CRMデータベース：保存すべきデータとその迅速な入力方法

CRMデータベースとは何ですか？

これはCRMにおいて事実情報を保持する部分です。パイプラインボード、リマインダー、レポートはすべてここから読み込まれます。ブリタニカ百科事典は、顧客関係管理を、企業が既存顧客および潜在顧客とのやり取りを管理するために設計された情報システムの一種であり、企業が各顧客について統一的な視点を持つことができるシステムであると説明しています。この統一的な視点を可能にするのがデータベースです。企業に関するすべてのメール、電話、メモが同じレコードに記録されます。

3つの構成要素がそれを機能させる：

1. 記録：個人、企業、取引など、単一のエンティティ。
2. フィールド：そのレコードの属性の一つ。例えば、メールアドレス、都市、ステージなど。
3. 関係性：レコード間のリンクであり、1つの企業が複数の連絡先、複数の取引、およびメッセージの完全な履歴を持つことができる。

ほとんどのガイドはそこで止まり、すでに数千もの顧客を抱える企業の視点からデータベースについて説明しています。しかし、あなたがフリーランサー、代理店、あるいは地元の企業にサービスを提供する小規模企業であれば、状況は正反対です。あなたのデータベースに登録されている企業のほとんどは、まだ購入実績のない企業です。そのため、どの項目が重要で、どのように入力すべきかが変わってきます。

CRMデータベースのレコードはどのようなものですか？

以下は、ウェブデザイナーがレストランを探す際に想定するであろう記録の一例です。記載されている企業名や詳細はあくまで例示であり、実在の企業ではありません。

「連絡理由」の行を見てください。その一行には、メッセージの最初の文が書かれており、どの提案を最初に提示すべきかを示し、そして6か月後には、なぜそのレコードがデータベースに登録されているのかを思い出させてくれます。

顧客データベースとCRMデータベースの違いは何ですか？

顧客データベースは、購入の記録です。既に商品を購入した個人や企業、そして購入した商品の一覧です。CRMデータベースには、購入を希望する顧客とその顧客との関係構築につながるあらゆる接点（メール、電話、返信、ミーティング、次のステップなど）が追加されます。地域企業に販売する場合、既存顧客よりも見込み客に多くの時間を費やすことになるので、まずは見込み客開拓のための記録を作成しましょう。

ExcelはCRMデータベースと言えるでしょうか？スプレッドシートは同じ行と列を保持できるため、1人の担当者と数十件の連絡先であれば問題なく機能します。しかし、ExcelはCRMではありません。リマインダー機能も、メッセージ履歴機能も、複数人が同時に安全に編集できる機能もありません。Excelから始める場合は、弊社の顧客データベーステンプレートをご利用ください。このテンプレートには、多くの人が忘れがちな固有IDを含む最初の列が用意されています。また、CRM Excelテンプレートの限界に関するガイドでは、移行すべきタイミングを正確に把握できます。

CRMのデータ項目の中で、保存する価値のあるものはどれか？

メッセージ、フィルター、レポートで使用するものだけを保存してください。余分なフィールドが増えるほど、最新の状態に保つべき項目が増え、古いデータはコストがかかります。MITスローン・マネジメント・レビュー誌に寄稿したデータ品質研究者のトーマス・レッドマン氏は、 ほとんどの企業にとって、不良データのコストは収益の15%から25%に相当すると推定しています。正確さを維持できる短いリストは、変動しやすい長いリストよりも優れています。地元の企業にサービスを提供する企業であれば、このリストでほぼすべての項目を網羅できます。

ほとんどの CRM テンプレートは、ID、チャネル、場所、セグメント、パイプラインを網羅しています。しかし、連絡理由を網羅しているテンプレートはごくわずかで、このフィールドこそが、顧客の応答方法を変える重要な要素です。地域ビジネスにとって、このフィールドを見つける最良の場所は、公開されている Google レビューです。患者から「誰も電話に出ない」という書き込みが絶えない歯科医院は、受付代行サービスや電話応対ツールで解決できる問題を抱えています。レビューから顧客の不満点を見つける方法に関するガイドでは、これらの苦情を各レコードの 1 行メモに変換する方法を示しています。

