Satış görüşmesi sonrası takip e-postası: 8 şablon, zamanlama ve anlaşmaları bozan hatalar

Satış görüşmesinin ardından gönderilen takip e-postası neleri içermelidir?

Satış görüşmesinin ardından gönderilen takip e-postası aynı gün içinde ulaşmalı ve üç şey yapmalıdır: potansiyel müşteriye dile getirdiği belirli bir nokta için teşekkür etmek, sorunu ve üzerinde anlaşılan bir sonraki adımı kendi kelimeleriyle yeniden ifade etmek ve bir tarihle birlikte somut bir eylem istemek. 150 kelimeyi geçmemeli ve konu satırında toplantının adı yer almalıdır.

Geri kalan her şey isteğe bağlıdır. Sunumunuzun uzun bir özetini, kimsenin istemediği bir slayt gösterisini veya üç örnek olay bağlantısını içeren bir e-posta, yanıtlamayı zorlaştırır ve takip e-postasının amacı, not aldığınızı kanıtlamak değil, bir yanıt almaktır.

Hızın önemli olmasının nedeni hafızadır. İlk olarak 1885'te Hermann Ebbinghaus tarafından tanımlanan ve 2015'te PLOS ONE'da yayınlanan bir çalışmada başarıyla tekrarlanan unutma eğrisi, kimse bilgiyi saklamaya çalışmadığında bilginin zamanla nasıl kaybolduğunu gösterir. Potansiyel müşteriniz, görüşme bittiği anda Phoenix'te bir diş kliniği veya Columbus'ta bir çatı kaplama şirketi işletmeye geri döndü. Aynı gün gönderilen bir e-posta, ayrıntılar unutulmadan ve bir rakibin e-postası sizin e-postanızın önüne geçmeden önce görüşmeyi yakalar.

Satış görüşmesinden sonra takip e-postası nasıl yazılır, adım adım?

Beş bölüm halinde, bu sırayla yazın; böylece beş dakikadan fazla zamana ihtiyacınız olmayacaktır. Görüşmeden önce taslağı hazırlayın, böylece sonrasında sadece boşlukları doldurursunuz.

1. Toplantının adını içeren bir konu başlığı. "Özet: Web sitesi yeniden tasarım görüşmesi, Salı" ifadesi, "Takip" ifadesinden daha iyidir. Potansiyel müşteri, gelen kutusu listesinden ne olduğunu bilmelidir.
2. Söyledikleriyle bağlantılı tek bir teşekkür cümlesi, "Her kış rezervasyonların neden düştüğünü bana anlattığınız için teşekkür ederim" der ve dinlediğinizi gösterir. "Zamanınız için teşekkür ederim" ise hiçbir şey ifade etmez.
3. Sorunu kendi sözleriyle ifade edin. Bahsettikleri acıyı, maliyeti ve son tarihi içeren iki veya üç kısa madde yazın. Eğer "akşam 6'dan sonra haftada yaklaşık beş çağrı kaybediyoruz" dedilerse, aynen bunu yazın.
4. Sonraki adım, bir sahip ve bir tarihle birlikte. "Teklifi Perşembe öğlen 12'ye kadar göndereceğim. Maria ile kontrol edeceksiniz ve Pazartesi saat 10'da konuşacağız." Belirsiz sonraki adımlar, belirsiz cevaplar doğuruyor.
5. Tek bir istek. Randevuyu onaylayın, e-postayı karar vericiye iletin veya ihtiyacınız olan giriş bilgilerini gönderin. Sadece bir tane.

İyi hazırlanmışsanız, bunların çoğu görüşme sırasında kararlaştırılmıştır. Satış görüşmesini sonuçlandırmak için nasıl hazırlanacağınıza dair rehberimiz, görüşmeyi bitirmeden önce bir sonraki adımı nasıl kararlaştıracağınızı anlatıyor; bu da takip görüşmesinin neredeyse kendiliğinden yapılmasını sağlıyor.

Toplantıdan sonra ne zaman takip e-postası göndermelisiniz?

İlk takip mesajını aynı iş günü içinde gönderin ve göndermeden önce sonraki temasları planlayın. Bundan sonra, her mesaj "sadece hal hatır sormak için" tekrarı yerine yeni bir şey ekleyecek şekilde aralıklı olarak gönderin.

