Un modèle Excel CRM est une feuille de calcul unique avec une ligne par contact et dix colonnes principales : entreprise, contact, e-mail, téléphone, source, étape, prochaine action, date de la prochaine action, responsable et notes. Cela fonctionne bien pour une personne et quelques dizaines de transactions, mais cesse de fonctionner dès qu'un deuxième utilisateur, une automatisation ou quelques centaines d'enregistrements entrent en jeu.
Modèle Excel CRM ce qu'il faut inclure et là où ça se brise
Un tableur peut constituer votre premier CRM. Voici les colonnes exactes à utiliser, comment créer le modèle dans Excel ou Google Sheets, ses limites réelles et le moment opportun pour passer à un véritable CRM.
Points clés à retenir
- Un bon modèle se trouve dans Un onglet, dix colonnes, une ligne par contact, jamais de copies envoyées par courriel à tout le monde
- Ajouter un Menu déroulant « Étape » et date de la prochaine action et une simple feuille de papier devient un véritable pipeline
- Un CRM sous forme de tableur présente une panne à Édition multi-utilisateurs, ~500 enregistrements, ou suivis manuels
- Vonsel Free Vous bénéficiez de 20 prospects vérifiés dès le début de votre essai gratuit, ainsi que du CRM Mapped ; aucune mise à jour de feuille de calcul à effectuer
Définition
Qu'est-ce qu'un modèle Excel CRM?
Un modèle Excel CRM est un modèle structuré tableur mis en place pour suivre les contacts, les transactions et l'étape suivante pour chacune d'elles, imitant les bases de gestion de la relation client logiciel. Au lieu de payer pour un outil dès le premier jour, vous utilisez des colonnes, des listes déroulantes et un tableau croisé dynamique pour recréer une liste de contacts, un pipeline et une file d'attente de suivi.
C'est le CRM le plus courant au monde pour débuter, et un point de départ tout à fait raisonnable. Le piège consiste à considérer un modèle comme un système permanent. Un tableur est conçu pour les calculs, pas pour que plusieurs personnes modifient simultanément des données en temps réel. Si vous souhaitez d'abord avoir une vision plus globale des avantages et des inconvénients, lisez la suite CRM vs Excel, qui compare les deux directement.
Le plan directeur
Les 10 colonnes indispensables à toute feuille de calcul CRM
Oubliez les modèles à 30 colonnes que l'on trouve sur les plateformes de vente de modèles. La plupart restent inutilisés et vous ralentissent. Ces dix colonnes suffisent pour couvrir tout ce qu'une petite équipe suit réellement, et rien de superflu:
| Colonne | Ce qu'il contient | Pourquoi c'est important |
|---|---|---|
| Entreprise | Nom de l'entreprise | Votre unité de travail principale en B2B |
| Contact | Personne et rôle | Les contrats se concluent avec des personnes, pas avec des logos |
| Adresse vérifiée | Le canal que vous utiliserez réellement | |
| Téléphone | Numéro direct | Pour les appels sur le terrain et de suivi |
| Source | D'où provenait le plomb | Indique quelles chaînes fonctionnent |
| Scène | Étape du pipeline (menu déroulant) | Transforme une liste en entonnoir |
| Prochaine action | La seule prochaine étape | Empêche les transactions de tomber dans l'oubli |
| Prochaine date d'action | Quand cela est dû | Triez selon ce critère pour voir les travaux du jour |
| Propriétaire | Qui est responsable | Évite que deux répétitions ne soient menées par un seul leader |
| Notes | Contexte, dernière touche | Des souvenirs que vous ne pouvez pas garder dans votre tête |
Les deux colonnes qui effectuent le gros du travail sont Prochaine action et Prochaine date d'action. Triez vos données par date croissante et votre feuille de calcul répondra chaque matin à la seule question qui compte : qui dois-je contacter aujourd’hui ? Cette simple habitude est ce qui distingue un CRM d’un carnet d’adresses.