CRMにはどのような4つの種類がありますか？

CRMシステムは一般的に、戦略型、運用型、分析型、コラボレーション型の4種類に分類されます。これらの種類を理解することで、データベースのどの部分が実際に必要なのかを把握しやすくなります。

1. 戦略的CRM：ツールの背後にある顧客中心の文化と意思決定。小規模チームの場合、これは単に理想的な顧客像について合意することに過ぎません。
2. オペレーショナルCRM：営業、マーケティング、サービス業務の自動化。これは日々のパイプライン管理、リマインダー、顧客へのアプローチなどを行うものであり、小規模な営業担当者が活動する場です。
3. 分析型CRM：収集した顧客データを分析し、どの業界や都市からの反応が最も多いかなど、マネージャーがより良い意思決定を行えるようにする。
4. コラボレーション型CRM：顧客情報をグループ、部門、組織間で共有することで、営業部門とサポート部門が同じ履歴を確認できるようにする。

地元の企業に商品を販売する個人事業主にとって、しっかりとした運用型のCRMシステムと、その基盤となるクリーンなデータは不可欠です。分析機能は、一貫性のあるフィールドを持つレコードが数百件程度蓄積された時点で、自然と必要になってきます。

CRMデータベースソフトウェアはどのように選べば良いですか？

人気のCRMプラットフォームには、Salesforce、HubSpot、Zoho CRM、Pipedriveなどがあり、いずれも上記の項目を備えています。ほとんどの比較リストは機能と価格帯で終わっています。購入者が地元の企業である場合は、さらに5つの具体的な質問をしてみましょう。

1. 1つの企業に複数の担当者を登録できますか？例えば、レストランにはオーナー、マネージャー、そして共通の受信箱があります。
2. メールや電話だけでなく、WhatsAppやソーシャルメディアも利用できるのでしょうか？多くの地元のオーナーは、メールよりもWhatsAppに先に返信します。
3. 都市、郵便番号、業種で絞り込むことはできますか？地域販売とは、テリトリー販売のことです。
4. 各カードに次のステップが示された視覚的なパイプラインはありますか？カンバンボードを使えば、停滞している案件が一目でわかります。
5. データはどこから来るのか？本当の問題は、CRMが空っぽなことだ。企業情報を自動的に取り込んでくれるツールは、どんな機能よりも多くの時間を節約してくれる。

主要ツールを並べて比較したい場合は、小規模営業チーム向けのおすすめCRMソフトウェアをまとめた記事をご覧ください。

CRMデータベースを段階的に構築するにはどうすればよいでしょうか？

次の順番で6つの手順で構築し、それぞれの手順は小さく保ってください。

1. 理想の顧客像を書き出してください。業界、都市、規模、そしてあなたが解決する問題。他のすべてはこれに基づいて決まります。
2. 12～15個のフィールドを選びましょう。上記の表を参考に、今後90日間使用しないフィールドは削除してください。
3. 段階を設定しましょう。 「新規」「連絡済み」「返信済み」「会議」「提案済み」「受注済み」「失注済み」といった段階を設定するだけで十分です。弊社の営業パイプラインガイドでは、案件を次の段階へ進めるための終了ルールについて解説しています。
4. 必須項目を選択してください。名前、連絡チャネル（1つ）、ステージ、次のステップ。これらの項目が欠けているレコードは、リードではなくメモとなります。
5. 実際のビジネス情報を読み込みます。リストをインポートするか、検索機能から追加してください。プレースホルダー行は絶対に追加しないでください。
6. 毎週見直しを行う。重複レコードを統合し、バウンスしたメールアドレスを修正し、見込みのないレコードを閉じる。