Bir ajansın restoran grubuna satış yapması veya bir BT sağlayıcısının hukuk bürosuna sunum yapması gibi çoğu küçük B2B anlaşması için işe yarayan bir zaman çizelgesi şöyle görünür:

İki pratik not. Eğer görüşme saat 17:30'da bitiyorsa, e-postayı hemen yazın ve ertesi sabah için planlayın, böylece sahibi dizüstü bilgisayarını açtığında gelen kutusunun en üstünde yer alsın. Gmail, "Göndermeyi Planla" özelliğiyle bunu yapmanıza olanak tanır ve yardım sayfasında aynı anda 100 adede kadar planlanmış e-postaya sahip olabileceğiniz belirtilir. Outlook'ta da aynı seçenek mevcuttur: Yeni Outlook'ta, Gönder'in yanındaki açılır menüden "Göndermeyi Planla"yı seçin.

İkinci olarak, tek bir temasın mükemmel bir şekilde ifade edilmesinden ziyade, temas sayısı daha önemlidir. Tipik bir anlaşmanın kaç temas gerektirdiğine dair daha uzun vadeli bir bakış açısı istiyorsanız, bir B2B anlaşmasını sonuçlandırmak için kaç temas noktası gerektiğini okuyun.

Satış görüşmesi sonrası takip e-postası şablonları (kopyalayabilirsiniz)

Bu sekiz şablon, gerçekte karşılaşacağınız durumları kapsar. Parantez içindeki her şeyi değiştirin, geçerli olmayan her şeyi silin ve göndermeden önce bir kez yüksek sesle okuyun. Eğer bir şablon mektubuna benziyorsa, zaten öyledir.

1. Tanışma görüşmesinin ardından

Konu: [Sorun] hakkındaki görüşmemizin özeti

Merhaba [İsim],
[Belirli ayrıntıyı, örneğin "Yelp yorumlarınızın yarısında rezervasyon taleplerine geç yanıt verildiğinden bahsediliyor"] nasıl açıkladığınız için teşekkürler. İşte duyduklarım:
• [Kendi sözleriyle sorunları]
• [Onlara maliyeti: kaybedilen işler, çalışma saatleri, olumsuz yorumlar]
• [Son tarih veya tetikleyici unsur: yoğun sezon, yeni lokasyon]
Sonraki adım: [Gün] tarihine kadar kısa bir teklif göndereceğim. [Diğer karar verici] ile birlikte gözden geçirmek için [Gün] tarihinde [saat]te onay verebilir misiniz?
[Adınız]

2. Bir demo sonrasında

Konu: [Şirket] tanıtımı: Sorduğunuz iki şey

Merhaba [İsim],
[Özellik veya hizmetin] [sizin durumunuzu] karşılayıp karşılayamayacağını sordunuz. Kısa cevap: evet ve sizin için şöyle görünecek: [tek cümle veya tek ekran görüntüsü].
Diğer soru şuydu: [Soru]. [Cevabı iki satırda verin.]
Bu uygunsa, bir sonraki adım [deneme, pilot uygulama, kurulum görüşmesi] olacaktır. [Gün] kurulum için uygun mu?

3. İş yerlerinde yüz yüze bir görüşmenin ardından

Konu: [Sokak]'taki dükkanınızı görmek güzeldi

Merhaba [İsim],
Etrafı gezdirdiğiniz için teşekkürler. [Detay: resepsiyon telefonunun sürekli çalması, salı günleri boş masalar] sorunu açıkça ortaya koydu. Anlaştığımız gibi, [tarih]e kadar [işlem] yapacağım ve [tarih]te [yer veya video bağlantısı]nda tekrar görüşeceğiz.

4. Teklifin gönderilmesi

Konu: Söz verildiği gibi [proje] için teklif

Merhaba [İsim],
Tartıştığımız teklif ektedir. Kısa özet: [fiyat aralığı] (veya "bkz. sayfa 2") karşılığında [sonuç], başlangıç [tarih]. [Ortak] ile kontrol edilmesi gereken kısım [bölüm]. Soruları yanıtlamak için [gün] [saat] ayırdım. Bu hala geçerli mi?

5. Potansiyel müşteri aramayı kaçırdı.

Konu: Bugün görüşemedik, yeni bir saat belirleyelim mi?

Merhaba [İsim],
Bugün işler yolunda gitmemiş gibi görünüyor, sorun değil. [İş türü] işletmek tahmin edilemez. İşte iki seçenek: [A seçeneği] veya [B seçeneği]. Eğer ikisi de uymuyorsa, bir zaman belirterek yanıt verin, ben hallederim.

