A maioria dos guias faz ranking de ferramentas. Este explica o que uma pequena empresa realmente precisa de um CRM para vendas, quando a planilha ainda basta e de onde vêm os contatos quando o seu CRM está vazio.
Um CRM para vendas é um software que reúne contatos, negociações e retornos em um só lugar, para que uma equipe de uma a vinte pessoas não perca nenhum lead entre conversas de WhatsApp, e-mails e planilhas. Comece com um funil simples, lembretes e exportação fácil, e garanta um fluxo constante de prospects reais para colocar dentro dele.
Um CRM para vendas é uma base de pessoas e empresas, com o histórico de cada conversa e de cada negociação. A sigla vem do inglês customer relationship management, ou gestão de relacionamento com o cliente. A comunidade do Sebrae descreve o CRM como um sistema que qualquer empresa pode usar para gerenciar as interações com os clientes, e o Sebrae Play lembra que a ferramenta registra e organiza as informações sobre essas interações e não se restringe às grandes empresas.
Para uma pequena empresa, a versão útil é bem mais estreita do que a definição de manual. Ela responde a quatro perguntas toda manhã: quem devo procurar hoje, o que combinamos da última vez, quais negociações estão abertas e quais estão esfriando.
Na prática brasileira, o "CRM" de muita gente ainda é o histórico do WhatsApp, um caderno e uma planilha. O problema não é usar essas ferramentas, e sim não ter um lugar único em que o retorno de amanhã apareça sozinho.
Quase sempre equipes muito pequenas: de uma a vinte pessoas, muitas vezes só o dono. Três perfis costumam chegar a este assunto:
Os três precisam do mesmo núcleo enxuto, e nenhum deles precisa de uma ferramenta com duzentas configurações no primeiro dia.
A planilha resolve quando uma pessoa acompanha uma lista curta e abre o arquivo todo dia. O CRM passa a compensar quando os retornos escapam, quando duas pessoas editam os mesmos contatos ou quando você não consegue nomear os negócios abertos em dez segundos. O próprio artigo do Sebrae sobre o tema contrasta o CRM com as tradicionais planilhas e anotações bagunçadas.
O gatilho é o comportamento, não o tamanho. Veja como as duas opções se comparam nas coisas que quebram primeiro:
| O que você precisa | Planilha | CRM para pequena empresa |
|---|---|---|
| Guardar contatos | Serve para uma lista curta | Serve, com campos personalizados e busca |
| Lembretes de retorno | Manuais, fáceis de esquecer | Embutidos e ligados a cada contato |
| Visão do funil | Uma coluna de status | Etapas visuais em que você arrasta o negócio |
| Histórico por contato | Célula de notas que vira bagunça | Notas e ações com data |
| Duas ou mais pessoas | Conflito de versões e dados sobrescritos | Um registro compartilhado, uma só versão |
| Duplicados | Você descobre por acaso | Mais fáceis de localizar e unir |
| Custo | Grátis | Existem planos gratuitos; os pagos acrescentam limites e recursos |
Se você ainda está em uma planilha e ela funciona, não há problema nenhum. Nosso guia sobre usar o Google Sheets como CRM e onde ele começa a falhar mostra como montar uma planilha direito e em que ponto ela se rompe.
Sete: base de contatos com campos personalizados, funil visual, lembretes, notas, importação e exportação, acesso pelo celular e integração com o e-mail que você já usa. O resto é adicional e pode esperar. Teste cada item em uma versão de avaliação com os seus dados reais.
Também vale decidir entre CRM em nuvem e local. A comunidade do Sebrae observa que o CRM em nuvem é acessado pela internet com um login e dispensa uma equipe de TI para instalar e atualizar o sistema, ao contrário do CRM local, mantido em um servidor físico. Para uma equipe pequena, a nuvem costuma ser o caminho mais simples.
| Funcionalidade | Por que importa | Teste na avaliação |
|---|---|---|
| 1. Contatos e campos personalizados | Seu negócio tem detalhes próprios: ramo, cidade, último orçamento | Crie três campos em menos de dois minutos |
| 2. Funil visual | Mostra de relance em que ponto está cada negócio | Renomeie as etapas para o seu jeito de vender |
| 3. Lembretes e próximas ações | O retorno é onde as equipes pequenas perdem vendas | Crie um lembrete e veja se ele aparece no seu dia |
| 4. Notas e histórico | Você lembra da última ligação sem rolar a caixa de entrada | Abra um contato e leia a história completa |
| 5. Importar e exportar | Evita que você fique preso à ferramenta | Importe 20 linhas e exporte tudo em CSV |
| 6. Acesso pelo celular | Você atualiza negócios no carro, na obra ou na loja | Registre uma ligação pelo telefone |
| 7. Encaixe com e-mail e agenda | Menos abas abertas e menos respostas esquecidas | Conecte sua caixa de e-mail e envie uma mensagem |
Escolha pelo processo, não pelo ranking: descreva como você vende, selecione duas ou três ferramentas que combinem e rode todas com os mesmos dados reais durante uma semana. Rankings raramente conhecem o seu ramo. O seu teste conhece. Siga estes passos:
Quando a ferramenta estiver em uso, meça o resultado com poucos números. Um funil de vendas claro dá sentido a esses números.