CRMデータベースに、すべて手入力せずにデータを入力するにはどうすればよいですか？

企業とその詳細情報を収集してくれるツールを使用し、キーボード入力ではなくパイプラインに基づいて作業を進めましょう。ほとんどのCRMプロジェクトは、手作業による入力で停滞してしまいます。誰かが地図から40件の名前をコピーし、午後いっぱいを費やしても、結局終わらないのです。

現実的な選択肢は3つあります。ディレクトリや地図から手作業でコピーする方法は、きれいなデータが得られますが、膨大な時間を費やすことになります。リストを購入したり、スクレイパーを実行したりすればスピードは上がりますが、得られるデータは生データであり、自分でクリーニング、選別、連絡を取る必要があります。3つ目の方法は、調査を代行してくれるエージェントに依頼することです。

Vonselはまさにそのために作られています。あなたが何をしているのか、何を提供しているのかをVonselに伝えるだけで、Vonselは地元の企業のGoogleレビューを読み込み、弱点を見つけてあなたのサービスとマッチングさせます。つまり、本当にあなたを必要としている企業を、それぞれに理由付きで見つけることができるのです。Googleマップ、Bingマップ、全国ビジネスディレクトリ、企業のウェブサイトなど、複数の情報源から収集されたメールアドレス、電話番号、WhatsApp、ソーシャルメディアのプロフィールを含む、理想的な企業を1分以内に約300社も見つけ出すことができます。これらの企業はダッシュボードとカンバンボードを備えたCRMに取り込まれるため、あなたが開く前に記録は完成しています。

問い合わせ理由（ほとんどのチームが入力しない項目）は、記録とともに表示されます。AIは、その問題に関するメール、WhatsApp、Instagram、LinkedInメッセージを作成して送信し、フォローアップを行います。無料トライアルをご利用いただけ、 料金ページでプランを比較できます。

CRMデータベースを常にクリーンに保つにはどうすれば良いですか？

こまめに少しずつ整理しましょう。重複したメールや無効なメールアドレスが詰まったデータベースは、返信率を低下させ、レポートを役に立たなくします。以下の5つの習慣が大きな効果をもたらします。

1. 各事実について、1つのフィールドを信頼できる情報源とする。例えば、電話番号は1か所にまとめておく。
2. ステージ、業界、ソースについては、自由記述ではなく選択リストを使用してください。
3. インポートする前に必ず重複がないか確認してください。同じ企業が複数のスペルで登録されている場合がよくあります。重複連絡先を削除する方法については、メールアドレス、電話番号、企業ドメイン、企業名を照合する手順を解説したガイドをご覧ください。
4. すべての接触を日付とともに記録し、必ず次のステップを設定してください。
5. 連絡しないよう求めた相手や配信停止した相手にはすぐに印を付け、メールを送らないようにする。

ほとんどのCRMは、3つ目の習慣を身につけるのに役立ちます。Microsoftの重複検出ルールに関するドキュメントでは、重複レコードを減らすためのルールを設定することを推奨しており、同社の営業アプリにはアカウントと連絡先に関するデフォルトルールが付属しています。また、「連絡しない」フィールドがあれば、最後の習慣を記憶しておく必要がなくなり、レコードの一部として記録されるため、連絡先は希望する場合にのみ連絡を受け取ることができます。

CRMデータベースを台無しにするミスとは？

繰り返し発生する問題が3つあります。1つ目は、フィールドが多すぎることです。チームが30個もフィールドを追加しても、誰も入力しないため、データが不完全になります。2つ目は、担当者がいないことです。誰もが編集できるのに誰も責任を負わないと、重複データが増えてしまいます。3つ目は、次のステップが設定されていないレコードが、いつの間にか放置されてしまうことです。

4つ目はもっと微妙な点です。多くの人は、どの店が顧客だったかは覚えていても、なぜその店を選んだのかを忘れてしまいます。半年後には記録には「ベラズ・サロン、デンバー」としか残っておらず、それが良い顧客だったのかどうか誰も判断できません。理由をしっかり覚えておき、その情報を適切な場所に保管しておきましょう。