10
Les colonnes principales suffisent ; les modèles à 30 colonnes, souvent surchargés, restent généralement inutilisés
~30%
D'après une étude de Salesforce, 80 % du temps de travail d'un commercial est consacré à la vente proprement dite, le reste étant dédié à l'administration
20
Des prospects vérifiés grâce à l'essai gratuit de Vonsel, avec le CRM Mapped inclus
Comment
Comment créer un CRM dans Excel ou Google Sheets, étape par étape
Les deux outils fonctionnent. Utilisez-les Google Sheets si plusieurs personnes doivent toucher au fichier, et Exceller pour des calculs locaux complexes. Les étapes sont les mêmes:
1
Configurez les colonnes
Une ligne par contact, les dix colonnes précédentes servant d'en-tête. Veillez à ce que l'en-tête ne comporte qu'une seule ligne pour un fonctionnement optimal des filtres et des tableaux croisés dynamiques.
2
Mettez en forme la plage sous forme de tableau
Dans Excel, allez dans Insertion > Tableau ; dans Google Sheets, appliquez des filtres. Un tableau formaté conserve sa structure même lorsque vous ajoutez des lignes et vous permet de trier instantanément n’importe quelle colonne.
3
Ajouter un menu déroulant Stage
Utilisez la validation des données pour limiter la colonne « Étape » aux valeurs fixes suivantes : Nouveau, Contacté, Réunion, Proposition, Gagné, Perdu. Ces valeurs fixes permettent la création ultérieure d’un tableau croisé dynamique.
4
Prochaine action et date
Renseignez l'étape suivante et la date d'échéance pour chaque transaction en cours. La mise en forme conditionnelle permet de signaler les dates d'échéance en rouge afin d'éviter tout oubli.
5
Créer une vue de pipeline
Ajoutez un tableau croisé dynamique ou un récapitulatif NB.SI qui comptabilise les transactions par étape. Vous obtenez ainsi un entonnoir de conversion lisible en cinq secondes, et non plus une simple liste.
6
Protéger et partager un fichier
Verrouillez l'en-tête, limitez les modifications là où c'est nécessaire et partagez une source unique de vérité. L'erreur capitale est d'envoyer des copies par courriel (voir [lien Comment migrer d'Excel vers un CRM que faire lorsque les copies commencent à se multiplier.
Oubliez complètement la mise à jour des feuilles de calcul
Vonsel Free vous offre 20 prospects vérifiés et le CRM cartographié, le premier CRM avec une carte GPS, vous permettant ainsi de démarrer avec un véritable pipeline au lieu d'une grille Excel vide que vous devez gérer manuellement.
Essai Gratuit
Essai GratuitDiagnostic
Jusqu'où peut vous mener un CRM basé sur un tableur, et où il présente des limites
Un modèle a une réelle valeur. Selon Statistiques commerciales du Bureau du recensement des États-Unis, Plus de 99 % des entreprises employeuses américaines sont des PME, et beaucoup gèrent l'intégralité de leur processus de vente initial à l'aide d'un tableur. Le problème n'est pas le tableur en lui-même, mais le moment où il devient insuffisant:
| Une feuille de calcul fonctionne toujours si... | Il s'est cassé quand... |
|---|---|
| Une personne le modifie | Deux personnes écrasent les lignes de l'autre |
| Vous suivez environ 500 transactions actives | Le fichier rame, casse les formules ou se corrompt |
| N'oubliez pas de l'ouvrir tous les jours | Les suivis sont négligés car rien ne vous le rappelle |
| Vous n'avez besoin que d'une liste de contacts et d'un entonnoir de vente | Vous avez besoin d'automatisation, d'un enregistrement des e-mails ou d'une carte |
| Vous exportez sans problème au format CSV | Vous copiez les données entre les onglets manuellement |
Le coût caché réside dans la gestion des versions. Un fichier Excel partagé ne possède pas de source unique de vérité : une personne en conserve une copie personnelle, la modifie, et voilà deux versions qui coexistent. Exporter vers CSV et la réimportation des correctifs l'aggrave, très mal. Les recherches sur les ventes de Harvard Business Review L'étude a depuis longtemps démontré que les processus échouent en cas de données erronées, et une feuille de calcul modifiée par trois personnes représente une donnée erronée en puissance.
