営業電話フォローアップメール： 8つのテンプレート、タイミング、そして取引を台無しにするミス

営業電話後のフォローアップメールには何を含めるべきでしょうか？

営業電話後のフォローアップメールは、当日中に送信し、以下の3つの内容を含めるべきです。まず、相手が提起した具体的な点について感謝の意を伝え、次に、問題点と合意した次のステップを相手自身の言葉で改めて説明し、最後に、具体的な行動を期日付きで依頼します。メールは150語以内に収め、件名には会議名を記載してください。

それ以外のことはすべて任意です。プレゼンテーションの長々とした要約、誰も求めていない資料、事例紹介へのリンクが3つも添付されていると、返信が難しくなります。フォローアップメールの目的は返信をもらうことであり、メモを取ったことを証明することではありません。

スピードが重要な理由は、記憶力にあります。1885年にヘルマン・エビングハウスによって初めて提唱され、 2015年のPLOS ONE誌の研究で再現された忘却曲線は、誰も情報を記憶しようとしない限り、時間が経つにつれて情報がどのように失われていくかを示しています。電話が終わった瞬間、見込み客はフェニックスの歯科医院やコロンバスの屋根工事会社の経営に戻ってしまうでしょう。当日中にメールを送信することで、会話の内容が薄れる前に、また競合他社のメールがあなたのメールに埋もれてしまう前に、会話の内容を捉えることができます。

営業電話後のフォローアップメールの書き方を、ステップごとに教えてください。

5つのパートに分けて、この順番で書きましょう。そうすれば、5分以上かかることはほとんどないでしょう。電話の前に骨子となる部分を書き出しておけば、後で空欄を埋めるだけで済みます。

1. 件名には会議の内容を明記しましょう。 「概要：ウェブサイト再設計に関する電話会議、火曜日」は「フォローアップ」よりも効果的です。見込み客は受信トレイを見れば会議の内容がわかるはずです。
2. 相手の発言に関連した感謝の言葉を一言添える。 「冬になると予約が減る理由を説明していただき、ありがとうございました」であれば、相手の話をきちんと聞いていたことが伝わる。「お時間をいただき、ありがとうございました」だけでは何も伝わらない。
3. 彼らの言葉で問題点を要約してください。彼らが言及した痛み、費用、期限を簡潔に2、3項目にまとめてください。「午後6時以降に週に約5件の電話がかかってこなくなる」と言った場合は、そのとおりに書いてください。
4. 次のステップは、担当者と日付を指定して行う。 「木曜日の正午までに提案書を送ります。マリアに確認してもらって、月曜日の10時に話しましょう。」曖昧な次のステップでは、曖昧な返答しか得られない。
5. 依頼は1つだけです。予約の確認、意思決定者へのメール転送、または必要なログイン情報の送信。すべて1つだけです。

しっかり準備していれば、ほとんどのことは電話中に決まっているはずです。成約につながる営業会議の準備方法に関するガイドでは、電話を切る前に次のステップを合意する方法を解説しており、そうすることでフォローアップがほぼ自動的に行われるようになります。

会議後、フォローアップメールはいつ送るべきでしょうか？

最初のフォローアップメールは同営業日中に送信し、送信前に次の連絡方法を計画しておきましょう。その後は、毎回「近況確認です」といった内容ではなく、新しい情報を提供できるよう、間隔を空けて送信してください。

代理店がレストラングループに営業活動を行う場合や、ITプロバイダーが法律事務所に営業活動を行う場合など、ほとんどの小規模なB2B取引に適したスケジュールは次のようになります。

実用的な注意点が2つあります。通話が午後5時30分に終了する場合は、すぐにメールを作成し、翌朝に送信されるようスケジュール設定してください。そうすれば、受信者がノートパソコンを開いたときに受信トレイの一番上に表示されます。Gmailでは「送信スケジュール」機能を使ってこれを実現でき、ヘルプページには一度に最大100通のメールをスケジュール設定できると記載されています。Outlookにも同じオプションがあります。新しいOutlookでは、「送信」の横にあるドロップダウンメニューから「送信スケジュール」を選択します。

第二に、個々の接触の言葉遣いの完璧さよりも、接触回数の方が重要です。一般的な取引に必要な接触回数の全体像を知りたい場合は、B2B取引を成立させるのに必要な接触回数に関する記事をご覧ください。

