Follow-up via email a freddo: quante inviarne, quando e cosa dire

Perché è così importante inviare un'email di follow-up a freddo?

Perché il silenzio raramente è una decisione. Il proprietario di un'azienda di tetti a Dallas legge le email sul suo telefono tra un cantiere e l'altro. La responsabile di uno studio dentistico a Columbus apre la casella di posta alle 7 del mattino, vede quaranta messaggi e si occupa dei cinque più urgenti. La tua email andava bene. È solo arrivata la mattina sbagliata.

Un follow-up offre al messaggio una seconda e una terza possibilità di essere recepito in un giorno più opportuno. Inoltre, segnala che sei una persona reale che intendeva scrivere a quel destinatario, e non un'email di massa inviata a diecimila indirizzi. Ecco perché la famosa regola 30/30/50 per le email a freddo attribuisce al follow-up la quota maggiore del risultato: la lista e il messaggio ti aprono la porta, il follow-up ottiene la risposta.

C'è però un limite. Inviare un'email di follow-up è utile solo se la prima era pertinente. Se hai scritto all'azienda sbagliata con l'offerta sbagliata, altre quattro email non faranno altro che aumentare il fastidio. Prima di tutto, definisci il target, poi costruisci la sequenza. Se stai ancora lavorando al primo messaggio, inizia con la nostra guida su come inviare email a freddo nel modo giusto.

Quanti solleciti dovrebbe ricevere un'email a freddo?

Dopo la prima email, prevedi tre o quattro solleciti, per un totale di quattro o cinque contatti. Questo è sufficiente per intercettare un titolare impegnato in una giornata favorevole, e abbastanza breve da permetterti di fermarti prima che la tua email venga segnalata come spam.

I titolari di attività commerciali locali rappresentano un pubblico particolare. Non hanno un assistente che filtra la loro casella di posta e si ricordano i nomi. Il proprietario di una pizzeria di Chicago che riceve otto email da te si ricorderà di te, ma per i motivi sbagliati. Le agenzie che vendono a team aziendali a volte prevedono sette o otto passaggi; per un salone di bellezza, un idraulico o un piccolo studio legale, il limite è di cinque.

Ecco una sequenza che può servire come punto di partenza. I giorni indicati sono giorni lavorativi successivi alla prima email.

Se qualcuno apre tutte le email ma non risponde mai, non interpretarlo come un segno di interesse nascosto. Le aperture sono un segnale poco affidabile. La funzione Protezione privacy di Apple per le email "impedisce ai mittenti di vedere se hai aperto il messaggio che ti hanno inviato", quindi un utente iPhone può sembrare che abbia aperto o meno le email, indipendentemente da ciò che ha fatto. Inoltre, alcuni filtri di sicurezza cliccano sui link per conto del destinatario. Considera la risposta come l'unico segnale reale.

Quanto tempo bisogna aspettare prima di inviare un'email di sollecito dopo non aver ricevuto risposta?

Attendi due o tre giorni lavorativi prima del primo contatto di follow-up, poi allunga gradualmente gli intervalli. Intervalli brevi all'inizio mantengono vivo il contesto; intervalli più lunghi in seguito ti evitano di sembrare insistente.

Alcune regole pratiche per la gestione dei tempi:

1. Conta i giorni lavorativi. Un'email inviata venerdì pomeriggio e seguita da un sollecito lunedì mattina sembra un sollecito dopo un giorno, non dopo tre.
2. Adattati ai loro orari di lavoro. I ristoranti sono affollatissimi a pranzo e a cena. Gli appaltatori controllano la posta elettronica di buon mattino, prima ancora di iniziare il primo lavoro. Il proprietario di un bar a Portland è più propenso a leggere alle 14:30 che a mezzogiorno.
3. Fai attenzione al fuso orario. Se ti trovi a New York e scrivi a una palestra di Phoenix, un messaggio inviato alle 9 del mattino arriverà alle 6 o alle 7 del mattino, a seconda della stagione, dato che in Arizona non si cambia l'ora.
4. Evita i periodi di maggiore affluenza. Scrivere a un'azienda di impianti di riscaldamento, ventilazione e condizionamento (HVAC) durante la prima ondata di caldo di luglio o a un commercialista all'inizio di aprile significa praticamente essere ignorati.
5. Rispondi nella stessa conversazione. Mantenere l'email originale in basso permette al lettore di avere il contesto senza dover scorrere la pagina e l'oggetto rimane invariato.

Cosa dovresti scrivere in un'email di sollecito dopo non aver ricevuto risposta?