Para quem vende para outras empresas locais, a fonte mais rápida de prospects reais é o Google Maps, onde quase todo encanador, dentista, oficina ou restaurante tem uma ficha com telefone, endereço e avaliação. O difícil é tirar essas fichas do mapa e levá-las ao CRM sem digitar uma por uma.
Um exemplo realista: um contador em Curitiba quer construtoras pequenas como clientes. Um designer de sites em Goiânia quer restaurantes sem site moderno. Uma empresa de limpeza em Campinas quer clínicas odontológicas. Cada um pesquisa uma categoria e uma cidade e precisa de uma lista que possa ordenar, ligar e acompanhar.
A Vonsel foi feita para esse fluxo. Você pesquisa no Google Maps e aperta Start. A Vonsel reúne as empresas conforme você explora o mapa, indo além dos pins que se veem de relance. Pause, continue e salve a pesquisa quando quiser. O Google Maps não fornece e-mails de empresas, então a Vonsel visita os sites disponíveis para encontrar e-mails publicados, telefones adicionais e links para até 118 redes sociais e outras plataformas compatíveis. O que ela encontra depende do que cada site publica.
Depois, as empresas ficam em um mapa dentro do CRM, onde você as organiza por etapa, edita os dados e usa quadro Kanban, calendário, notas, ações, tags e campos personalizados. Se preferir ver antes, assista ao tutorial em vídeo na página da ferramenta. Para aprofundar a parte da lista, leia nosso guia de como montar uma lista de leads.
Um bom primeiro mês é de propósito entediante: um funil, uma importação limpa, uma rotina diária. Faça nesta ordem:
O objetivo do primeiro mês é criar o hábito. Um funil simples que você abre todo dia vence um funil elaborado que você abre uma vez por semana.
Em geral sim, desde que você tenha uma base legal e respeite os direitos do titular. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) define dado pessoal como informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável. Dados de empresa, como razão social ou telefone fixo, em geral não identificam uma pessoa. Já o e-mail nome.sobrenome@empresa.com.br ou o celular do dono de um MEI podem identificar, e aí a lei se aplica.
O art. 7º, IX permite o tratamento quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador, exceto se prevalecerem os direitos e liberdades fundamentais do titular. Segundo o Guia Orientativo da ANPD sobre legítimo interesse, a avaliação passa por três fases: finalidade, necessidade e balanceamento com salvaguardas. O art. 10 acrescenta que o legítimo interesse só pode fundamentar tratamento para finalidades legítimas, como o apoio e a promoção de atividades do controlador, e que somente os dados estritamente necessários podem ser tratados.
Na prática, antes da primeira campanha, passe por esta lista:
| Pergunta antes de contatar | O que fazer | Base |
|---|---|---|
| O dado identifica uma pessoa? | Trate como dado pessoal o e-mail com nome e o celular do dono ou do sócio | LGPD, art. 5º, I |
| Qual é a base legal? | Registre qual hipótese você usa, por exemplo o legítimo interesse, e para qual finalidade | LGPD, art. 7º, IX |
| Estou usando só o necessário? | Guarde apenas os campos de que a abordagem precisa | LGPD, art. 10, § 1º |
| Como a pessoa pede para sair? | Ofereça uma forma clara de oposição e marque o contato no CRM para não escrever de novo | LGPD, art. 18, § 2º |
| Fiz o teste de balanceamento? | Documente finalidade, necessidade e balanceamento com salvaguardas | Guia da ANPD |
O descumprimento tem custo: o art. 52 prevê, entre outras sanções, multa simples de até 2% do faturamento da empresa no Brasil no último exercício, limitada a R$ 50.000.000,00 por infração. Para o quadro geral da prospecção ativa, veja o que é outbound e como funciona.
Isto é informação geral, não aconselhamento jurídico. Para uma campanha específica, consulte o guia da ANPD ou um advogado.
Quatro erros aparecem sempre quando um CRM cai em desuso, e nenhum deles tem a ver com o software:
Se quiser um lugar gratuito para começar, veja nossa página sobre CRM gratuito. E quando for comparar os planos da Vonsel, consulte a página de preços.
