CRM baseado na nuvem: o que é, o que verificar e como preenchê-lo com clientes

O que significa, na prática, "baseado na nuvem" para um CRM?

Significa que o software e seus dados ficam na infraestrutura do fornecedor, não em um computador seu. Você faz login e tudo está lá. Essa é a ideia principal, e é por isso que essa categoria substituiu o modelo antigo, em que uma empresa comprava licenças e executava o sistema em seu próprio hardware.

O Instituto Nacional de Padrões e Tecnologia dos EUA (NIST) descreve a computação em nuvem como um modelo para "acesso ubíquo, conveniente e sob demanda a uma rede compartilhada de recursos computacionais configuráveis" que podem ser provisionados "com o mínimo esforço de gerenciamento ou interação com o provedor de serviços". Aplicado a um CRM, isso se traduz em algo prático: você obtém a ferramenta quando precisa dela e outra pessoa a mantém funcionando. O NIST detalha isso em sua definição de computação em nuvem.

Você também encontrará o termo escrito como "CRM baseado em nuvem", "CRM na nuvem" ou "CRM SaaS". Todos se referem à mesma coisa: o software é alugado por assinatura, geralmente por usuário por mês, e você o utiliza pela internet.

CRM na nuvem versus CRM local: quais são as mudanças?

A maior mudança reside em quem se encarrega da manutenção. Com software instalado localmente, você é responsável; com software em nuvem, o fornecedor se encarrega. Todo o resto decorre disso: estrutura de custos, velocidade de instalação, acesso ao sistema e nível de controle que você mantém.

Por que uma pequena empresa escolhe um software de CRM baseado na nuvem?

Porque elimina o trabalho de TI e coloca todos sob os mesmos registros. Um freelancer, uma agência com três pessoas ou uma empresa de TI regional raramente têm alguém cuja função seja administrar servidores. Uma ferramenta em nuvem permite que eles ignorem essa tarefa e vendam seus serviços.

1. Uma única fonte de verdade compartilhada. Anotações, e-mails e etapas de negociação deixam de ficar restritos à caixa de entrada de alguém ou a uma planilha privada.
2. Acesse de qualquer lugar. Você pode atualizar um negócio do estacionamento após uma reunião em Columbus ou Tampa, em vez de fazê-lo em sua mesa à noite.
3. Sem necessidade de manutenção. Atualizações, backups e hospedagem são responsabilidade do fornecedor.
4. Comece pequeno, cresça depois. Você adiciona licenças quando contrata, não antes.
5. Fácil de experimentar. A maioria dos fornecedores oferece um período de teste ou plano gratuito, então, se não for adequado, você perderá uma tarde, não uma licença.

Se você está avaliando essa opção para uma equipe muito pequena, nosso guia de CRM para pequenas empresas explica o que configurar primeiro, e o artigo sobre CRM gratuito aborda quando os planos gratuitos deixam de ser suficientes.

Quais são as desvantagens de um CRM na nuvem?

Você depende de terceiros. Se o fornecedor tiver uma interrupção no serviço, alterar os preços ou desativar uma funcionalidade, você sentirá o impacto. Nuvem não significa ausência de riscos, significa que o risco se transfere.

Três coisas merecem atenção especial antes de você se comprometer:

• Segurança de dados. As Diretrizes do NIST sobre Segurança e Privacidade em Computação em Nuvem Pública (SP 800-144) destacam as considerações que as organizações devem levar em conta ao terceirizar dados e aplicativos para uma nuvem pública. Para uma equipe pequena, isso se resume a alguns hábitos simples: pergunte ao fornecedor como ele protege seus dados, inclua essas expectativas no contrato, ative a autenticação multifator e conceda acesso somente às pessoas que precisam dele.
• Dependência do fornecedor (lock-in). Se você não conseguir exportar contatos, negócios e notas em um formato padrão, estará em apuros. Faça um teste de exportação na primeira semana.
• Custos crescentes. O preço por usuário é aceitável para duas licenças. Com dez licenças, os recursos adicionais disponíveis em planos mais caros podem dobrar o valor final. Leia a comparação de planos, não apenas o preço anunciado.

