CRM gratuito:o que é de graça de verdade e como escolher o seu
Plano free, período de teste ou planilha: o que cada tipo custa na prática, os seis limites a conferir antes de assinar e como colocar leads reais dentro do CRM.
CRM··11 minutos de leitura
Principais conclusões
"Gratuito" tem quatro sentidos: plano free, teste grátis, planilha ou versão gratuita de um produto maior. Cada um quebra de um jeito diferente.
Confira seis limites antes de assinar: usuários, registros, funis, automação, exportação e marca do fornecedor.
O Google Planilhas aceita até 20 milhões de células, então a planilha falha por falta de estrutura e de lembretes.
A LGPD vale para o CRM de graça: a multa pode chegar a 2% do faturamento no Brasil, limitada a R$ 50 milhões por infração.
Um CRM gratuito sem leads é uma caixa vazia: decida como os dados vão entrar antes de escolher a ferramenta.
Um CRM gratuito é um sistema de gestão de relacionamento com o cliente que você usa sem pagar, quase sempre por um plano free com limite de usuários, registros ou recursos. Também pode ser um teste temporário ou uma planilha. A escolha certa é a que cabe no primeiro ano e que você consegue abastecer com leads reais.
Essa definição esconde a decisão de verdade. Um CRM (gestão de relacionamento com o cliente) guarda os dados de quem compra ou pode comprar, registra cada contato e organiza a venda em etapas. A versão gratuita faz o mesmo com cortes, e o seu trabalho é descobrir quais são esses cortes antes de montar a operação em cima dela.
A maioria dos textos que aparecem para "crm gratuito" é uma lista de ferramentas. Este guia faz o oposto: dá um método para avaliar qualquer CRM gratuito, um passo a passo para configurar em uma tarde e a etapa que as listas pulam, que é como o CRM enche de leads que valem a ligação.
Tipos
Que tipos de CRM gratuito existem?
Existem quatro tipos: plano free, teste grátis, planilha e a versão gratuita de um produto maior. Na página de preços parecem iguais, mas depois de três meses se comportam de forma muito diferente.
O primeiro segue o modelo freemium: um produto básico sai de graça e os recursos extras são cobrados. É a opção mais comum entre autônomos, MEIs e microempresas, e justamente a que exige ler os limites com atenção.
Tipo
O que você recebe
Onde quebra
Serve melhor para
Plano free
Controle básico de contatos e negócios, sem prazo para acabar.
Teto de usuários, registros ou recursos e pressão para subir de plano.
Vendedor sozinho e equipes pequenas
Teste grátis
Todos os recursos por um período limitado.
O prazo acaba e seus dados ficam presos a um plano pago.
Testar uma ferramenta que você já pensa em comprar
Planilha
Linhas e colunas que você controla por completo.
Sem lembretes, etapas nem histórico, a menos que você monte.
Algumas dezenas de leads ativos
CRM com mapa e plano free
Empresas no mapa, etapas, anotações e a captura dos dados.
Teto de empresas que ficam desbloqueadas.
Prospecção local e trabalho de rua
O teste grátis é uma forma honesta de experimentar o que você pretende comprar. O erro está em escolher sem saber onde cada tipo costuma falhar.
Limites
Quais limites conferir antes de escolher um CRM gratuito?
Confira seis limites: usuários, registros, funis, automação, exportação e marca. Se qualquer um deles travar a sua semana normal, o plano não é gratuito para você, seja qual for o preço.
Usuários. Quantas pessoas entram? Um plano free para uma só pessoa pode não servir quando você contratar uma assistente meio período.
Registros. Quantos contatos, empresas ou negócios cabem? Estime os leads que você vai cadastrar em um ano e dobre o número.
Funis e etapas. Dá para separar funis por serviço, cidade ou cliente, ou existe um só?
Automação e lembretes. O valor de um CRM é avisar quem você precisa procurar hoje. Se o lembrete é pago, você está pagando pelo recurso principal.
Exportação. Você baixa todos os dados em formato padrão, como CSV? Se não, ao sair você perde tudo o que digitou.
Marca e envio de e-mail. O plano free coloca o rodapé do fornecedor nas suas mensagens ou limita quantos e-mails saem por dia?
Anote as respostas ao lado de cada plano que você está considerando. Depois faça a sétima pergunta, que nenhuma página de preços responde: quem vai encher esse CRM? O sistema só vale alguma coisa com leads dentro, e por isso a origem dos dados entra na decisão desde o início.
Encha o seu CRM gratuito com leads locais reais
Pesquise no Google Maps, colete os contatos publicados nos sites e organize os prospects no CRM. Comece no plano gratuito e suba só quando precisar de mais.
Serve para uma lista curta e não aguenta um funil que cresce. O tamanho não é o problema: segundo a Ajuda do Google Drive, uma planilha criada no Google Planilhas pode ter até 20 milhões de células, o equivalente a cerca de um milhão de linhas com 20 colunas.
