Soğuk E-posta Takibi: Kaç tane gönderilmeli, ne zaman ve ne söylenmeli?

Soğuk e-posta sonrası takip neden bu kadar önemli?

Çünkü sessizlik nadiren bir karar anlamına gelir. Dallas'ta bir çatı firmasının sahibi, iş yerleri arasında telefonundan e-postalarını okuyor. Columbus'ta bir diş kliniği yöneticisi sabah 7'de gelen kutusunu açıyor, kırk mesaj görüyor ve acil olan beş tanesiyle ilgileniyor. E-postanız gayet iyiydi. Sadece yanlış sabah geldi.

Takip e-postası, mesajın daha iyi bir günde ulaşması için ikinci ve üçüncü bir şans verir. Ayrıca, onlara yazmayı gerçekten amaçlayan gerçek bir kişi olduğunuzu, on binlerce adrese gönderilen bir toplu mesaj olmadığınızı da gösterir. Bu nedenle, soğuk e-postalar için popüler olan 30/30/50 kuralı, takip e-postalarına sonucun en büyük payını verir: liste ve mesaj sizi içeri sokar, takip e-postası ise yanıtı getirir.

Ancak bir sınır var. Takip e-postaları yalnızca ilk e-posta ilgiliyse faydalıdır. Yanlış işletmeye yanlış teklifle yazdıysanız, dört e-posta daha sadece rahatsızlığı katlar. Önce hedeflemeyi düzeltin, sonra takip dizisini oluşturun. Hala ilk mesaj üzerinde çalışıyorsanız, soğuk e-posta göndermenin doğru yolu hakkındaki kılavuzumuzla başlayın.

Bir soğuk e-postaya kaç takip e-postası gelmeli?

İlk e-postadan sonra üç veya dört takip e-postası daha göndermeyi planlayın; toplamda dört veya beş iletişim kurmuş olursunuz. Bu, yoğun bir işletme sahibine iyi bir günde ulaşmak için yeterli ve spam olarak bildirilmeden önce durmanız için de yeterince kısa bir süre.

Yerel işletme sahipleri özel bir hedef kitle oluşturuyor. Gelen kutularını filtreleyen bir asistanları yok ve isimleri hatırlıyorlar. Chicago'da sizden sekiz e-posta alan bir pizzacı sahibi sizi yanlış nedenlerden dolayı hatırlayacaktır. Kurumsal ekiplere satış yapan ajanslar bazen yedi veya sekiz adımda ilerlerken, bir kuaför salonu, bir tesisatçı veya küçük bir hukuk bürosu için beş adım üst sınırdır.

İşte başlangıç noktası olarak kullanılabilecek bir takip dizisi. Günler, ilk e-postadan sonraki iş günleri olarak hesaplanır.

Birisi her e-postayı açıyor ama asla cevap vermiyorsa, bunu gizli bir ilgi olarak algılamayın. Açılma verileri gürültüdür. Apple'ın Mail Gizlilik Koruması, "göndericilerin size gönderdikleri e-postayı açıp açmadığınızı görmelerini engeller", bu nedenle bir iPhone kullanıcısı, ne yaptığına bakılmaksızın açmış veya açmamış gibi görünebilir ve bazı güvenlik filtreleri okuyucu adına bağlantılara tıklar. Cevabı tek gerçek sinyal olarak değerlendirin.

Yanıt gelmeyince takip e-postası göndermek için ne kadar beklemelisiniz?

İlk takip e-postasından önce iki ila üç iş günü bekleyin, ardından her seferinde aradaki boşluğu genişletin. Başlangıçtaki kısa boşluklar bağlamı taze tutar; daha sonraki uzun boşluklar ise ısrarcı görünmenizi engeller.