Di' qualcosa che la prima email non ha detto. Il peggior follow-up è "Solo per riportare questo messaggio in cima alla tua casella di posta", perché chiede attenzione senza dare nulla in cambio. Scegli un approccio diverso ogni volta:

1. Un nuovo dettaglio su di loro. Una recensione aggiornata, una nuova posizione, un annuncio di lavoro. Dimostra che continui a prestare attenzione.
2. Un piccolo extra gratuito. Due righe su cosa cambieresti nella loro pagina di prenotazione, oppure uno screenshot di come appare la loro scheda su un telefono.
3. Un breve esempio. Come un'azienda simile di solito gestisce lo stesso problema. Mantieni un tono generale, a meno che tu non abbia un caso concreto da condividere.
4. Una richiesta meno impegnativa. Sostituisci "chiamata di 15 minuti" con "È una cosa che gestisci internamente?". Una domanda a cui si può rispondere con un sì o un no dal telefono è semplice.
5. La persona giusta. "Se non sei tu a occupartene, con chi dovrei parlare?" Domanda frequente nelle cliniche con più sedi e nelle catene di franchising.
6. Una chiusura pulita. L'ultima email offre loro una via d'uscita semplice. Stranamente, è spesso quella a cui viene data risposta.

Se hai bisogno di un test rapido per un eventuale follow-up, usa questa formula in tre parti: un dato nuovo + il costo per loro + una domanda semplice. Ad esempio (a titolo esemplificativo): "Due recensioni di questo mese dicono che nessuno risponde dopo le 17:00. Probabilmente significa che alcuni lavori a settimana andranno al prossimo idraulico in lista. Vuoi sapere quali tre soluzioni proporrei?" Se una bozza non include una delle tre parti, si tratta di un promemoria, non di un follow-up.

Le recensioni negative sono un'ottima fonte di spunti per questo tipo di analisi. Se tre clienti di un'officina di Atlanta lamentano che nessuno risponde al telefono, si tratta di un problema concreto e verificabile che puoi sollevare nel primo contatto e approfondire nel secondo. La nostra guida alle recensioni negative spiega come interpretarle come segnali di acquisto.

Modelli di follow-up per email a freddo che puoi adattare

Questi quattro modelli seguono la sequenza indicata nella tabella sopra. L'esempio (a scopo illustrativo, con nomi inventati) riguarda un'agenzia web che scrive a un'azienda idraulica le cui recensioni lamentano numerose chiamate perse. Sostituisci "offerta" con la tua e il problema reale che hai riscontrato.

Osserva cosa hanno in comune: nome di battesimo, un'idea per email, meno di 90 parole, una domanda a cui si può rispondere dal telefono. Niente "Spero che tu stia bene", niente finti "Re:" su un oggetto mai inviato, niente sensi di colpa. Per modelli di primo contatto specifici per settore, consulta i nostri modelli di email a freddo per agenzie locali. Se hai già avuto una chiamata con il potenziale cliente, le regole cambiano; leggi invece le informazioni sull'email di follow-up della chiamata di vendita.

Quali errori nel follow-up ti fanno perdere risposte?

La più diffusa è l'invio ripetuto dello stesso messaggio con la dicitura "Solo un aggiornamento" in cima. Subito dopo, troviamo queste:

• Senso di colpa e pressione. "Ti ho inviato quattro email" mette il lettore sulla difensiva, non lo incuriosisce.
• Lunghi follow-up. Ogni passaggio dovrebbe essere più breve della prima email, non una seconda presentazione.
• Nuovi oggetti delle email che sembrano spam. Rimanere in tema è più corretto che creare un senso di urgenza.
• Dopo un rifiuto, un chiaro "non sono interessato" o "rimuovimi" chiude la conversazione con quell'indirizzo. Annotalo nel tuo CRM in modo che nessun membro del tuo team ti contatti di nuovo.
• Ignorare la deliverability. Cinque contatti per ogni lista a freddo moltiplicano il volume di invio. Assicurati che il dominio sia pronto; la nostra guida al warm-up delle email illustra la procedura di configurazione.

Come fai a garantire che le email di follow-up a freddo arrivino nella casella di posta?

Un sollecito è utile solo se arriva nella casella di posta in arrivo, e i principali provider di posta elettronica pubblicano le informazioni che cercano. La buona notizia è che le abitudini che rendono felici i proprietari sono le stesse che garantiscono la consegna delle email.