O que quebra é o comportamento. A planilha não avisa que o orçamento foi enviado há cinco dias, não mostra o funil em colunas e não guarda o histórico de cada ligação. Dá para imitar isso com fórmulas e cores, e muita gente faz. Nosso guia sobre o Google Planilhas como CRM mostra até onde esse caminho vai e onde ele trava.
Uma regra simples: se você consegue citar todos os seus leads de cabeça, a planilha basta. Se não consegue, precisa de etapas, tarefas e anotações presas a cada negócio.
O que falta
Por que um CRM gratuito vazio não funciona e como enchê-lo?
Um CRM vazio fracassa porque ninguém abre. Para a maioria dos autônomos e pequenas agências, o gargalo é achar as próximas cinquenta empresas certas para procurar.
Na venda local, a fonte pública mais rica é o Google Maps. Busque "dentistas em Curitiba", "oficinas mecânicas em Belo Horizonte" ou "clínicas de estética em Goiânia" e você vê nome, endereço, telefone, avaliações e site. Copiar tudo isso na mão toma um dia inteiro; uma ferramenta de captura faz o trabalho enquanto você navega pelo mapa. O método completo está no guia para montar uma lista de leads.
A Vonsel funciona assim: você pesquisa no Google Maps e aperta "Start". Ela coleta os resultados enquanto você explora o mapa, indo além dos marcadores visíveis de imediato, e permite pausar, continuar e salvar a pesquisa. Como o Google Maps não mostra e-mails de empresas, a Vonsel visita os sites disponíveis para achar e-mails publicados, telefones adicionais e links para até 118 redes sociais e outras plataformas compatíveis. O que aparece depende do que cada site publica.
Dali, as empresas ficam representadas em um mapa dentro do CRM: você organiza por etapa, edita os detalhes e usa quadro Kanban, calendário, anotações, ações, tags e campos personalizados. Veja o fluxo inteiro no tutorial em vídeo.
Passo a passo
Como configurar um CRM gratuito em uma tarde?
Dá para ter um CRM gratuito funcionando em quatro ou cinco horas se você definir a estrutura antes da ferramenta. Siga estes passos, nesta ordem.
Desenhe o funil. Comece com cinco etapas: Novo, Contatado, Respondeu, Reunião ou orçamento, Fechado ou perdido. Só crie etapas novas quando uma ficar cheia demais. O guia de funil de vendas ajuda a nomeá-las.
Escolha os campos que você vai usar de fato. Empresa, telefone, e-mail, site, cidade, categoria, origem e próxima ação. Campo que ninguém preenche vira ruído.
Escolha a ferramenta pelos seis limites. Escreva as respostas. Em caso de empate entre duas opções, fique com a que permite exportar.
Carregue um primeiro lote de 50 leads. Um tipo de negócio em uma cidade, por exemplo, dentistas em Campinas. Um lote específico ensina mais do que um lote amplo.
Marque cinco minutos de revisão por dia. Abra o CRM, limpe o que venceu e defina a próxima ação de cada lead ativo.
Revise depois de duas semanas. Que etapa está parada? De que origem vieram as respostas? Ajuste e acompanhe os números com as métricas de CRM.
O hábito pesa mais que o produto: um CRM gratuito e simples, atualizado todo dia, vale mais que um caro que ninguém abre.
LGPD
A LGPD muda por o CRM ser gratuito?
Não: a lei olha para o dado e para o uso, não para o preço do software. Se o seu CRM guarda nome de sócio, e-mail pessoal, WhatsApp ou qualquer informação ligada a uma pessoa, você está tratando dados pessoais e a Lei Geral de Proteção de Dados se aplica.
A base é a Lei 13.709/2018 (LGPD). O art. 6º exige finalidade clara e necessidade, ou seja, tratar o mínimo para o objetivo. O art. 7º, IX, admite o legítimo interesse do controlador, desde que não prevaleçam os direitos do titular, e o art. 10, § 1º, limita esse caso aos dados estritamente necessários. O art. 18 dá ao titular o direito de pedir acesso, correção e eliminação e, no § 2º, de se opor ao tratamento feito sem consentimento.
O art. 46 manda adotar medidas de segurança contra acesso não autorizado, e o art. 52 prevê advertência e multa de até 2% do faturamento da empresa no Brasil, limitada a R$ 50 milhões por infração. Na prática: defina por que você contata cada pessoa, guarde só o que usa, limite quem acessa e apague o que ficou velho.
Para microempresas, empresas de pequeno porte e startups, a Resolução CD/ANPD nº 2/2022 traz um regime simplificado, como o registro simplificado das operações de tratamento (art. 9º). Ele não vale para tratamento de alto risco (art. 3º). Este texto é informação geral e não substitui orientação jurídica: se você vende para outros países, confira as regras locais de prospecção antes do primeiro envio.