6. Sesli mesajdan sonra

Konu: [Konu] hakkında size az önce sesli mesaj bıraktım.

Merhaba [İsim],
[Anlaştığımız bir sonraki adım / teklif] hakkında aradım. Tekrar aramanıza gerek kalmaması için hızlı bir sorum var: [evet veya hayır sorusu]?

7. Sessiz kaldıklarında verilen değer önerisi

Konu: [Sorunlarına] çözüm önerisi

Merhaba [İsim],
Teklifiniz üzerinde çalışırken [belirli, faydalı bir gözlem, örneğin "Google listenizde hala kış saatleri gösteriliyor"] fark ettim. İşte hızlı bir çözüm: [tek satır]. Hazır olduğunuzda geri kalanını birlikte ele almaktan memnuniyet duyarız. [Zaman çizelgesi] sizin için hala gerçekçi mi?

8. Döngüyü Kapatmak

Konu: Dosyanızı kapatmalı mıyım?

Merhaba [İsim],
Henüz geri dönüş almadım, bu genellikle zamanlamanın yanlış olduğu veya önceliğin değiştiği anlamına gelir. İkisi de olur. [Ay] ayında tekrar yazayım mı, yoksa şimdilik kapatayım mı? Tek kelimelik bir cevap mükemmel olur.

Doldurulmuş bir örnek (açıklayıcı)

İşte, kurgusal bir örnek için doldurulmuş 1 numaralı şablon: Aile diş hekimliği kliniği sahibiyle bir görüşme gerçekleştiren bir web ajansı.

Konu: Özet: Salı günü yapılan çevrimiçi rezervasyon görüşmesi

Merhaba Doktor Patel,
Resepsiyon görevlilerinin sabahlarının çoğunu telefonda nasıl geçirdiğini bana anlattığınız için teşekkür ederim. İşte duyduklarım:
• Yeni hastalar mesai saatleri dışında arıyor, kimse cevap vermiyor ve bazıları başka yerlerden randevu alıyor.
• Son zamanlarda Google'da yapılan iki yorumda "telefonda ulaşamadım" ifadesi geçiyor.
• Ocak ayı yoğunluğundan önce bunun düzeltilmesini istiyorsunuz.
Sonraki adım: Perşembe öğlen saat 12'ye kadar sabit fiyatlı, tek sayfalık bir online rezervasyon planı göndereceğim. Pazartesi saat 10'da ofis müdürünüz Lisa ile birlikte incelemek üzere teyit edebilir misiniz?
Sam

95 kelimeden oluşuyor, sahibinin kendi sorununu aktarıyor, bir sonraki adımı, tarihini ve bir talebi içeriyor. İşin tamamı bu.

Bu şablonlardaki işin büyük kısmı parantez içindeki detaylardan ibaret. Genel e-posta araçlarının da başarısız olduğu nokta burası: İsim ve şirket bilgilerini dolduruyorlar, ancak işletmenin neden ilgilenmesi gerektiğini yazmıyorlar.

Yerel bir işletmenin Google yorumlarını takip sürecinizde nasıl kullanırsınız?

Yerel işletmelere satış yaparken, onların herkese açık yorumları, genel geçer ifadelerden uzak, etkili bir takip görüşmesi için en iyi kaynaktır. İşletme sahibi size telefonda bir sorundan bahsetti; müşterileri de çoğu zaman aynı sorunu aylardır yazılı olarak anlatıyor. Bu örneği alıntılamak, hiçbir şablonun taklit edemeyeceği şekilde ödevinizi yaptığınızı gösterir.

1. E-postayı yazmadan önce son 20-30 yorumu okuyun. "Telefona asla cevap vermiyorlar", "Web sitesi rezervasyon yapmama izin vermedi", "40 dakika bekledim", "Fatura kafa karıştırıcıydı" gibi tekrarlanan şikayetleri arayın.
2. Sattığınız hizmetle uyumlu bir kalıp seçin. Sadece hizmetinizin gerçekten çözdüğü şikayetlerden bahsedin. Resepsiyonist hizmeti cevapsız çağrılarla ilgilenir, yemeklerle değil.
3. Yorum yapan kişiyi değil, yorumun genel durumunu açıklayın. "Son birkaç yorumda geri arama için uzun süre beklendiğinden bahsediliyor" şeklinde yazın, müşterinin adını değil; ve asla bir yorumu onları utandırmak istercesine paylaşmayın.
4. Bunu 1. veya 3. temas noktasında kullanın. Özet bölümünde, işletme sahibinin söylediklerini destekler; değer katıcı bir unsur olarak, sessiz bir potansiyel müşteriye cevap vermesi için yeni bir neden sunar.
5. Yanına bir çözüm önerisi ekleyin. Neyin değişmesi gerektiğine dair tek bir cümle yeterli; e-posta eleştiri yerine yardım mesajı olarak algılanacaktır.

