Un modello CRM in Excel è un singolo foglio di calcolo con una riga per ogni contatto e dieci colonne principali: azienda, contatto, email, telefono, fonte, fase, azione successiva, data dell'azione successiva, responsabile e note. Funziona bene per una sola persona e poche decine di transazioni, ma smette di funzionare nel momento in cui entrano in gioco un secondo utente, un'automazione o qualche centinaio di record.
Modello Excel per CRM cosa includere e dove si rompe
Un foglio di calcolo può essere il tuo primo CRM. Ecco le colonne esatte da utilizzare, come creare il modello in Excel o Fogli Google, fino a che punto puoi realmente arrivare e il momento di passare a un CRM vero e proprio.
Punti chiave
- Un buon modello vive in una scheda, dieci colonne, una riga per contatto, mai copie inviate via email
- Aggiungi un Menu a tendina Fase e data della prossima azione e un semplice foglio diventa una vera e propria conduttura
- Un CRM a foglio di calcolo si rompe a modifica multiutente, circa 500 record o follow-up manuali
- Vonsel Free Ti offre 20 contatti verificati all'inizio della prova gratuita, oltre al CRM mappato, senza necessità di manutenzione di fogli di calcolo
Definizione
Che cos'è un modello Excel per CRM?
Un modello Excel CRM è un modello strutturato foglio di calcolo impostato per tenere traccia dei contatti, delle trattative e del passo successivo per ciascuno di essi, imitando le basi di gestione delle relazioni con i clienti software. Invece di pagare per uno strumento fin dal primo giorno, si utilizzano colonne, menu a tendina e una tabella pivot per ricreare un elenco di contatti, una pipeline e una coda di follow-up.
È il CRM più comune al mondo per iniziare, e un punto di partenza perfettamente ragionevole. La trappola sta nel considerare un modello come un sistema permanente. Un foglio di calcolo è progettato per i calcoli, non per molte persone che modificano record in tempo reale contemporaneamente. Se vuoi prima valutare i compromessi più ampi, leggi CRM contro Excel, che mette a confronto i due direttamente.
Il progetto
Le 10 colonne indispensabili a ogni foglio di calcolo CRM
Evitate i "fogli master" da 30 colonne che trovate nei marketplace di modelli. La maggior parte rimane inutilizzata e vi rallenta. Queste dieci colonne coprono tutto ciò che un piccolo team effettivamente monitora, e niente di superfluo:
| Colonna | Cosa contiene | Perché è importante |
|---|---|---|
| Azienda | Nome dell'attività | La tua unità di lavoro principale nel B2B |
| Contatto | Persona e ruolo | Gli accordi si concludono con le persone, non con i loghi |
| Indirizzo verificato | Il canale che userai effettivamente | |
| Telefono | Numero diretto | Per chiamate sul campo e di follow-up |
| Fonte | Da dove proveniva il piombo | Ti dice quali canali funzionano |
| Palcoscenico | Fase della pipeline (menu a tendina) | Trasforma una lista in un imbuto |
| Prossima azione | Il singolo passo successivo | Impedisce che le trattative si interrompano |
| Data della prossima azione | Quando è dovuto | Ordina per questo per vedere i lavori di oggi |
| Proprietario | Chi è responsabile | Evita che due rappresentanti inseguano un unico potenziale cliente |
| Note | Contesto, ultimo tocco | Ricordi che non puoi conservare nella tua testa |
Le due colonne che svolgono il lavoro più pesante sono Prossima azione E Data della prossima azione. Ordinando per data in ordine crescente, il tuo foglio di calcolo risponderà all'unica domanda che conta ogni mattina: chi devo contattare oggi? Questa semplice abitudine è ciò che distingue un CRM da una rubrica.
10
Le colonne principali sono sufficienti; i modelli sovradimensionati con 30 colonne rimangono per lo più inutilizzati
~30%
Secondo una ricerca di Salesforce, una parte della settimana di un rappresentante è dedicata alla vendita vera e propria, il resto alle attività amministrative
20
Lead verificati durante la prova gratuita di Vonsel, con CRM mappato incluso
Come
Come creare un CRM in Excel o Fogli Google, passo dopo passo
Entrambi gli strumenti funzionano. Usa Fogli Google se più di una persona toccherà il file, e Eccellere per calcoli locali complessi. I passaggi sono gli stessi:
1
Imposta le colonne
Una riga per ogni contatto, le dieci colonne sopra come intestazione. Mantieni la riga di intestazione esattamente su una riga affinché i filtri e le tabelle pivot funzionino correttamente.
2
Formatta l'intervallo come una tabella
In Excel, Inserisci > Tabella; in Fogli Google, applica i filtri. Una tabella formattata mantiene intatta la struttura man mano che aggiungi righe e ti consente di ordinare qualsiasi colonna all'istante.
