Ferramentas de vendas para uma equipe pequena: o que você realmente precisa e o que pode deixar de lado

De quais ferramentas de vendas uma pequena equipe realmente precisa?

As ferramentas de vendas necessárias para uma pequena equipe abrangem cinco tarefas: encontrar potenciais clientes, obter seus dados de contato, acompanhar negócios em um CRM, enviar propostas e fazer o acompanhamento. Qualquer coisa além disso é opcional. Comece com um CRM e uma fonte confiável de clientes potenciais qualificados e adicione outros softwares de vendas somente quando uma etapa específica estiver atrasando o processo.

Os resultados de busca para este tópico estão repletos de listas com vinte ou trinta produtos. Elas são úteis para navegar, mas a maioria é escrita por fornecedores e acaba por obscurecer a verdadeira questão: qual etapa da sua semana é a mais lenta? Um freelancer que vende design de sites para dentistas em Phoenix e uma agência com três funcionários que vende serviços de contabilidade para restaurantes em Chicago têm as mesmas cinco tarefas. A diferença está apenas na quantidade de trabalho que realizam.

O restante deste guia aborda cada tarefa individualmente, menciona as 10 principais categorias usuais com exemplos conhecidos, fornece uma lista de verificação para a escolha e termina com a opção de substituir várias ferramentas por um único agente. Ele também aborda algo que a maioria das listas de "melhores ferramentas de vendas" omite: se seus compradores são empresas locais, as avaliações públicas delas são os melhores dados de prospecção que você tem.

Por que o tamanho da sua pilha de tecnologias importa mais do que seus recursos?

Porque tempo gasto com ferramentas é tempo não gasto em vendas. De acordo com a pesquisa State of Sales da Salesforce, os representantes de vendas passam apenas 28% da semana vendendo de fato, com a maior parte do tempo consumida por outras tarefas, como gestão de negócios e entrada de dados. A pesquisa gerou 7.775 respostas entre 24 de agosto e 30 de setembro de 2022.

Esse dado vem de uma pesquisa feita por um fornecedor com profissionais de vendas em quatro regiões, e não especificamente com pequenas equipes. Portanto, interprete-o como uma orientação, e não como uma promessa para sua equipe. A orientação, porém, ainda é útil. Se uma ferramenta adiciona um login, uma sincronização que apresenta problemas e uma limpeza semanal, ela compete com a venda pelo mesmo tempo de trabalho.

Avalie cada ferramenta com três perguntas:

1. Qual é a sua função? Se você não consegue citar nenhuma das cinco, provavelmente ainda não precisa dela.
2. Para onde vai o resultado desses dados? Os dados que chegam automaticamente ao seu CRM são muito melhores do que um arquivo CSV que você precisa importar.
3. Quanto tempo até que comece a economizar tempo? Uma ferramenta que precisa de um mês para ser configurada é um projeto, não um atalho.

Quais ferramentas de vendas são adequadas para qual função?

Cada função possui uma categoria padrão de software de vendas. A tabela abaixo mostra o que cada uma faz, quando você precisa dela e as armadilhas mais comuns.

Quais são as 10 principais ferramentas de vendas?

As 10 principais ferramentas de vendas podem ser melhor compreendidas como dez categorias, pois a marca certa depende do seu mercado e orçamento. Aqui estão elas, com exemplos conhecidos de cada uma (exemplos, não recomendações):

1. CRM: o registro de cada conta e negócio. Exemplos: HubSpot, Salesforce, Pipedrive.
2. Prospecção e inteligência de vendas: bancos de dados que você filtra para criar listas de clientes-alvo. Exemplos: Apollo, ZoomInfo, LinkedIn Sales Navigator.
3. Busca de empresas locais: mapas, listagens e diretórios, a principal fonte quando seus compradores são lojas, clínicas e prestadores de serviços.
4. Ferramentas de busca de e-mail e telefone: ferramentas que adicionam ou verificam informações de contato. Exemplo: Hunter.
5. Engajamento de vendas: sequências de e-mails e mensagens no LinkedIn que enviam e agendam acompanhamentos.
6. Canais de mensagens: mensagens via WhatsApp, Instagram e LinkedIn, geralmente mais rápidas do que por e-mail com proprietários locais.
7. Agendamento: links de reserva para que os potenciais clientes escolham um horário. Exemplo: Calendly.
8. Inteligência conversacional: gravação e análise de chamadas. Exemplo: Gong.
9. Propostas e assinatura eletrônica: orçamentos e contratos. Exemplos: PandaDoc, DocuSign.
10. Conectores de automação: conectores que transferem dados entre aplicativos. Exemplo: Zapier.

Uma pequena equipe que vende para empresas locais raramente precisa de mais do que as quatro ou cinco primeiras categorias. As categorias 8 a 10 compensam quando você já tem um fluxo constante de clientes para analisar, cotar e automatizar.

O que você deve procurar em ferramentas de prospecção?