Tekrarlayan şikayetleri tespit etmenin adım adım yöntemini öğrenmek için, herhangi bir kişiyle iletişime geçmeden önce şikayetleri temaya göre gruplandırmayı gösteren Google yorumlarındaki müşteri sorunlarını nasıl bulacağınıza dair kılavuzumuzu okuyun.

Israrcı görünmeden nasıl takip edersiniz?

E-postada hiçbir şey vermeden bir şey istendiğinde ısrarcı görünüyorsunuz. Her iletişimde yeni bir bilgi, söz verdiğiniz bir teslimat veya hayır demenin kolay bir yolunu sunduğunuzda ise yardımsever görünüyorsunuz. Çoğu durum için üç kural geçerlidir:

• Ne istediğinizi değil, ne verdiğinizi ön plana çıkarın: "İşte istediğiniz fiyat teklifi" dedikten sonra "Bakma fırsatınız oldu mu?" diye sorun.
• Bir çıkış yolu sunun. "Zamanlama uygun değilse, söyleyin, Mart ayında tekrar kontrol ederim" demek baskıyı azaltır ve genellikle daha hızlı yanıt almanızı sağlar.
• Belirlediğiniz tarihte sözünüzü tutun. Perşembe dediyseniz, Perşembe günü gönderin. Güvenilirlik, ısrarcılığın tam tersidir.

"Sizinle tekrar iletişime geçeceğim" demenin profesyonel yolları ve "sadece bilgi vermek için yazıyorum" ifadesinin kibar alternatifleri:

• "Teklifi Perşembe öğlen saat 12'ye kadar göndereceğim ve sorularınızı yanıtlamak için Cuma sabahı sizi arayacağım."
• "Ortağınızla konuyu görüştükten sonra, 14'ünde sizinle iletişime geçeceğim."
• "Salı günü kaldığımız yerden devam ediyoruz:..."
• "Söz verdiğim gibi, işte..."
• "Telefon görüşmesinde bahsetmeyi unuttuğum bir şey var:..."
• "Bu, bu çeyrek için hâlâ öncelikli bir konu mu, yoksa yılın ilerleyen dönemlerinde mi tekrar ele almalıyım?"

Takip e-postalarında en sık yapılan hatalar nelerdir?

Anlaşmaların bozulmasına neden olan hatalar nadiren dilbilgisiyle ilgilidir. Bunlar zamanlama, odaklanma ve hafızayla ilgilidir. Şunlara dikkat edin:

• Yarın "işi düzgün yapmak" için beklemek. Bugün gönderilen iyi bir e-posta, Cuma günü gönderilen mükemmel bir e-postadan daha iyidir.
• Onların sorunlarını değil, kendi sunumunuzu özetlemek. Potansiyel müşteri görüşmedeydi. Yazılı olarak kendi önceliklerine ihtiyaç duyuyorlar, sizin özelliklerinize değil.
• Tek bir mesajda birden fazla istek. "Düşüncelerinizi bana bildirin, ayrıca logoyu gönderebilir misiniz ve ne zaman görüşme için uygunsunuz?" sorusuna en fazla bir yanıt alınıyor.
• "Sadece hal hatır sormak için" ve yeni bir şey yok. İlk temastan sonraki her temas yeni bir bilgi, fikir veya soru içermeli.
• Sonraki adımda tarih yok. "Yakında konuşalım" demek asla demek. Gün ve saati yazılı olarak belirtin.
• Kısa bir e-postaya kapsamlı bir sunum dosyası eklemek. Bağlantıyı paylaşın veya onlar istedikten sonra gönderin.
• Takip sürecini tamamen unutmak. En yaygın hata ve her anlaşmanın bir sonraki adımını gösteren bir süreçle düzeltilmesi en kolay olanı.
• Fiyat konusu açıldığında savunmaya geçmek. Eğer görüşme fiyat endişesiyle sona erdiyse, sorunun kendiliğinden ortadan kalkmasını ummak yerine, özet bölümünde rakamı, neleri içerdiğini ve nelerin yerine geçtiğini belirterek yanıt verin.

