Scadenze, procedure e migliori prassi per il diritto alla cancellazione previsto dal GDPR nelle vendite B2B
Legale··5 minuti di lettura
Punti chiave
Hai 30 giorni di calendario per rispondere a una richiesta di cancellazione dei dati ai sensi dell'art. 17 del GDPR. La mancata risposta costituisce una grave violazione
Il processo è semplice: verificare l'identità, eliminare da tutti i sistemi, confermare al richiedente e documentare tutto
Lavorare con Vonsel e dati pubblici verificati semplifica il processo poiché ogni punto dati ha un'origine tracciabile
Per gestire una richiesta di cancellazione dei dati devi verificare l'identità di chi scrive, eliminare il contatto da CRM, fogli di calcolo, backup e liste email, confermare per iscritto e documentare ogni passaggio. Il GDPR fissa un termine di un mese dalla ricezione, prorogabile di altri due mesi nei casi complessi, purché tu avvisi l'interessato.
Fondamenti
Che cos'è il diritto alla cancellazione e quando si applica?
Il diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR), noto come "diritto all'oblio", consente a chiunque di richiedere la cancellazione dei propri dati personali. Nel prospecting B2B, se un contatto ti chiede di eliminare i suoi dati, devi accontentarlo.
Questo diritto si applica quando i dati non sono più necessari, l'interessato si oppone o i dati sono stati trattati illecitamente. Se qualcuno nella tua database ti chiede di eliminarli, devi sempre rispettare la richiesta.
termine massimo per rispondere a una richiesta di cancellazione dei dati ai sensi del GDPR
Fonte: Regolamento (UE) 2016/679, art. 12.3
30 giorni
termine massimo per la risposta legale
48 ore
tempo di elaborazione interno consigliato
+180%
aumento delle richieste di cancellazione dal 2020
Metodo
5 passaggi per gestire una richiesta di cancellazione
1
Verifica l'identità del richiedente
Verifica la sua identità. Di solito è sufficiente un'email proveniente dall'indirizzo registrato.
2
Individua tutti i dati
CRM, fogli di calcolo, backup, liste email. Ricerca ogni sistema in cui il contatto può apparire.
3
Eliminare da tutti i sistemi
Rimuovi l'intero record. Se il tuo CRM ha funzioni di pulizia, questo può essere automatizzato.
4
Confermare al richiedente
Conferma via email entro 30 giorni, indicando quali dati erano in tuo possesso e da quali sistemi sono stati rimossi.
5
Documentate tutto
Registrazione della richiesta, data, dati cancellati e conferma. Questa è la prova di conformità per qualsiasi autorità. Spagna LOPDGDD (Ley Organica 3/2018) Integra il GDPR con ulteriori requisiti specifici per la Spagna in materia di diritti degli interessati.
Le richieste di cancellazione non sono un problema: sono un opportunità per dimostrare professionalità. Il 65% dei contatti che ricevono una conferma rapida migliora la propria percezione dell'azienda. L'AEPD ha pubblicato un Guida pratica per aiutare le aziende a conformarsi al GDPR, compresa la gestione efficiente delle richieste degli interessati.
Dati tracciabili, facili da gestire
Con Vonsel ogni dato ha una fonte verificata e documentata. Semplifica la gestione delle richieste GDPR.
Se vuoi vedere come si raccolgono contatti da fonti pubbliche, con l'origine di ogni dato sempre rintracciabile, guarda il tutorial in video. Per confrontare i piani di Vonsel puoi consultare la pagina dei prezzi.
Nessun processo di cancellazione
Violazione dell'art. 17 del GDPR
Reclami alle autorità
I dati rimangono in più sistemi
Nessuna documentazione di conformità
→
Processo documentato
Piena conformità entro 48 ore
Conferma rapida per il contatto
Cancellazione verificata su tutti i sistemi
Documentazione pronta per la verifica
Riferimento
Termini e azioni obbligatorie (Art. 17)
Azione
Scadenza legale
Raccomandazione
Conferma di ricezione
Nessuna scadenza esplicita
24-48 ore
Verifica l'identità
Entro 30 giorni
1-3 giorni
Elimina i dati
Entro 30 giorni
1 settimana
Conferma la cancellazione
30 giorni massimo
Subito dopo
Documento
Obbligatorio
Lo stesso giorno
Una richiesta di cancellazione ben gestita è fiducia guadagnata, non è un problema
In sintesi
Hai 30 giorni di tempo per evadere una richiesta di cancellazione: verificare, eliminare da tutti i sistemi, confermare e documentare
Vonsel lavora con dati pubblici verificati e tracciabili, quindi individuare, eliminare e documentare ogni punto dati è semplice
Un processo chiaro trasforma le richieste in un'attività di 5 minuti che migliora la percezione della tua azienda
Quanto tempo ho a disposizione per rispondere a una richiesta di cancellazione?
Il GDPR stabilisce un termine massimo di 30 giorni di calendario. Può essere esteso di 60 giorni in casi complessi, ma è necessario informare il richiedente entro i primi 30 giorni.
Posso rifiutarmi di cancellare i dati?
Solo in casi eccezionali: obbligo legale, difesa da rivendicazioni legali o interesse pubblico. Nel prospecting B2B, questi casi non si verificano quasi mai.
E se non rispondo?
Grave violazione del GDPR. Può comportare denunce e sanzioni fino a 20 milioni di euro. Danneggia inoltre la reputazione aziendale.
Come posso verificare l'identità di chi chiede la cancellazione?
Di solito basta controllare che la richiesta arrivi dall'indirizzo email che hai registrato per quel contatto. Se hai dubbi ragionevoli, puoi chiedere le informazioni strettamente necessarie a confermare chi sei, senza pretendere più dati del dovuto. Fai questa verifica prima di cancellare, così non elimini i dati della persona sbagliata e non dai informazioni a chi non ne ha diritto.
Devo cancellare i dati anche dai backup?
Il contatto va cercato in ogni sistema in cui compare, backup compresi. Se una copia non si può modificare subito, annota la richiesta e fai in modo che il dato non torni attivo quando il backup viene ripristinato o sostituito. Nella documentazione scrivi come hai trattato ogni copia, così potrai spiegarlo con chiarezza a un'autorità che dovesse chiedertelo.
Devo avvisare i soggetti a cui ho comunicato i dati?
Sì, se hai trasmesso i dati personali ad altri destinatari devi informarli della cancellazione, salvo che sia impossibile o richieda uno sforzo sproporzionato (art. 19 GDPR). Se i dati erano stati resi pubblici, per esempio su un sito web, l'art. 17 par. 2 chiede di informare anche gli altri titolari che li trattano. Annota nel registro a chi hai scritto.
Posso tenere l'indirizzo in una lista di esclusione dopo la cancellazione?
Spesso serve conservare il minimo indispensabile, per esempio l'indirizzo email in una lista di esclusione, per evitare di ricontattare la persona per errore. Tieni solo ciò che serve a questo scopo, indicalo nella documentazione della richiesta e non usare quei dati per altre campagne. Se hai dubbi sul tuo caso, chiedi al tuo consulente legale o al responsabile della protezione dei dati.
La richiesta di cancellazione può arrivare anche a voce o per messaggio?
Sì, il GDPR non impone una forma particolare: la persona può scrivere una email, mandare un messaggio o telefonare. Per questo conviene che chiunque in azienda riconosca una richiesta di cancellazione e la giri subito a chi se ne occupa, perché il termine decorre dal ricevimento. Segna sempre la data e il canale da cui è arrivata.