Zamanlama için birkaç pratik kural:

1. İş günlerini sayın. Cuma öğleden sonra gönderilen ve Pazartesi sabahı takip edilen bir e-posta, üç gün sonra değil, bir gün sonra hafif bir uyarı gibi gelir.
2. Çalışma saatlerini eşleştirin. Restoranlar öğle ve akşam yemeklerinde çok yoğundur. Müteahhitler ilk işe başlamadan önce e-postalarını kontrol eder. Portland'daki bir kafe sahibinin e-postalarını öğlen 12'den çok 14:30'da okuma olasılığı daha yüksektir.
3. Saat dilimine dikkat edin. Eğer New York'taysanız ve Phoenix'teki bir spor salonuna yazıyorsanız, sabah 9'da gönderilen bir mesaj, mevsime bağlı olarak onların saatine göre sabah 6 veya 7'de ulaşır, çünkü Arizona'da saatler değiştirilmez.
4. Yoğun sezonlarından kaçının. Temmuz ayının ilk sıcak hava dalgası sırasında bir ısıtma, soğutma ve havalandırma (HVAC) şirketine veya Nisan başlarında bir vergi danışmanına yazmak, dikkate alınmamayı istemek anlamına gelir.
5. Aynı ileti dizisi içinde yanıt verin. Orijinal e-postayı altta tutmak, okuyucunun sayfayı kaydırmadan bağlamı anlamasını sağlar ve konu başlığı tutarlı kalır.

Yanıt gelmemesi durumunda takip e-postasında ne yazmalısınız?

İlk e-postada söylenmeyen bir şey söyleyin. En kötü takip e-postası "Bunu gelen kutunuzun en üstüne taşıyorum" şeklindedir, çünkü dikkat çekmeye çalışır ama karşılığında hiçbir şey vermez. Her seferinde farklı bir yaklaşım seçin:

1. Onlarla ilgili yeni bir detay. Yeni bir yorum, yeni bir şube, bir iş ilanı. Bu, hâlâ onları takip ettiğinizin kanıtı.
2. Küçük bir ücretsiz değer parçası. Rezervasyon sayfalarında değiştirmek istediğiniz iki satır veya ilanlarının telefonda nasıl göründüğüne dair bir ekran görüntüsü.
3. Kısa bir örnek. Benzer bir işletmenin aynı sorunu genellikle nasıl ele aldığı. Gerçek, paylaşılabilir bir örneğiniz yoksa genel tutun.
4. Daha küçük bir talep. "15 dakikalık görüşme" yerine "Bunu şirket içinde mi hallediyorsunuz?" diye sorun. Evet veya hayır sorusuna telefondan cevap vermek kolaydır.
5. Doğru kişi. "Eğer bu işi siz halletmiyorsanız, kiminle konuşmalıyım?" Birden fazla şubesi olan kliniklerde ve franchise'larda sıkça karşılaşılan bir durum.
6. Temiz bir kapanış. Son e-posta onlara kolay bir çıkış yolu sunuyor. Garip bir şekilde, genellikle yanıtlanan e-posta da bu oluyor.

Herhangi bir takip e-postası için hızlı bir test yapmanız gerekiyorsa, şu üç aşamalı formülü kullanın: bir yeni bilgi + onlara maliyeti + bir kolay soru. Örneğin (örnek): "Bu ay yapılan iki yorumda, saat 17:00'den sonra kimsenin cevap vermediği söyleniyor. Bu muhtemelen haftada birkaç işin listedeki bir sonraki tesisatçıya gitmesi anlamına geliyor. Yapacağım üç düzeltmeyi ister misiniz?" Bir taslakta bu üç bölümden biri eksikse, bu bir hatırlatma niteliğindedir, takip e-postası değil.

Müşteri şikayetleri bu açıdan harika bir kaynak oluşturuyor. Atlanta'daki bir oto tamirhanesinin üç müşterisi telefona kimsenin cevap vermediğinden bahsediyorsa, bu, 1. takipte ele alabileceğiniz ve 2. takipte genişletebileceğiniz somut, doğrulanabilir bir sorundur. Olumsuz yorumlara ilişkin kılavuzumuz, bunları nasıl satın alma sinyali olarak okuyacağınızı açıklıyor.