営業電話後のフォローアップメールテンプレート（コピーして使用できます）

これら8つのテンプレートは、実際に遭遇する可能性のある状況を網羅しています。括弧内の内容をすべて置き換え、該当しないものは削除し、送信前に一度声に出して読んでみてください。定型文のように聞こえる場合は、まさに定型文です。

1. 初回面談後

件名： [問題]に関する通話内容の要約

こんにちは、[名前]さん、
[具体的な詳細、例：「Yelpのレビューの半分で予約リクエストへの返信が遅いと指摘されている」]理由を説明していただきありがとうございます。私が聞いた内容は以下のとおりです。
• [相手の言葉で表した悩み]
• [相手が被る損失：失った仕事、時間のロス、悪いレビュー]
• [締め切りまたはトリガー：繁忙期、新しい場所]
次のステップ：[日]までに簡単な提案書をお送りします。[日]の[時間]に[他の意思決定者]と内容を確認する時間を確保していただけますか？
[あなたの名前]

2. デモの後

件名： [会社名]デモ：ご質問いただいた2つの点

こんにちは、[名前]さん、
[機能またはサービス]で[お客様のケース]に対応できるかどうかご質問いただきました。簡潔にお答えすると、はい、対応可能です。具体的な表示例は以下のとおりです。[1文または1つのスクリーンショット]
もう一つの質問は[質問]でした。[2行で回答してください。]
これが条件に合うなら、次のステップは[トライアル、パイロット運用、オンボーディングコール]です。[曜日]は設定に都合が良いでしょうか？

3. 彼らの会社での対面会議の後

件名： [通り]のお店を拝見できてよかったです

こんにちは、[名前]さん、
案内していただきありがとうございました。[詳細：フロントの電話が鳴り止まない、火曜日のテーブルが空いている]のを見て、問題点がはっきりしました。約束通り、[日付]までに[対応]を行います。[日付]に[場所またはビデオリンク]で再度お会いしましょう。

4. 提案書の送付

件名：約束通り[プロジェクト]の提案

こんにちは、[名前]さん、
添付ファイルは、以前ご相談した提案書です。要約すると、[価格帯]で[結果]、開始日は[日付]です。[パートナー]に確認していただきたい箇所は[セクション]です。[曜日]の[時間]は質問にお答えする時間として確保しておきました。これでよろしいでしょうか？

5. 見込み客は電話に出なかった

件名：本日はお会いできませんでした。別の日時はいかがですか？

こんにちは、[名前]さん、
今日はうまくいかなかったようですね。でも大丈夫です。[業種]の運営は予測不可能なものですから。選択肢は2つあります。[オプションA]または[オプションB]です。どちらも合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください。調整いたします。

6. 留守番電話の後

件名： [トピック]について留守番電話にメッセージを残しました

こんにちは、[名前]さん、
[合意した次のステップ／提案]についてお電話しました。折り返しお電話いただく必要がないように、簡単な質問を一つだけさせてください。[はい／いいえでお答えください]

7. 返信が途絶えたときの価値ある一押し

件名： [彼らの問題]に対するアイデア

こんにちは、[名前]さん、
ご提案書を作成している際に、[具体的な有益な情報、例：「Googleの掲載情報にまだ冬期営業時間が表示されています」]という点に気づきました。簡単な修正方法を以下に示します：[1行]。準備が整いましたら、残りの部分についてご説明いたします。[予定期間]は、まだ現実的でしょうか？

8. 区切りをつける

件名：この件はいったんクローズしてもよろしいですか？

こんにちは、[名前]さん、
返信がないので、通常はタイミングが悪かったか、優先順位が変わったかのどちらかです。どちらでも構いません。[月]後に再度確認すべきでしょうか、それとも今は一旦この件をクローズしても良いでしょうか？一言だけの返信で十分です。

