Vertriebstools für kleine Teams: Was Sie wirklich brauchen und was Sie getrost weglassen können

Welche Vertriebstools benötigt ein kleines Team tatsächlich?

Die Vertriebstools, die ein kleines Team benötigt, decken fünf Aufgaben ab: die Suche nach potenziellen Kunden, die Beschaffung ihrer Kontaktdaten, die Nachverfolgung von Deals in einem CRM-System, die Kontaktaufnahme und die Nachbearbeitung. Alles darüber hinaus ist optional. Beginnen Sie mit einem CRM-System und einer zuverlässigen Quelle für qualifizierte Leads und ergänzen Sie Ihre Vertriebssoftware erst dann, wenn ein bestimmter Schritt Ihren Prozess verlangsamt.

Die Suchergebnisse zu diesem Thema sind voll von Listen mit zwanzig oder dreißig Produkten. Sie eignen sich zwar zum Stöbern, stammen aber meist von Anbietern und verdecken die eigentliche Frage: Welcher Arbeitsschritt in Ihrer Woche ist der langsamste? Ein Freelancer, der Webdesign an Zahnärzte in Phoenix verkauft, und eine dreiköpfige Agentur, die Buchhaltungsdienstleistungen für Restaurants in Chicago anbietet, erledigen dieselben fünf Aufgaben. Sie erledigen sie nur in unterschiedlichem Umfang.

Der Rest dieses Leitfadens behandelt jede Aufgabe einzeln, nennt die üblichen Top-10-Kategorien mit bekannten Beispielen, bietet eine Checkliste zur Auswahl und schließt mit der Option, mehrere Tools durch ein einziges zu ersetzen. Er behandelt außerdem einen Punkt, der in den meisten Listen der „besten Vertriebstools“ fehlt: Wenn Ihre Käufer lokale Unternehmen sind, sind deren öffentliche Bewertungen die besten Akquise-Daten, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Warum ist die Größe Ihres Stacks wichtiger als seine Funktionen?

Denn Zeit, die für Tools aufgewendet wird, fehlt im Verkauf. Laut der Salesforce-Studie „State of Sales“ verbringen Vertriebsmitarbeiter nur 28 % ihrer Arbeitswoche mit dem eigentlichen Verkauf. Der Großteil ihrer Zeit entfällt auf andere Aufgaben wie Deal-Management und Dateneingabe. An der Umfrage nahmen vom 24. August bis 30. September 2022 insgesamt 7.775 Personen teil.

Diese Zahl stammt aus einer Umfrage eines Anbieters unter Vertriebsmitarbeitern in vier Regionen und nicht speziell unter kleinen Teams. Daher sollten Sie sie eher als Orientierungshilfe denn als Garantie für Ihr Team verstehen. Die Orientierungshilfe ist dennoch hilfreich. Wenn ein Tool einen Login, eine fehlerhafte Synchronisierung und eine wöchentliche Bereinigung erfordert, konkurriert es mit dem Vertrieb um dieselbe Zeit.

Beurteilen Sie jedes Werkzeug anhand von drei Fragen:

1. Welche Aufgabe erfüllt es? Wenn Sie keine der fünf nennen können, benötigen Sie es wahrscheinlich noch nicht.
2. Wohin fließen die Ergebnisse? Daten, die automatisch in Ihrem CRM landen, sind besser als eine CSV-Datei, die Sie importieren müssen.
3. Wie lange dauert es, bis es Zeit spart? Ein Tool, dessen Einrichtung einen Monat dauert, ist ein Projekt, keine Abkürzung.

Welche Vertriebstools decken welche Aufgaben ab?

Für jeden Job gibt es eine Standardkategorie von Vertriebssoftware. Die folgende Tabelle zeigt, was die einzelnen Kategorien leisten, wann man sie benötigt und welche typischen Fallstricke es gibt.

Was sind die 10 wichtigsten Vertriebsinstrumente?