Para quem
Que CRM gratuito serve a autônomo, agência ou loja local?
Ajuste a escolha ao tamanho do time e ao jeito de vender. A tabela traz um ponto de partida sensato para cada perfil.
Se você é
Comece com
Atenção a
Sinal para subir de plano
Autônomo que vende para comércio local
Plano free com mapa e origem de leads integrada.
Teto de registros e exportação.
Você roda duas campanhas ao mesmo tempo.
Agência pequena, de 2 a 5 pessoas
Plano free com vários usuários e funis compartilhados.
Limite de usuários e de permissões.
Um colega não consegue entrar.
Loja ou prestador de serviço local
Sistema simples para orçamentos e clientes recorrentes.
Lembretes e histórico por cliente.
O retorno depende da memória de uma pessoa só.
Vendedor externo que visita empresas
Mapa com anotações e próxima ação.
Acesso pelo celular e visão em mapa.
Você precisa de rotas e territórios.
Se você atende pequenas empresas, o artigo sobre CRM para vendas detalha o que olhar quando o seu negócio passar dos limites do plano gratuito. Para quem trabalha a partir do mapa, vale ver também o CRM com geolocalização.
Vonsel
Onde a Vonsel entra se você procura um CRM gratuito?
A Vonsel junta a fonte de leads e o CRM no mesmo lugar, e assim some o vão entre achar uma empresa e acompanhá-la. A captura no Google Maps e o CRM com mapa estão disponíveis em um plano gratuito, e o detalhe de cada plano está na página de preços.
Ela faz sentido quando o seu problema não é "onde guardar contatos", e sim "de onde vêm os próximos cinquenta leads". Se você já tem os contatos e só quer um lugar para guardá-los, um plano free simples ou até uma planilha pode bastar, e essa é uma resposta válida.
Resumindo:
Julgue um CRM gratuito pelos limites.
Decida como os leads vão chegar antes de escolher a ferramenta.
Mantenha a estrutura simples e revise todo dia.
Um CRM gratuito que começa com leads, não com uma lista vazia
Pesquise no Google Maps, colete os contatos publicados nos sites e organize seus prospects em um mapa. Veja os planos.
Existe, mas "gratuito" muda de significado conforme o fornecedor. Alguns oferecem um plano free sem prazo, com limite de usuários, registros ou recursos. Outros dão apenas um teste temporário. A planilha não custa nada, porém não é um CRM completo. Leia os limites antes de migrar seus dados.
Qual é o melhor CRM gratuito para pequenas empresas?
O melhor é o plano cujos limites você não vai estourar no primeiro ano. Confira quantos usuários, contatos, funis e automações ele aceita, se dá para exportar tudo e se atende ao seu jeito de vender. Um autônomo, uma agência de três pessoas e uma loja de bairro precisam de coisas diferentes, então o ranking universal não existe.
Dá para usar planilha como CRM gratuito?
Com poucos leads, dá. O Google Planilhas aceita até 20 milhões de células, então o tamanho quase nunca é o problema. O que falta é estrutura: a planilha não tem lembretes, visão de funil nem histórico, a menos que você monte tudo na mão. Quando os retornos começarem a escapar, migre para uma ferramenta com etapas e tarefas.
Quais são os custos escondidos de um CRM gratuito?
Os mais comuns são limite de usuários e de registros, automações e relatórios cobrados à parte, marca do fornecedor nos e-mails, suporte restrito e exportação bloqueada. Mas o maior custo é o tempo: se você digita cada lead na mão, o software é de graça, e o cadastro, não. Por isso vale decidir de onde vêm os leads antes de escolher a ferramenta.
Como importar leads para um CRM gratuito?
Evite digitar um a um. Busque um tipo de negócio em uma cidade no Google Maps, capture os resultados com uma ferramenta como a Vonsel, some os contatos que cada empresa publica no próprio site e organize tudo por etapa no CRM. Só importe um arquivo CSV se o seu CRM aceitar e se você tiver base legal para usar aqueles dados.
A LGPD vale para quem usa um CRM gratuito?
Vale, porque a lei olha para o dado, não para o preço do software. A LGPD (Lei 13.709/2018) se aplica a qualquer dado pessoal tratado em atividade econômica, e o CRM guarda nomes, telefones e e-mails. Guarde só o necessário, proteja o acesso, respeite pedidos de exclusão e registre por que você contata cada pessoa.
Quando vale migrar do CRM gratuito para um plano pago?
Quando um limite custar mais do que o plano pago: um segundo usuário que você não consegue adicionar, retornos que dependem de automação ou um funil que não dá para dividir por serviço. Se você ainda cabe em todos os limites e nada fica esquecido, continue no plano gratuito e mantenha o hábito de atualizar o CRM todo dia.