Telefon görüşmesinin ardından yapılan takip, soğuk bir e-posta ile yapılan takipten nasıl farklıdır?

Telefon görüşmesinin ardından yapılan takip, potansiyel müşterinin kabul ettiği bir konuşmayı sürdürdüğü için daha spesifik, daha hızlı ve daha doğrudan olabilir. Soğuk bir e-posta takibi ise henüz yanıt vermemiş birini hedeflediği için her seferinde dikkat çekmeyi gerektirir ve genellikle daha uzun aralıklarla gönderilir.

Bu fark, tonu değiştirir. Bir görüşmeden sonra "anlaştığımız gibi" yazabilirsiniz. Soğuk bir iletişimde bunu yapamazsınız, çünkü hiçbir şey üzerinde anlaşılmamıştır. Henüz ilk görüşmeden önceki aşamadaysanız, soğuk e-posta takibi kılavuzu, henüz cevap vermemiş potansiyel müşteriler için boşluk ve kelime seçimini ele alır ve soğuk e-posta için 30/30/50 kuralı, takip mesajının neden ilk mesajdan daha önemli olduğunu açıklar.

Soğuk e-posta gönderme alışkanlığından kalan bir şey var: dürüstçe yazın, içeriğe uygun bir konu başlığı kullanın ve her e-postaya abonelikten çıkmanın net bir yolunu ve işletme adresinizi ekleyin. Bu hiçbir şeye mal olmaz ve potansiyel müşteriye gerçek, güvenilir bir işletme yürüttüğünüzü gösterir.

Takip işlemlerinin gözden kaçmamasını nasıl sağlarsınız?

Her açık anlaşmaya bir aşama ve tarihli bir sonraki adım atayın ve bunları her gün aynı saatte gözden geçirin. Sadece aklınızda kalan bir takip, en çok açık anlaşmanızın olduğu ve işlerinizin yoğunlaştığı haftada unutulacaktır.

1. Görüşme bittiği anda anlaşmayı ilerletin. "Keşif tamamlandı" veya "Teklif gönderildi" bir duygu değil, bir sütun olmalı.
2. Sonraki adımı bir belgeye not olarak değil, tarihli bir görev olarak yazın.
3. Takip işlemlerini toplu olarak taslak haline getirin. Sabah 8:30'da on beş dakika, çoğu küçük satış hattı için yeterlidir.
4. Ölü anlaşmaları kapatın. Temiz bir satış hattı, gelecek ay hakkında size gerçeği söyler.

Satış hattı oluşturma rehberimiz, hangi aşamaların kullanılacağını ve bu aşamaların nasıl dürüst tutulacağını açıklıyor.

Yerel işletmelere satış yapıyorsanız Vonsel tam da burada devreye giriyor. Yapay zekâ destekli bir satış temsilcisi: Ne sunduğunuzu söylüyorsunuz ve o da her işletmenin Google yorumlarını okuyarak çözdüğünüz sorunlara sahip olanları buluyor; dakikada yaklaşık 300 ideal işletme, her birinin size neden ihtiyacı olduğunu açıklıyor. E-posta adreslerini, telefon numaralarını, WhatsApp ve sosyal medya profillerini alıyorsunuz ve bu bilgiler, her anlaşmayı aşamalarından geçirebileceğiniz bir kontrol paneli ve kanban panosu içeren bir CRM'ye aktarılıyor. Yapay zekâ, her işletmenin sorununa özel olarak e-posta, WhatsApp mesajı, Instagram DM ve LinkedIn mesajları yazıp gönderebiliyor ve takip işlemlerini de hallediyor. Ücretsiz olarak deneyebilirsiniz ve fiyatlandırma sayfasında her planın neleri içerdiği gösteriliyor.

kısa versiyon

• Satış görüşmesinin ardından aynı gün, kısa ve onların sorunlarını kendi kelimeleriyle ifade eden bir takip e-postası gönderin.
• Sonraki adım, tarih, talep ve toplantının adını belirten bir konu başlığı.
• İlkini göndermeden önce 2. ila 5. temasları planlayın ve her birine yeni bir şey ekleyin.
• Her anlaşmayı, bir sonraki adımı tarihleyerek bir süreçte tutun, böylece takip işlemleri hafızaya bağlı kalmasın.