muchos montan su primer pipeline en una hoja exactamente así. La gestoría de Valencia y la distribuidora de Bilbao entran por la misma puerta.
99%
del tejido empresarial español son pymes, donde nacen los CRM en hoja de cálculo, según el INE
~30%
de la semana de un comercial se dedica de verdad a vender, según Salesforce; el resto es admin que una hoja empeora
20
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Pros y contras
Google Sheets como CRM: los pros y contras honestos
| Dónde gana Sheets | Dónde duele Sheets |
|---|---|
| Gratis, inmediato, sin instalación ni onboarding | Sin automatización, recordatorios ni secuencias de seguimiento |
| Columnas y fórmulas totalmente personalizables | Sin registro de quién cambió qué, y cuándo |
| Todo el mundo ya sabe usarlo | Dos personas pueden pisar la misma celda sin avisar |
| Fácil de compartir con un enlace | Los informes son manuales y se rompen al crecer el archivo |
| Ideal para validar un proceso de venta | Se ralentiza y corrompe al pasar de unos miles de filas |
El patrón es claro: Sheets gana en coste y flexibilidad, y pierde en todo lo que escala con un equipo. El estudio State of Sales de Salesforce calcula que los comerciales dedican cerca del 70% de su semana a tareas que no son vender, y una hoja manual suma a esa cifra en vez de recortarla.
Un CRM en Google Sheets es el CRM más barato que tendrás y el hábito más caro que puedes mantener. Júzgalo igual: ¿te quita trabajo de la semana o te lo añade en silencio?
Diagnóstico
Cuándo basta una hoja, y cuándo migrar
| Un CRM en Sheets va bien si... | Toca migrar cuando... |
|---|---|
| Eres una persona con un pipeline simple | Una segunda persona necesita editar los mismos datos |
| Gestionas menos de ~500 contactos activos | El archivo va lento al pasar de unos miles de filas |
| Los seguimientos caben en una columna con fecha | Se escapan ventas porque nada te recuerda |
| Una pestaña resumen responde tus preguntas | Copias y pegas entre pestañas para informar |
| Estás validando si necesitas un CRM | La hoja ya es, en silencio, tu sistema de referencia |
El punto de adopción es el que más importa. La investigación en ventas de Harvard Business Review lleva años documentando que los esfuerzos de CRM fracasan cuando la herramienta genera trabajo manual, y una hoja compartida con mantenimiento a mano es de las vías más rápidas a eso. Para equipos muy pequeños que eligen su primera herramienta real, lee CRM sencillo para equipos pequeños y nuestra guía de CRM para pymes.
Checklist
Checklist: ¿tu CRM en Sheets sigue funcionando?
¿La edita alguien más además de ti?
Un editor va bien. Dos o más, y las sobreescrituras silenciosas son inevitables. Esa es la señal más clara para migrar.
¿Se te ha escapado un seguimiento este mes?
El formato condicional ayuda, pero solo funciona si abres el archivo. Los recordatorios de verdad viven en un CRM, no en el color de una celda.
¿El archivo va lento?
El tirón al pasar de unos miles de filas es la hoja diciéndote que se ha quedado sin sitio. El rendimiento solo empeora desde ahí.
¿Reconstruyes informes a mano?
Si tus números semanales necesitan copiar y pegar, pagas en tiempo lo que un CRM automatizaría por unos pocos euros.
¿Encaja con cómo vende tu equipo?
Los equipos de calle necesitan mapas y rutas que una hoja no da. Mira CRM mapeado vs CRM tradicional.
¿De dónde salen las filas?
Una hoja está vacía sin prospectos. Las herramientas que juntan datos con el CRM, como un planificador de rutas comerciales con base de datos incluida, eliminan la entrada manual.