Die zehn wichtigsten Vertriebstools lassen sich am besten als zehn Kategorien verstehen, denn die richtige Marke hängt von Ihrem Markt und Budget ab. Hier sind sie, jeweils mit bekannten Beispielen (Beispiele, keine Empfehlungen):

1. CRM: Die zentrale Datenbank für alle Kundenkonten und Geschäftsabschlüsse. Beispiele: HubSpot, Salesforce, Pipedrive.
2. Akquise und Vertriebsinformationen: Datenbanken, die Sie filtern, um Ziellisten zu erstellen. Beispiele: Apollo, ZoomInfo, LinkedIn Sales Navigator.
3. Lokale Unternehmenssuche: Karten, Einträge und Verzeichnisse, die wichtigste Informationsquelle, wenn Ihre Zielgruppe Geschäfte, Kliniken und Handwerksbetriebe sind.
4. E-Mail- und Telefonnummernfinder: Tools, die Kontaktdaten hinzufügen oder überprüfen. Beispiel: Hunter.
5. Vertriebsinteraktion: E-Mail- und LinkedIn-Sequenzen zum Versenden und Planen von Folge-E-Mails.
6. Kommunikationskanäle: WhatsApp, Instagram und LinkedIn-Nachrichten, oft schneller als E-Mail bei lokalen Inhabern.
7. Terminplanung: Buchungslinks, über die Interessenten einen Termin auswählen können. Beispiel: Calendly.
8. Gesprächsintelligenz: Anrufaufzeichnung und -analyse. Beispiel: Gong.
9. Angebote und elektronische Signaturen: Kostenvoranschläge und Verträge. Beispiele: PandaDoc, DocuSign.
10. Automatisierungskleber: Schnittstellen, die Daten zwischen Anwendungen übertragen. Beispiel: Zapier.

Ein kleines Team, das an lokale Unternehmen verkauft, benötigt selten mehr als die ersten vier oder fünf dieser Kategorien. Die Kategorien 8 bis 10 lohnen sich erst, wenn Sie über eine stetige Auftragspipeline verfügen, die Sie analysieren, Angebote erstellen und automatisieren können.

Worauf sollte man bei Tools zur Kundengewinnung achten?

Suchen Sie nach einem Tool, das Ihnen nicht nur dessen Existenz, sondern auch die Eignung eines Unternehmens verdeutlicht. Eine Liste mit 5.000 Zahnärzten ist leicht zu beschaffen. Wenn Sie hingegen Telefonannahme-Services anbieten, liefert Ihnen eine Liste mit 40 Zahnärzten, die sich über verpasste Anrufe beschwert haben, die gewünschten Antworten.

Die meisten Prospektionsinstrumente lassen sich in drei Typen einteilen:

• Datenbanken, die Sie nach Branche, Größe und Standort filtern können. Gut geeignet für B2B-Unternehmen mit starker Online-Präsenz, weniger geeignet für kleine lokale Geschäfte.
• Karten- und Verzeichnisextraktoren, die Unternehmen aus einem Eintrag extrahieren. Schnell und lokal, aber Sie erhalten nur Einträge in Zeilen, und die Qualifizierung muss weiterhin von Ihnen vorgenommen werden.
• KI-gestützte Akquise-Agenten, die Ihr Angebot als Eingabe nehmen und Ihnen bereits passende Unternehmen mit Begründung zurückgeben.

Wenn Sie an lokale Unternehmen verkaufen, ändert sich die Rechnung durch den dritten Typ, denn die Qualifizierung ist der zeitaufwändigste Teil.

Warum sind Kundenrezensionen die beste Marktforschungsmethode für lokale Unternehmen?