記入例（例示）

以下は、架空の事例用に作成されたテンプレート1です。ウェブ制作会社が、家族経営の歯科医院のオーナーと情報収集のための電話会議を行ったという設定です。

件名：概要：オンライン予約の電話、火曜日

パテル先生、こんにちは。
フロントデスクのスタッフが午前中のほとんどをどのように電話対応に費やしているか説明していただき、ありがとうございました。私が聞いた内容は以下のとおりです。
・新規患者が診療時間外に電話をかけても誰も出ず、他の病院を予約する人もいる。
・最近のGoogleレビュー2件で「電話がつながらなかった」という記述がある。
・1月の繁忙期前にこれを解決しておきたい。
次のステップとして、木曜日の正午までに、固定価格のオンライン予約プランを1ページにまとめたものをお送りします。月曜日の午前10時に、オフィス・マネージャーのリサと内容を確認する時間を確保していただけますでしょうか？
サム

95語で、オーナー自身の問題点を引用し、次のステップと期日、そして要望を一つずつ記載しています。それが仕事の全てです。

これらのテンプレートにおける作業の大部分は、括弧で囲まれた詳細情報です。これは、一般的なメール作成ツールが失敗する点でもあります。ツールは名前と会社名を入力するだけで、企業がなぜその情報に関心を持つべきなのかという理由を記述しないからです。

フォローアップの際に、地元の企業のGoogleレビューをどのように活用しますか？

地元の企業に販売する場合、彼らの公開レビューは、ありきたりな印象にならないフォローアップを行うための最良の情報源となります。オーナーは電話で一つの問題をあなたに伝えましたが、顧客は多くの場合、同じ問題を何ヶ月も前から書面で訴えています。そうしたパターンを引用することで、テンプレートでは偽装できない、あなたがしっかりと下調べをしたことを示すことができます。

1. 書き込む前に、直近の20～30件のレビューを読んでください。 「電話に出ない」「ウェブサイトで予約できない」「40分待たされた」「請求書が分かりにくかった」といった苦情が繰り返されていないか確認してください。
2. パターンを、販売する商品やサービスと照らし合わせましょう。実際にサービスで解決できる苦情のみを記載してください。受付代行サービスが気にするのは着信漏れであって、料理のことではありません。
3. レビューの内容を説明する際は、レビュー投稿者の名前ではなく、その傾向について記述してください。 「最近のレビューで、折り返しの電話を待つ時間が長いという指摘がいくつかありました」と書き、顧客の名前は書かないでください。また、レビューを転送して顧客を辱めるようなことは決してしないでください。
4. 1回目または3回目の連絡で使用してください。要約では、オーナーの発言を裏付ける内容となり、価値提案として、沈黙している見込み客に返答する新たな理由を与えます。
5. 改善策を添えましょう。何を変えるべきかを一行加えるだけで、メールは批判ではなく、助けになる内容になります。

繰り返し寄せられる苦情を見つけるための段階的な方法については、Googleレビューで顧客の不満点を見つける方法に関するガイドをご覧ください。このガイドでは、担当者に連絡する前に、不満点をテーマごとに分類する方法を説明しています。

押し付けがましく聞こえないように、どのようにフォローアップすればよいでしょうか？

メールで何かを要求するだけで何も提供しない場合、押し付けがましい印象を与えます。一方、連絡のたびに新しい事実、約束した成果物、あるいは簡単に断れる方法を提示すると、親切な印象を与えます。ほとんどの場合、次の3つのルールが当てはまります。

• 欲しいものから始めるのではなく、与えるものから始めましょう。「ご覧いただけましたか？」と言う前に、「ご依頼いただいた見積もりはこちらです」と言うようにしてください。
• 辞退の選択肢を提示する。 「もしタイミングが合わないようでしたら、そう言ってください。3月にまた連絡します」と言えば、プレッシャーが軽減され、より早く返事をもらえることが多い。
• 約束した期日は必ず守りましょう。木曜日に送ると言ったなら、木曜日に送ってください。信頼できることは、押し付けがましいこととは正反対です。

後日連絡することをプロフェッショナルに伝える方法、および「後日連絡します」の丁寧な言い換え例：

• 「木曜日の正午までに提案書をお送りし、金曜日の朝にお電話してご質問にお答えします。」
• 「14日にまた連絡します。パートナーとじっくり話し合った後になりますから。」
• 「火曜日の続きから始めましょう…」
• 「約束通り、こちらが…」
• 「電話で言い忘れたことが一つあります…」
• 「これは今四半期の優先事項でしょうか、それとも年内に改めて検討した方が良いでしょうか？」

