Plantilla para Seguimiento de LeadsLas columnas, fases y fórmulas que de verdad funcionan
Una hoja de cálculo gratis puede llevar tu pipeline durante un tiempo. Se monta en Excel o Google Sheets. Después llega un momento exacto en que empieza a costarte ventas.
CRM··6 min lectura
Lo esencial
11 columnas básicas lo cubren todo: empresa, contacto, email, teléfono, origen, fase, responsable, valor, próxima acción, fecha y notas
Seis fases del pipeline (Nuevo, Contactado, Cualificado, Propuesta, Ganado, Perdido) dejan cada lead en un único sitio
CONTAR.SI, SUMAR.SI y un control con HOY convierten una lista plana en un panel vivo con avisos de vencidos
Una hoja escala hasta unos 300 a 500 leads y una o dos personas; después, un CRM se paga solo
Definición
¿Qué es una plantilla de seguimiento de leads?
Una plantilla de seguimiento de leads es un archivo de Excel o Google Sheets con una fila por lead y columnas para empresa, contacto, origen, fase del pipeline, valor y próxima acción. Permite a un equipo pequeño ver a quién dar seguimiento y dónde está cada oportunidad, con coste cero, hasta que el volumen la supera.
Es la primera versión más habitual de un sistema de gestión de relaciones con clientes. Antes de comprar cualquier software, casi todos los equipos arrancan con una hoja, y con razón: es gratis, flexible y todo el mundo sabe usarla. La estructura refleja un pipeline de ventas real, solo que dibujado en filas y columnas en lugar de en una app dedicada.
Funciona porque, al principio, lo que falta casi siempre es disciplina. Según datos internos de Vonsel (2026), el equipo de pago medio enriquece una nueva lista de leads cada nueve días, algo que una hoja maneja sin problema, justo hasta que dos personas editan el mismo archivo a la vez.
Cómo montarla
Cómo montar la plantilla, paso a paso
Puedes tener un seguimiento funcionando en menos de 15 minutos. Estos seis pasos coinciden uno a uno con el HowTo de arriba:
1
Crea las columnas básicas
Una fila por lead. Añade empresa, nombre de contacto, email, teléfono, origen, fase, responsable, valor, próxima acción, fecha de la próxima acción y notas.
2
Define las fases del pipeline
Decide el camino que recorre un lead y escríbelo una vez. Seis fases cubren la mayoría de las ventas B2B sin complicar la hoja, y cada lead está en una sola de ellas.
3
Añade desplegables de validación
Convierte fase, origen y responsable en listas desplegables con Validación de datos. Escribir a mano "Cualificado" y "cualificado" rompe cada fórmula; los desplegables mantienen los valores limpios.
4
Añade las fórmulas de control
Cuenta leads por fase, totaliza el valor del pipeline y marca solo los seguimientos vencidos. Las fórmulas están en la tabla de abajo, cópialas tal cual.
5
Monta un panel resumen
Añade un bloque encima de los datos con total de leads, leads por fase, valor ponderado del pipeline y número de vencidos. Es tu pulso de un vistazo cada mañana.
6
Fija una rutina semanal de higiene
Una vez por semana, actualiza fases, cierra acuerdos, corrige acciones vencidas y elimina duplicados. Lo mismo vale al usar Google Sheets como CRM a cualquier escala: el seguimiento está tan al día como tu última actualización.
Sáltate la hoja en blanco, arranca con leads reales
Busca en Maps, recoge contactos publicados en las webs y organiza tus prospectos en el CRM. La extracción gratis llega a 200 negocios al mes; la IA y la exportación dependen del plan.
Es un embudo de ventas de manual comprimido en un desplegable. Si vendes tipos de operación muy distintos, añade una fase "Nutrición" para los leads a largo plazo, pero resiste la tentación de inventar diez microfases: cuanto más granular es la lista, menos fiable es la introducción de datos.
Las columnas
Las 11 columnas que necesita todo seguimiento de leads
Columna
Qué guarda
Por qué importa
Empresa
Nombre del negocio
La unidad a la que de verdad vendes
Contacto
Nombre del decisor
A quién te diriges y das seguimiento
Email / Teléfono
Datos de contacto verificados
La razón de ser de la lista
Origen
De dónde vino el lead
Te dice qué canal rinde
Fase
Desplegable de Nuevo a Ganado/Perdido
Mueve cada fórmula del panel
Responsable
Comercial a cargo
Evita que los leads caigan entre personas
Valor
Tamaño estimado del acuerdo
Alimenta tu previsión de pipeline
Próxima acción + fecha
Qué hacer, y cuándo
El par más ignorado y más importante
Notas
Contexto e historia
Tu única memoria en un archivo plano
Fíjate en lo que una hoja no puede hacer aquí: no te avisará cuando llegue esa fecha de próxima acción, no registrará el email que enviaste ni impedirá que dos comerciales persigan a la misma empresa. Ese hueco lo cubre un programa para base de datos de clientes.
Las fórmulas
5 fórmulas que convierten una lista en un panel
Funcionan igual en Excel y en Google Sheets. Supón que la columna de fase es F, el valor es G y la fecha de próxima acción es I:
Después añade una regla con formato condicional: resalta cualquier fila cuya fecha de próxima acción sea anterior a hoy. Ahora tus leads vencidos se ponen en rojo solos.