Da die Bewertungen eines Unternehmens eine öffentliche Liste der Unzufriedenheit seiner Kunden darstellen, können Sie genau dieses Problem beheben. Bewertungen wirken sich auch auf den Umsatz aus: Eine Studie von Michael Luca an der Harvard Business School zu Yelp zeigte, dass eine Verbesserung der Bewertung um einen Stern zu einem Umsatzplus von 5 bis 9 Prozent führte, wobei dieser Effekt vor allem bei unabhängigen Restaurants zu beobachten war. Beschwerden in den Bewertungen kosten den Inhaber Kunden, daher erregt eine entsprechende Nachricht Aufmerksamkeit.

So wird daraus eine Prospektionsroutine (das Beispiel dient der Veranschaulichung):

1. Wählen Sie eine Branche und eine Stadt. Angenommen, Sie erstellen Webseiten mit Online-Buchungsfunktion und zielen auf Zahnkliniken in Phoenix ab.
2. Lesen Sie die aktuellen Bewertungen der einzelnen Kliniken. Achten Sie auf Beschwerden, die Ihr Service behebt, wie z. B. „Man konnte telefonisch nie durchkommen“ oder „Es gibt keine Möglichkeit, online zu buchen“.
3. Behalten Sie nur die Unternehmen mit dieser Beschwerde im Auge. Diese brauchen Ihre Hilfe jetzt, und Sie wissen ja, warum.
4. Beginnen Sie mit der Problembeschreibung, nicht mit Ihrem Produkt. „Einige Ihrer Patienten erwähnten, dass sie nicht online buchen konnten“ führt häufiger zu einer Antwort als eine allgemeine Verkaufsmasche.
5. Protokollieren Sie den Grund in Ihrem CRM-System, damit sich alle Folgeanfragen auf denselben Punkt beziehen.

Diese manuelle Vorgehensweise funktioniert für ein Dutzend Unternehmen, wird aber bei hundert zum Flaschenhals. Unser Leitfaden zum Aufspüren von Kundenproblemen in Rezensionen zeigt Ihnen, worauf Sie im Text achten sollten, damit Sie eine einmalige Beschwerde von einem tatsächlichen Muster unterscheiden können.

Benötigen Sie ein CRM-System, und was sollte es leisten?

Ja, ein CRM-System ist das Tool, das fast jedes Vertriebsteam braucht, denn hier laufen alle Ergebnisse der anderen Tools zusammen. Ein CRM-System (Customer-Relationship-Management-System) ist die zentrale Datenbank aller Geschäftskontakte: Wer ist der Ansprechpartner? Was wurde besprochen? In welcher Phase befindet sich der Deal? Wie geht es weiter? Für kleine Unternehmen kann es so einfach sein wie eine Kontaktliste mit Status und Datum.

Für ein kleines Team leistet ein gutes CRM-System im Wesentlichen vier Dinge:

1. Speichert alle Unternehmen mit ihren Kontakten, Notizen und ihrer Geschichte an einem Ort.
2. Zeigt den Status jedes einzelnen Geschäfts an, idealerweise als Kanban-Board, auf dem man Karten per Drag & Drop verschieben kann.
3. Legt für jedes Konto einen nächsten Schritt und ein Datum fest, damit nichts vergessen wird.
4. Nimmt Daten aus Ihrer Kundengewinnungsquelle und Ihrem Posteingang auf, ohne dass diese erneut eingegeben werden müssen.

Verzichten Sie auf CRM-Systeme mit 80 benutzerdefinierten Feldern. Der Nachteil komplexer CRM-Systeme liegt darin, dass sie niemand aktualisiert, und ein veraltetes CRM ist schlechter als eine Tabellenkalkulation. Falls Sie sich dennoch für ein CRM-System entscheiden müssen, hilft Ihnen unser Leitfaden für kleine Unternehmen, die Bedürfnisse von Teams mit ein bis fünf Mitarbeitern zu vergleichen, bevor Sie für zusätzliche Lizenzen oder Felder bezahlen.

Welche Instrumente für Kontaktaufnahme und Nachverfolgung lohnen die Investition?