フォローアップメールで最もよくある間違いは何ですか？

取引を失敗に終わらせるミスは、文法ミスであることは稀です。それは、タイミング、集中力、記憶力といった点に関係しています。以下の点に注意してください。

• 「きちんとやるために明日まで待つ」なんて。今日送った良いメールは、金曜日に送った完璧なメールよりもずっと価値がある。
• 相手の抱える問題ではなく、あなたの提案内容を要約しているだけだ。見込み客は電話会議に参加していた。彼らが必要としているのは、あなたの製品の機能ではなく、彼ら自身の優先事項を文書でまとめることだ。
• 1つのメッセージに複数の依頼が含まれている。 「ご意見をお聞かせください。ロゴを送っていただけますか？また、お電話できる都合の良い日時を教えてください。」というメッセージには、せいぜい1つの返信しか得られない。
• 「ただ近況確認」というだけで、特に新しい情報はありません。最初の連絡以降は、毎回新しい事実、アイデア、または質問を伝えるべきです。
• 次のステップに日付を記載しないでください。 「近いうちに話しましょう」は、決して話さないことを意味します。日時を明記してください。
• 短いメールに分厚い資料を添付するのは避けましょう。リンクを貼るか、相手から依頼があった後に送るようにしてください。
• フォローアップを全く忘れてしまうこと。これは最もよくある失敗であり、各取引の次のステップを示すパイプラインを作成することで最も簡単に解決できる問題です。
• 価格の話が出た時に防御的な態度をとるのは避けましょう。もし電話会議が価格に関する懸念で終わった場合は、価格が自然に消えることを期待するのではなく、要約の中で価格、その価格に含まれるもの、そして価格が置き換えるものについて回答しましょう。

電話後のフォローアップは、コールドメールによるフォローアップとどう違うのでしょうか？

電話後のフォローアップは、見込み客が同意した会話を継続するものなので、具体的で、迅速かつ直接的な内容にすることができます。一方、コールドメールによるフォローアップは、まだ返信のない相手を追いかけるものなので、毎回注意を引く必要があり、通常は間隔が長くなります。

その違いによってトーンが変わります。電話の後であれば「合意したとおり」と書くことができますが、コールドメールの場合は何も合意していないため、そうすることはできません。最初の面談前の段階であれば、 コールドメールのフォローアップガイドでは、まだ返信のない見込み客への間隔や表現について解説しており、 コールドメールの30/30/50ルールでは、フォローアップが最初のメッセージよりも重要な理由を説明しています。

コールドメールから引き継げる習慣が一つあります。それは、誠実な文章を書き、件名を内容に合わせ、すべてのメールに購読解除方法と会社の住所を明記することです。費用は一切かかりませんし、見込み客にあなたが信頼できる実在の企業を経営していることを伝えることができます。

フォローアップの漏れがないようにするにはどうすれば良いですか？

進行中の案件すべてに段階と期日を定めた次のステップを設定し、毎日同じ時間に確認しましょう。頭の中だけで考えているフォローアップは、忙しい週には忘れ去られてしまいます。そして、まさに忙しい週こそ、進行中の案件が最も多い週なのです。

1. 電話が終わった瞬間に取引を進めましょう。 「調査完了」や「提案送信済み」は、感情ではなく、記録として残すべきものです。
2. 次のステップは、ドキュメント内のメモではなく、日付付きのタスクとして記述してください。
3. 下書きのフォローアップはまとめて行います。午前8時30分に15分あれば、ほとんどの小規模なパイプラインに対応できます。
4. 頓挫した案件はきちんと処理しましょう。整理されたパイプラインは、来月の見通しを正確に示してくれます。

弊社の営業パイプライン構築ガイドでは、どの段階を用いるべきか、そして各段階の正確性を維持する方法について解説しています。

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要約版

• 営業電話のフォローアップメールは、同日中に、相手の抱える問題を相手の言葉で簡潔に伝えるように送信してください。
• 次のステップとして日付を明記し、依頼事項を一つ示し、件名に会議名を記載する。
• 最初のメールを送る前に、2～5回メールを送る計画を立て、それぞれのメールで何か新しい情報を追加するようにしましょう。
• すべての案件を、期日付きの次のステップとともにパイプラインに記録しておきましょう。そうすれば、フォローアップが記憶に頼る必要がなくなります。