Müşteri listesi oluşturma: gerçekten işe yarayan bir liste nasıl kurulur?

Müşteri listesi oluşturma nedir ve hangi tür listeye ihtiyacınız var?

Müşteri listesi oluşturma, kişi ve işletme bilgilerini toplayıp satış ya da pazarlama için kullanabileceğiniz düzenli bir listeye dönüştürme işidir. Satış ekipleri iletişime geçmeyi seçtikleri işletmelerin listesini, pazarlamacılar ise kayıt olan kişilerin abone listesini kurar. Yerel B2B satışta yöntem şudur: Google Haritalar'dan bir ilçedeki bir işletme türünü kaydedin ve CRM'de tutun.

Bu ifade aynı anda iki farklı işi anlatır. Başlamadan önce hangisini yapacağınıza karar verin, çünkü veri kaynağı, uymanız gereken kurallar ve takip düzeni değişir. Wikipedia, lead'i belirli bir ürün ya da hizmetle ilgilenen bir müşterinin iletişim bilgisi olarak tanımlar; bu tanıma göre kendi seçtiğiniz işletmelerin listesi, biri ilgi gösterene kadar aslında bir hedef listesidir.

Lead, aday ve müşteri arasındaki farkı ayrıntılı görmek isterseniz lead, prospect ve müşteri farkını anlatan yazıya bakın. Bu rehber, serbest çalışanların, ajansların ve küçük tedarikçilerin yerel işletmelere satmak için kurduğu ikinci tür listeyi anlatıyor.

Bir müşteri listesinde hangi alanlar bulunmalı?

Kullanılabilir bir liste kimlik, erişim, sinyal ve iş akışı alanlarını taşır. Kimlik işletmenin kim olduğunu, erişim ona nasıl ulaşacağınızı, sinyal onu neden seçtiğinizi, iş akışı ise ona daha önce ne yaptığınızı gösterir.

• Kimlik: işletme adı, kategori, adres ve onu bulduğunuz ilçe ya da semt.
• Erişim: telefon, web sitesi, yayımlanmış e-posta veya iletişim formu; sitede yazıyorsa karar vericinin adı.
• Sinyal: Google puanı, yorum sayısı, web sitesinin olup olmadığı ve sizin için ilginç kılan her bilgi.
• İş akışı: durum, son temas tarihi, sonraki adım ve notlar.

Bir listeyi basit bir rehberden ayıran şey sinyallerdir. Web sitesi olmayan bir kafe ile yoğun trafikli, sitesi güncel bir kafeye aynı mesajı yazmazsınız; bu yüzden ilk cümleyi kişiselleştirmenizi sağlayan alanları saklayın. Şemayı daha ayrıntılı kurmak için kendi yerel işletme rehberinizi nasıl oluşturacağınızı anlatan yazıya göz atın.

Müşteri listesi 6 adımda nasıl oluşturulur?

Listeyi altı adımda kurun: profili tanımlayın, bölgeyi parçalara ayırın, harita sonuçlarını kaydedin, web sitelerinden iletişim bilgisi ekleyin, temizleyin ve CRM'e aktarın. Her adımın somut bir çıktısı vardır; böylece ne zaman bittiğini bilirsiniz.

1. Profili tek cümleyle yazın. İşletme türü, bölge ve neden: örneğin Kadıköy'de web sitesi olmayan kuaförler ya da Bursa'da yorum sayısı düşük diş klinikleri.
2. Bölgeyi parçalara ayırın. Bütün bir şehir için tek arama büyük bölümü gizler. Mahalle mahalle ilerleyin; her arama tamamen taranabilecek kadar küçük olsun.
3. Harita sonuçlarını kaydedin. Bölgedeki her işletme için ad, kategori, adres, telefon, web sitesi, puan ve yorum sayısını alın.
4. Web sitelerinden iletişim bilgisi ekleyin. Her işletmenin sitesine bakıp yayımlanmış e-postaları ve ek telefon numaralarını toplayın. Yalnızca yayımlananı alın.
5. Temizleyin ve yinelenenleri silin. Aynı işletmenin tekrarlayan kayıtlarını birleştirin, kapanan yerleri çıkarın, ulaşılamayan satırları işaretleyin.
6. CRM'e aktarın. Her satıra bir durum verin; liste bir dosya olmaktan çıkıp bir satış hattına dönüşsün.

Çoğu kişi bölgelere ayırma adımını atlar, ama listenin eksiksiz olması o adıma bağlıdır. Herhangi bir şehirde yerel işletmeleri bulma yazısı ikinci ve üçüncü adımı, işletme sitelerinden e-posta toplama yazısı dördüncü adımı ayrıntılı işler.

Müşteri listesi için verileri nereden alabilirsiniz?

En iyi kaynak, neye ihtiyacınız olduğuna bağlıdır: kapsam, doğruluk ya da onaylı iletişim. Google Haritalar yerel işletmelerde geniş kapsam verir, odaların ve meslek kuruluşlarının yayımladığı rehberler kapsamı kontrol etmenize yardım eder, kendi formlarınız ise onaya dayalı iletişim sağlar.

Kapsamı ölçmek için ilçenizdeki sektör rehberlerini kullanın: listenizde yakaladığınız işletme sayısı rehberdeki sayının çok altındaysa, daha fazla bölgeyi taramanız gerekir. Aramayı planlıyorsanız işletme telefon numarası listesi rehberi, numaraların aranabilir hale nasıl getirileceğini anlatır.