Die wirklich guten Tools personalisieren jede Nachricht und halten die Nachfassaktionen termingerecht ein. E-Mail ist die Basis, und viele lokale Geschäftsinhaber antworten schneller über WhatsApp, Instagram oder LinkedIn. Ein Tool, das mehrere Kanäle abdeckt, erspart Ihnen also die Nutzung von vier verschiedenen Apps.

Ganz gleich, wofür Sie sich entscheiden, überprüfen Sie diese Punkte vor der Skalierung:

• Personalisierung geht über den Vornamen hinaus. Eine Nachricht, die ein konkretes Problem des Unternehmens anspricht, wird gelesen. Eine Vorlage mit einem Seriendruckfeld hingegen nicht.
• Die Follow-up-Funktion ist integriert. Die meisten Antworten erfolgen nach der ersten Nachricht, daher sind Sequenzen und Erinnerungen wichtiger als ein ansprechender Editor.
• Ein Posteingang. Wenn Antworten an fünf verschiedenen Stellen landen, gehen einige verloren.
• Einfache Abmeldung inklusive. Ein unkomplizierter Abmeldevorgang hält Ihre Liste sauber und Ihre Absenderreputation gut. Der IETF-Standard für die Ein-Klick-Abmeldung (RFC 8058) erklärt warum: Absender, deren E-Mails häufig als Spam gemeldet werden, haben in der Regel eine schlechte Zustellbarkeit. Ist die Abmeldung zu kompliziert, melden Empfänger die E-Mail stattdessen als Spam.

Das Tool sendet die Nachricht lediglich; den Text verfassen Sie weiterhin selbst. Unser Leitfaden zur Kundenansprache zeigt Ihnen, wie Sie Erstnachrichten und Nachfassaktionen gestalten, um auch vielbeschäftigte Inhaber zu erreichen. Telefonate unterliegen anderen Regeln als E-Mails. Wenn Sie also mit dem Telefon arbeiten, lesen Sie unsere Zusammenfassung der Regeln für Kaltakquise, bevor Sie ein Dialer-Tool verwenden.

Wie baut man Schritt für Schritt eine Vertriebsinfrastruktur für Kleinunternehmen auf?

Bauen Sie es vom CRM-System ausgehend schrittweise auf und fügen Sie jeweils nur ein Tool hinzu, und zwar erst dann, wenn ein Schritt zu langsam ist. Eine Vorgehensweise, die für die meisten Freelancer und kleinen Agenturen funktioniert:

1. Wählen Sie zuerst das CRM-System aus. Stellen Sie sicher, dass es Deals in Phasen aufschlüsseln und nächste Schritte festlegen kann. Übertragen Sie Ihre bestehenden Kontakte.
2. Wählen Sie Ihre Methode zur Kundengewinnung. Legen Sie die Branche und die Stadt fest, beispielsweise Klempner in Denver oder Buchhalter in Atlanta, und wählen Sie eine Quelle, die qualifizierte Kontakte liefert.
3. Fügen Sie Kontaktdaten hinzu. Stellen Sie sicher, dass E-Mail-Adressen und Telefonnummern zusammen mit dem Interessenten übermittelt werden und nicht in einem separaten Export.
4. Richten Sie die Kontaktaufnahme über einen Kanal ein. Fügen Sie einen zweiten Kanal erst hinzu, wenn der erste Kanal Antworten generiert.
5. Fügen Sie Erinnerungen für die Nachverfolgung hinzu. Versehen Sie jeden offenen Deal mit einem Datum.
6. Monatlich überprüfen. Tools entfernen, die weniger als ein paar Mal geöffnet wurden. Tools für Angebotserstellung oder Berichterstellung zuletzt hinzufügen.

