広告代理店 CRM：選ぶ前に知っておきたい機能と、見込み客を最初から入れておく方法

広告代理店 CRMとは、代理店の売上を支える2つの流れを管理する顧客管理ツールです。1つは見込み客を契約へ進める新規開拓、もう1つは更新と追加提案につながる既存顧客との関係です。良い広告代理店 CRMは、画面が簡単で、導入初日から自社の対象エリアの見込み客が入っています。

広告代理店向けのCRMとは何で、一般的なCRMと何が違うのですか？

広告代理店向けのCRMとは、代理店の収益の形に合わせて使うCRMのことです。代理店は、アウトバウンドや紹介で数十社の顧客を獲得し、顧問契約や案件で関係を続けます。小さな注文を何千件も追う業態と違って、取引金額の大きさより、人、会話、連絡のタイミングを正確に残せることが重要です。

CRMの基本的な考え方は新しいものではありません。日本語版ウィキペディアは、顧客関係管理（CRM）を、顧客や市場から集めた情報を一元化し、売上の拡大と収益性の向上を目指す経営戦略・手法と説明しています。CRMシステムは、ウェブサイト、電話、電子メール、ライブチャット、ソーシャルメディアなどの経路からデータを集めるとも書かれています。代理店にとっては、顧客を見つけ、つなぎ止めるときに使う経路そのものです。

「代理店」と言っても幅は広く、広告運用、制作会社、Web制作、SEO、PR、採用支援、不動産や保険の代理店まで含まれます。この記事では、地域の中小企業や店舗に提案する制作会社・広告代理店を想定していますが、構造はほかの業種にも当てはまります。

一般的なCRMとの大きな違いは、2本のパイプラインを持つことです。1本目は新規開拓で、まだ自社を知らない会社が契約へ進む流れです。2本目はアカウント管理で、既存顧客、更新、追加提案を扱います。「広告代理店 CRM」で上位に出る記事の多くは2本目向けのツール比較です。1本目をどう埋めるかを説明する記事は少なく、CRMが止まりがちなのもここです。

広告代理店 CRMに、一般的なCRMにはないどんな機能が必要ですか？

確認したいのは6つです。特に最初の2つが、導入判断を左右することが多くなります。ツールを比べるときのチェックリストとして使ってください。

見落としやすいのは、請求書の発行、工数管理、タスクボードが入っていないことです。これらは代理店にとって大切ですが、本来は制作・進行管理のツールの役割です。何でも入りのCRMは、営業の部分が中途半端になりがちです。CRMは関係づくりに、進行管理ツールは納品に使い、受注した時点できれいに引き継ぐ形をおすすめします。

新しい広告代理店 CRMは最初なぜ空で、どうすれば見込み客で埋められますか？

新しく入れたCRMは空で、空のCRMからは受注が生まれません。対象企業が少ないわけではありません。総務省・経済産業省の令和3年経済センサス‐活動調査（産業横断的集計）によると、2021年6月1日現在の企業等の数は368万4049企業です。業種別に見ても、足りないのは企業の数ではなく、自社の提案に合い、連絡先まで分かる絞り込まれたリストです。

下の表は、同じ調査から、代理店が提案先にしやすい業種の企業等数を抜き出したものです。「提案例」の列は、数字ではなく考え方の例です。

業種が決まったら、Googleマップは最も取りかかりやすい起点になります。地域の事業者が、業種と場所で整理されているためです。「札幌市 美容室」「福岡市 歯科医院」「名古屋市 工務店」のように検索すると、まさに提案したい相手が並びます。これを再現できる手順でCRMのレコードに変える方法は、次のとおりです。

1. 業種と地域を1つずつ選びます。「関西の飲食店」より、「大阪市北区のカフェ」のほうが、メッセージも具体的になります。
2. Googleマップで検索し、Vonselで開始を押します。地図を動かしながら事業者の検索結果を取得します。一時停止、再開、保存ができるので、取得の途中で条件を調整できます。
3. 公開されているウェブサイトの連絡先を加えます。Googleマップはビジネス用メールアドレスを提供しません。そこでVonselは、利用できる事業者のウェブサイトを確認し、公開されているメールアドレス、追加の電話番号、最大118種類のSNSなどのプラットフォームへのリンクを探します。見つかる内容は、各ウェブサイトが公開している情報によって変わります。
4. 自社が解決できるギャップで優先順位をつけます。Web制作を売るなら、ウェブサイトがない事業者が候補です。口コミ管理なら、口コミが少ない事業者です。一覧を見て、連絡する前に判断してください。
5. 見込み客としてCRMに登録します。事業者を地図上に出し、提案するサービスでタグを付けて、アプローチできる状態にします。
6. 具体的な最初のメッセージを送り、次のアクションの日付を入れます。そうすれば、見込み客が担当者不在のまま放置されません。