Un CRM sous forme de tableur n'est pas une mauvaise solution, il est simplement temporaire. La question n'est pas « Excel est-il suffisant ? » mais "Le temps que je consacre actuellement à la mise à jour de cette feuille de calcul est-il supérieur au coût d'un CRM?"
Liste de contrôle
Liste de contrôle : 6 signes qu’il est temps de quitter Excel
Une deuxième personne doit effectuer le montage en direct
Dès que deux personnes accèdent au même fichier, il faut un véritable accès multi-utilisateurs et une piste d'audit, et non un simple lien partagé.
Les suivis ne cessent de se faire attendre
Une feuille de calcul ne vous envoie jamais de notification. Si des affaires tombent à l'eau parce que personne n'a ouvert le fichier, vous avez besoin de rappels automatiques.
Vous dépassez quelques centaines de disques
Les performances et la fragilité des formules commencent à se faire sentir. Le tri et le pivotement d'une feuille de 2 000 lignes ne sont plus instantanés.
Les copies se multiplient
"Quelle version est la plus récente ? » est le signal d'alarme. Une seule source de vérité est incontestable, au-delà d'une configuration solo.
Vous avez besoin d'un enregistrement des e-mails ou des appels
Coller l'historique des conversations dans une cellule Notes n'est pas une solution efficace à grande échelle. Un CRM l'enregistre automatiquement dans la fiche contact.
Vous vendez sur le terrain
Aucun tableur ne permet de visualiser les prospects sur une carte ni de planifier un itinéraire. Les équipes de terrain ont besoin d'un CRM cartographié, pas une grille.
Si vous avez coché deux ou plus, un CRM d'entrée de gamme, voire un plan CRM gratuit, sera rentabilisé grâce aux économies réalisées sur l'entretien. Notre guide sur Comment choisir un CRM explique ce qu'il faut rechercher, et CRM pour PME compare les formules gratuites aux formules payantes.
Comment Vonsel vous aide
D'une grille Excel vide à un CRM rempli de prospects
Un modèle de feuille de calcul est vierge au départ, tout comme n'importe quel CRM autonome : vous devez toujours trouver vous-même les contacts. Vonsel comble ces deux lacunes simultanément. L'essai gratuit comprend 20 prospects qualifiés dès le début de votre essai gratuit, sans carte de crédit, extraites d'une base de millions d'entreprises réparties dans plus de 120 pays avec une précision d'adresse e-mail de 85 à 95 %, votre pipeline est donc déjà alimenté. Au lieu d'une grille plate, vous obtenez CRM cartographié, le premier CRM qui géolocalise chaque prospect sur une carte GPS, avec des actions automatisées pour que les suivis ne soient plus jamais oubliés, contrairement aux feuilles de calcul. C'est déjà la méthode de prospection à grande échelle utilisée par les équipes : selon les données internes de Vonsel (2026), les restaurants et les cabinets dentaires sont les catégories les plus prospectées sur la plateforme, les cabinets dentaires se classant n° 1 parmi les équipes payantes. Quand 20 leads ne suffisent plus, abonnements payants À partir de 23,95 €/mois, sans gestion chaotique des versions ni maintenance manuelle.
En résumé:
- Un modèle à dix colonnes dans Excel ou Sheets constitue un excellent premier CRM pour une personne et un processus simple.
- Il montre ses limites lors de l'édition multi-utilisateurs, avec quelques centaines d'enregistrements ou lors des suivis manuels, et le contrôle de version est le tueur silencieux.