Procure uma ferramenta que explique por que uma empresa é adequada para você, e não apenas que ela existe. Uma lista com 5.000 dentistas é fácil de obter. Mas, se você vende serviços de atendimento telefônico, uma lista com 40 dentistas que reclamaram de ligações perdidas é o que gera respostas.

A maioria das ferramentas de prospecção se enquadra em três tipos:

• Bancos de dados que você pode filtrar por setor, tamanho e localização. Ótimos para contas B2B com grande presença online, menos adequados para pequenas lojas locais.
• Mapas e extratores de diretórios que extraem empresas de uma lista. Rápido e local, mas você obtém linhas e a qualificação ainda é sua responsabilidade.
• Agentes de prospecção com IA que recebem sua oferta como entrada e retornam empresas já compatíveis com ela, indicando o motivo.

Se você vende para empresas locais, o terceiro tipo altera os cálculos, porque a qualificação é a parte mais demorada.

Por que as avaliações são a melhor forma de pesquisa de vendas para empresas locais?

Porque as avaliações de uma empresa são uma lista pública do que seus clientes não gostam, e esse é exatamente o problema que você pode se oferecer para resolver. As avaliações também influenciam o faturamento: em uma pesquisa da Harvard Business School realizada por Michael Luca sobre o Yelp, um aumento de uma estrela na classificação levou a um aumento de 5 a 9% na receita, com o efeito impulsionado por restaurantes independentes. Uma reclamação nessas avaliações custa clientes ao proprietário, então uma mensagem que mencione isso chama a atenção.

Eis como isso se transforma em uma rotina de prospecção (o exemplo é meramente ilustrativo):

1. Escolha um tipo de negócio e uma cidade. Digamos que você crie sites com agendamento online e que seu público-alvo sejam clínicas odontológicas em Phoenix.
2. Leia as avaliações recentes de cada clínica. Procure por reclamações que seu serviço resolve, como "nunca consegui contato por telefone" ou "não há como agendar online".
3. Mantenha apenas as empresas com essa reclamação. São essas que precisam de você agora, e você sabe por quê.
4. Comece falando sobre o problema, não sobre o produto. "Alguns dos seus pacientes mencionaram que não conseguiram agendar online" costuma gerar mais respostas do que uma abordagem genérica.
5. Registre o motivo no seu CRM para que todos os acompanhamentos se mantenham focados no mesmo ponto.

Fazer isso manualmente funciona para uma dúzia de empresas, mas se torna um gargalo quando se trata de cem. Nosso guia sobre como encontrar os principais problemas dos clientes em avaliações mostra o que procurar no texto, para que você possa diferenciar uma reclamação isolada de um padrão recorrente.

Você precisa de um CRM? E o que ele deve fazer?

Sim, um CRM é a ferramenta essencial para quase todas as equipes de vendas, pois é onde todos os resultados das outras ferramentas são reunidos. Um CRM (sistema de gestão de relacionamento com o cliente) é o registro compartilhado de todas as empresas com as quais você interage: quem são, o que foi dito, em que etapa está o negócio e quais são os próximos passos. Para uma pequena empresa, pode ser tão simples quanto uma lista de contatos com etapas e datas.

Para uma equipe pequena, um bom CRM faz quatro coisas e pouco mais:

1. Reúne todas as empresas, com seus contatos, anotações e histórico, em um só lugar.
2. Mostra o estágio de cada negócio, idealmente como um quadro Kanban onde você pode arrastar os cartões.
3. Define uma próxima etapa e uma data para cada conta, para que nada seja esquecido.
4. Importa dados sem necessidade de redigitação, tanto da sua fonte de prospecção quanto da sua caixa de entrada.

Esqueça o CRM com 80 campos personalizados. O custo de um CRM complexo é que ninguém o mantém atualizado, e um CRM desatualizado é pior do que uma planilha. Se você ainda está escolhendo um, nosso guia de CRM para pequenas empresas compara o que uma equipe de uma a cinco pessoas realmente precisa antes de pagar por mais licenças ou campos.

Quais ferramentas de prospecção e acompanhamento valem o investimento?

As ferramentas que valem a pena personalizam cada mensagem e mantêm o acompanhamento dentro do prazo. O e-mail é o meio básico, e muitos empresários locais respondem mais rapidamente pelo WhatsApp, Instagram ou LinkedIn, então uma ferramenta que abrange vários canais evita que você precise usar quatro aplicativos diferentes.

Independentemente da sua escolha, verifique estes pontos antes de escalar:

• Personalização que vai além do primeiro nome. Uma mensagem que menciona um problema real da empresa é lida. Um modelo com um campo de mesclagem, não.
• Acompanhamento integrado. A maioria das respostas chega depois da primeira mensagem, então sequências e lembretes são mais importantes do que um editor bonito.
• Uma única caixa de entrada. Se as respostas chegarem em cinco lugares diferentes, você perderá algumas.
• Cancelamento de inscrição fácil e integrado. Uma maneira clara de cancelar a inscrição mantém sua lista limpa e sua reputação de remetente saudável. O padrão IETF para cancelamento de inscrição com um clique (RFC 8058) explica o porquê: remetentes cujos e-mails são frequentemente denunciados como spam tendem a ter baixa entregabilidade e, se o cancelamento da inscrição for muito difícil, os destinatários denunciam os e-mails como spam.