11
columnas básicas para seguir cualquier lead de principio a fin
~21%
del día de un comercial se pierde en tareas manuales y administrativas (investigación de ventas de HubSpot)
300-500
leads activos antes de que una hoja empiece a perder oportunidades
Lo gratis de una plantilla de seguimiento de leads es el archivo. Lo caro es cada seguimiento que se escapó porque nada te lo recordó, y cada oportunidad que dos comerciales persiguieron hacia el mismo callejón sin salida. Las hojas guardan leads; no los mueven.
Límites
Dónde se rompe una hoja (y qué vigilar)
Una hoja basta para un fundador en solitario o un equipo de dos personas con unos cientos de leads. El problema empieza en silencio. Estas son las cuatro señales de que la has superado:
Sin recordatorios
La columna de fecha de próxima acción solo es honesta si una persona la lee cada día. Pierde una semana y los leads templados se enfrían sin avisar.
Conflictos de versión
En cuanto editan dos personas, aparecen sobrescrituras, copias caducadas y "¿cuál es el archivo bueno?". Las hojas compartidas ayudan, pero no lo arreglan del todo.
Sin histórico de actividad
Una celda de notas no es una línea de tiempo. No ves quién escribió cuándo, qué se dijo, ni cuántos toques costó cada acuerdo.
Aparecen duplicados
Pega la misma empresa dos veces y nada te lo impide. A escala, deduplicar una hoja a mano se convierte en su propia tarea semanal.
Para un análisis más a fondo de estos techos, nuestra guía de la plantilla de CRM en Excel gratis recorre cada uno con ejemplos.
Una hoja de cálculo es un sitio genial para empezar a seguir leads. Es un sitio pésimo para escalarlos.
Cómo te ayuda Vonsel
De la hoja a un CRM que da el seguimiento por ti
Busca en Google Maps y pulsa Start. Vonsel reúne los negocios de los resultados mientras exploras el mapa, más allá de los marcadores que ves a simple vista. Puedes pausar, continuar y guardar la búsqueda cuando quieras. Google Maps no proporciona los emails de los negocios. Vonsel visita sus webs disponibles para encontrar emails publicados, teléfonos adicionales y enlaces de hasta 118 redes sociales y otras plataformas compatibles. Los resultados dependen de lo que publique cada web. Organiza los negocios en un mapa por etapas, edita sus datos y utiliza Kanban, calendario, notas, acciones, etiquetas y campos personalizados. Basic mantiene 400, Pro 2.000 y Scale 10.000.
En resumen:
Empieza con las 11 columnas, las seis fases y las cinco fórmulas de arriba, es gratis y rápido.
Mantenla honesta con una rutina semanal de higiene y validación de datos por desplegable.
Pasa a un CRM cuando superes unos 300 a 500 leads o sumes una segunda persona.
Encuentra negocios locales con Vonsel
Busca en Maps, recoge contactos publicados en las webs y organiza tus prospectos en el CRM. La extracción gratis llega a 200 negocios al mes; la IA y la exportación dependen del plan.
Es un archivo de Excel o Google Sheets con una fila por lead y columnas para empresa, contacto, origen, fase del pipeline, valor y próxima acción. Permite a un equipo pequeño ver a quién hay que dar seguimiento y en qué punto está cada oportunidad, sin pagar por software.
¿Qué columnas debe tener una plantilla de seguimiento de leads?
Las columnas básicas son empresa, nombre de contacto, email, teléfono, origen del lead, fase del pipeline, responsable, valor de la oportunidad, próxima acción, fecha de la próxima acción y notas. Como extra: sector, ciudad, fecha del último contacto y probabilidad de cierre.
¿Qué fases del pipeline debo usar?
Un conjunto simple y fiable es Nuevo, Contactado, Cualificado, Propuesta, Ganado y Perdido. Cada lead está en una única fase, así puedes contar cuántos hay en cada paso con un solo CONTAR.SI y ver dónde se atascan las oportunidades.
¿Qué fórmulas debe incluir un seguimiento de leads?
Usa CONTAR.SI para contar leads por fase, SUMAR.SI para totalizar el valor por fase, CONTAR.SI.CONJUNTO para la tasa de cierre y una fórmula que compare la fecha de próxima acción con HOY para marcar en rojo los seguimientos vencidos con formato condicional.
¿Es suficiente una hoja de cálculo para gestionar leads?
Una hoja funciona bien hasta unos cientos de leads y una o dos personas. A partir de ahí, los recordatorios olvidados, los conflictos de versión y la falta de histórico de actividad empiezan a costar oportunidades, y esa es la señal para pasar a un CRM que automatiza los seguimientos.
¿Cuándo debo pasar de la hoja de cálculo a un CRM?
Pasa cuando edita el archivo más de una persona, cuando superas unos 300 a 500 leads activos, cuando los seguimientos se te escapan, o cuando necesitas recordatorios automáticos, registro de emails e informes que una hoja manual no puede dar.
Si necesitas rellenar la plantilla con negocios locales, mira el tutorial en video de la extracción desde Google Maps. Y para comparar planes cuando la hoja se te quede corta, consulta la página de precios.