- Vonsel Free remplace la feuille de calcul par 20 prospects vérifiés et un CRM cartographié, vous commencez donc avec des prospects et non avec une grille vide.
Oubliez les tableurs. Commencez avec 20 prospects vérifiés dès le début de votre essai gratuit.
Vonsel Free inclut des prospects commerciaux vérifiés et le CRM cartographié avec carte GPS, sans carte de crédit et sans maintenance manuelle. Voir les plans ou lire Comment migrer d'Excel vers un CRM..
Essai Gratuit
Foire aux questions
Quelles colonnes un modèle Excel CRM doit-il inclure?
Un modèle Excel CRM efficace nécessite dix colonnes essentielles : entreprise, nom du contact, adresse e-mail, numéro de téléphone, source du prospect, étape du pipeline, prochaine action, date de la prochaine action, responsable et notes. Ces colonnes permettent d’identifier le contact, de connaître sa provenance, sa position dans le pipeline et la prochaine action à entreprendre.
Comment créer un CRM dans Excel?
Créez une ligne par contact, ajoutez les dix colonnes principales, mettez en forme la plage sous forme de tableau, puis utilisez la validation des données pour transformer la colonne « Étape » en une liste déroulante fixe. Ajoutez les colonnes « Action suivante » et « Date », créez un tableau croisé dynamique pour compter les transactions par étape et protégez la ligne d'en-tête avant de partager un fichier unique.
Excel est-il un bon logiciel CRM?
Excel est un outil CRM d'entrée de gamme convenable pour une personne gérant quelques dizaines de contacts avec un processus simple. Il devient cependant insuffisant dès qu'un deuxième utilisateur est ajouté, que le nombre d'enregistrements dépasse quelques centaines ou que des rappels automatisés sont nécessaires, car les feuilles de calcul ne proposent ni sécurité multi-utilisateurs, ni historique des modifications, ni automatisation du suivi.
Dois-je utiliser Excel ou Google Sheets pour mon CRM?
Utilisez Google Sheets si plusieurs personnes modifient le fichier, car la collaboration en temps réel et l'historique des versions y sont intégrés. Privilégiez Excel pour les calculs complexes en local ou le travail hors ligne. Les deux solutions conviennent pour un modèle individuel, mais aucune ne remplace un CRM lorsqu'une équipe l'utilise quotidiennement.
Quand devrais-je passer d'un CRM Excel à un véritable CRM?
Alternez les onglets lorsqu'une deuxième personne doit modifier des données simultanément, lorsque vous traitez plusieurs centaines de transactions en cours, lorsque vous copiez manuellement des données entre les onglets, ou lorsque les relances manquées commencent à impacter négativement vos ventes. À ce stade, le temps perdu à gérer les feuilles de calcul dépasse généralement le coût d'un abonnement CRM de base à 15-30 € par mois.
Un CRM gratuit peut-il remplacer mon modèle Excel?
Oui, et une version gratuite d'un CRM est généralement plus pratique qu'un tableur dès lors que vous avez besoin d'un accès partagé, de rappels ou d'une vue d'ensemble du pipeline. Les versions gratuites limitent le nombre d'utilisateurs et de contacts ; vérifiez donc ces limites. En revanche, elles vous dispensent de la maintenance manuelle et des problèmes de gestion des versions inhérents à un fichier Excel partagé.
Vonsel propose-t-il un CRM gratuit que je pourrais utiliser à la place d'Excel?
Oui. L'essai gratuit de Vonsel vous offre 20 prospects qualifiés dès le début, sans carte de crédit, ainsi que Mapped CRM, le premier CRM qui affiche votre pipeline sur une carte GPS. Il remplace avantageusement les tableurs et vous dispense de toute mise à jour manuelle. Les abonnements payants sont disponibles à partir de 23,95 €/mois.