A ferramenta apenas envia as mensagens; o conteúdo da mensagem ainda é seu. Nosso guia de prospecção de vendas explica como enviar as primeiras mensagens e os acompanhamentos que geram respostas de proprietários ocupados. As ligações telefônicas seguem regras diferentes das do e-mail, portanto, se o telefone faz parte da sua estratégia, leia nosso resumo das regras para ligações a frio antes de configurar um discador.

Como montar, passo a passo, o conjunto de ferramentas de vendas de uma pequena empresa?

Construa a partir do CRM, adicionando uma ferramenta de cada vez e somente quando uma etapa for lenta. Uma sequência que funciona para a maioria dos freelancers e pequenas agências:

1. Primeiro, escolha o CRM. Certifique-se de que ele possa exibir negócios por etapas e definir uma próxima ação. Em seguida, migre seus contatos atuais para ele.
2. Escolha como você encontra clientes potenciais. Defina o tipo de negócio e a cidade, por exemplo, encanadores em Denver ou contadores em Atlanta, e escolha uma fonte que forneça nomes qualificados.
3. Adicione os dados de contato. Certifique-se de que os e-mails e telefones sejam enviados junto com o contato do cliente potencial, e não em uma exportação separada.
4. Configure a prospecção em um canal. Adicione um segundo canal somente depois que o primeiro gerar respostas.
5. Adicione lembretes para acompanhamento. Defina uma data para cada negócio em aberto.
6. Revise mensalmente. Remova qualquer ferramenta que você tenha aberto menos de algumas vezes. Adicione ferramentas de proposta ou de relatório por último.

Antes de escolher uma ferramenta para cada etapa, use esta lista de verificação para selecionar:

• Abrangência do seu público-alvo. Teste uma busca pelo seu público-alvo real, por exemplo, "empresas de climatização em Tulsa". Bancos de dados criados para empresas de tecnologia frequentemente deixam de fora pequenas empresas locais.
• Atualização dos dados. Pergunte com que frequência os contatos são atualizados e envie um pequeno lote de teste para medir as taxas de rejeição.
• Onde os dados são enviados. Os leads e as respostas devem chegar ao seu CRM sem a necessidade de um arquivo CSV intermediário.
• Canais que você realmente usa. Se seus compradores respondem pelo WhatsApp, uma ferramenta exclusiva para e-mail resolve metade do problema.
• Funcionalidades de conformidade. O tratamento de cancelamento de inscrição e os detalhes do remetente devem ser integrados.
• Experimente gratuitamente com seus próprios dados. Avalie pelo número de leads qualificados e respostas recebidas em uma semana, não pela demonstração.

Depois que o processo for iniciado manualmente, nossa visão geral do software de automação de vendas mostrará quais dessas etapas podem ser executadas sem a sua intervenção e quais ainda exigem um operador.

Um único agente de IA pode substituir diversas ferramentas de vendas?

Da prospecção até o primeiro contato, sim, um agente de vendas com IA pode fazer o trabalho de três ou quatro ferramentas diferentes. Ele recebe sua oferta como entrada, encontra empresas que precisam dela, coleta seus contatos e redige as mensagens. Se você quiser saber o que esses agentes podem e não podem fazer antes de confiar seu pipeline a um deles, nosso guia sobre agentes de vendas com IA explica tudo passo a passo.

A Vonsel foi criada com base nessa ideia. Você informa o que faz e o que oferece. Ela lê as avaliações do Google de cada empresa, identifica reclamações concretas e as relaciona com a sua oferta, para que você alcance as empresas que realmente precisam de você, e com a razão para isso. Em cerca de um minuto, ela retorna aproximadamente 300 empresas ideais, um trabalho que levaria dias para ser feito manualmente.

Compare as duas abordagens tarefa por tarefa:

Um agente não é para todos. Se você já tem um pipeline de indicações qualificadas e vende para grandes empresas, um banco de dados e um CRM podem ser tudo o que você precisa. Para um freelancer, consultor ou pequena agência que vende para empresas locais, o agente elimina as etapas mais demoradas. Você pode experimentar gratuitamente, e a página de preços lista o que cada plano inclui.

A versão curta

• Cubra cinco funções: prospecção, dados de contato, CRM, contato inicial e acompanhamento.
• Se seus compradores forem empresas locais, leia as avaliações delas: as reclamações mostram quem precisa de você e por quê.
• Comece com um CRM e uma fonte qualificada de potenciais clientes.
• Remova qualquer ferramenta que obrigue você a copiar dados manualmente.
• Facilite a opção de cancelamento de inscrição em todas as mensagens: uma lista limpa resulta em melhores taxas de abertura e resposta.
• Se você vende para empresas locais, considere um agente de IA que integre prospecção, contatos, CRM e envio de mensagens.