Uyarlayabileceğiniz soğuk e-posta takip şablonları

Bu dört şablon, yukarıdaki tabloda belirtilen sırayı takip eder. Örnek (örnek amaçlı, isimler uydurulmuştur), cevapsız aramalar konusunda şikayetçi olan bir tesisat şirketine yazan bir web ajansıdır. Kendi teklifinizi ve bulduğunuz gerçek sorunu ekleyin.

Paylaştıkları ortak noktalara dikkat edin: ilk isim, e-posta başına tek bir fikir, 90 kelimeden az, telefondan cevaplanabilecek bir soru. "Umarım iyisinizdir" yok, hiç gönderilmemiş bir konu başlığında sahte "Re:" yok, suçluluk duygusu uyandırma yok. Nişlere göre ilk temas şablonları için yerel ajanslar için soğuk e-posta şablonlarımıza bakın. Potansiyel müşteriyle zaten bir görüşme yaptıysanız, kurallar değişir; bunun yerine satış görüşmesi sonrası e-posta hakkında bilgi edinin.

Hangi takip hataları size yanıt kaybettiriyor?

En büyüğü, aynı mesajı "Takip amacıyla" ibaresiyle tekrar göndermek. Hemen ardından şunlar geliyor:

• Suçluluk ve baskı. "Size dört kez e-posta gönderdim" ifadesi okuyucuyu meraklandırmak yerine savunmaya geçmeye itiyor.
• Uzun takip e-postaları. Her adım ilk e-postadan daha kısa olmalı, ikinci bir sunum dosyası kadar uzun olmamalı.
• Spam gibi görünen yeni konu başlıkları. Aciliyet uydurmaktansa konu başlığı içinde kalmak daha temiz bir yaklaşım.
• "Hayır" cevabından sonra takip etmek. Net bir "ilgilenmiyorum" veya "beni listeden çıkarın" yanıtı, o adres için iletişim sürecini sonlandırır. Bunu CRM'inize kaydedin, böylece ekibinizden kimse tekrar yazmasın.
• Teslim edilebilirliği göz ardı etmek. Soğuk bir listeye beş adımlık bir takip dizisi, gönderim hacminizi katlar. Alan adınızın hazır olduğundan emin olun; e-posta ısınma kılavuzumuz kurulumu kapsar.

Soğuk e-posta takiplerinizin gelen kutusuna ulaşmasını nasıl sağlarsınız?

Takip e-postası ancak gelen kutusuna ulaşırsa işe yarar ve büyük e-posta sağlayıcıları ne aradıklarını yayınlarlar. İyi haber şu ki, sahipleri mutlu eden alışkanlıklar, e-postalarınızın teslim edilmesini sağlayan alışkanlıklarla aynıdır.

• Gmail'in e-posta gönderici yönergeleri, göndericilerden Postmaster Tools'da bildirilen spam oranını %0,10'un altında tutmalarını istiyor. Ayrıca, mesaj gerçek bir yanıt veya iletme olmadığı sürece konu satırlarına "Re:" veya "Fwd:" eklenmemesini ve günde 5.000'den fazla mesaj gönderenlerin pazarlama ve abone olunan mesajlarında tek tıklamayla abonelikten çıkma özelliğini desteklemelerini belirtiyor.
• Microsoft'un yüksek hacimli göndericiler için Outlook gereksinimleri, "alıcıların daha fazla mesaj almak istememeleri için kolay ve açıkça görülebilen bir yol" talep ediyor ve spam şikayetlerini ve geri dönen e-postaları azaltmak için geçersiz adreslerin düzenli olarak kaldırılmasını öneriyor.
• Geri kalanını basit bir alışkanlık halleder: Her e-postaya abonelikten çıkmanın net bir yolunu ve işletme adresinizi ekleyin ve tek bir abonelikten çıkma işlemiyle kişinin yalnızca bir sonraki e-postadan değil, tüm e-posta dizisinden çıkarılmasını sağlayın.

Pratikte: her adımda bir abonelikten çıkma seçeneği, temiz bir liste ve gelen kutusu başına düşük günlük hacim. Kibar, faydalı takip mesajları ve iyi teslim edilebilirlik birbirine bağlıdır.