実際に試す前に取得の様子を確認したい場合は、スクレイパーのページにある動画チュートリアルをご覧ください。6番のチャネルやメッセージの考え方は、マーケティング代理店が顧客を獲得する方法で詳しく説明しています。ウェブサイトを持たない事業者に絞るなら、ウェブサイトのない事業者の探し方も参考になります。

新規開拓のパイプラインには、どんなステージを置けばよいですか？

ステージは6つで足ります。各ステージに「次へ進む条件」を1つずつ決めておくと、チームの2人が同じ事業者を同じ列に入れるようになります。

失注を捨てないでください。「今期は難しい」と答えた会社は、次の期の見込み客です。再連絡の日付を入れておけば、止まった案件が将来の会話につながります。各ステージの終了条件や転換率の見方は、営業パイプラインのガイドで詳しく扱っています。

見込み客と顧客ごとに、どの項目を記録すべきですか？

項目は少なく、そして毎回必ず埋めるものに絞ります。まず次の9項目から始め、実際の判断に必要になったときだけ追加してください。

• 会社名とウェブサイト。
• 地域と業種。市場ごとの絞り込みに使います。
• 流入元：地図検索、紹介、セミナー、問い合わせフォームなど。
• 提案するサービス。具体的に決めておくと、メッセージが明確になります。
• 決裁者と役割。窓口の担当者と決裁者が違うことは珍しくありません。
• 最終連絡日。
• 次のアクションと日付。
• 失注した場合は、その理由。
• 顧問契約の顧客には更新日。

Vonselでは、事業者を地図上に表示し、ステージごとに整理し、詳細を編集できます。カンバン、カレンダー、メモ、アクション、タグ、カスタムフィールドも使えます。これらの項目はCRMの中に保存されます。項目の質は元のリストの質に左右されるため、リストの作り方もあわせて確認してください。

日本では、CRMの見込み客に営業メールを送るとき、どんな法律を守る必要がありますか？

営業メールは、法律上の自由地帯ではありません。日本では、広告宣伝のために送られる電子メールに特定電子メール法が適用されます。総務省の解説によると、この法律は同意を得ずに広告宣伝メールを送る際の規定を定めたもので、同意した相手以外への送信禁止、送信者名と配信停止先の表示、送信者情報の偽装禁止などが決められています。以下は一般的な情報であり、法的助言ではありません。

総務省のパンフレット（2018年7月）を整理すると、CRMに関係する要点は次のとおりです。

罰則も確認しておきましょう。同じパンフレットによれば、送信者情報を偽って送信した場合は、1年以下の懲役または100万円以下の罰金で、法人にはさらに3000万円以下の罰金が定められています。同意の記録義務に違反して命令を受け、従わなかった場合は、100万円以下の罰金です。

注意点が2つあります。第1に、パンフレットが扱うのは電子メールとSMSの広告宣伝です。電話、問い合わせフォーム、FAX、郵送のルールはここでは扱っていないため、別に確認してください。第2に、非営利団体や営業を営まない個人が送るメールは対象外とされていますが、代理店は営業を営む側なので、対象になると考えておくのが安全です。

CRMでは、3つの習慣が役に立ちます。初回の連絡日とチャネルを残すこと、受信拒否した相手に二度と送らないようにすること、署名の送信者情報と住所を常に最新に保つことです。チャネルごとの違いは、アウトバウンド営業のガイドで比較しています。メールの文面づくりはコールドメールのガイドも参考になります。

スプレッドシート、オールインワン、見込み客開拓に強いCRMのどれを選ぶべきですか？

ボトルネックがどこにあるかで決まります。見込み客が足りないなら、まずリストを整える必要があります。顧客が多く、事務作業があふれているなら、オールインワンが助けになるかもしれません。

無料のCRMを検討しているなら、無料CRMのガイドで利点と限界を確認できます。初めてCRMを入れる小さなチームには、中小企業向けCRMのガイドがより総合的です。プランや上限は変わることがあるため、ブログ記事ではなく料金ページで最新の内容を確認してください。

広告代理店の週次CRMルーティンは、どんな流れになりますか？

短い週次のルーティンのほうが、たまに行う大掛かりな作業より効きます。代理店の仕事は新規開拓の時間を圧迫するため、忙しい週でも続けられる量に抑えてください。

1. 業種と地域を1つ決めて、新しい見込み客のリストを追加します。
2. 新しい見込み客に最初のメッセージを送り、その内容を記録します。
3. フォローアップの一覧を確認します。次のアクションの日付が今日、または過ぎている相手全員に連絡します。
4. すべての返信を適切なステージへ動かし、1行でメモを残します。
5. 失注・保留のレコードを見直し、再連絡の日付が来た相手に再度連絡します。

フォローは新規の最初の連絡より受注につながりやすいため、新規の連絡がフォローの時間を奪わないよう、順番を守ってください。