3
Aggiungi un menu a tendina Fase
Utilizza la convalida dei dati per limitare la colonna Fase a valori fissi: Nuovo, Contattato, Riunione, Proposta, Vinto, Perso. I valori fissi sono ciò che rende possibile la creazione di una tabella pivot in seguito.
4
Collegamento Prossima azione e data
Inserisci il passaggio successivo e la data di scadenza per ogni trattativa attiva. La formattazione condizionale può evidenziare le date di scadenza in rosso, in modo che nulla sfugga silenziosamente.
5
Creare una vista pipeline
Aggiungi una tabella pivot o un riepilogo COUNTIF che conti le trattative per ogni fase. Ora hai un funnel che puoi leggere in cinque secondi, non un semplice elenco.
6
Proteggi e condividi un file
Blocca l'intestazione, limita la modifica dove necessario e condividi un'unica fonte di verità. Il peccato capitale è inviare copie via e-mail, vedi Come migrare da Excel a un CRM per sapere cosa fare quando le copie iniziano a moltiplicarsi.
Evita completamente la manutenzione del foglio di calcolo
Vonsel Free ti offre 20 lead verificati e il CRM mappato, il primo CRM con mappa GPS, così puoi iniziare con una pipeline reale invece di una griglia Excel vuota da gestire manualmente.
Prova Gratuita
Prova GratuitaDiagnosi
Fino a che punto un CRM basato su fogli di calcolo può essere utile e dove invece presenta dei limiti
Un modello ha un valore reale. Secondo Statistiche economiche dell'Ufficio del censimento degli Stati Uniti, Oltre il 99% delle aziende americane che assumono personale sono piccole imprese, e molte gestiscono l'intero processo di vendita iniziale tramite un foglio di calcolo. Il problema non è il foglio di calcolo in sé, ma il momento in cui diventa insufficiente:
| Un foglio di calcolo funziona ancora se... | Si è rotto quando... |
|---|---|
| Una persona lo modifica | Due persone si sovrascrivono a vicenda le righe |
| Monitori circa 500 trattative attive | Il file è lento, le formule si rompono o si corrompe |
| Ricordati di aprirlo ogni giorno | I follow-up falliscono perché niente te lo ricorda |
| Ti servono solo una lista di contatti e un funnel | Hai bisogno di automazione, registrazione delle email o una mappa |
| Esportazione in CSV pulita | Si copiano i dati tra le schede manualmente |
Il costo nascosto è il controllo delle versioni. Un file Excel condiviso non ha un'unica fonte di verità: qualcuno ne conserva una copia personale, la modifica e ora esistono due verità. Esportazione in CSV e reimportare le patch lo peggiora, ma male. Ricerca sulle vendite di Harvard Business Review È ampiamente dimostrato che le pipeline falliscono in presenza di dati errati, e un foglio di calcolo modificato da tre persone è un potenziale focolaio di dati errati.
Un CRM basato su fogli di calcolo non è sbagliato, è temporaneo. La domanda non è "Excel è abbastanza buono?" ma "Il tempo che dedico ora alla gestione di questo foglio di calcolo è superiore al costo di un sistema CRM?"
Lista di controllo
Lista di controllo: 6 segnali che indicano che è ora di abbandonare Excel
È necessaria una seconda persona per modificare in diretta
Nel momento in cui due persone accedono allo stesso file, è necessario un vero accesso multiutente e una traccia di controllo, non un semplice link condiviso.
I follow-up continuano a slittare
Un foglio di calcolo non ti invia mai notifiche. Se le trattative si arenano perché nessuno ha aperto il file, hai bisogno di promemoria automatici.
Si superano alcune centinaia di record
Le prestazioni e la fragilità delle formule iniziano a farsi sentire. Ordinare e ruotare un foglio di 2.000 righe non è più un'operazione istantanea.
Le copie si stanno moltiplicando
"Qual è la versione corrente?" è la sirena d'allarme. Una fonte di verità è non negoziabile al di fuori di una configurazione individuale.
È necessario registrare le email o le chiamate
Incollare la cronologia delle conversazioni in una cella di Note non è una soluzione scalabile. Un CRM la registra automaticamente associandola al contatto.
Vendi sul campo
Nessun foglio di calcolo mostra i potenziali clienti su una mappa o pianifica un percorso. I team sul campo hanno bisogno di un CRM mappato, non una griglia.
Se hai selezionato due o più, un CRM di base, anche un piano CRM gratuito, si ripagherà da solo grazie al risparmio sui costi di manutenzione. La nostra guida su come scegliere un CRM copre cosa cercare e CRM per PMI pesa gratuitamente rispetto ai piani a pagamento.