Son takip mesajınıza yanıt gelmeyince ne yapmalısınız?

"Yanıt yok" olarak işaretleyip konuyu kapatın ve öylece bırakın. Dört veya beş faydalı e-postadan sonra gelen sessizlik, zamanlamanın veya uyumun yanlış olduğu anlamına gelir ve altıncı bir e-posta bunu değiştirmeyecektir.

1. Sonucu kaydedin. CRM sisteminizde ilgili işlemi tarihle birlikte "yanıt yok" olarak işaretleyin, böylece ekibinizden hiç kimse gelecek hafta yanlışlıkla yeni bir işlem başlatmasın.
2. Abonelikten çıkma seçeneğini kalıcı tutun. Aboneliğini iptal eden veya "beni listeden çıkarın" diyen herkes, sadece bu kampanya için değil, gelecekteki tüm listelerde yer almaz.
3. Gerçek bir tetikleyici bekleyin. Birkaç ay sonra ancak bir şeyler değişirse tekrar gözden geçirin: yeni bir şikayet dalgası, ikinci bir şube, yeni bir sahip, yeni bir web sitesi. Bu tetikleyici, yeni bir ilk e-postanın ilk satırı olur.
4. Yeni e-postayı ilk temas olarak değerlendirin. Yeni bir yaklaşım, tam abonelikten çıkma seçeneği, "Mart ayında söylediğim gibi" yok. Sahipler eski yazışmalarınızı hatırlamıyor ve hatırlamalarına da gerek yok.

"Şimdi değil" cevabı farklıdır: daha sonraki bir görüşme için bir "evet"tir. Ne zaman daha uygun bir zaman olacağını sorun, ayı not edin ve o zaman verdikleri cevaba atıfta bulunan kısa bir notla geri dönün.

E-posta, WhatsApp, Instagram ve LinkedIn üzerinden nasıl takip yapıyorsunuz?

E-posta iletişiminin kesildiği durumlarda diğer kanalları kullanın ve her iletişimi tek bir yerde tutun, böylece kimin ne dediğini bilirsiniz. Birçok yerel işletme sahibi WhatsApp mesajlarına veya Instagram DM'lerine e-postadan daha hızlı yanıt verir ve ajans alıcıları genellikle LinkedIn'de aktiftir.

Karma bir takip dizisi şöyle olabilir: 0. günde e-posta, 3. günde takip e-postası, 7. günde e-postaya atıfta bulunan kısa bir LinkedIn veya Instagram mesajı, 12. günde son bir e-posta. Her kanaldaki mesaj, e-postadan daha kısa ve daha samimi olmalı ve asla tam tanıtımı tekrar etmemelidir.

Zor olan tek bir takip mesajı yazmak değil. Zor olan, otuz potansiyel müşteriyi farklı aşamalarda tutmak, kimseyi kaybetmemek veya zaten cevap vermiş birine iki kez yazmamak. Vonsel işte bu işi sizin yerinize yapıyor. Yapay zekâ ajanına ne yaptığınızı ve ne sunduğunuzu söylüyorsunuz ve o da Google yorumlarını okuyarak ve şikayetlerini teklifinizle eşleştirerek size gerçekten ihtiyacı olan yerel işletmeleri buluyor; e-posta, telefon, WhatsApp ve sosyal medya profilleriyle dakikada yaklaşık 300 ideal işletme.

İşletmeler, bir kontrol paneli ve Kanban panosu içeren bir CRM sistemine yönlendirilir, böylece her potansiyel müşteri için bir aşama belirlenir. Buradan itibaren, yapay zeka her işletmenin gerçek sorununa göre kişiselleştirilmiş mesajlar yazıp e-posta, WhatsApp, Instagram DM ve LinkedIn üzerinden gönderebilir ve sizin için takip işlemlerini halledebilir. Ücretsiz olarak deneyebilirsiniz ve daha fazlasına ihtiyaç duyduğunuzda Vonsel fiyatlandırma sayfasında planları inceleyebilirsiniz.