• Le linee guida di Gmail per i mittenti di email richiedono di mantenere il tasso di spam segnalato in Postmaster Tools al di sotto dello 0,10%. Raccomandano inoltre di non iniziare l'oggetto dell'email con "Re:" o "Fwd:" a meno che il messaggio non sia una risposta o un inoltro effettivo, e raccomandano ai mittenti di oltre 5.000 messaggi al giorno di supportare la disiscrizione con un clic nelle email di marketing e nei messaggi in abbonamento.
• I requisiti di Microsoft Outlook per i mittenti con volumi elevati richiedono "un modo semplice e chiaramente visibile per i destinatari di annullare l'iscrizione e non ricevere più messaggi" e raccomandano di rimuovere regolarmente gli indirizzi non validi per ridurre le segnalazioni di spam e i messaggi non recapitati.
• Una semplice abitudine risolve il resto: includi in ogni email un metodo chiaro per annullare l'iscrizione e il tuo indirizzo aziendale, e fai in modo che un singolo clic per annullare l'iscrizione rimuova la persona dall'intera sequenza, non solo dalla prossima email.

In pratica: una riga per la disiscrizione in ogni fase, una lista pulita e un volume giornaliero ridotto per casella di posta. Follow-up cortesi e utili e una buona percentuale di consegna vanno di pari passo.

Cosa fare se l'ultimo sollecito non riceve risposta?

Chiudi la pratica come "nessuna risposta" e lasciala stare. Il silenzio dopo quattro o cinque email utili significa che i tempi o la compatibilità non sono giusti, e una sesta email non cambierà la situazione.

1. Registra l'esito. Contrassegna l'attività come "nessuna risposta" nel tuo CRM, indicando la data, in modo che nessun membro del tuo team avvii per errore una nuova sequenza la prossima settimana.
2. Rendi permanenti le opzioni di disiscrizione. Chiunque si sia disiscritto o abbia richiesto la rimozione del proprio indirizzo email non verrà incluso in nessuna lista futura, non solo in quella relativa a questa campagna.
3. Aspetta un vero e proprio evento scatenante. Ricontattali tra qualche mese solo se qualcosa cambia: una nuova ondata di reclami, una seconda sede, un nuovo proprietario, un nuovo sito web. Quell'evento scatenante diventerà la prima riga di una nuova email.
4. Considera la nuova email come un primo contatto. Un approccio diverso, una clausola completa per la disiscrizione, niente "come avevo già detto a marzo". I titolari non si ricorderanno della tua vecchia conversazione e non ne hanno bisogno.

Una risposta "non ora" è diversa: è un sì a una conversazione successiva. Chiedi quando sarebbe un momento migliore, annota il mese e torna in quel momento con un breve messaggio che faccia riferimento alla loro risposta.

Come gestisci il follow-up via email, WhatsApp, Instagram e LinkedIn?

Utilizza altri canali per i contatti laddove le email sono venute a mancare e conserva tutte le comunicazioni in un unico luogo, così da sapere chi ha detto cosa. Molti titolari di attività locali rispondono a un messaggio WhatsApp o a un messaggio privato su Instagram più velocemente di un'email, e gli acquirenti delle agenzie spesso sono molto attivi su LinkedIn.

Una sequenza mista potrebbe essere strutturata in questo modo: email il giorno 0, email di follow-up il giorno 3, un breve messaggio su LinkedIn o Instagram il giorno 7 che faccia riferimento all'email, e un'email finale il giorno 12. Il messaggio su ciascun canale dovrebbe essere più breve e informale rispetto all'email e non dovrebbe mai ripetere l'intera proposta.

La parte difficile non è scrivere un solo messaggio di follow-up. È mantenere trenta potenziali clienti in diverse fasi del processo di acquisto, senza perderne nessuno o inviare due volte lo stesso messaggio a chi ha già risposto. Questo è il lavoro di cui Vonsel ti solleva. Tu dici all'agente AI cosa fai e cosa offri, e lui trova le aziende locali che hanno davvero bisogno di te, leggendo le loro recensioni su Google e abbinando i loro reclami alla tua offerta. Si tratta di circa 300 aziende ideali in circa un minuto, complete di email, numero di telefono, WhatsApp e profili social.

Le aziende vengono inserite in un CRM con dashboard e bacheca Kanban, in modo che ogni potenziale cliente abbia una fase specifica. Da lì, l'IA può scrivere e inviare messaggi personalizzati via e-mail, WhatsApp, messaggi diretti di Instagram e LinkedIn, incentrati sul problema reale di ciascuna azienda, e gestire i follow-up per te. Puoi provarlo gratuitamente e la pagina dei prezzi di Vonsel elenca i piani disponibili quando hai bisogno di qualcosa in più.