Come Vonsel aiuta
Da una griglia Excel vuota a un CRM con lead al suo interno
Un modello di foglio di calcolo inizia vuoto, così come ogni CRM autonomo: devi comunque trovare i contatti da solo. Vonsel colma entrambe le lacune in una volta sola. La prova gratuita include 20 contatti verificati all'inizio della prova gratuita, senza carta di credito, estratto da una base di milioni di aziende in oltre 120 paesi con una precisione email dell'85-95%, in modo che la tua pipeline inizi popolata. Invece di una griglia piatta ottieni il CRM mappato, il primo CRM che posiziona ogni potenziale cliente su una mappa GPS, con azioni successive automatizzate in modo che i follow-up non sfuggano mai come accade su un foglio. È già così che i team cercano potenziali clienti su larga scala: secondo i dati interni di Vonsel (2026), ristoranti e dentisti sono le categorie più ricercate sulla piattaforma, con i dentisti al primo posto tra i team paganti. Quando 20 lead smettono di essere sufficienti, piani a pagamento A partire da 23,95 € al mese, niente caos dovuto al controllo delle versioni e nessuna manutenzione manuale.
In sintesi:
- Un modello a dieci colonne in Excel o Fogli Google è un ottimo CRM di partenza per una singola persona e per una struttura semplice.
- Il sistema si blocca in caso di modifica da parte di più utenti, con poche centinaia di record o con aggiornamenti manuali, e il controllo delle versioni è il nemico silenzioso.
- Vonsel Free sostituisce il foglio di calcolo con 20 lead verificati e un CRM mappato, così puoi iniziare con i potenziali clienti, non con una griglia vuota.
Dimenticatevi dei fogli di calcolo. Iniziate la prova gratuita con 20 contatti verificati.
Vonsel Free include contatti commerciali verificati e un CRM mappato con GPS, senza bisogno di carta di credito e senza gestione manuale. Vedi i progetti o leggere Come migrare da Excel a un CRM..
Prova Gratuita
Domande frequenti
Quali colonne dovrebbe includere un modello Excel per CRM?
Un modello Excel CRM efficace necessita di dieci colonne principali: azienda, nome del contatto, email, telefono, fonte del lead, fase della pipeline, azione successiva, data dell'azione successiva, responsabile e note. Queste colonne indicano chi è il contatto, da dove proviene, a che punto si trova nella pipeline e l'unica azione successiva che devi compiere nei suoi confronti.
Come si crea un CRM in Excel?
Crea una riga per ogni contatto, aggiungi le dieci colonne principali, formatta l'intervallo come una tabella, quindi utilizza la convalida dei dati per trasformare la colonna Fase in un menu a tendina fisso. Aggiungi le colonne Azione successiva e Data, crea una tabella pivot per contare le trattative per fase e proteggi la riga di intestazione prima di condividere un singolo file.
Excel è un buon CRM?
Excel è un buon CRM di base per una persona che deve gestire poche decine di contatti con un processo semplice. Diventa inadeguato quando si aggiunge un secondo utente, si superano le centinaia di record o si ha bisogno di promemoria automatici, perché i fogli di calcolo non offrono una vera sicurezza multiutente, tracciabilità delle modifiche o automazione dei follow-up.
Per il CRM, dovrei usare Excel o Fogli Google?
Utilizzate Fogli Google se più persone modificano il file, poiché offrono funzionalità integrate di collaborazione in tempo reale e cronologia delle versioni. Excel è più adatto per calcoli locali complessi o per il lavoro offline. Entrambi i programmi sono validi per un modello utilizzato da una sola persona, ma nessuno dei due può sostituire un CRM quando un team lo utilizza quotidianamente.
Quando dovrei passare da un CRM basato su Excel a un CRM vero e proprio?
Passare a un altro sistema è necessario quando una seconda persona deve modificare i dati contemporaneamente, quando si superano le centinaia di trattative attive, quando si copiano manualmente i dati tra le schede o quando i follow-up mancati iniziano a costare vendite. A quel punto, il tempo perso nella gestione dei fogli di calcolo di solito supera il costo di un piano CRM base da 15-30 euro al mese.
Un CRM gratuito può sostituire il mio modello Excel?
Sì, e un piano CRM gratuito è generalmente migliore di un foglio di calcolo quando si ha bisogno di accesso condiviso, promemoria o una visualizzazione della pipeline. I piani gratuiti hanno un limite di utenti e contatti, quindi è bene verificarlo, ma eliminano la manutenzione manuale e il rischio di problemi di controllo delle versioni che comporta un file Excel condiviso.
Vonsel offre un CRM gratuito che posso utilizzare in alternativa a Excel?
Sì. La prova gratuita di Vonsel ti offre 20 lead verificati all'avvio del periodo di prova, senza bisogno di carta di credito, oltre a Mapped CRM, il primo CRM che mostra la tua pipeline su una mappa GPS. Sostituisce un foglio di calcolo senza la necessità di manutenzione manuale, e i piani a pagamento partono da €23,95 al mese.