Un foglio di calcolo può essere il tuo primo CRM. Le colonne esatte da usare, come creare il modello in Excel o Fogli Google, fino a dove puoi arrivare davvero e quando passare a un CRM vero e proprio.
Un modello CRM in Excel è un singolo foglio di calcolo con una riga per ogni contatto e dieci colonne principali: azienda, contatto, email, telefono, fonte, fase, azione successiva, data dell'azione successiva, responsabile e note. Funziona bene per una sola persona e poche decine di transazioni, ma smette di funzionare nel momento in cui entrano in gioco un secondo utente, un'automazione o qualche centinaio di record.
Un modello Excel CRM è un modello strutturato foglio di calcolo impostato per tenere traccia dei contatti, delle trattative e del passo successivo per ciascuno di essi, imitando le basi di gestione delle relazioni con i clienti software. Invece di pagare per uno strumento fin dal primo giorno, si utilizzano colonne, menu a tendina e una tabella pivot per ricreare un elenco di contatti, una pipeline e una coda di follow-up.
È il CRM più comune al mondo per iniziare, e un punto di partenza ragionevole. La trappola sta nel considerare un modello come un sistema permanente. Un foglio di calcolo è fatto per i calcoli, non per molte persone che modificano record in tempo reale. Se vuoi prima valutare i compromessi più ampi, leggi CRM contro Excel, che li confronta direttamente.
Evita i "fogli master" da 30 colonne che trovi nei marketplace di modelli. La maggior parte rimane inutilizzata e ti rallenta. Queste dieci colonne coprono tutto ciò che un piccolo team monitora davvero, e niente di superfluo:
| Colonna | Cosa contiene | Perché è importante |
|---|---|---|
| Azienda | Nome dell'attività | La tua unità di lavoro principale nel B2B |
| Contatto | Persona e ruolo | Gli accordi si concludono con le persone, non con i loghi |
| Indirizzo verificato | Il canale che userai effettivamente | |
| Telefono | Numero diretto | Per chiamate sul campo e di follow-up |
| Fonte | Da dove proveniva il lead | Ti dice quali canali funzionano |
| Fase | Fase della pipeline (menu a tendina) | Trasforma una lista in un imbuto |
| Prossima azione | Il singolo passo successivo | Impedisce che le trattative si interrompano |
| Data della prossima azione | Quando è dovuto | Ordina per questo per vedere i lavori di oggi |
| Proprietario | Chi è responsabile | Evita che due rappresentanti inseguano un unico potenziale cliente |
| Note | Contesto, ultimo tocco | Ricordi che non puoi conservare nella tua testa |
Le due colonne che svolgono il lavoro più pesante sono Prossima azione e Data della prossima azione. Ordinando per data in ordine crescente, il tuo foglio di calcolo risponderà all'unica domanda che conta ogni mattina: chi devo contattare oggi? Questa abitudine distingue un CRM da una rubrica.
Entrambi gli strumenti funzionano. Usa Fogli Google se più di una persona toccherà il file, e Excel per calcoli locali complessi. I passaggi sono gli stessi:
Una riga per ogni contatto, le dieci colonne sopra come intestazione. Mantieni la riga di intestazione esattamente su una riga affinché i filtri e le tabelle pivot funzionino correttamente.
In Excel, Inserisci > Tabella; in Fogli Google, applica i filtri. Una tabella formattata mantiene intatta la struttura man mano che aggiungi righe e ti consente di ordinare qualsiasi colonna all'istante.
Utilizza la convalida dei dati per limitare la colonna Fase a valori fissi: Nuovo, Contattato, Riunione, Proposta, Vinto, Perso. Con valori fissi potrai creare poi una tabella pivot.
Inserisci il passaggio successivo e la data di scadenza per ogni trattativa attiva. La formattazione condizionale può evidenziare le date di scadenza in rosso, in modo che nulla sfugga silenziosamente.
Aggiungi una tabella pivot o un riepilogo COUNTIF che conti le trattative per ogni fase. Ora hai un funnel che puoi leggere in cinque secondi, non un semplice elenco.
Blocca l'intestazione, limita la modifica dove necessario e condividi un'unica fonte di verità. Il peccato capitale è inviare copie via e-mail: se iniziano a moltiplicarsi, vedi Come migrare da Excel a un CRM.
Un modello ha un valore reale. Secondo Statistiche economiche dell'Ufficio del censimento degli Stati Uniti, Oltre il 99% delle aziende americane che assumono personale sono piccole imprese, e molte gestiscono l'intero processo di vendita iniziale tramite un foglio di calcolo. Il problema non è il foglio di calcolo in sé, ma il momento in cui diventa insufficiente:
| Un foglio di calcolo funziona ancora se... | Si è rotto quando... |
|---|---|
| Una persona lo modifica | Due persone si sovrascrivono a vicenda le righe |
| Monitori circa 500 trattative attive | Il file è lento, le formule si rompono o si corrompe |
| Ricordati di aprirlo ogni giorno | I follow-up falliscono perché niente te lo ricorda |
| Ti servono solo una lista di contatti e un funnel | Hai bisogno di automazione, registrazione delle email o una mappa |
| Esportazione in CSV pulita | Si copiano i dati tra le schede manualmente |
Il costo nascosto è il controllo delle versioni. Un file Excel condiviso non ha un'unica fonte di verità: qualcuno ne conserva una copia personale, la modifica e ora esistono due verità. Esportazione in CSV e reimportare le patch lo peggiora, ma male. Ricerca sulle vendite di Harvard Business Review È ampiamente dimostrato che le pipeline falliscono in presenza di dati errati, e un foglio di calcolo modificato da tre persone è un potenziale focolaio di dati errati.
Nel momento in cui due persone accedono allo stesso file, è necessario un vero accesso multiutente e una traccia di controllo, non un semplice link condiviso.
Un foglio di calcolo non ti invia mai notifiche. Se le trattative si arenano perché nessuno ha aperto il file, hai bisogno di promemoria automatici.
Le prestazioni e la fragilità delle formule iniziano a farsi sentire. Ordinare e ruotare un foglio di 2.000 righe non è più un'operazione istantanea.
"Qual è la versione corrente?" è il segnale d'allarme. Fuori da un uso individuale serve una sola fonte di verità.
Incollare la cronologia delle conversazioni in una cella di Note non è una soluzione scalabile. Un CRM la registra automaticamente associandola al contatto.
Nessun foglio di calcolo mostra i potenziali clienti su una mappa o pianifica un percorso. I team sul campo hanno bisogno di un CRM mappato, non una griglia.
Se hai selezionato due o più, un CRM di base, anche un piano CRM gratuito, si ripagherà da solo grazie al risparmio sui costi di manutenzione. La nostra guida su come scegliere un CRM copre cosa cercare e CRM per PMI pesa gratuitamente rispetto ai piani a pagamento.
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In sintesi:
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