Mais um hábito que compensa com qualquer CRM: mantenha apenas os dados de contato que você realmente usa. Um registro de contatos enxuto é mais fácil de proteger e manter atualizado.

Quais CRMs em nuvem as pessoas costumam comparar?

Os primeiros nomes que vêm à mente são Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Pipedrive e Microsoft Dynamics 365, com a Oracle no segmento corporativo. Todos eles são softwares de CRM baseados em nuvem, no sentido já mencionado: você acessa por meio de um navegador ou aplicativo e o fornecedor gerencia os servidores. A diferença entre eles está no público-alvo para o qual foram desenvolvidos, e não no modelo básico.

• O Salesforce e o Microsoft Dynamics 365 são voltados para equipes de vendas maiores que precisam de personalização profunda, muitas funções e integrações com outros sistemas corporativos.
• HubSpot e Zoho CRM são escolhas comuns para pequenas equipes que desejam contatos, um pipeline de vendas e ferramentas de e-mail em um só lugar, geralmente começando com um plano gratuito ou básico.
• O Pipedrive foi desenvolvido em torno de um fluxo de negócios visual e é ideal para equipes cuja principal função é impulsionar o andamento das negociações.
• A Oracle é uma empresa de software, não um único CRM. Suas ferramentas de CRM são vendidas dentro de seu pacote de experiência do cliente em nuvem e são voltadas para grandes organizações.

O Dynamics 365 é melhor que o Salesforce? Nenhum dos dois ganha de lavada. O Dynamics tende a ser mais adequado para empresas que já utilizam ferramentas da Microsoft, enquanto o Salesforce é ideal para equipes que desejam personalizar bastante e integrar diversos aplicativos externos. Para uma pequena equipe que vende para empresas locais, ambos geralmente representam mais do que o necessário.

A Microsoft é um bom exemplo de como os fornecedores descrevem a categoria. Sua documentação afirma que o Dynamics 365 Sales permite que as equipes "acompanhem suas contas e contatos, cultivem suas vendas desde a geração de leads até o pedido e criem materiais de vendas". Troque a marca e essa frase descreve quase todos os CRMs em nuvem da lista. Esse é o ponto: os recursos principais são semelhantes, então a escolha se resume à adequação, ao preço e ao que acontece antes mesmo de um contato chegar ao CRM.

Se você deseja uma comparação lado a lado das principais ferramentas, nossa seleção dos melhores softwares de CRM as compara por tamanho da equipe e caso de uso.

Como escolher um CRM na nuvem que se adeque às suas necessidades?

Comece analisando como você vende e, em seguida, teste duas ou três ferramentas em negócios reais semelhantes. Não comece pelas listas de recursos.

1. Descreva seu fluxo de trabalho. Cinco ou seis etapas são suficientes: novo, contatado, respondeu, reunião, proposta, ganho ou perdido. Se a ferramenta não conseguir reproduzir isso em poucos minutos, procure outra.
2. Importe vinte contatos reais. Veja como o aplicativo lida com duplicados, e-mails ausentes e nomes de empresas complexos.
3. Registre uma semana inteira de atividades. Ligações, e-mails e acompanhamentos devem ser feitos com apenas alguns cliques, não com um formulário.
4. Teste a exportação. Baixe tudo e abra o arquivo. Este é o seu plano de saída.
5. Verifique as permissões e o login. Funções, autenticação multifator e a possibilidade de remover um usuário que saiu da equipe imediatamente.
6. Pergunte de onde vêm os leads. Esta etapa é a que a maioria dos compradores ignora, e é a mais importante.