Müşteri listesi nasıl temiz tutulur?

Her temas denemesini bir veri güncellemesi olarak görün. İşletmeler kapanır, taşınır ve numara değiştirir; bu yüzden liste zamanla çürür. Listeyi temiz tutan şey her gün yapılan küçük bir alışkanlıktır.

• Yinelenenleri ada göre değil telefon ve web sitesine göre silin; zincir şubelerin ve benzer isimlerin yanlış eşleşmesi kolaydır.
• Sonucu hemen işaretleyin: yanlış numara, açılmadı, ilgilenmiyor, tarihte geri ara.
• Göndermeden önce segmentlere ayırın. Sinyale göre sıralanmış listede herkese aynı toplu mesajı atmak yerine her gruba ayrı bir mesaj yazabilirsiniz.
• Bölgeyi birkaç ayda bir yeniden tarayın; yeni açılan işletmeleri yakalar, eski satırları tazeler.

Tablo ilk yüz satır için yeterlidir. Sonrasında her işletmeyi haritada gösteren ve geçmişini tutan bir CRM çok daha rahattır; başlamak için ücretsiz bir CRM bile iş görür. Satırların hangi aşamalardan geçeceğini planlamak için satış hunisi yazısına bakın.

Türkiye'de müşteri listesiyle iletişim kurarken hangi kurallar geçerli?

Kurallar listeye ulaşırken devreye girer. Türkiye'de iki metin öne çıkar: ticari elektronik iletileri düzenleyen 6563 sayılı Kanun ve kişisel verileri düzenleyen 6698 sayılı KVKK. Göndermeden önce ikisine de bakın.

6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, ticari elektronik iletiyi telefon, çağrı merkezi, otomatik arama, e-posta ve kısa mesaj gibi araçlarla ticari amaçla gönderilen ileti olarak tanımlar. Altıncı maddenin ikinci fıkrasına göre esnaf ve tacirlere önceden onay alınmadan ticari elektronik ileti gönderilebilir. Ticaret Bakanlığı'nın bilgi sayfası da bunu doğrular ve tacir ya da esnafın reddetme hakkını kullanması halinde onayı alınmadan ileti gönderilemeyeceğini ekler.

Aynı Kanun'un 7. maddesi iletide sizi tanıtan bilgilerin ve erişilebilir iletişim bilgilerinin yer almasını, 8. maddesi ise alıcının diledikleri zaman gerekçe göstermeden reddedebilmesini ve ret talebi ulaştıktan sonra üç iş günü içinde göndermeyi durdurmanızı ister. Ret bildiriminin kolay ve ücretsiz iletilmesini sağlamak da sizin sorumluluğunuzdadır. Pratikte her e-postaya bir çıkış yolu koyun ve reddedenleri listenizde "ulaşma" olarak işaretleyin.

Önemli ayrım şudur: esnaf ve tacir muafiyeti yalnızca bu alıcılar için geçerlidir. Bireylere, dernek ve vakıflara ya da esnaf ve tacir olmayan kişilere ulaşacaksanız kural önceden onaydır. Ayrıca bir işletme tek kişilik bir esnaf ise adı, telefonu ya da e-postası kişisel veri olabilir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kişisel veriyi kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlar; 5. madde ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olmasını ve veri sorumlusunun meşru menfaatini işleme şartları arasında sayar, 10. madde ise verinin elde edilmesi sırasında aydınlatma yükümlülüğü getirir. Bu genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir; kritik bir kampanya öncesi bir avukata danışın. Daha geniş çerçeve için giden satış (outbound) yazısı da yardımcı olur.

Serbest çalışanlar, ajanslar ve küçük işletmeler listeyi nasıl kullanır?

Liste yapısı herkes için aynıdır; profil satışını yaptığınız şeye göre değişir. Aşağıdakiler örnek profillerdir, sonuç değildir.

• Serbest çalışan: Web tasarımcısı, İzmir'de web sitesi olmayan restoranları listeler ve sahiplerini önce telefonla, tek tek arar.
• Ajans: Ankara'daki yerel bir SEO ajansı diş kliniklerini bulur, puan ve yorum sayısına göre sıralar ve profili zayıf olanlara teklif götürür.
• Küçük işletme: Ticari temizlik malzemesi tedarikçisi, deposunun çevresindeki ofisleri ve klinikleri listeler, önce en yakınları ziyaret eder.

Veri toplama adımını izleyerek görmek isterseniz açılış sayfasındaki tutorial videosuna bakın. Vonsel, haritada gezinirken Google Haritalar işletme sonuçlarını kaydeder, yayımlanmış e-postaları ve ek telefonları bulmak için işletmelerin mevcut sitelerini ziyaret eder ve işletmeleri CRM'de bir harita üzerinde tutar. Bulunanlar her sitenin ne yayımladığına bağlıdır. Her planın neleri kapsadığını fiyatlandırma sayfasında görebilirsiniz.

Kısa özet

• Önce abone listesine mi yoksa potansiyel müşteri listesine mi ihtiyacınız olduğuna karar verin; kaynakları ve kuralları farklıdır.
• Bölge bölge kurun: her seferinde bir işletme türü ve bir ilçe, ardından web sitelerinden iletişim bilgisi ekleyin.
• Durum ve notları bir CRM'de tutun; liste dosya olmaktan çıkıp satış hattına dönüşsün.
• Göndermeden önce 6563 sayılı Kanun'u ve KVKK'yı kontrol edin; alıcı reddederse üç iş günü içinde durun.