Bevor Sie für jeden Schritt ein Werkzeug auswählen, verwenden Sie diese Checkliste zur Auswahl:

• Abdeckung Ihrer Käufer. Testen Sie eine Suche nach Ihrer tatsächlichen Zielgruppe, zum Beispiel „HLK-Unternehmen in Tulsa“. Datenbanken, die für Technologieunternehmen erstellt wurden, erfassen oft nicht die kleinen lokalen Firmen.
• Datenaktualität. Fragen Sie nach, wie oft Kontakte aktualisiert werden, und senden Sie eine kleine Testmenge, um die Bounce-Rate zu messen.
• Wo die Ergebnisse landen. Interessenten und Antworten sollten ohne Zwischenspeicherung in einer CSV-Datei direkt in Ihrem CRM-System landen.
• Kanäle, die Sie tatsächlich nutzen. Wenn Ihre Käufer über WhatsApp antworten, deckt ein reines E-Mail-Tool bereits die Hälfte der Arbeit ab.
• Compliance-Funktionen. Die Möglichkeit zum Widerspruch und die Erfassung von Absenderdetails sollten integriert sein.
• Testen Sie es kostenlos mit Ihren eigenen Daten. Beurteilen Sie es anhand qualifizierter Interessenten und Antworten innerhalb einer Woche, nicht anhand der Demo.

Sobald der Stack von Hand funktioniert, zeigt Ihnen unsere Übersicht über Vertriebsautomatisierungssoftware, welche dieser Schritte ohne Ihre Hilfe ausgeführt werden können und welche noch eine Person erfordern.

Kann ein KI-Agent mehrere Vertriebstools ersetzen?

Für die Erstansprache potenzieller Kunden kann ein KI-gestützter Vertriebsagent die Arbeit von drei oder vier separaten Tools übernehmen. Er nimmt Ihr Angebot als Eingabe, findet passende Unternehmen, sammelt deren Kontaktdaten und erstellt die Nachrichten. Bevor Sie einem KI-gestützten Vertriebsagenten Ihre Pipeline anvertrauen, möchten Sie wissen, was diese Agenten leisten können und was nicht. Unser Leitfaden zum KI-gestützten Vertriebsagenten erklärt Ihnen alles Schritt für Schritt.

Vonsel basiert auf dieser Idee. Sie beschreiben Ihr Unternehmen und Ihr Angebot. Die App analysiert die Google-Bewertungen der einzelnen Unternehmen, identifiziert konkrete Beschwerden und gleicht diese mit Ihrem Angebot ab. So erhalten Sie die Unternehmen, die Ihre Dienstleistungen wirklich benötigen, inklusive der entsprechenden Begründung. Innerhalb von etwa einer Minute liefert Vonsel rund 300 passende Unternehmen, eine Aufgabe, die manuell Tage dauern würde.

Vergleichen Sie die beiden Ansätze für jede einzelne Aufgabe:

Ein Agent ist nicht für jeden geeignet. Wenn Sie bereits über einen guten Kundenstamm verfügen und an Großkunden verkaufen, reichen Ihnen möglicherweise eine Datenbank und ein CRM-System aus. Für Freiberufler, Berater oder kleine Agenturen, die an lokale Unternehmen verkaufen, vereinfacht ein Agent den Vertriebsprozess erheblich. Sie können ihn kostenlos testen; auf der Preisseite finden Sie alle Informationen zu den einzelnen Paketen.

Die Kurzfassung

• Fünf Aufgabenbereiche abdecken: Interessenten, Kontaktdaten, CRM, Kontaktaufnahme und Nachverfolgung.
• Wenn Ihre Käufer lokale Unternehmen sind, lesen Sie deren Bewertungen: Die Beschwerden zeigen, wer Sie braucht und warum.
• Beginnen Sie mit einem CRM-System und einer qualifizierten Quelle für potenzielle Kunden.
• Entfernen Sie alle Tools, die das manuelle Kopieren von Daten erfordern.
• Jede Nachricht sollte so gestaltet sein, dass man sich leicht abmelden kann: Eine übersichtliche Liste führt zu besseren Öffnungs- und Antwortraten.
• Wenn Sie an lokale Unternehmen verkaufen, sollten Sie einen KI-Agenten in Betracht ziehen, der Akquise, Kontakte, CRM und Kundenansprache vereint.