Uma vez que o pipeline esteja criado, a próxima questão é como interpretá-lo. Nossa explicação sobre o pipeline de vendas mostra como definir etapas nas quais você pode efetivamente agir.

Por que um CRM na nuvem ainda deixa você sem clientes?

Porque um CRM é um sistema de arquivamento. Ele organiza as pessoas que você já conhece e não diz nada sobre as que você não conhece. Se sua lista de contatos for pequena, o melhor pipeline do mercado apenas mostrará um quadro vazio.

A maioria das agências, freelancers e empresas de TI ou contabilidade que vendem para negócios locais preenchem essa lacuna de forma lenta. Eles pesquisam manualmente no Google Maps, abrem dezenas de sites, copiam os nomes para uma planilha e tentam adivinhar quais empresas poderiam se interessar. Funciona, mas leva dias. Se você quiser ver quanto tempo isso leva, nossa análise sobre o uso do Google Sheets como CRM descreve onde as listas manuais começam a falhar.

A alternativa é iniciar o processo com empresas que já demonstram necessidade do que você oferece e ter esse trabalho feito para você.

Como funciona o Vonsel como um CRM na nuvem que encontra clientes?

A Vonsel é uma agente de vendas com inteligência artificial e um CRM na nuvem integrado. Você informa a ela o que faz e o que oferece. Ela busca empresas locais que realmente precisam dos seus serviços e explica o motivo de cada uma delas.

O motivo está no que os clientes dizem sobre esses estabelecimentos. A Vonsel lê as avaliações do Google, identifica reclamações concretas e as compara com a sua oferta. Uma agência web vê os restaurantes cujos clientes mencionam constantemente um site desatualizado ou a falta de reservas online. Uma empresa de limpeza comercial vê os escritórios e clínicas cujas avaliações reclamam da higiene. Você obtém cerca de 300 negócios ideais em aproximadamente um minuto, em vez de dias de pesquisa manual.

A partir daí, funciona como o CRM que você já ia comprar de qualquer maneira:

1. Os contatos chegam com o lead. E-mail, telefone, WhatsApp e perfis de redes sociais são coletados de fontes como Google Maps, Bing Maps, diretórios comerciais nacionais e os próprios sites das empresas.
2. Elas são armazenadas em um quadro Kanban. Um painel de controle e um fluxo de trabalho onde você move cada negócio através de suas etapas.
3. As mensagens de prospecção são redigidas para você. A IA pode escrever e enviar e-mails, mensagens de WhatsApp, mensagens diretas do Instagram e mensagens do LinkedIn, personalizadas de acordo com o problema específico de cada empresa, e realizar o acompanhamento.

Essa é a diferença em relação a um simples scraper ou uma extensão do Chrome. Esses serviços fornecem linhas de dados para limpar, qualificar e contatar você mesmo. O Vonsel fornece empresas qualificadas com um motivo para contato, seus dados e uma mensagem, para que você possa dedicar seu tempo a conversas. Você pode experimentar gratuitamente e a página de preços mostra os planos disponíveis.

Como configurar um CRM na nuvem na primeira semana?

Mantenha a primeira semana simples e pequena. O objetivo é ter um fluxo de trabalho funcional, não perfeito.

1. Dia 1: Defina seus estágios e o que leva uma empresa de um para o outro.
2. Dia 2: Importe o que você já tem e remova duplicatas óbvias. O guia de pontuação de leads ajuda você a decidir quem contatar primeiro.
3. Dia 3: Preencha o quadro com novos clientes potenciais em um nicho específico e em uma cidade, como consultórios odontológicos em Austin ou empresas de climatização em Phoenix.
4. Dias 4 e 5: Envie as primeiras mensagens, registre as respostas e defina uma data de acompanhamento para cada negócio em aberto.
5. Fim de semana: verifique o que parou e ajuste suas etapas.

Resista à tentação de adicionar campos personalizados e automações antes de ter dados reais. Você só saberá do que precisa depois de fechar algumas dezenas de negócios.