Cómo ayuda Vonsel
De una hoja vacía a un Mapped CRM con leads dentro
Un CRM en hoja de cálculo empieza como una rejilla vacía que rellenas a mano. Vonsel le da la vuelta: el plan gratuito incluye 20 leads verificados al iniciar el plan gratuito, sin tarjeta de crédito, extraídos de una base de millones de negocios en más de 120 países, con una precisión de emails del 85-95%. En lugar de celdas y fórmulas, tienes el Mapped CRM, el primer CRM que muestra cada prospecto sobre un mapa GPS, para que los equipos de calle planifiquen visitas en vez de recorrer filas. Así prospectan ya los equipos a escala: según datos internos de Vonsel (2026), restaurantes y dentistas son las categorías más prospectadas de la plataforma, con dentistas como la nº 1 entre los equipos de pago. Cuando tu hoja toca techo, los planes de pago empiezan en 17,99 €/mes, sin mantenimiento de fórmulas ni caos de sobreescrituras.
En resumen:
- Google Sheets es un CRM de verdad para una persona: filas para contactos, un desplegable de estado, y CONTAR.SI, SUMAR.SI y FILTER para informar.
- Se queda corto con un segundo editor, recordatorios que faltan, informes manuales o unos miles de filas: fija pronto un disparador de migración.
- Vonsel Free combina 20 leads verificados con el Mapped CRM: empiezas con prospectos, no con una hoja en blanco.
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Preguntas frecuentes
¿Se puede usar Google Sheets como CRM?
Sí. Google Sheets funciona como CRM básico para un comercial en solitario o un equipo muy pequeño: guardas contactos en filas, sigues un pipeline con un desplegable de estado y usas fórmulas como CONTAR.SI y FILTER para informes simples. Es gratis y flexible, pero no tiene automatización, ni recordatorios, ni control multiusuario real.
¿Cómo monto un CRM en Google Sheets?
Crea una fila por contacto con columnas para empresa, nombre, email, teléfono, estado, responsable y próxima acción. Convierte la columna de estado en un desplegable con Validación de datos, resalta los seguimientos vencidos con formato condicional y añade una pestaña resumen con CONTAR.SI y SUMAR.SI para contar oportunidades y sumar el valor del pipeline.
¿Qué fórmulas son útiles para un CRM en Google Sheets?
Las más útiles son CONTAR.SI para contar oportunidades por etapa, SUMAR.SI para sumar el valor del pipeline por etapa o responsable, FILTER para listar los seguimientos vencidos, BUSCARV o BUSCARX para traer datos de contacto entre pestañas y HOY combinada con formato condicional para marcar los seguimientos que vencen.
¿Es Google Sheets un buen CRM para una pyme?
Es suficiente para una persona que valida un proceso de venta con unos cientos de contactos y sin equipo. Deja de serlo en cuanto añades un segundo usuario, necesitas recordatorios automáticos de seguimiento o quieres evitar que dos personas pisen la misma celda. En ese punto un CRM real ahorra más tiempo del que cuesta.
¿Cuáles son las desventajas de usar Google Sheets como CRM?
Las principales son la falta de automatización y recordatorios, no tener registro de quién cambió qué, lo fácil que es editar por error, los informes pobres frente a un CRM y el rendimiento que se degrada al pasar de unos miles de filas. Tampoco hay forma nativa de enriquecer contactos ni de llamar y enviar emails desde la ficha.
¿Cuándo conviene pasar de Google Sheets a un CRM de verdad?
Cuando chocas con un límite estructural: una segunda persona necesita editar los mismos datos, los seguimientos empiezan a escaparse, copias y pegas entre pestañas para montar informes o el archivo va lento al pasar de unos miles de filas. Las horas perdidas en mantenimiento manual suelen superar un plan de CRM de entrada de 15-30 € al mes.
¿Vonsel sustituye a un CRM en Google Sheets?
Sí. Vonsel incluye el Mapped CRM, el primer CRM que muestra tu pipeline sobre un mapa GPS, más 20 leads verificados al iniciar el plan gratuito, sin tarjeta de crédito. En lugar de una hoja vacía empiezas con prospectos reales ya en el pipeline. Los planes de pago empiezan en 17,99 €/mes.